Українська мова (за проф.спрямуванням) Андреєва Т., Іванова О

3.Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

УДСТУ 4163-2003 визначена ще така вимога: ―Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень,

висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти,

підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу‖,

наприклад:

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1. Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником (Примірна інструкція з діловодства).

Текст документа може бути оформленим одним зі способів:

-суцільний текст – ―містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил,

положень, листів, розпорядчих документів‖25, розміщується від одного поля до другого з абзацними відступами або необхідною рубрикацією;

-анкета – використовується для викладу інформації про об’єкт за визначеними ознаками. ―Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-

технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо‖26;

-таблиця – використовується для викладу цифрової або словесної

інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти

25Там само.

26Там само.

51

використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових,

бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах27; - змішаний.

Дата. Документ датується днем його підписання, затвердження,

прийняття, реєстрації. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові позначки на документі, пов’язані з його проходженням та виконанням (резолюція, погодження, віза тощо).

Способи оформлення дати:

1)словесно-цифровий – число і рік записують цифрами, назву місяця і слово

―рік‖ – словами;

2)цифровим – позначення двома арабськими цифрами числа та місяця,

чотирма арабськими цифрами року. Усі позначувані цифрами компоненти відокремлюються крапками. Якщо число і місяць складаються з однієї цифри, перед нею потрібно ставити 0, напр.: 01.02.2002;

3)словесний спосіб – усі компоненти дати позначаються словами.

На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці.

Адресат – організація або уповноважена особа, якій передається

документ. Цей реквізит друкується з правого боку у верхній частині

сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та

ініціали особи, поштову адресу – бажано друкувати з нового рядка. Якщо

документ адресовано особі, то назву її позначають у формі давального відмінка відповідно до норм ―Українського правопису‖28, що відбивають

особливості української мови: в українській мові специфікою цієї відмінкової

27Там само.

28Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім. О.О.Потебні; Ін-т української мови. – К.:

Наук. думка, 2000. – С. 71.

52

форми є те, що вона характеризується варіантними закінченнями -у (-ю) та

-ові (-еві / -єві): сину – синові, гостю – гостеві, товаришу – товаришеві.

Давальний відмінок на -ові (-еві / -єві) більш доречний для субстантивів-істот чоловічого роду. Окрім того, вибір форми на -ові (-еві / -єві) у давальному відмінку дозволяє уникнути омонімії форм родового та давального відмінків іменників чоловічого роду29.

Якщо особа, якій адресується документ, має спеціальне чи вчене звання, науковий ступінь, то ці відомості подаються перед прізвищем. Ці назви можна записувати у скороченій формі відповідно до правил такого скорочення. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата30.

Якщо документ адресують посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному31, в

документі, адресованому кільком однорідним адресатам, ключові іменники реквізиту оформляються у формі множини.

Вказівка на адресанта – особу – автора документа (як правило, в

особистих документах), оформляється залежно від типу документа за місцем створення. У внутрішніх документах містить інформацію про автора документа як співробітника організації, установи, підприємства, граматично має форму родового відмінка без прийменника від. У зовнішніх документах,

крім прізвища, імені та по батькові особи, зазначається її домашня адреса,

паспортні дані, ідентифікаційний номер чи інша інформація на вимогу адресата.

Підпис – обов’язковий реквізит кожного документа, який засвідчує його достовірність. Оформлення підпису залежить від типу документа й особливостей його укладання:

1) у документі, оформленому на бланку, не зазначається організація,

установа, підприємство, які представляє уповноважена особа;

29Сопоставительная грамматика русского и украинского языков / Г.Д. Басова, А.В. Качура, А.В. Кахно и др.

– К.: Наук. думка, 2003. – С. 273 – 274.

30ДСТУ 4163-2003.

31Там само.

