Українська мова (за проф.спрямуванням) Андреєва Т., Іванова О

в) властивий художникові слова чи іншому носієві мови стиль, який стає об’єктом дослідження лінгвістів.

11. Обговорення, відстоювання та пропаганда важливих суспільно-політичних ідей, сприяння суспільному розвитку – мета мовлення:

а) розмовного стилю; б) публіцистичного стилю;

в) офіційно-ділового стилю.

12. Мовними особливостями офіційно-ділового стилю є:

а) використання канцелярської лексики, широке вживання готових словесних формул, переважання простих ускладнених синтаксичних конструкцій;

б) використання суспільно-політичної лексики, переважання складних речень, гранично точний виклад, часте вживання прислівників і прикметників;

в) широке застосування слів у переносному значенні, гранично точний виклад, переважання простих ускладнених синтаксичних конструкцій.

13.Поєднанням інформативних і впливових компонентів, оцінність, емоційність, точність, логічність, офіційність, стандартизованість – це ознаки:

а) розмовно-побутового стилю; б) офіційно-ділового стилю; в) публіцистичного стилю; г) наукового стилю; ґ) конфесійного стилю.

14.Велика кількість термінів і слів з абстрактним значенням, застосування складних синтаксичних конструкцій, уживання слів у прямому значенні – це ознаки стилю:

а) розмовно-побутового; б) офіційно-ділового; в) публіцистичного; г) наукового; ґ) конфесійного.

15.Широке використанні готових словесних формул, трафаретів:

а) порушення норм офіційно-ділового стилю; б) порушення норм адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-

ділового стилю; в) відповідає нормам адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-

ділового стилю; г) один із напрямів стандартизації ділового мовлення.

41

Розділ 2. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

2.1. Документ як носій юридичної інформації

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства (ДСТУ ―Діловодство і архівна справа‖).

Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання,

зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві (стаття 27

Закону України ―Про інформацію‖).

В Україні процеси документотворення та документообігу регламентуються такими нормативними актами:

-Закон України “Про обов’язковий примірник документа” від 9 квітня

1999 р. // Відомості Верховної Ради. – 1999. – № 22 – 23.

-Закон України “Про звернення громадян” від 2 жовтня 1996 р. //

Відомості Верховної Ради України. – 1996. – № 47.

-ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації

“Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації”:

Вимоги до оформлення документів / Чинний від 1 вересня 2003 р.

―Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти,

листи тощо, створювані в результаті діяльності:

-органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

-підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і

розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення

42

документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів‖16.

-ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 1 січня 1995 р. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.

-Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної

Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затв.

Постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

// Офіційний Вісник України. – 1997. – № 43. – від 31.10.1997.

Загальні функції документа 17:

1.Інформаційна – це здатність документа задовольняти потребу суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.

2.Комунікативна – це здатність документів бути інформаційним засобом передавання, обміну, комунікації тощо.

3.Кумулятивна – це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її зберігання для

нинішнього та майбутнього поколінь. Спеціальні функції документа 18:

1.Управлінська (або регулятивна) – створення документів з метою управління і в процесі його реалізації.

2.Пізнавальна (або когнітивна) – здатність документа служити засобом отримання й передавання знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства.

3.Правова – це здатність документа служити засобом доведення, підтвердження певних фактів, свідчень.

16ДСТУ 4163-2003...

17Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – К.: О-во ―Знання‖, КОО, 2001. – С. 38 – 39.

18Там само. – С. 39 – 41.

43

4.Загальнокультурна – полягає у можливості документа сприяти розвиткові культури суспільства, виступати засобом закріплення й передавання культурних традицій.

Класифікаційні ознаки документів:

За призначенням: кадрові, довідково-інформаційні, обліково-

фінансові, господарчо-договірні, організаційні, розпорядчі.

За походженням: службові (створюються організаціями, установами,

службовими особами, які їх представляють. Оформляються в установленому порядку); особисті (створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

За місцем виникнення: внутрішні (мають чинність лише всередині тієї організації, де їх складено), зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями).

За напрямком: вхідні, вихідні.

