Термінологія документознавства

рактивних таблиць, панорам та інших мультимедійних додатків. Та8 ким чином, віртуальний ПА відкриває перед ІУ якісно нові можли8 вості у задоволенні інформаційних потреб користувачів.

Таким чином, у сучасних умовах трансформація ПА ІУ відбу8 вається у напрямку змін його структури, змістовного наповнення, принципів формування і організації доступу до нього.

На нашу думку, сучасний ПА ІУ повинен являти собою опти8 мальне поєднання традиційних та новітніх елементів, які базуються на застосуванні інформаційних технологій.

1 Про інформацію: Закон України, 2 жовт. 1992 р. // Права інтелектуальної власності в Україні. Авторське право: зб. системат. законодавства. – 2004. – Вип. 10. – С. 86–91.

2 Берестова Т.Ф. Когда «тесно» в старом термине / Т.Ф. Берестова // Мир библиогр. – 2001. – № 2. – С. 33–38.

3Берестова Т.Ф. Поисковые инструменты библиотеки / Т.Ф. Берестова

//Библиогр. – 2006. – № 6. – С. 18–30.

4 Шкаріна В. Концепція ДБА бібліотеки / В. Шкаріна // Наук. пр. Нац. б8ки України ім. В.І. Вернадського. – К., 2007. – Вип. 18. – С. 198–209.

5 Добко Т.В. Довідково8бібліографічне обслуговування в електронну еру: розвиток навігаторської функції / Т.В. Добко // Бібл. вісн. – 2003. – № 1. – С. 2–7.

Cross cutting nature of information activity and significantly changed information and communication environment cause necessity to review the terms «reference and bibliographic aid» and «reference search apparatus», used in the field of library facilities and the scientific and technical information to determine the means of access to information resources stored in these institutions.

To unify this terminological systems of information activities pro posed to standardize the concept of «search apparatus of information institutions»

81

УДК 930.22

Галина Беспянська

ДО ІСТОРІЇ ПОНЯТТЄВОГО РОЗМЕЖУВАННЯ ТЕРМІНІВ «ОФІЦІЙНИЙ ДОКУМЕНТ»

ТА «СЛУЖБОВИЙ ДОКУМЕНТ»

Розглядається історія становлення та окремі аспекти функціонального розмежування термінів «службовий документ» та «офіційний документ». Особлива увага приділяється труднощам, з якими зустрічається документознавство на нинішньому етапі роз витку національної терміносистеми, а також підкреслюється нагаль на необхідність зняття суперечностей у підходах до інтерпретації й практичного застосування досліджуваних термінів та їх уніфіковано го трактування на міждисциплінарному рівні.

Предметом документознавчих студій завжди була і залишається необхідність адекватного сприйняття та розуміння поняття «доку8 мент» на його етимологічному, семантичному, прагматичному рівнях. Адже від того, яке семантико8етимологічне наповнення міститиме в собі термін «документ», значною мірою залежатиме і його спе8 цифічний зміст у сполученнях «службовий документ» та «офіційний документ». Для цього принагідно нагадаємо, що в радянському доку8 ментознавстві тлумачення терміна «документ» та його термінотвор8 чих похідних мало усталений характер і семантично асоціювалось з такими його ознаками, як спосіб оформлення та наявність юридичної сили.

Однак така інтерпретація терміна «документ» нерідко й дедалі активніше піддається науковій критиці. У кожному разі дискусія, що розгорнулася між провідними українськими науковцями С.Г. Куле8 шовим, Н.М. Кушнаренко, М.С. Слободяником та Г.М. Швецовою8 Водкою, дає достатньо підстав вважати, що конструктивне обгово8 рення питання співвідношення понять «документ» та «історичне джерело»; «документ» – «джерело» – «доджерело» – «історичний до8 кумент» та «історичне джерело», залишає достатньо простору для продуктивної наукової полеміки, удоцільнюючи правомірність пере8 гляду парадигми терміноутворень «службовий документ», «офіційний документ», «управлінський документ», «організаційно8 розпорядчий документ» тощо.

