Билет 14.Вопрос 2
З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно: • розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією; • визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.; • перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою; • визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу: • вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління — від документів, виконання яких не входить до його функцій; • скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям; • підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них; • зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема; • поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію; підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять; • об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень; • підвищити технологічність обробки документів; • проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою раціоналізації і скорочення її. Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об'єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар. Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію. Попередній розгляд документів в апараті управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов'язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях працівників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів. Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ
Билет 14.Вопрос 3
ТОВАРИСТВО
АГРОФІРМА «ПОДІЛЛЯ»
ПРОТОКОЛ
24.09.09 № 12
м. Київ
Виробнича нарада
працівників бухгалтерії
Голова Марчук В. С.
Секретар Бондарець М. М.
Присутні Устименко П. Г., Нестерова Н. П.,
Шемет Д. Н., Іванова Т. Т.
Порядок денний:
Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 3-й квартал 2009 року. Доповідь головного бухгалтера Марчук В. С.
Вказівки і пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності. Доповідь заступника головного бухгалтера Устименко П. Г.
1. СЛУХАЛИ:
Марчук В. С. – Доповіла про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.
ВИСТУПИЛИ:
Шемет Д. Н. – Вказала на потребу більш нового програмного забезпечення.
Нестерова Н. П. – Запропонувала закінчити складання квартального звіту до 2 жовтня цього року та запропонувала перерозподіл обов’язків між працівниками з цього приводу.
УХВАЛИЛИ:
Головному бухгалтеру Марчук В. С. скласти доповідну записку про нове програмне забезпечення для бухгалтерії.
Забезпечити складання квартального звіту щодо фінансової діяльності агрофірми до 2 жовтня 2009 року.
Здійснити звітування щодо фінансової діяльності агрофірми перед податковою інспекцією, державними фондами, органами статистики.
2. СЛУХАЛИ:
Устименко П. Г. – Доповіла про вказівки і роз’яснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
ВИСТУПИЛИ:
Шемет Д. Н. – Вказала на потребу проведення семінару щодо роз’яснення вказівок Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
УХВАЛИЛИ:
Вказівки і роз’яснення Держкомстату з питань обліку й звітності.
Провести семінар з працівниками відділу обліку та бухгалтерії щодо роз’яснення вказівок Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
Голова Марчук В. С.
Секретар Бондарець М. М.
Згідно з оригіналом Посада підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище Дата
Билет 15.Вопрос 1
Накази
Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.
84. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.
Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
85. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
86. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів – посадовими особами бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
87. Юристконсультами обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з інших питань, визначених інструкцією установи.
Проекти наказів, що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
88. Накази підписуються керівником установи, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
89. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).
Накази, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках, з урахуванням вимог викладених у пунктах 25, 33, 34, 55 цієї Інструкції.
90. Текст наказу з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «завідуючим структурними підрозділами».
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.
91. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність,...».
Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу ...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:
«1. Внести зміни до наказу».
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до наказу, наприклад:
«1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...»;
«2) пункт 3 виключити»;
«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...».
Якщо зміни до наказу документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:
«1) Внести зміни до ... (додаються)».
92. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.
93. До наказів не може включатися пункт «Наказ довести до відома ...». Установи, їх структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства після підписання документа.
94. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
95. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».
96. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
97. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
98. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
99. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
100. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
101. Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
102. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
103. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
Билет 15.Вопрос 2
Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Відразу після реєстрації керівнику установи у теці з грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.
Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.
Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.
Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).
Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові установи, а у деяких випадках — керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби — підготовку для пересилання адресату.
Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Типові та індивідуальні терміни виконання документів. Документи можуть
бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни
виконання можуть бути зазначені в самому документі або встановлені
актами законодавства.
Термін виконання документів обчислюється в календарних днях від дати
підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з
інших організацій, — від дати їхнього надходження. Терміни виконання
документів установлені в Типовій інструкції з діловодства, затвердженій
за розпорядженням її уряду. Індивідуальні терміни встановлюються
керівниками. Остаточна дата виконання службових документів зазначається
в їх текстах чи в резолюціях керівника.
Документи без зазначення терміну виконання мають бути виконані не
пізніше як за 3О календарних днів, а документи з відміткою «Терміново» —
протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. В цьому разі для
підготовки доручення до документа надається один день.
Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності —
посадової особи, що її заміщає. У разі потреби термін може бути
продовжений за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не
пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а
щодо документа без зазначення терміну — до закінчення 30-денного терміну
від дати його отримання.
Термін виконання завдань, визначених законами України, постановами
Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету
Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, розглядає і
встановлює керівник органу виконавчої влади особисто (одразу після
реєстрації документа).
Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів
України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний термін після
підписання відповідного доручення, якщо в дорученні не зазначено інше.