За формою: стандартні (мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за певними правилами), індивідуальні (створюються у кожному конкретному випадку для розв’язання конкретної ситуації).

За складністю: прості, що містять інформацію з одного питання;

складні – містять інформацію з двох чи кількох питань.

За юридичною силою: справжні (видані відповідно до чинного закону з додержанням усіх правил. Поділяються на чинні та нечинні, які втрачають юридичну силу з певних причин); підроблені – зміст чи оформлення не відповідає істині.

За технікою відтворення (способом фіксації інформації) – письмові

(рукописні, відтворені механічним способом), графічні (графіки, малюнки,

схеми); фото-, кінодокументи; фонодокументи.

За терміном виконання – звичайні безстрокові (виконуються в порядку загальної черги або в строк, визначений керівництвом структурного підрозділу), термінові (укладаються у строки, визначені чинним

44

законодавством, керівником або які мають спеціальну позначку), дуже термінові.

За терміном зберігання: постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

За стадіями створення – оригінали, копії (відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; витяг;

дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).

За ступенем гласності – загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні, конфіденційні.

За носієм інформації – на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті.

Реквізити – елементи документа, сукупність яких є необхідною для набуття ним юридичної сили. Реквізити поділяються на: 1) постійні –

друкуються під час виготовлення бланка; 2) змінні – фіксуються в бланку під час його заповнення.

Формуляр–зразок – це модель побудови однотипних документів, яка визначається галуззю їх використання і встановлює особливості формату,

добору та розташування реквізитів.

Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінних відомостей.

Штамп – сукупність реквізитів, яка оформляється в документі як цілісний блок, наприклад: герб держави чи емблема установи, назва міністерства чи відомства, назва установи, юридична адреса установи,

телефон, факс.

Справочинство – діяльність уповноважених осіб, яка охоплює процеси документотворення й документообігу.

Реєстрація документів – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного

45

позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Контроль за виконанням документа – дія уповноваженої особи чи структурного підрозділу, спрямована на забезпечення своєчасного та якісного виконання документа.

Справа – сукупність документів, які стосуються певного питання чи галузі діяльності установи, організації. Чинними нормативами зі справочинства визначені такі правила формування справ19:

1)у справи групуються лише оригінали правильно оформлених і виконаних документів, окрім випадків, коли оригінали відсутні (підшиваються засвідчені копії документів);

2)у справи групуються документи одного діловодного року, крім особових,

судових та перехідних справ;

3)документи тимчасового та постійного зберігання групуються, як правило,

в окремі справи ;

4)до однієї справи включаються документи, які стосуються одного питання або становлять єдиний тематичний блок;

5)документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні;

6)обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 – 40 мм завтовшки).

Формування справ – це групування виконаних документів у справи

відповідно до номенклатури справ.

Номенклатура справ – обов’язковий для кожного підприємства

(організації, установи) систематизований перелік найменувань справ,

створюваних у справочинстві установи, оформлений у відповідному порядку з зазначенням строків зберігання справ.

19―Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади‖, затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

46

Архів – установа (підрозділ установи), що здійснює збирання,

упорядкування і зберігання виконаних документів, писемних пам’яток.

Документообіг – рух документів у структурі органу з часу їх створення чи одержання до звершення виконання.

Правила документообігу:

1.Проходження документів має бути оперативним, оптимально здійснюватись.

2.Кожне переміщення документа має бути виправданим.

3.Документи не повинні повторюватися.

4.Процес проходження і процес обробки основних категорій має бути максимально однаковим.

2.2. Вимоги до мови документа і до його оформлення

Вимоги до укладання документів:

1.Документ видає повноважний орган або компетентна особа.

2.Документ не повинен суперечити чинному законодавству й підзаконним актам.

3.Документ має бути достовірним і відповідати завданням керівництва.

4.Документ має бути складений за встановленою формою.

5.Документ має бути бездоганно оформлений і відредагований. У ньому не повинно бути юридичних та мовних помилок.

Вимоги до оформлення сторінки документа:

1.Під час друкування документів необхідно використовувати відповідні положення табулятора, визначені для оформлення різних реквізитів.

