Термінологія документознавства
.pdfдокументознавство : сучасний стан і перспективи розвитку / С.Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1999. – Т. 4. – С. 95–98 ; Сельченкова С.В. Переліки документів у діловодстві : історія, класифікація, концептуальні та методичні засади підготовки : автореф. дис. … канд. іст. наук : 07.00.10 / С.В. Сельченкова / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с. ; Швецова Водка Г.М. Документознавство : навч. посіб. / Г.М. Швецова8Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с.
2 Новосёлов В.И., Сокова А.Н. Делопроизводство в госаппарате / В.И. Новосёлов. – Саратов : Изд8во Саратов. ун8та, 1977. – С. 6–18.
3 Там само. – С. 18–22.
4 Новосёлов В.И., Сокова А.Н. Делопроизводство в госаппарате / А.М. Сокова. – Саратов : Изд8во Саратов. ун8та, 1977. – С. 37.
5 Там само.
6 Там само. – С. 38.
7 Там само. – С. 40.
8 Кулешов С.Г. Документознавство : історія. Теоретичні основи / С.Г. Кулешов. – К. : ДАКККіМ, 2000. – С. 36.
9Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления / А.Н. Сокова.
–М. : Знание, 1985. – С. 11.
10Національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». – Чинний від 01.07.2005. –
К.: Держспоживстандарт, 2005. – С. 8.
11Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. – М., 1991. – 99 с.
12Там само. – С. 25.
13Там само.
14Національний стандарт України ДСТУ 442381 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». – Чинний із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – С. 3 ; Національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». – Чинний від 01.07.2005. – К. : Держспоживстандарт, 2005. – С. 8.
15Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления / А.Н. Сокова.
– М. : Знание, 1985. – С. 9.
16Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство, теоретичні основи та технології : автореф. дис. … к.і.н. 07.00.10 / І.Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с.
17Див., наприклад : Бездрабко В.В. Управлінське документознавство : навч. посіб. / В.В. Бездрабко. – К., 2006. – С. 119–136 ; Кулешов С.Г. Управлінське документознавство : навч. посіб. / С.Г. Кулешов. – К. : ДАКККіМ, 2003. – С. 44–49.
18Матяш І.Б. Галузева наукова установа : до підсумку 10 років діяльності УНДІАСД / І.Б. Матяш // Український науково8дослідний інститут архівної справи та документознавства. До 108річчя заснування (1994–2004) :
21
бібліогр. покажчик. – К., 2004. – С. 10–11. – (Архівні та бібліографічні джерела української історичної думки ; Вип. 10).
19Антоненко І.Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією / І.Є. Антоненко // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537–547 ; Її ж. Стандартизація процесів управління документацією : досвід Австралії / І.Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : Зб. матеріалів Міжнар. наук.8практ. конф., Київ, 25–26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60–62 ; Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / А.Н. Сокова // Отеч. архивы. – 1992. – №2. – С. 100–106 ; Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США / Ф.Г. Берк // Сов. архивы. – 1988. – №3. – С. 92– 101 ; Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. – М. : Науч. книга, 1998. – 187 с. ; Его же. Управление документацией : теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 7–10 ; Его же. Форум по электронным документам / М.В. Ларин // Отеч. архивы. – 1997. – № 2. –
С.100–101 ; Митченко О.Ю., Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 1548982001 / О. Ю. Митченко, О. И. Рысков // Делопроизводство. – 2003. – № 3. – С. 62–66 ; Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования Международного стандарта ISO 1548982001) / О.Ю. Митченко // Делопроизводство. – 2001. – № 3. – С. 17–19 ; Рысков О.И. Управление документацией в Австралии / О.И. Рысков // Отеч. архивы. – 2005. – № 2. – С. 82–87 ; Храмцовская Н.А. Международные стандарты делопроизводства и документооборота / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – № 8. –
С.6–12 ; Ее же. Международные стандарты, информационная безопасность и управление документацией / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2005. – № 3. – С. 30–36 та ін.
20Національний стандарт України ДСТУ 442381 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». – Чинн. із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007.
–28 с. ; Національний стандарт України ДСТУ 442381 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Настанови (ISO / TR 1548982 :2001, MOD)». – Чинн. із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – 44 с.
