Термінологія документознавства

кумента к группе документов однородного значения, имеющих об8 щее для них типовое наименование, например, приказы, протоколы, планы, отчеты, чертежи, рисунки7.

Импульсом к исследованию в этом направлении стала работа по автоматизации управленческой деятельности и унификации доку8 ментных систем. Исходя из поставленных перед исследователями за8 дач, разработка понятия «вид документа» в документоведении свя8 зывалось с обозначением классификационной группировки, т. е. как общевидовое понятие для совокупности элементов имеющих одина8 ковые характеристики. Так в государственном стандарте 1975 г. вид документа определялся как классификационная группировка доку8 ментов одинакового наименования, выполняющие однородные функции (протоколы, приказы, отчеты, акты и т. п.)8.

В учебном пособии по документоведению понятие «вид доку8 мента» определялось как классификационное понятие, употребляе8 мое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единый формуляр (например, прото8 колы – один вид, приказы – другой, отчет третий). Разновидность документа определялось как более узкое частное понятие, которое детализирует, уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвента8 ризации и т. д9.

Наиболее детально этот вопрос был проанализирован А.Н. Соко8 вой10. В рамках исследования документной систематики она выдели8 ла следующие систематические категории документов – тип, класс, группа, вид и разновидность документа11. Понятие «категория доку8 ментов» определялась как систематический уровень в иерархии до8 кументной системы, внутри которой каждая группа или таксон полу8 чила своё уникальное название.

К категории «тип документа» были отнесены официальные, творческие и личные, которые включали классы документов (управ8 ленческие, научные, КФФД и т.д.). Классы в свою очередь делились на группы (рода). Автор выделил следующие группы документов плановые, финансовые, организационно8распорядительные и т.д. Группа определялась А.Н. Соковой как основная систематическая единица12 и подразделялась на виды. Замыкала классификацию кате8 гория «разновидность» документов, которая определялось как деле8 ние видов документов по типам действий, сюжетам, аспектам, кон8 кретным ситуациям, например, вид документа – приказ по личному составу (кадрам), разновидность – приказ о зачислении и приказ о переводе.

41

Понятие вида определялось в статье дважды: вид как самостоя8 тельное понятие и как классификационная категория. В первом слу8 чае под видом документов понимались объективно существующие комплексы документов, подвижные системы разного объема, связан8 ные в своём историческом развитии с функциями, которые они об8 служивают. Во втором случае, под видом документов, как классифи8 кационной категорией, понималась система документов, объединен8 ных единством номинала и функции, которую они обслуживают. В название вида исследователь включил номинал и групповое опреде8 ление, выраженное различными частями речи. Такое ограничение по8 нятия, по мнению автора, позволяло сформировать системы доку8 ментов, отражающие объективную действительность и имеющие свою внутреннюю специфику, отличающую их от других систем. Обозначение вида документа в предлагаемом подходе включало ука8 зание на номинал и группу (род) документов. Наименование группы (рода) документов в этом случае должно было указывать выполняе8 мую документом функцию. Данная схема не вполне сочеталась с примерами, приводимыми автором. В качестве примера автор указы8 вает в схеме два вида: «справка архивная» и «справка торговая». Бе8 зусловно, что термин «справка» – это обозначение номинала доку8 мента, но вот термины «архивная» и «торговая» явно не отражают приписываемую документу функцию. Бинарный подход был перене8 сен из биологии, оперирующей бинарной номенклатурой, где каж8 дый вид животных или растений обозначался названием рода и сле8 довавшим за ним видовым названием. Однако в биологии оба состав8 ных элемента указывают на классификационные категории.

Синтезированный подход к определению вида через функцию и номинал прослеживается и в более поздних работах автора13. Назва8 ние вида, – повторяет она, – по природе своей бинарное, т.е. состоит из двух частей – название номинала и функции, которую он обслу8 живает.

Значительным шагом вперед стал дуалистичный подход к опре8 делению вида: с одной стороны как классификационная категория, с другой – как самостоятельное понятие, разделяющие исторически сложившиеся комплексы документов. Однако вид как классифика8 ционная категория стала основным объектом рассмотрения. Не под8 вергая подобную, далеко не бесспорную классификацию документов детальному анализу, можно отметить, что понятие вид документа и наименование вида (документа) в данном подходе оказываются не8 связанны между собой. Разные виды документов, например, прото8 кол собрания в системе организационно8распорядительной докумен8 тации и протокол дорожно8транспортного происшествия, имеют од8

42

но наименование вида «протокол», хотя относятся к различным ви8 довым группам. В классификационной категории «разновидность» автор пытается объединить документы по содержательным аспектам, отражаемым, как правило, в заголовке к тексту.