Пропозиція щодо продовження терміну виконання акта або доручення
Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається
органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України
разом із проектом листа Голові Адміністрації Президента України за сім
днів до закінчення встановленого терміну.
Зміна типових строків виконання документується прийняттям нового акта,
індивідуальних — розпорядженням керівника, що їх установив.
Билет 15.Вопрос 3
Згідно з оригіналом Секретар П.М. Мартинчук Дата
Ответы на екзаменаційний білет № 16
1. Приказы по основной деятельности ( командировка, предоставление отпуска, поощрение или взыскание) и других ситуациях, затрагивающих интересы работников. приказы по основной деятельности принято отделять от приказов по личному составу. Основанием для этого является срок хранения приказов: приказы по основной деятельности хранятся постоянно. В негосударственных организациях приказы по основной деятельности хранятся до ликвидации организации или не менее 10 лет, а приказы по личному составу - 75 лет, для многих приказов по личному составу имеются унифицированные формы, обязательные для применения и по структуре текста отличающиеся от приказов по основной деятельности. К приказам по основной деятельности относятся приказы: -приказы по вопросам повседневной (основной ) деятельности предприятия;
- приказы по внезапно возникающим вопросам деятельности предприятия;
- приказы по персоналу (кадрам) предприятия.
Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.
Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:
Наименование организации
Наименование вида документа
Дата приказа
Регистрационный номер .
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:«Об итогах….»
Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку.
Текст приказа состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:
«В соответствии...» «Во исполнение... «В целях...».
распорядительная часть, излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Вну треннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Подпись - обязательный реквизит приказа. Подписывает руководитель организации.
Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.
2. Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются в регистрационно – контрольных карточках. Рассмотренные руководством организации документы возвращаются в канцелярию для передачи их исполнителям. Руководитель должен поставить на документе резолюцию. Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их на резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии—другим исполнителям. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является в тот же день ознакомить с документом других исполнителей и организовать в указанный срок исполнение документа. Перед передачей документа исполнителю, на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение»; «Кому направлен документ»
Передача документов от одного исполнителя к другому производится через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
Передача документов в процессе исполнения из одного структурного подразделения в другое производится через канцелярию.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.
После исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
• отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
Документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя.
Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков. Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются:
сроки исполнения документов,
степень конфиденциальности,
сроки хранения документов.
Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов - дело всей организации в целом.
Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.
В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации. Перечень документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
Инструкции , Отчеты , Перечни (должностей, работников, документов и т. д.), Планы , Положения, Программы ( проведения работ, мероприятий, командировок), Структура и штатная численность, Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
Оттиски печати с изображением Государственного герба Украины, также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).
3. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая. Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации. существуют три формы регистрации документов: журнальная; карточная; автоматизированная. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.
Карточная система более рациональна, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документымогут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
дата получения; входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем; автор (корреспондент) — т.е. чей это документ; дата документа, присвоенная ему учреждением-автором; регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором; заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения полученного документа; исполнитель (кто будет работать с полученным документом); ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); N& дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.
Регистрационные формы для исходящих документовво многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:
название подразделения, подготовившего документ, исходящий номер документа; дата документа; адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ; краткое содержание документа; фамилия исполнителя, подготовившего документ; контрольная дата ожидаемого ответа; ссылка на входящий документ, если документ является ответом; номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу). Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д. Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.
Ответы на екзаменаційний білет № 17
1.. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы : документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы выдаются на основании решений, принятых совместно группой работников (коллегией, собранием. Радой, комиссией, правлением и др..). На основе коллегиальности действуют: Правительство Украины, органы местного самоуправления, высшие органы власти, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления предприятий (собрание акционеров, совет директоров, совет учредителей и др..). В условиях коллегиальности решений выдаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителя за принятые решения. На основании единоличного принятия решений действуют министерства (министр), государственные администрации (главы администраций), директора, председателя правления. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения. Распоряжение - это акт управления должностного лица, государственного органа, организации, выданного в пределах их компетенции и имеет обязательную юридическую силу в отношении граждан (работников) и подчиненных организаций, которым адресован распоряжения. Распоряжение составляют подзаконные акты и делятся на 2 группы: распоряжения общего характера - длительного действия; распоряжение частного характера - к конкретному узкому вопрос. Распоряжение выдают Кабинет Министров Украины, местные советы, а также руководители коллегиальных органов государственного управления, администрация предприятия в пределах предоставленных законом прав для решения оперативных вопросов.Как правило, распоряжение, выдаваемых на предприятиях, имеющих ограниченный срок действия и касаются узкого круга подразделений или должностных лиц . Текст распоряжения оформляют так же, как и текст приказа по общим вопросам, только в констатирующей части могут использоваться слова"ОБЯЗЫВАЮ", "Разрешаю" и другие. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. Констатирующая часть содержит информацию о причине, по которой выдан распоряжение, а распорядительная - задача, выполнение которых будет способствовать решению проблем, которые возникли. В распорядительной части указывается лицо, кот. будет нести ответственность за выполнение задания, указывается срок выполнения распоряжения. Состав реквизитов распоряжения: название вида документа; дата (проставляют дату подписания); индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (оформляют в случае необходимости); отметка об исполнителе. Распоряжение оформляют на общих или специальных бланках. Вместо реквизита 25 (визы) в распоряжении присутствуют отметка об исполнителе (реквизит 28) и, при необходимости, гриф согласование (реквизит 24). После подписания распоряжения на нем проставляется дата, индекс, гербовая печать. Распоряжение обязательно доводится до сведения подчиненных.
