3 Исследование и анализ процессов регистрации документов с помощью форм регистрации. Регистрация документов на персональном компьютере с помощью ркк.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;

• карточная;

• автоматизированная.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;

• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения полученного документа;

• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

ФОРМУ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ СМОТРЕТЬ В БИДЕТЕ №4 (3й вопрос)

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

• вид документа;

• географическое местонахождение автора документа;

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Преимущества регистрации документов в СЭД

■ СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным способом. 

■ Независимо от места регистрации все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.д. 

■СЭД предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о них. 

■ СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. 

■ Действия пользователей в СЭД протоколируются, 

■ СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы одной группы. 

■ Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать движение документов как в электронном, так и бумажном виде.

■ СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или электронную копию документа. .

■ Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность поступления документов. 

■ СЭД позволят устанавливать связки или связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. 

■ СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты

Б.№6 1 Классификация документов по способу фиксации информации, по содержанию, по названию, по месту составления, по видам, по происхождению, по гласности, по юридической силе, по стадиям изготовления, по срокам хранения, по роду деятельности.

Классификация документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По содержанию. Классификация, в основу которой положен признак содержания (смысла) документа, называют семантической. Производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.  Классификация по содержанию осуществляется с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.