Що ж до терміна «документ», то в цьому контексті має місце пере8 осмислення сучасним документознавством його правознавчого трак8

82

тування. Так, замість ключових ознак документа («офіційність, на8 явність юридичної сили, належне оформлювання (розміщення, склад реквізитів на підтвердження його легітимності)»1), що превалювали в ознаках визначення радянської доби, нині набуває наукового статусу функціональний підхід з виокремленням знакового характеру доку8 ментної інформації2, що супроводжуються «акцентуванням уваги на конкретизації жанрового рівня запису інформації»3 і передбачає при8 ведення її у відповідність з цільовим призначенням, структурно8ком8 позиційними та стилістичними характеристиками документа.

Зрештою, на сучасному етапі має місце доцільна з будь8якого по8 гляду дискусія щодо «уточнення ознак інформаційної складової до8 кумента, особливостей його створення, сфери розповсюдження та функціонування»4.

Утім, не ставлячи за мету з'ясувати історіографію становлення та розвитку семантичного наповнення терміна «документ», «процес уніфікації якого, за влучним висловом С.Г. Кулешова, триває скільки, скільки існують документи»5, маємо констатувати:

Наразі в Україні поняття «документ» офіційно зафіксовано трьо8 ма Законами України – «Про інформацію», «Про бібліотеки і бібліотечну справу» і «Про обов'язковий примірник документів»6, а також у чотирма національними стандартами України – ДСТУ 30178 95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»7, ДСТУ 3843899 «Державна уніфікована система документації. Основні положення»8, ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визна8 чення понять»9, ДСТУ 442381:2005 «Інформація та документація. Ке8 рування документаційними процесами»10. При цьому визнаємо слушність сучасного трактування документа «як інформації, зафіксованої на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігати та передавати в часі та просторі11. Хоча нами не відки8 дається й визначення документа, що представлено в ДСТУ 44238 1:2005 і є адаптованим до національних умов варіантом міжнародно8 го стандарту ISO 1548981:2001, в якому під документом розуміється «записана інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця»12. Але водночас маємо зауважити, що у такому визначенні «документом може вважатися будь8який об'єкт матеріального світу»13, з чим заледве чи можна погодитися.

У такому контексті нам і хотілося б проаналізувати поняття «службовий документ» та «офіційний документ», які й дотепер ха8 рактеризуються різноманітністю підходів та трактувань у різних сфе8 рах наукової та практичної діяльності.

Для цього нагадаємо, що службовий документ упродовж століть мав різні відповідники, називаючись в різні історичні періоди то

83

«канцелярським»14, то «діловим»15, то «діловодним»16, то «офісним» (Office Document). Як не важко зауважити, історично диференціація документів за їх практичним функціонуванням відображалася на їх номінальному рівні. Зокрема, у сфері приказного та колегіального діловодства зустрічаємо такі назви, як от: чолобитні17, грамоти (доку8 менти офіційного спілкування) грамотки (документи особистого спілкування)18, а також «интересные» (тобто такі, що репрезентували інтереси казни), «приватные», «частные», що набули законодавчого унормування в Генеральному регламенті 1720 р.19.

Але розмежування офіційного і службового документа відбулося дещо пізніше і, на переконання С.М. Каштанова, безпосереднім чи8 ном пов'язане з розвитком актової археографії та дипломатики20.

Показовою у спектрі нашого дослідження є класифікація К.Г. Мі8 тяєва, згідно з якою, науковцем виокремлюються «личные та «слу8 жебные (официальные)» групи документів, остання з яких репрезен8 тувала сферу діяльності державних установ і підприємств, громадсь8 ких організацій та приватних підприємств21. При цьому, наріжною оз8 накою офіційного листа у трактуванні науковця виступало його службове призначення22.

Що ж стосується термінологічного визначення поняття «офіційний документ» на початковому етапі державної незалежності України, то в першому державному термінологічному стандарті ДСТУ 2732894 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначен8 ня» під ним розумівся «документ, створений організацією або поса8 довою особою і відповідно оформлений»23. Це дає нам підстави гово8 рити про наслідувальний характер документознавчого підходу, за якого було фактично легітимізовано традиційну інтерпретацію офіційного документа (див.: ГОСТ 16487883 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»)24.

При цьому означення «офіційний» як активно використовувана терміносполука («оформлення офіційного документа», «бланк офіційного документа», «оригінал офіційного документа», «витяг з офіційного документа» тощо) і надалі зберігало свій status quo, тоді як поняття «службовий документ» залишалося поза науковим вжитком.