21Національний стандарт України ДСТУ 442381 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». – Чинний із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – С. 3.
The article outlines the essence of the terms «office management», «documentation provision of governance», «records management», reveals how they reflect the applied knowledge accumulation regarding a document in the context of document studies.
22
УДК 006.72
Лариса Грінберг
ДО ПРОБЛЕМИ СТАНДАРТИЗАЦІЇ ДІЛОВОДНОЇ ТЕРМІНОЛОГІЇ
Окреслено деякі термінологічні проблеми діловодства на пе рехідному етапі до електронного документообігу в Україні. Наголо шено на необхідності подальшої роботи у галузі стандартування і унормування терміносистеми діловодства.
Термінологічні проблеми документаційного забезпечення уп8 равління можна віднести до розряду «вічних». Еволюція поглядів на визначення понять (та й взагалі на засоби вирішення конкретних на8 укових проблем) цілком закономірна. Вона відображає зрушення як в теоретичній базі власне наукової дисципліни, так і у практичній (відповідній цій дисципліні) сфери діяльності.
Застосування термінологічного стандарту в діяльності установи означає, насамперед, використання стандартизованої термінології в нормативних і методичних документах з діловодства. Не менш важ8 ливе застосування стандартизованої термінології в усній про8 фесійній мові, у навчальній і науковій літературі. Застосування інших термінів або професіоналізмів (слів професійного жаргону) неприпустимо, оскільки може вносити в текст неясність, двоз8 начність. Тим часом, у нормативних документах з діловодства, у на8 вчальній літературі дотепер зустрічаються слова, що давно не вико8 ристовуються як терміни, наприклад, слово «відпуск» (копія вихідного документа, що залишається в справі організації), слово «матеріали» у заголовках номенклатури справ (у значенні «докумен8 ти»), «оригінал» у значенні «первопис» та ін.
На сучасному етапі творення української документознавчої термінології стоїть питання про чіткі концептуальні засади новацій: відповідність структурі мови, доцільність запозичень за умови збере8 ження національної специфіки терміносистеми, недопустимість подвійного калькування (передусім з європейських мов через російську), безпосереднє структурне калькування з мови8оригіналу1.
Українська термінологія поповнюється новими термінами в міру їх засвоєння російською термінологією, однобічний вплив якої зу8 мовлював розхитування норм української мови, витіснення термінів, утворених за українськими моделями словотворення. Сучасний етап унормування УДТ позначений процесами відродження українського
23
термінотворення та застосування наукових підходів до проблем зба8 гачення документознавчої терміносистеми власними номінаціями.
Під поняттям «діловодство» розуміють організовану певним чи8 ном роботу з документами у традиційних структурах. Інакше кажу8 чи, діловодство – це певний процес організації роботи з документа8 ми, основною метою якого є регулювання їх руху з точки зору доцільності і раціональності, а також супровід і контроль за їх вико8 нанням у конкретній управлінській системі.
Разом з тим управлінські документи – це не тільки засіб опера8 тивного управління, а й колективна пам'ять, що віддзеркалює в доку8 ментах всі сторони функціонування суспільства й особистості. Про8 тиріччя між станом організації діловодства і якістю створюваних до8 кументів викликає сьогодні занепокоєння документознавців та архівістів всього світу. Це й зумовило тему даної статті2.
Діловодство, відповідно до останнього державного стандарту, визначається як галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами. Цим ДСТУ 2732:2004 діловодство одночасно потрактоване й як документаційне забезпечення управління, тим самим найсучасніше діловодство ніби піднімається на новий щабель, і його сфера дії поширюється на всю документацію організації3.
Однак формальна тотожність даних понять у державному стан8 дарті – це лише позиція його розроблювачів. Щоб підтвердити їхню правоту, теоретичні положення повинні бути розгорнуті у відповідні механізми трансформації діловодства в документаційне забезпечен8 ня управління. Наприклад, А.М. Сокова розглядає ДЗУ як упорядку8 вання документування й керування всіма системами документації з метою скорочення документообігу, підвищення якості документів і своєчасного забезпечення актуальною інформацією, необхідною для прийняття рішень в умовах застосування сучасної техніки й нових інформаційних технологій. Із цього твердження можна вивести при8 наймні дві істотні відмінності діловодства від ДЗУ.