53

2) у документі, оформленому не на бланку, зазначається організація,

установа, підприємство, які представляє уповноважена особа;

3)у документі, який підписується кількома особами, рівними за рангом,

підписи розташовуються на одному рівні;

4)у документі, який підписується кількома особами, різними за рангом, їхні підписи розташовуються один під одним відповідно до підпорядкованості;

5)―у разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі,

документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У

цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом)‖32, наприклад: ―в.о.‖ – виконувач обов’язків, ―заст.‖ – заступник. ―Підписувати документ із прийменником ―за‖ або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено‖33.

Погодження документів:

1) візування – погодження тексту документа уповноваженою посадовою особою в межах структурного підрозділу, організації, підприємства,

установи. Віза включає: назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів,

що залишаються в установі34; 2) гриф погодження – позначки про погодження тексту документа за

межами організації, підприємства, установи, що розташовується нижче підпису на лицьовому боці останньої сторінки документа.

Гриф затвердження – реквізит, що фіксує засвідчення документа після його підписання, санкціонує поширення дії документа на визначене коло

32ДСТУ 4163-2003.

33ДСТУ 4163-2003.

34ДСТУ 4163-2003; Примірна інструкція з діловодства...

54

структурних підрозділів організації (установи, підприємства) чи службових осіб. Розташовується у верхній правій частині першого аркуша документа.

Відбиток печатки – реквізит, який засвідчує на документі підпис уповноваженої особи.

Печатка не ставиться безпосередньо на підпис особи, проставляти її необхідно так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ. У справочинстві використовують два типи печаток:

1. Гербова печатка – проставляється на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях. Окрім того, ―Примірна інструкція з діловодства...‖ у додатку № 13 наводить перелік документів, на які ставиться гербова печатка:

-акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо);

-аркуші погодження проектів нормативно-правових актів висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України;

-довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);

-довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

-договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);

-завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);

-заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);

-заявки (на обладнання, винаходи тощо);

55

-зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

-посвідчення про відрядження;

-кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);

-листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

-подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями;

преміями);

-протоколи (погодження планів поставок);

-реєстри (чеків, бюджетних доручень);

-специфікації (виробів, продукції тощо);

-статути державних підприємств (об'єднань);

-титульні списки;

-штатні розписи.

2.Звичайна (негербова) печатка – печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу, ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання35.

Відмітка про наявність додатків оформляється в документі за такими

правилами36:

1.Розміщується під текстом від межі лівого поля (3 положення табулятора).

2.Якщо у тексті документа наводилася повна назва додатків, то у вказівці зазначається лише кількість примірників та кількість аркушів кожного з них.

3.Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

35Примірна інструкція з діловодства...

36ДСТУ 4163-2003.

56

4.Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

5.Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка

Резолюція – позначка на документі, яка наноситься уповноваженою особою й містить вказівку щодо виконання документа. Розташовується паралельно до тексту документа під реквізитом ―адресат‖ або на вільному від тексту місці лицьового боку першого аркуша документа. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках37. Складається з прізвища виконавця,

змісту доручення, терміну виконання (якщо потрібно), підпису уповноваженої особи, дати

Відмітка про виконавця оформляється в нижньому лівому куті останнього аркуша документа і містить прізвище (або прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та його службовий телефон.

Відмітка про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово

―Контроль‖ або літера ―К‖.

Відмітка про виконання документа та направлення його до справи

проставляється у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа шляхом зазначення короткої інформації про виконання,

якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в

якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи,

найменування і підпис виконавця.

2.3. Заява

37 ДСТУ 4163-2003.

57

Заява – це документ щодо особового складу, адресований офіційній особі чи установі, в якому викладається певне прохання з його коротким обґрунтуванням.

Заяви поділяються на особисті (прохання висловлюється від імені особи) та службові (прохання висловлює установа). Кожний з видів заяв може мати певні особливості у оформленні, внесенні до тексту заяви додаткових відомостей, необхідних для розв’язання тієї чи іншої проблеми,

розташуванні реквізитів.