2.Тексти документів на бланках А4 друкуються через 1,5 міжрядкові інтервали, на бланках А5 – через 1 інтервал.

3.Якщо документ друкується на кількох сторінках, вони повинні бути пронумеровані, крім першої.

4.На бланку друкується перша сторінка, решта – на чистих аркушах.

47

5.На останню сторінку можна переносити підпис і не менше двох рядків тексту.

6.Не переноситься на наступну сторінку, не залишається на попередній сторінці 1 рядок тексту чи слово.

Під час друкування документів потрібно дотримуватися таких

норм:

1.Використовувати такі стандартні положення табулятора:

1)0 (від межі лівого поля) – для реквізитів ―Дата документа‖, ―Заголовок до тексту‖, ―Текст‖ (без абзаців), ―Відмітка про наявність додатка‖, ―Прізвище виконавця і номер його телефону‖, ―Відмітка про виконання документа і направлення його до справи‖, найменування

―СЛУХАЛИ‖, ―ВИСТУПИЛИ‖, ―ВИРІШИЛИ‖, ―ПОСТАНОВИЛИ‖, ―НАКАЗУЮ‖, ―ПРОПОНУЮ‖;

2)1 (12,5 мм) – для початку абзаців у тексті;

3)4 (92 мм) – для реквізиту ―Адресат‖;

4)5 (104 мм) – для реквізитів ―Гриф затвердження‖ та ―Гриф обмеження доступу до документа‖;

5)6 (125 мм) – для розшифровки підпису в реквізиті ―Підпис‖;

2.Документи друкувати з використанням 12 – 14 кеглів20. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) дозволено оформляти рукописним способом21.

3.Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 – 3 міжрядковими інтервалами.

4. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків,

друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів

20Кегль – розмір друкарської літери (з гори до низу рядка).

21ДСТУ 4163-2003.

48

―Адресат / адресант‖, ―Гриф затвердження‖, ―Гриф погодження‖

відокремлюють один від одного 1,5 – 2 міжрядковими інтервалами.

5.Назву виду документа друкують великими літерами.

6.Розшифрування підпису в реквізиті ―Підпис‖ друкують на рівні останнього рядка назви посади.

7.Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 мм (28 друкованих знаків).

8.Текст документа на аркушах формату А4 друкується через 1,5

міжрядкового інтервалу, на аркушах формату А5 – через 1 інтервал.

9.Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова

―Додаток‖ і ―Підстава‖ друкують від межі лівого берега, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

10.Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці

аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому та зворотному боці аркуша22.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, використання заголовків, нумерації тощо.

Абзац – відступ управо у початковому рядку, яким починається оформлення викладу нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має зачин, фразу, коментарі.

Середня довжина абзацу – 4 – 6 речень.

Назва виду документа – реквізит, необхідний для всіх документів,

крім листів. Друкується великими літерами, крапка у кінці назви виду документу не ставиться. Назва виду документа повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності23.

22ДСТУ 4163-2003.

23Примірна інструкція з діловодства.

49

Заголовок до тексту документа відбиває зміст тексту і, як правило,

формулюється за допомогою віддієслівних іменників як відповідь на запитання, яке можна поставити від назви виду документа, напр.: наказ (про що?) про створення підрозділу установи; договір (про що?) про постачання товару. Якщо у документі висвітлюється кілька питань, то заголовок формулюється узагальнено. Друкується малими літерами через один інтервал, розміщується під назвою виду документа з відступом від нього, має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка у 28 друкованих знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150

друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапка у кінці заголовка не ставиться. Якщо заголовок друкується розташовується після назви документа, його перше слово друкується з малої літери. Якщо заголовок відділяється від назви документа іншими реквізитами, потрібно розпочинати друкувати його з великої літери.

Текст документа – основний реквізит документа, який ―повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно,

зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження‖24.

―Примірна інструкція з діловодства...‖, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 року, висуває такі вимоги до тексту документа:

1.З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

узагальнюючих документів.

2.Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів.

24 Примірна інструкція з діловодства.

50