Приглашенные выступающие

Если вы пригласили для выступления на тренинге постороннего человека, существует ряд факторов, о которых стоит задуматься. · Зачем вы приглашаете выступающего? Каковы ваши цели? Каковы ваши ожидания в отношении того, что выступающий внесет в ваше мероприятие? · Определите область требуемой компетентности и поставьте задачи. · Определите потенциальных выступающих. На этой стадии рассмотрите как людей организации, так и людей со стороны. · Определив потенциальных выступающих, сузьте поле для выбора, определив, сколько денег вы можете потратить на выступающего, его специфическую область компетенции и доступность. · Как только эти детали прояснены, утвердите с выступающим дату, время, место и содержание выступления. Также необходимо уточнить детали для любого демонстрационного материала, которым вы собираетесь воспользоваться. · Имейте в виду, что однажды выбранный выступающий может потребовать аннулировать договор, если вы постоянно откладываете мероприятие. · Выбор выступающего очень важен. Выступающие различаются по манере, стилю и содержательным деталям. Гонорар также сильно зависит от их статуса. · Важно найти выступающего, который бы соответствовал размеру и масштабу мероприятия. Плохой оратор может выступить как де-мотивирующий фактор и уничтожить вашу репутацию. · Перед программой посвятите оратора в те же самые детали, что и участников. · Вы можете ознакомить выступающего с целями, задачами и контекстом своей программы. Если вы приглашаете более чем одного оратора, можно попросить их связаться друг с другом, чтобы они проверили, не повторяет ли их материал содержание речи других выступающих. · Перед мероприятием осведомитесь о необходимом им оборудовании и, как и в случае с участниками, особых диетических требованиях. Также попросите их о жесткой копии слайдов, чтобы включить их в буклет участников. · Удостоверьтесь, что все выступающие ознакомлены с помещением для выступления. Компенсируйте их дорожные расходы. · После мероприятия напишите благодарственные письма выступавшим.

Организация мест для проведения тренингов

Подобно поиску выступающих, поиск помещения для тренинга требует времени и терпения и часто является одной из обязанностей тренера. Если вы имеете административную поддержку, можете поручить это дело администраторам, как только вы составите соответствующее руководство. Помните: чтобы найти идеальное помещение, необходимы четко сформулированные критерии.

Во-первых, определите, что вам нужно от помещения (эти требования могут меняться в зависимости от типа проводимого мероприятия). Если это внутренняя программа для сотрудников вашей организации, можно использовать ресурсы компании. Однако все чаще и чаще организации готовы использовать удобства на стороне, если чувствуют, что для обучения важно создать среду, отличающуюся от привычной.

Если вы проводите программу вне стен организации, ищите место с наиболее приемлемыми ценами и предоставляемыми удобствами в своем районе. Иногда организации хотят, чтобы это место было весьма удаленным. В этом случае необходимо воспользоваться рекламной информацией или рекомендациями других. Если у вас налажена сеть отношений с другими тренерами или организациями, можно посоветоваться с ними.

Существуют особые организации, занимающиеся поиском помещений, которые выяснят ваши потребности и предложат выбор вариантов. Обычно вы не платите за услуги такой фирмы, потому что она получает комиссионные от сделки при сдаче помещения. Эти фирмы могут быть ценным ресурсом, потому что ведут переговоры вместо вас, и если вы обращаетесь к их услугам регулярно, они начинают понимать, что именно вам необходимо. Альтернативно, вы или ваша администрация можете составить собственный банк контрактов с помещениями.

Хотя поиск подходящего помещения требует временных затрат, это очень важная составляющая любой программы тренинга. Особую важность она приобретает во время проведения выездного тренинга или конференции, поскольку возникают дополнительные требования, связанные с количеством участников или необходимыми удобствами. Вам необходимо осмотреть помещение и задать следующие вопросы.

Главная комната · Достаточно ли она велика, имеет ли хорошее естественное освещение? · Удобны ли сиденья, есть ли приспособления для того, чтобы участникам было удобно писать? · Есть ли смежные комнаты? · Есть ли поблизости туалеты? · Есть ли поблизости бизнес-центр, где можно сделать ксерокопию, принять или послать факс? · Вероятны ли какие-либо беспокойства, такие как очистка стен, декоративный ремонт или перестройка? · Организуются ли одновременно другие мероприятия в этом помещении? (Иногда маленькие события могут быть подавлены другими крупными конференциями.)