Соотношение понятий «вид документов» и «наименование доку8 мента» исследовал В.Д. Банасюкевич, который отмечал, что данные понятия семантически близкие, и что понятие «наименование доку8 мента» несет большую информационную нагрузку, указывая в ряде случаев на авторство или происхождение документа, цель его созда8 ния, а также внешнюю и внутреннюю форму14.

Подводя итоги исследования данной проблемы в рамках доку8 ментоведения можно сделать вывод о том, что классификационные понятия рассматривались в контексте решения задач по систематиза8 ции документных форм. При этом основной упор был сделан на по8 строение классификационных схем.

Ограниченность подобного подхода стала очевидной уже в 19808х годах: вид документа как классификационная категория не отражал вкладываемого в него контекста. Необходимо было либо ме8 нять содержание сложившихся терминов, либо вводить новые тер8 мины. Такими новыми терминами стали термины «жанр» и «наиме8 нование вида документа».

Одним из первых термин жанр в отношении документов стал ис8 пользовать основатель документалистика Г.Г. Воробьев, который классифицировал документы по жанрам, на административно8уп8 равленческие, финансово8экономические, научно8технические, худо8 жественно8публицистические15. В середине 19808х гг. А.Н. Сокова, в определении документоведения как научной дисциплины отмечала, что дисциплина изучает все виды, жанры и формы документов16.

Таким образом, помимо понятия «вида» в документоведение на8 чинают использовать понятие «жанра» документа, однако его содер8 жание и соотношения с другими терминами определено не было.

Понятие «жанр» пришло из искусства, где как отмечал М.С. Ка8 ган, под ним понимают исторически сложившееся внутреннее под8 разделение во всех видах искусства17. В искусстве понятие «жанра» также не устоялось и является многоплановым. Одними из первых термин «жанр» перенимают журналисты, где под ним обозначается определенная литературная или публицистическая форма отраже8 ния объекта, жизненной ситуации, фактов или явлений действитель8 ности, обладающая устойчивыми признаками18. Обозначение жанра его характерные признаки и особенности позволяет журналисту бо8 лее эффективно работать над материалом, сознательно отбирать и изображать, трактовать факты, ситуации, явления. Таким образом,

43

жанр рассматривается не с точки зрения таксономической категории, а с точки зрения исторически сложившихся модели элементов в оп8 ределенной информационно8документационной системе, в данном случае, в публицистике. В отличие от вида, не допускающего включе8 ние объекта в различные классы и рода границы жанра8модели обо8 значаются как размытые, что позволят выделять в публицистичес8 ком документе как основной, так и сопутствующие жанры.

Это приводит к тому, что термины «жанр», «род», «вид» и «раз8 новидность» употребляются нередко один вместо другого, не полу8 чая строго однозначного определения. В этом плане термин «жанр» семантически близок к понятию вида документа, определяемого как исторически сложившаяся система документов.

Помимо журналистики поиск соотношения данных понятий осу8 ществлялся в филологии19. Известный филолог А.Н. Качалкин ана8 лизирует обозначения документных классификационных категорий и элементов документной системы не с позиций организации систе8 мы; его интересуют аспекты взаимодействия обозначения документа (текста) или категории документов с самой системой. Он вводит по8 нятие «имя документа», которое формируется и используется как средство для обособления определенного типа делового текста для его рационального функционирования20. До чтения текста, отмечает он, в деталях и подробностях его наименование позволяет оценить замысел документа как целого и избежать ошибок в направленности его смысла. Таким образом, наименование документа выступает не как классификационное понятие, а как семантическое обозначение управленческого сигнала в системе, где сигнал имеет форму доку8 мента. Автор связывает наименование документа с понятием жанра. В названии получают отражение наиболее существенные признаки жанра. Под жанром он понимает способ выражения авторского отно8 шения к действительности, к избранному предмету описания… и ре8 ализуемы в самоназвании или наименовании документа21. Название считает он это определенный знак вида документа, реализующего жанр. Таким образом, понятие наименование документа и вид доку8 мента используются как синонимы. Выделение наименование (вида) документа обусловливается усложнением системы в ходе её истори8 ческого развития. В этом плане ярким примером выступает древне8 русская грамота, количество наименований (видов) которой иссле8 дователи насчитывают более ста22. В последствии сохранившиеся ви8 ды грамот получили собственное наименование, а сам термин «гра8 мота» из обозначение жанра трансформировался в видовое название.