У заяві варто висвітлювати лише одне питання. Не слід ускладнювати документ інформацією, яка не стосується змісту справи або стосується його лише опосередковано і є другорядною.

Заяви найчастіше пишуться від руки в одному примірнику.

2.4. Автобіографія

Автобіографія – документ, у якому особа точно та лаконічно повідомляє основні факти свого життя.

Автобіографія пишеться від першої особи. Перше речення тексту автобіографії починається особовим займенником ―я‖. Кожне нове повідомлення зазначається з абзацу.

Інформацію про факти, події викладають за хронологічним принципом,

відступи від якого можливі лише за умови необхідності підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій.

Автобіографію оформляють від руки на чистому аркуші паперу або на лінійованому аркуші особового листка з обліку кадрів.

2.5. Резюме

Резюме – документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні,

професійні відомості про особу.

58

Резюме є документом невисокого ступеню стандартизації, тому його структура, особливості оформлення, порядок внесення інформації залежить від умов подання, вимог роботодавця, особливостей перегляду ним цього документа.

Якщо резюме готується для особистого подання на індивідуальній співбесіді роботодавця і претендента на відповідну посаду, особливу увагу слід звернути на специфіку візуального сприйняття цього документа.

Розбірливо, великими літерами слід надрукувати свої прізвище, ім'я та по батькові, аби роботодавець звернув увагу на цю інформацію і з самого початку знайомства звертався до потенційного працівника на ім'я чи ім'я та по батькові. Це сприятиме швидкому встановленню психологічного контакту між роботодавцем і претендентом на роботу. Так само слід виділити інформацію, на яку варто звернути увагу роботодавця.

Якщо резюме надсилається на підприємство, в організацію, установу,

де воно буде опрацьоване за допомогою комп’ютера, слід звернути увагу на лексико-граматичне оформлення цього документа, беручи до уваги те, що комп’ютерні програми розраховані на визначення ключових слів, які є переважно назвами посад, професій, кваліфікацій, назв навчальних закладів,

які закінчив претендент на посаду.

Резюме повинне бути детальним, точним, лаконічним. Викладаючи інформацію про навчання особи, починати перелік набутих спеціальностей та кваліфікацій слід з тих, що були отримані у вищих навчальних закладах,

потім – у середніх спеціальних та професійно-технічних навчальних закладах, на курсах, у спеціалізованих середніх загальноосвітніх закладах

(якщо така інформація буде корисною для роботодавця).

Описуючи досвід, який набуто претендентом упродовж трудової діяльності, варто починати з посади, яку він обіймав останньою, або зі спеціальностей, пов’язаних з тією, на яку претендує автор резюме.

Обов’язково у резюме зазначається адреса, телефон претендента на вакантну посаду. На вимогу роботодавця в резюме можна викласти відомості

59

про ступінь володіння комп’ютером та іноземними мовами, володіння суміжними спеціальностями.

Кожне нове повідомлення у резюме пишеться з абзацу. Оформляти цей документ варто на одному аркуші паперу формату А4. У правому верхньому кутку резюме можна помістити фотокартку, якщо того вимагає роботодавець.

2.6. Характеристика

Характеристика – документ, у якому в офіційній формі викладено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї

установи.

Оформляється характеристика у двох примірниках, один з яких

видається працівникові, інший (копія) – залишається в установі.

Оскільки текст характеристики за видом мовлення є описом, його

елементи розміщують у послідовності, зумовленій ступенем важливості тієї

чи іншої інформації. Це дозволяє читачеві швидко скласти загальне враження про особу, якій надається характеристика.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Якщо у

(навчатися), то використовуються дієслівні форми теперішнього часу. Якщо характеристика видається випускникові навчального закладу або працівнику,

який звільнятиметься, то використовуються дієслівні форми минулого часу.

Література

Основна

1.Васильченко В.М., Доценко О.Л. Юридичні документи: правила укладання та оформлення. Навчальний посібник. – Тернопіль: Навчальна книга – Богдан, 2011. – 552 с.

2.Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.

60