Примітно, що російські документознавці, стандартизуючи служ8 бовий документ в ГОСТ Р 51141898 як «офіційний документ, що ви8 користовується в поточній діяльності установ»25, продовжували до8 тримуватися консервативних підходів до розгляду сфери його прак8 тичного застосування, розуміючи під ним організування роботи з офіційними документами. Тим самим визначалася, як на то вказує

84

В.В. Бездрабко, «їх належність до одного ряду лексем за походжен8 ням і вживанням»26.

Між тим, упродовж 2000–2003 рр. у вітчизняній документоз8 навчій науці працівниками УНДІАСД у процесі перероблення ДСТУ 2732–94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення», проводилася копітка робота по розмежуванню тлумачень термінів «службовий документ» та «офіційний документ», що знайшло відоб8 раження в першому національному термінологічному стандарті ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визна8 чення понять», а також нині чинному національному стандарті ДСТУ 442381:2005 «Інформація та документація. Керування доку8 ментаційними процесами. Частина 1. Основні положення».

У ході порівняльного аналізу, завданнями якого слугують наочне ілюстрування суттєвих дефінітивних змін, зазначимо, що первісно службовий документ трактувався С.Г. Кулешовим як «неопублікова8 ний офіційний документ, створений в установі, або той, що надійшов в установу і використовується в її поточній діяльності»27, згодом дослідник схильний трактувати означений термін як «офіційний, за8 реєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідче8 ний документ, що одержаний чи створений суб'єктом організації діловодства у процесі його діяльності»28. Тоді як згідно з чинним термінологічним стандартом ДСТУ 2732:2004 службовим є доку8 мент, який «створила або отримала установа (чи інший суб'єкт гос8 подарювання) в процесі діяльності»29.

Між тим, в стандартизованому визначенні службового докумен8 та відсутнє пояснення такої його ознаки, як долучення до облікових форм30, чи то його зареєстрування31. Нам бачиться не досить пере8 конливим й означення виконавця зареєстрування службових доку8 ментів, персоналізованого С.Г. Кулешовим службою діловодства, адже за функціонування централізованої, децентралізованої та змішаної форм документування та організування роботи з докумен8 тами цей технологічний процес може здійснюватися й іншими структурними одиницями, як от: договірно8правовим відділом, бух8 галтерією тощо. Альтернатива зареєстрування – відповідним чином засвідчення документа – також потребує конкретизації: затверд8 ження, підписання, погодження, які, до того ж, жодним чином не виключають обов'язковість внесення службових документів до облікових форм.

З означеного вище випливає, що документи особового походжен8 ня, які «створені фізичною особою поза службовою діяльністю або які містяться в її приватному зібранні»32, а також особові документи,

85

що «посвідчують особу власника, його права, обов'язки суспільний стан чи ж містять біографічні та (або) інші відомості про нього»33 за місцем пред'явлення, не є службовими.

У той спосіб у національному управлінському документознавстві досягнуто згоди щодо унормування поняття «службовий документ», що став фігурувати замість терміна «офіційний». Показовим у цьому плані є вживання в ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» на означення нововведень термінос8 полук на взірець: «оригінал службового документа», «дублікат оригіналу службового документа», «незасвідчена копія службового документа», «засвідчена копія службового документа» та у визначен8 нях: «примірник службового документа», «копія службового доку8 мент», «сукупність службових документів» тощо. Підтвердженням того, що саме службовий документ є об'єктом дослідження ор8 ганізації роботи з документами слугує також той факт, що у розділі «Діловодство» з8поміж 44 зафіксованих термінів означення «служ8 бовий» до терміна «документ» вживається 21 раз.

Примітно, що трактування службового документа російськими теоретиками документознавства як «офіційного документа, який ви8 користовується в поточній діяльності»34, є тотожним з офіційним на стадії його перебування в поточному діловодстві. Це дає підстави для трактування службового документа в його російській документоз8 навчій інтерпретації як документа, що використовується у поточній діяльності і створений юридичною чи фізичною особою та оформле8 ний і засвідчений певним чином.

Таке трактування службового документа, зокрема абстрактне визначення «певним чином», що дає підстави для надання йому ста8 тусу офіційного, уможливлює віднесення до складу службових доку8 ментів значно ширшого кола документів, що не підлягають реєстру8 ванню, а лише беруться до відома.