По8перше, документаційне забезпечення управління охоплює всю документацію установи, а діловодство в основному поши8 рюється лише на організаційно8розпорядчу документацію.
По8друге, документаційне забезпечення управління значно більшою мірою дозволяє використовувати інформаційно8техно8 логічну базу у роботі з документами.
Такі позиції досить вражаючі з погляду наукового системного аналізу. Очевидно, що не обсяги й види документації є визначальни8 ми, коли ми говоримо про діловодство й документаційне забезпечен8 ня управління. Навряд чи ці поняття позначають лише галузь діяль8
24
ності. Уявляється, що головним при вивченні розглянутих понять по8 винно бути їхнє значення в процесах управління, питома вага роботи з документами в керуванні. Варто визначити діловодство як технічну функцію керування, а документаційне забезпечення управління, – що забезпечує. Суть відмінностей полягає не тільки в обсязі доку8 ментації, що регулює діловодство або документаційне забезпечення управління, а в тому, що при переході від діловодства до докумен8 таційного забезпечення управління підсилюється його інформаційна вагомість. Документаційне забезпечення управління поліпшує інформаційне забезпечення управлінського процесу не тільки за ра8 хунок включення в інформаційне поле всієї документації організації, але й за рахунок більш ефективних технологій її обробки.
Отже, на основі вищевикладеного, ми розуміємо керування доку8 ментацією як повноцінну управлінську функцію організації, ре8 алізація якої поширюється на всі стадії життєвого циклу побутуван8 ня документів (від виникнення документів – до їхнього знищення або передачі на зберігання в архів), всі види документів і системи до8 кументації організації.
Керування документацією ґрунтується на принципах еко8 номічності й ефективності й на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент стосовно документації організації як повноцінному ресурсу уп8 равління. Тим самим підкреслюється взаємозв'язок документації й інформації в керуванні. Тому еволюційну послідовність «діловод8 ство – документаційне забезпечення управління – керування доку8 ментаційними процесами» аж ніяк не можна називати синонімічним рядом.
У термінологічному словнику слово «реквізит» подається як обов'язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізи8 ти проставляють лише на офіційних документах. У національному ж стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» реквізитом є інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили. Звідси випливає, що реквізит – це елемент структури документа, що дозволяє його іден8 тифікувати. У примітці до стандарту зазначено також, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, що необхідні для надання йому юридичної сили.
Згідно з ДСТУ 2732:2004 «документообіг – це рух службових до8 кументів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання і стосується лише «тра8
25
диційного діловодства». А от що стосується обігу електронних доку8 ментів, то це поняття є значно ширшим ніж «традиційне». Електрон8 ний документообіг включає в себе ще й зберігання електронних доку8 ментів. Це можна стверджувати, аналізуючи визначення поняття електронного документообігу згідно з Законом України «Про елек8 тронні документи та електронний документообіг», який тлумачить це поняття наступним чином: електронний документообіг (обіг елек8 тронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуван8 ням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Термін «електронний документообіг» широко застосовується у теорії і практиці ІС, але його семантичне значення не має чітко виз8 начених меж. Це пов'язано з тим, що розробники, для яких ко8 мунікації є добре розвинутим напрямком, вважають, що централь8 ним стрижнем системи є технологія передачі внутрішньої і зовнішньої інформації. Інші розробники основою вважають техно8 логію реалізації сумісного використання даних і сумісного форму8 вання рішень4.
Співпраця вітчизняних науково8методичних центрів з Міжна8 родною організацією зі стандартизації (ІСО) зумовила розвиток про8 цесів уніфікації та стандартизації документознавчої термінології на міжнародному рівні. Наведення у термінологічних стандартах іншо8 мовних еквівалентів (як довідкових) засвідчує їх творення шляхом структурного калькування з міжнародних термінів (слів з греко8ла8 тинськими основами) та прямих запозичень з англійської, французь8 кої та німецької мов.