Указание - распорядительный документ, кот. готовят министры, руководители объединений, организаций, учреждений. Указание - документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами; организациями по вопросов, связанных с процессом выполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и др..). В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, действующих на правах единоначалия в пределах их компетенции. Указания издаются при оформлении командировок, решений текучих организационных вопросов, а также для доведения до исполнителей нормативных
Материалов. Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ". В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилия). Если контроль за выполнением указания берет на себя руководитель, подписал его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках с воспроизведением всех реквизитов документа.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили. Проекты приказов (распоряжений) составляются в количестве, соответствующем числу организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов. Бланк документа. В совместных приказах (распоряжениях) бланки не используются.
Наименования организаций. Наименования организаций располагают на одном уровне. При подписании совместного приказа (распоряжения) несколькими должностными лицами их подписи располагают ниже текста (на 3 межстрочных интервала) на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной организационной структурой.
2. К внутренним документам организации относятся документы, составленные, подписанные и используемые внутри организации (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, регламенты, докладные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и др.).
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов (составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов (прием, рассмотрение руководством, направление исполнителю).
Приказы (распоряжения), протоколы совещаний у руководителя организации, а также протоколы совещаний руководства организации и начальников структурных подразделений регистрируются в установленном порядке в Службе делопроизводства.
Переписка между управлениями и отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Служебные записки на имя заместителей руководителя, начальников структурных подразделений организации с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до авторов указанных документов лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
Служебные записки на имя руководителя организации регистрируются в Службе делопроизводства.
При регистрации документов служебной переписки в СЭД документу присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового номера в пределах календарного года, косой черты и номера дела по номенклатуре дел. Подготовка создаваемого в организации документа начинается с разработки его проекта, который содержит в себе всю или основную часть текстовой информации документа и который не обладает юридической силой. Проекты документов могут готовиться на плановой основе, по поручению руководителей своей или вышестоящей организации, а также по инициативе руководителей структурных подразделений или отдельных специалистов. Разработка проекта документа начинается с проработки одного или нескольких вопросов. Для начала собирается достоверная и объективная информация, достаточная для принятия управленческого решения. Источниками информации могут быть законодательные и нормативные правовые акты, оперативная документация организации, документы, поступающие из других организаций, публикации в периодической печати и другие материалы. Затем собранная информация анализируется и на основании проведенного анализа подготавливается текст будущего документа. Заканчивается данный этап обычно оформлением проекта документа в соответствии с установленными правилами, которые каждая организация закрепляет в своей инструкции по делопроизводству. Подготовленный проект документа распечатывается на бумажном носителе (бланке документа или на листе бумаги установленного формата). Проект документа может подготавливать один работник или над его созданием могут трудиться несколько должностных лиц. Например, несколькими должностными лицами могут разрабатываться проекты инструкций, положений, регламентов и т. д
Проект документа нужно завизировать, тоесть есть визирующие лица изучают проект на бумажном носителе и ставят визы согласования непосредственно на проекте документа или на отдельном листе согласования.
Срок исполнения внутренних документов – с момента их доведения до исполнителей.
В распорядительных документах и решениях коллегиональных органов срок исполнения указан по каждому пункту.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены сроки исполнения (недель, месяцев, год, полгода).
В таких случаях необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнение заданий поэтапно.
В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должно превышать 10 дней.
Срок исполнения документов может быть продлен только организацией или должностным лицом, которое его установили. Для этого нужно не менее чем за 2–3 дня до истечения сроки исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.
3. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу, по электронной почте или с помощью курьера.
Письма классифицируют по функциональному признаку: Письмо-просьба — излагает какую-либо просьбу, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу. Письмо-сообщение — предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя).
Письмо-запрос – предназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом
Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов). Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Часто данный вид писем используется в качестве ответного. Письмо-предложение (оферта) — пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Письмо-рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас». Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам. Гарантийное письмо — письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую". Письмо-напоминание — письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Рекламное письмо представляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию, с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Письмо-приглашение — функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем.. Письмо-поздравление — содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. Благодарственное письмо выражает благодарность адресату за проявленное по отношению к отправителю внимание либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. Рекомендательное письмо — вид делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — рекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется рекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.