Жанр, считает автор, сам по себе не имеет имени; имя приобрета8 ют конкретные виды документа, реализующие жанр в определенную

44

эпоху. Автор связывает изменение названий документов с эпохами. Это слишком размытый подход, поскольку с эпохами можно связы8 вать все что угодно; понятие эпоха отражает качественное изменение общественного уклада. Часть наименований документов сохрани8 лась до наших дней, например, договор, часть утрачена навсегда, и де8 ло здесь не в эпохах, а в смене систем управления и в развитии язы8 ка, лексический состав которого со временем меняется.

Ценность подхода А.Н. Качалкина заключается в том, что наиме8 нование вида было связано с самоназванием документа, т.е. документ получал наименование вида управленческого действия. Сохранилось оно в последствии или поменялось это уже вопрос развития языко8 вой лексики, однако изначально оно отражало вид управленческого действия.

Анализируя данные исследования можно сделать вывод, что по8 нятие «жанр» не рассматривается в качестве обозначения классифи8 кационной категории. Основной функцией «жанр» выступает обо8 значения исторически сложившихся систем документов, реализую8 щих определенные общественные функции. В отличие от биологии, где объекты систематизации (животные, растения, микроорганизмы) созданы уже природой, и систематизация на типы, рода, виды и раз8 новидности необходима для установления межвидовой связи и клас8 сификации вновь открываемых объектов, в информационных систе8 мах обозначение вида или жанра необходимо для качественного и ко8 личественного определения элементов системы. С этой целью в ин8 формационно8документационных системах целесообразно использо8 вать понятия «жанр», «наименование документа» и «наименование вида документа». Данные понятия задают системные требования к элементам. Они зависят от структуры самой системы и меняются вместе с самой система. Наиболее четко это видно при сравнивании систем. Так, например, в системе административной (организацион8 но8распорядительной) документации, как подсистеме управления, она наиболее жестко организована и структурирована. Понятие «на8 именование вида документа» несет в ней семантическое обозначение управленческого сигнала и задает его форму и отчасти содержание. Эффективность функционирования управленческой системы зави8 сит от эффективности сигнальной систем действующей между уп8 равляющим органом и управляемым объектом. Однозначность иден8 тификации сигнала влияет на точность и своёвременность выполне8 ния содержащихся в нём предписаний. Исходя из этого управленче8 ский сигнал, имеющий документированную форму, должен также од8 нозначно определяться в рамках породившей его системы. Это до8 стигается конечным числом сигналов и их однозначной идентифика8

45

цией. Приказ и директивное письмо могут иметь одинаковое содер8 жание, однако идентифицируются в системе по8разному, что приво8 дит в конечном итоге и к разной реакции управляемого органа на сиг8 нал. Кроме этого, модель административного документа, традицион8 но называемая формой или формуляром, позволяет четче структури8 ровать содержание, что также повышает его эффективность как сиг8 нала управления.

В публицистике, где социальное управление носит опосредован8 ный характер, воздействие оказывает не только содержание, но и структура изложения информации, видовая система имеет размытую структуру. Публицистические произведения полифункциональны. Это функции передачи как семантической, так и структурной инфор8 мации. Размытость видовой формы при этом расширяет возможнос8 ти использования публицистического документа. Например, его чте8 ния в последствии как литературного произведения, чего мы не на8 блюдаем в системе административной документации.

Подводя итоги можно сделать ряд предварительных выводов. При определении содержания терминов «вид», «род», «группа», «разновидность» и т.п. в контексте классификационных (таксономи8 ческих) категорий, их содержание определяется классификационной структурой системы, где основное внимание уделяется межсистем8 ным и межвидовым связям. В этом случае наименование вида стро8 ится по бинарной схеме, с указанием предыдущей таксономической категории, например, «справка архивная», где термин архивная ука8 зывает на вышестоящую таксономическую категорию.