Стандартизована термінологія полегшує спілкування і забезпе8 чує кращий доступ до інформації та її оброблення. Якщо досягнуто загального консенсусу щодо значення термінів, то це дає змогу отри8 мувати економічні вигоди. До того ж це є внеском до справи узгод8 ження понять та термінів (стандарт ISO 869), що сприяє торгівлі і поліпшує національну продуктивність та доступ до міжнародних ринків. Неусталене вживання термінології може призвести до непо8 розумінь та потенційних економічних збитків. Потреби нагального впровадження міжнародних стандартів насамперед стосується термінологічних стандартів, бо саме вони є основним чинником, пе8 редумовою процесу гармонізації5.
26
1 Комова М.В. Документознавча термінологія / М.В. Комова. – Львів, 2003. – 168 с.
2Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления / А.Н. Сокова.
–М., 1995. – 86 с.
3ДСТУ 273282004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.
–К.: Держспоживстандарт, 2005. – 32 с.
4 Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.03 р. // Вісн. Держкомархіву України. – 2003. – Вип. 2 (14).
5 Рицар Б. Стандартизація української термінології та її гармонізація з міжнародною – головний чинник утвердження державності України //Стандартизація, сертифікація, якість. – 2001. – № 1. – С. 30–32.
Some terminogical problems of records management are described during crossing period to electronic movement of records in Ukraine. It is stressed on necessity furthen work in the sphere of standards and regula tion of thermosystem of records management.
27
УДК 002
Юрий Нестерович
КОНЦЕПЦИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОДУКТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ЗАКРЕПЛЁННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
Изложены основы концепции продуктов деятельности с закреп лённой информацией. В соответствии с данной концепцией класси фикация документов корректируется как классификация таких про дуктов. Рассмотренная классификация продуктов деятельности с за креплённой информацией в соответствии с критериями: специфики субстрата социоинформаци и средств его создания и закрепления.
Единицей описания документно8информационных процессов мы рассматривали документ, запись и документальный материал1. В данном построении запись несоразмерно моделируется одноуровне8 вым ПДЗИ (продуктом деятельности с закреплённой информацией) с документом. Данное построение носит характер аппроксимации. Сегодня при моделировании базисных единиц осуществления дан8 ных процессов мы исходим из концепции ПДЗИ (продуктов дея8 тельнсоти с закреплённой информацией). Построения по теории до8 кумента, наличествующие в постсоветском дискурсе, не лишены про8 тиворечий. В концепции трансформации документа в исторический источник, разработанной В.П. Козловым2, термин «документ» упо8 требляется в трех значениях, соответствующих фазам его бытования и фазе покоя. Во втором значении термина, соответствующему ар8 хивной фазе оперативного бытования документа, термин «документ» приемлемо рассматривать как эквивалент термина «архивный доку8 мент». В общей теории документа (и её части – концепции информа8 ционно8документационных процессов), разработанной Е.А. Плешке8 вичем3, термин «документ» выступает общим термином по отноше8 нию к терминам «оперативный документ», «архивный документ», «диахронный документ». В ней предлагается понимать «под инфор8 мацией – текст»4, а под документом – главным образом «социальную, оперативную информацию»5. При этом «информация в документе представлена в виде текста»6. При моделировании структуры доку8 мента одно и тоже понятие обозначается им рядом терминов «текст документа», «текст сообщения», «текст», «информационное сообще8 ние»7. Смешение конструктов информации и текста, смешение кон8 структов документа и информации, сообщения и текста документа,
28
информации и текста, очевидно, делает невозможным непротиворе8 чивое построение теории документа. Различение конструктов тескта
исоциоинформации тривиально: одна и та же социоинформация со8 держится в разноязычных текстах. Раскрывается Е.А. Плешкевичем понятие текста и как «последовательная запись символов»8. Во избе8 жание смешения содержания понятий процесса записи информации
иоднокомпонентного результата его, следовало бы формулировать: «записанная последовательность символов». При трактовке текста как последовательности символов, если трактовать символ в соответ8 ствии с принятой в рамках семиотики иерархической классификаци8 ей знаков как вид неязыковых знаков, как текст не идентифицируе8 мы языковые последовательности знаков (которые именно и следует идентифицировать как «текст» при «узкой» трактовке его). Если трактовать символ (как это имеет место в рамках кибернетики) как форму записи информации, наряду с числами, строками символов и т.д.9, то текст выступает техническим аспектом (сообщения).
