Организатор конференций

Есть существенные различия между проведением тренинга и проведением конференции. Обычно на конференции присутствуют более двенадцати участников. В крупных организациях их количество может составить сотни человек. Эти мероприятия требуют исключительных организаторских способностей и высокого уровня поддержки. Для успеха необходимы тщательное планирование и знания проектного менеджмента. В следующих разделах обсуждаются ключевые моменты, о которых необходимо помнить для проведения успешной конференции (см. также главу 4).

Начальная подготовка · Обозначьте цели и задачи; будьте готовы к их уточнению по мере развертывания программы. · Определите целевую аудиторию; если вы намерены использовать почтовую рассылку, гарантируйте, что фирма, обеспечивающая ее, обладает солидной репутацией, имеет необходимый опыт и располагает современными материалами. · Заблаговременно утвердите список выступающих. · Согласуйте дату с инициаторами конференции, найдите помещение и заранее договоритесь о его аренде; сохраните договор аренды на случай, если придется изменить детали мероприятия или даже отменить его. · Позаботьтесь, чтобы дата проведения конференции не совпала с другими мероприятиями. Если запланированная аудитория является интернациональной, уточните даты национальных праздников соответствующих стран. · Выясните, не проводятся ли аналогичные вашему по целям мероприятия - вы могли бы привлечь их участников. · Разработайте рекламные материалы. Проверьте вместе с выступающими, чтобы описания их области интересов, личных заслуг, должностей и темы выступления были указаны правильно. · Планируйте эффективную рекламную кампанию с высокой степенью информированности потенциальных участников в вашем мероприятии. · Разработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Будьте готовы к возможным неприятностям, но не впадайте в панику! Продумайте варианты действий в случае непредвиденных осложнений: болезни выступающих, проблемы с арендованным для конференции помещением, забастовки железнодорожников и т. д.

Ближе к мероприятию · Разошлите информацию о конференции своей целевой аудитории не позже чем за шесть недель, а в идеале - за три месяца до начала мероприятия. Имейте в виду, что это нужно сделать со значительным запасом времени, но не слишком рано, чтобы ваше мероприятие не казалось слишком отдаленным по времени. · Рассмотрите различные формы рекламы, включающие статьи в специализированных журналах, посвященных обучению и бизнесу, вставки в журналы и электронную почту. Печать материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы уложиться в сроки. Проверьте даты готовности печатных материалов. · Рассмотрите вопрос публикации статьи в журнале, освещающем тему вашей конференции и рекламирующем ее. · Будьте осторожны при затратах на рекламу. Цены в этой области легко «зашкаливают». · Активно поработайте с администрацией арендованного помещения. Определите, кто из сотрудников может помочь вам все спланировать и кто будет там в назначенный день. Разберитесь с деталями, включая получение информации о повестке дня выступающими и участниками. Обсудите с управляющим площадки возможные случайности, опыт и варианты действий администрации на случай непредвиденных обстоятельств. · По мере того как приготовления набирают темп и событие приближается, задайтесь вопросами с позиций участника. Почему я должен ехать сюда? Что даст мне эта конференция? Как содержание конференции может быть полезным для моей компании? Оправданны ли мои инвестиции в это мероприятие? Эффективна ли организация мероприятия? Не будет ли мне сложно добраться сюда? · Разработайте систему процесса регистрации. · Если вы позаботились обо всех ключевых моментах, заявки на участие в программе должны начать поступать в течение месяца после первого объявления о конференции. Отработайте схему размещения участников для проживания. Будьте готовы проверить следующее. Были ли проблемы с почтовой рассылкой? Мы пригласили нужных людей (достаточно ли их число)? Является ли содержание программы актуальным? Нет ли совпадения по срокам с какой-либо другой программой? В случае необходимости будьте готовы к обзвону участников для выяснения, есть ли у них какие-нибудь проблемы. · Может получиться так, что придется отменять программу. Планирование всегда должно включать оценку финансовых убытков и последствий отмены мероприятия. Если отмена необходима, вы должны быть абсолютно уверены, что она будет проведена максимально профессионально. · Работайте со своими выступающими; удостоверьтесь, что их представления о выступлении совпадают с вашими. Тщательно проинструктируйте их о месте предстоящего выступления и об ожидаемой аудитории. Будут ли они размещены на ночь? Кто встретит их, кто присоединится к ним за обедом? Вы хотите, чтобы они присутствовали в течение всей конференции? Когда будет проводиться «разбор полетов» с их участием? · Все эти вопросы жизненно важны, если вы пригласили выступающих «со стороны», услуги которых оплачиваются. Особое значение они приобретают, если вы просите выступить руководителей вашей организации.

За несколько дней до начала мероприятия · Обязательно еще раз проверьте наиболее важные пункты, в частности: помещение, арендованное для конференции, а также условия питания участников; выступающих; оборудование; представителей прессы, которых вы пригласили. Несмотря на разработанный план, не забывайте о возможности возникновения непредвиденных ситуаций. · Сделайте все, что в ваших силах, чтобы быть бодрым. Днем вас ожидают большие нагрузки. Чем лучше вы подготовитесь, тем с большей вероятностью вы успешно справитесь с любой сложной ситуацией.

В день мероприятия

Все пройдет отлично, если вы тщательно спланировали мероприятие. Проведите день с выступающими и участниками. Переложите заботы о комфорте участников на плечи менеджеров арендованного конференц-зала, они справятся со своими обязанностями.

После мероприятия

Продолжайте делать все так же профессионально, как и во время планирования и проведения конференции. · Поблагодарите выступающих, персонал конференц-зала и представителей прессы. · Доведите до конца все действия и выполните все намеченные планы. · Проанализируйте все, что вы планировали, и то, что произошло, сравните результаты. Что в следующий раз можно сделать лучше?