Між тим, у зарубіжній науці про документ належність до кате8 горії службових документів визначається наявністю інформації, «яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення» або інформації, отриманої «згідно з правовими зо8 бов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності»35. Як ба8 чимо, у цьому випадку, змістовне окреслення аналізованого терміну передбачає документування «правових зобов'язань» та виконання «основної діяльності», формалізоване обов'язковою вимогою його «зберігання», а отже неодмінним зареєструванням. На підставі заува8 женого вище можемо констатувати, що долучення до визначення оз8 наки «зберігає як свідчення» або тотожне: підлягає зареєстуванню –

86

є слушним і, на нашу думку, в подальшому може бути враховано роз8 робниками національного стандарту.

Зазначимо також, що згідно з п. 7.2.1 ДСТУ 442381:2005 «службо8 вий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконан8 ня вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності»36. Тобто, йдеться передусім про правильне змістовне наповнення документа, під яким розуміють «інформацію в документі, потреба зафіксувати яку стано8 вить основну мету його створення»37.

Крім того, службовий документ має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для доку8 ментування дій, а саме:

–має залишитися цілісною структура службового документа, тобто його формуляр та зв'язки між реквізитами, що становлять службовий документ;

–у службовому документі має бути очевидним діловий контекст,

вякому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

–мають бути представлені зв'язки між службовими документа8 ми, які зберігаються окремо і стали підставою для створення службо8 вого документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.

Зрештою, зафіксований модифікованим міжнародним стандар8 том ДСТУ 442381:2005 службовий документ має відповідати вимо8 гам автентичності, достовірності, цілісності та придатності для кори8 стування38.

При цьому, якщо врахуємо зауваження С.Г. Кулешова про те, що опублікуванню може підлягати інформація службового документа, а не сам документ39, то з точки зору документально8інформаційних ко8 мунікацій доцільно визнати службові документи внутрішньо8обіго8 вими, тобто такими, що створюються і функціонують лише в уста8 нові і не є опублікованими40.

Якісно нових ознак службового документа надає їх групування С.Г. Кулешовим на типові (притаманні для кожної установи і забез8 печують її функціонування) та профільні41. Треба думати, що останні вживаються науковцем натомість специфічних, представлених у дослідженнях С.В. Сельченкової42.

При цьому трактування поняття «офіційний документ», посту8 пившись позиціями «службовому», в управлінському документоз8 навстві не набуло належного унормування, що зокрема просте8

87

жується в спеціалізованому словнику «Архівістика»43. Як наслідок, термін «офіційний документ» суперечить його законодавчому трак8 туванню з огляду на:

–значення поняття «документ» лише через родово8видове по8 няття інформації, незважаючи на значно ширший спектр його семан8 тико8нормативного вияву;

–законодавче трактування «інформації як документованих або публічно оголошених відомостей про події та явища, що відбувають8 ся у суспільстві, державі та навколишньому середовищі»44;

–документовану – опубліковану чи неопубліковану – форму офіційної інформації, що виступає неодмінною умовою.

У цьому контексті на особливу увагу заслуговує репрезентоване С.Г. Кулешовим, однак, на жаль, досі не відображене у терміно8 логічному стандарті визначення офіційного документа як такого, «що має юридичну силу»45. Принагідно зауважимо: первісне авторсь8 ке трактування «офіційного документа» було таким: «опублікований чи неопублікований документ, що має юридичну силу відповідно до його змісту, складу реквізитів та зовнішніх ознак»46.

Хоча побіжно ознаки поняття «офіційний документ» все8таки окреслено в Законі України «Про інформацію» [далі – Закон], де з унормованих статтею 18 видів інформації (у тому числі статистич8 ної, адміністративної, масової, а також про діяльність державних ор8 ганів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування, правової, соціологічної, про особу та довідково8енциклопедичного характеру) лише два набувають статусу офіційної. Власне, до неї на8 лежить статистична інформація, що трактується як «офіційна доку8 ментована державна інформація, яка дає кількісну характеристику масових явищ та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя»47, а також інфор8 мація державних органів та органів місцевого і регіонального само8 врядування, що законодавчо представлена як «офіційна документо8 вана інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності за8 конодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування48.

Отже, все вищезазначене дає підстави стверджувати, що офіцій8 ність/неофіційність документа обумовлюється авторством джерела інформації, за якого офіційною вважається інформація, що створена

впроцесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, а також органів місцевого та регіонального самоврядування.