Вусловиях отсутствия непротиворечиво разрабатываемой тео8 рии документа, мы обосновываем концепцию ПДЗИ, позволяющую оптимально коррелировать содержание понятий документа, текста, произведений и различных понятий, обозначаемых терминоэлемен8 том «информация». Она способствует устранению логических про8 тиворечий, возникающих при трактовке понятий документа, текста, записи, произведения. В научном, справочном, нормативно8техниче8 ском дискурсе термину «документ» даются как взаимодополняющие, так и взаимоисключающие характеристики («информация с рекви8 зитами», «информация, закреплённая на материальном носителе», «материальный объект», «единство информации и материального носителя»). В рамках концепции ПДЗИ документ рассматривается как ПДЗИ, выполняющий оперативные служебные функции в дея8 тельности учреждений / организаций, оперативные нормотворчес8 кие, нормативно8правовые, нормативно8инструктивные, специали8 зированно8регулятивные, удостоверительно8подтвердительные, ма8 нифестирующие функции в общественной жизни. К закреплённой информации относим как социоинформацию (сведения, знания), так
имашиночитаемую информацию (данные). Мыслительную деятель8 ность индивидов рассматриваем не самостоятельным, а сопутствую8 щим общественной деятельности агентом производства ПДЗИ.
Круг ПДЗИ (фиксантов) весьма «обширен»: деньги, товарные знаки, чеки, художественные произведения и т.д. При этом к фиксан8 там не относимы надписи, т.е. социоинформацию, нанесённую на продукты, предметы, объекты деятельности. В зависимости от при8 нимаемых к использованию (рассмотрению) компонентов ПДЗИ це8
29
лесообразно выделять пять уровней таких продуктов. Первый уро8 вень их – это континуум (письменных, графических, пластических) знаков/постсигналов, кодированных8декодированных, оцифрован8 ных ансамблей сигналов. Виртуальные изображения, возникающие на эране дисплея (мониторе), приемлемо, пожалуй, рассматривать как.декодированный ансамбль сигналов, представляющий данные посредством компьютерных технических средств. Фиксанты 1 уров8 ня закреплены на МНИ (материальном носителе информации) и со8 держат социоинформацию, т.е. сведения и знания, либо данные, но рассматриваются не в комплексе с ними. Второй уровень – знакокон8 тинуумы, постсигналоконтинуумы, автокодированные ансамбли сиг8 налов, закреплённые на МНИ, передаваемые по техническому кана8 лу связи. Такие предметы деятельности, как технические устройства (напр., лазерный диск, магнитная кассета), в случае закреплённой на них информации, становятся фиксантами 2 уровня. Третьий уро8 вень – социоинформация, зафиксированная на традиционном МНИ, репрезентированная на экране дисплея, посредством технического устройства. При использовании конструкта зафиксированной на МНИ информации следует учитывать, что посредством его указыва8 ется на ПДЗИ, при использовании которых востребованы именно информация и МНИ. Текст при такой форме использования фиксан8 та специально не подвергаем трансформации, не берётся объектом обработки, изучения. Такой ракурс использования для участников фиксанционных процессов в общественной жизни имеет место. Так, для делопроизводителей и архивистов не безраззично, даже рассма8 тривая в целом, на каком МНИ закреплена информация. Отображе8 ние события может быть зафиксированно посредством применения различных знаковых систем, а также посредством вещественных зна8 ков (предметных символов). Делопроизводителя не устроит отобра8 жение приказа о назначении на новую должность на папиросной бу8 маге, а архивиста не устроит отображение событий II мировой войны посредством символического изображения, нанесённого на реклам8 ный щит. Технотронный ПДЗИ 3–5 уровня – это фиксант, социоин8 формация которого непосредственно доступна для усвоения индиви8 дом вследствии репрезентирования, виртуализации её субстрата по8 средством применения технического устройства, программных ма8 шинных кодов. К 48му уровню относим знакоконтинуумы, (пост) сигналоконтинуумы в комплексе с содержащейся в них социоинфор8 мацией (но без МНИ). К пятому уровню – используемое единство МНИ, знакоконтинуума (постсигналоконтиуума) и социоинформа8 ции. МНИ не выделяём в качестве самостоятельного уровня ПДЗИ, поскольку используемые в фиксанционных процессах МНИ являют8
30