При рассмотрении данных понятий в контексте внутренней орга8 низации информационно8документационной системы содержание данных терминов определяется исходя из особенностей самой систе8 мы и её элементов, без ориентации на межсистемные связи. В этом случае термин, как правило, отражает структуру самой системы, её элементов. Для того, что бы избежать подобной путаницы, мы пред8 лагаем термином «вид документации» обозначать документные сис8 темы, например, система организационно8распорядительной доку8 ментации, плановой, финансовой и т.д. Внутри системы для обозна8 чения её элементов (видового ряда) использовать термин «вид доку8 мента», например, приказ, справка, отчет и т.д. Бинарная конструк8 ция термина в данном случае нецелесообразна, поскольку само наи8 менование документа или номинал произошло от наименования функции выполняемой данным документом, так, например, приказ – от приказания, указ – указания, докладная записка – от докладыва8 ния и т.д. Безусловно, что в ряде случаев наименование вида разорва8

46

ли свою связь с функцией, как, например, протокол23, однако в целом это не меняет ситуации.

Термин «жанр», безусловно, близок термину вид во втором его контексте. Однако нам представляется, что термин «вид» более под8 ходит для обозначения системы организованной по функционально8 му или отраслевому признаку, то термин «жанр» больше подходит для обозначения системы содержащий информацию в текстовой или иной форме имеющий одинаковую (схожую) структуру. Таким обра8 зом, понятие вид целесообразно использовать при классификации оперативных и ретроспективных документов, на основе классифика8 ции семантического аспекта содержания. Как правило, семантичес8 кий аспект связан с управленческим решением, которое оформляет8 ся в виде документа. Понятие «жанр» целесообразно использовать при классификации документов на основании структурной инфор8 мации информационного сообщения.

1 ГОСТ Р 51141898. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд8во стандартов, 1998.

2 ГОСТ Р 6.3082003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно8распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд8во стандартов, 2003.

3 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев – М., 1959. – С. 131–134.

4Майзельс Р.С. Структура учреждений и организация делопроизводства

/Р.С. Майзельс. – М., 1924. – С. 133–141; Инструкция по общему делопроизводству административных отделов краевых, областных и губернских исполнительных комитетов и подведомственных им органов. – М., 1927. – С. 15–20 и др.

5 Митяев К.Г. Составление и изготовление документов в советских

учреждениях / К.Г. Митяев // Вопр. архивоведения. – 1960. – № 5. – С. 88–102.

6 Краткий словарь архивной терминологии. – М., Л., 1968. – С. 14.

7 Калишевич З.Е. К вопросу об архивной терминологии / З.Е. Калишевич // Вопр. архивоведения. –1964. – № 1. – С. 87.

8 ГОСТ 6.10.2875. Унифицированные системы документации. Термины и определения. – М.: Изд8во стандартов, 1975.

9 Илюшенко М.П. Документоведение. Документ и системы документации: учеб. пособие / М.П. Илюшенко. – М., 1977. – С. 39.

10 Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике / А.Н. Сокова// Сов. архивы. –1976. – № 4. – С. 29–38; Новоселов В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. – Саратов: Изд8во Сарат. ун8та, 1977; Банасюкевич В.Д. Вопросы формирования теории

47

документоведения / В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова // Развитие советского документоведения (1917–1981): сб. тр. – М., 1983. – С. 5–27 и др.

11Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике // Сов. архивы. – 1976. – № 4. – С. 35.

12Там же. – С. 37.

13Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения / В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова // Развитие советского документоведения (1917–1981): сб. тр. – М., 1983. – С. 25.

14Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации / В.Д. Банасюкевич // Сов. архивы. – 1974. – № 4. – С. 15–21.

15Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ / Г.Г. Воробьев. – М., 1973. – С. 23–36.

16Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: сб. научных трудов / А.Н. Сокова. – М.: ВНИИДАД, 1986. –

С.15.

17Коган М.С. Жанр / М.С. Коган // БСЭ. – 38е изд. – М., 1972. – Т. 9. –

С.121.

18Пельт В.Д. Информация в газете и её жанр // Информационные жанры газетной публицистики / Под ред. В.Д. Пельта. – М.: Изд8во Моск. ун8та, 1986. – С. 6.

19Качалкин А.Н. Жанры русского документа допетровской эпохи. [В 2 ч.] / А.Н. Качалкин. – М.: изд8во Моск. ун8та, 1988. Ч. 1. Источники изучения и вопросы авторства документа; Ч. 2. Филологический метод анализа документа; Он же. Имя русского документа // Русская речь. 2002. – № 1. –

С.71–76.

20Качалкин А.Н. Имя русского документа // Русская речь. – 2002. – № 1. – С. 71.

21Там же. – С. 72.

22Там же. – С. 74.

23Протокол – от греческого названия первого листа свитка.

The article is devoted to the definition of the «sort» and «genre» of the document. The notion «sort» is suggested to be connected with indi cation of message semantics, the notion «genre» – with indication of «structural information».