Кажучи конкретніше, основними джерелами офіційної інфор8 мації є:

88

–нормативно8правові акти – управлінські документи, які вста8 новлюють правові вимоги на території всієї країни, регіону, сфери діяльності, галузі;

–акти місцевих державних органів, органів місцевого самовряду8 вання;

–координаційні та інші плани міжвідомчої діяльності із законо8 проектної роботи, виконання державних (національних) урядових програм; доручення Президента України та Кабінету Міністрів Ук8 раїни; депутатські запити, запити посадових осіб органів влади;

–публічні заяви, меморандуми, звернення політичних діячів країни, громадських організацій49.

На підставі законодавчо окресленого переліку (ст. 21 Закону) та номенклатурного переліку офіційних документів, репрезентованого С.Г. Кулешовим50, можна підсумувати, що до офіційних належать урядові документи, постанови, декрети, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, ратифіковані міждержавні договори України, дані державної та відомчої статистики, протоколи судових органів та прокуратури тощо.

Окремого розгляду потребує адміністративна інформація (дані), яка є виявом «офіційних документованих даних, що дають кількісну характеристику явищ та процесів, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній, інших сферах життя і збираються, викорис8 товуються, поширюються та зберігаються органами державної влади (за винятком органів державної статистики), органами місцевого са8 моврядування, юридичними особами відповідно до законодавства з метою виконання адміністративних обов'язків та завдань, що нале8 жать до їх компетенції»51. Отже, на підставі зауваженого можемо вис8 новувати: службові документи, створювані установою, поруч із нор8 мативними документами зі стандартизації (стандарти кодекси уста8 леної практики, технічні умови), особистими документами офіційно8 го походження52, також є офіційними. Утім, як слушно констатує С.Г. Кулешов, рівень «юридичної сили, юридичної значущості, сфери дії»53 кожної з окреслених груп різний.

Неодмінною вимогою, що пред'являється до офіційного доку8 мента, є наявність підпису посадової особи та/або його реєстрація у встановленому порядку, а також відповідність змісту та метаданих. При цьому зауважимо, що законодавчі та інші нормативні акти, які стосуються прав, свобод і законних інтересів громадян, але не опри8 люднені, не мають юридичної сили. То ж, щоб набути офіційного ста8 тусу, інформація державних органів та органів місцевого і регіональ8 ного самоврядування має бути надрукованою у «виданнях матеріалів

89

інформаційного, нормативного чи директивного характеру, що його публікують від імені державних органів, відомств, установ чи гро8 мадських організацій»54.

Варто зазначити, що, перебуваючи в архіві, офіційний документ набуває статусу «документа офіційного походження», що «створю8 ються у складі будь8яких діючих у суспільстві державних чи недер8 жавних структур – певних колективів, груп людей»55, і зберігає зна8 ченнєві відтінки офіційного документа.

Зрештою, набуття документом статусу офіційного або службово8 го визначається також регуляторним середовищем, в якому перебу8 ває документ. Утім, реалізуючи юридичну та/або управлінську функцію, службовий документ може трансформуватися в офіційний. Так, адміністративна та статистична інформація залежно від автора спершу може мати офіційний і службовий характер, проте, потрапля8 ючи, скажімо, до органів державної статистики, інформаційна скла8 дова службового документа узагальнюється, трансформується в офіційну статистичну інформацію і набуває документного вияву конкретної уніфікованої форми державної статистичної звітності. Водночас, перебуваючи в документних потоках органів влади та уп8 равління, офіційний документ набуває статусу службового, хоча не кожен документ, що функціонує в установі, навіть з урахуванням то8 го, що він завжди реалізує юридичну функцію, можна назвати офіційним.

Отже, на підставі вище зауваженого констатуємо: семантичний спектр поняття «офіційний документ» є ширший за «службовий до8 кумент».

Таким чином, виходячи із специфіки історичного становлення термінів «офіційний документ» та «службовий документ», а також враховуючи проблематику їх поняттєвого розмежування, можемо підсумувати:

–поняття «офіційний документ» і «службовий документ» ма8 ють тривалу історію їх становлення, що позначена значними транс8 формаціями і безпосереднім чином пов'язана з факторами загально8 державного, соціально8політичного та культурно8ідеологічного ха8 рактеру;

–трансформація предмета дослідження організування роботи з документами з «офіційного документа» на «службовий документ» сталася на певному етапі історичного розвитку, і знайшло норматив8 не відображення в ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», утім в науковій та практичних сфе8 рах досить часто продовжують функціонувати як тотожні;

90