48

УДК 001.8

Галина Сілкова

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ДОКУМЕНТ В ТЕРМІНОСИСТЕМІ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

Види інформаційної продукції називають інформаційною літера турою, інформаційним оглядом, бібліографічним документом, інформаційним виданням. Об'єднуючим поняттям для позначення різних видів інформаційної продукції можна вважати термін «інфор маційний документ», який втілює загальні властивості різних видів вторинних документів та дозволяє визначити особливості кожного окремого виду.

Результатом інформаційно8аналітичної діяльності (ІАД) є інформаціійна продукція, тобто матеріалізований результат цієї діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб спо8 живачів1. За іншими джерелами – це «сукупність інформаційних до8 кументів, без даних та послуг»2 або «матеріалізований результат на8 уково8інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб різних спеціалістів та окремих громадян (на8 приклад аналітичний огляд, реферат, тематична добірка, бібліо8 графічний список та ін.)»3. Найбільш поширеними видами інфор8 маційної продукції є вторинні документи. У спеціальній літературі для позначеня видів інформаційної продукції вживаються терміни: «інформаційне видання», «бібліографічне видання», «реферативне видання», «оглядове видання» та ін. Найбільш дослідженим з них є огляд та реферат. Але сучасний спектр інформаційної діяльності на8 багато різноманітніший. Результатом інформаційної діяльності мо8 жуть бути – експрес8інформація, дайджест, прес8реліз, оглядова довідка та ін.

Утерміносистемі документознавства відчувається потреба в уза8 гальнюючому терміні, який увібрав би в себе спільні властивості вто8 ринних документів, що створюються та поширюються у сфері інфор8 маційної дільності.

Уфаховій літературі, зокрема в стандартах з документознавст8 ва та інформаційної діяльності. представлено терміни «інфор8 маційне видання», «інформаційна література», «інформаційний твір»4.

Об'єднує ці терміни їх належність до вторинно8документного рівня, який складають документи, що містять згорнуту, узагальнену

49

інформацію з первинних документів, а також відомості про них, до8 статні для ідентифікації вихідних документів5. Багатьма фахівцями відзначено, що поділ документів на первинні і вторинні є, певною мірою, умовним, і пов'язаний, передусім, з функціонуванням систе8 ми, яка є посередником між джерелами інформації та споживачем інформації6. Таким чином, метою створення вторинних документів є інформування про інші документи або шляхом орієнтування у певному масиві документів, або шляхом подання згорнутого змісту з них.

Наведені терміни охоплюють твори друку, поліграфічно са8 мостійно оформлені, піддані редакційно8видавничній обробці та із встановленими вихідними відомостями. Однак значна частина інформаційної продукції, підготовленої інформаційними агентства8 ми та інформаційними посередниками, функціонує у «недруковано8 му» вигляді, отже, не має ознак видання і не може бути прийнята за узагальнююче поняття7.

Г.М. Швецова8Водка зазначає, що бібліографічна інформація не обмежується способами бібліографічного опису та анотації, тому для бібілографознавців усі документи, що передають інформацію про інші документи будь8яким способом. є бібліографічними, тобто всі вторинні документи слід було вважати бібліографічними8. На заваді цьому, вважає авторка, стоїть уявлення про первинну та вторинну інформацію і, відповідно, про джерела первинної та вторинної інфор8 мації. «Поділ на первинні та вторинні документи, – пише Г.М. Шве8 цова8Водка, – іноді пов'язують із характером відображуваної у них інформації»9. Близкість характеристики вторинних документів і до8 кументів із вторинною інформацією пов'язана, на її думку, з одним і тим самим підходом до визначення «первинності» чи «вторинності» з погляду інформаційної системи, яка одержувану інформацію чи до8 кументи вважає первинними, а ті, що видає як підсумок переробки – вторинними. Однак сама «інформаційна система» може бути «бібліографічною» або «авторсько8видавничою»10.

Залишаючи поза темою даної статті розгляд проблеми умовності поділу документів та інформації в них на первинні та вторинні, зосе8 редимо увагу на пошуці узагальнюючого терміну для документів, створюваних інформаційними службами в системі «документ8спо8 живач інформації».

Об'єднуючим поняттям для позначення різновидів інфор8 маційної продукції можна вважати термін «інформаційний доку8 мент», який втілює загальну сутність задокументованих результатів інформаційної роботи і допомагає виокремити особливе, одиничне кожного з вторинних документів.

50