41. Використання електронної пошти

Як відомо, електронна пошта є одним з найбільш поширених і використовуваних сервісів мережі Інтернет. Навіть склалися певні правила Інтернет етикету (так званий “нетикет”, від англ. “net” - мережа), спрямовані, як і будь-який етикет, на гармонізацію спілкування між людьми, зменшення витрат часу на обробку пошти, підтримку ділових і дружніх взаємин за допомогою електронного поштового зв’язку.

Не дивлячись на простоту та природність правил роботи з електронною кореспонденцією, багато людей свідомо або мимоволі не дотримуються їх. Як правило, в електронному повідомленні повинні бути заповнені всі поля:

• “Адреса одержувача”

• “Тема повідомлення”

• “СС” (carbon copy - адреса для копії)

• “Тіло листа”

• “Підпис”

• “Доданий файл (attachment)”.

Поле “Тема повідомлення” зазвичай містить від 3 до 8 слів, що лаконічно відображають його суть. У випадку листа-відповіді поштова програма автоматично розміщує в цьому полі тему вихідного листа, додаючи дві літери “Re” (від англійського “reply” - відповідь). Відсутність теми, як і відсутність супровідного тексту при пересиланні доданих файлів є ознакою поганого тону, і за наявності “обтяжуючих обставин” (наприклад, декілька порожніх листів підряд) часто є причиною ігнорування кореспонденції. Напевно майже всі потрапляли до ситуації, коли доводиться шукати потрібного листа серед великої кількості повідомлень без теми і для того, щоб знайти потрібну вам інформацію, ви змушені відкривати кожного листа та витрачати на пошуки багато часу даремно.

Отож, якщо ви додаєте вкладений файл, обов’язково вкажіть на це у листі.

Тіло листа

Довжина листа, як правило, не повинна перевищувати пів сторінки - сторінку. Більш довгі повідомлення готують в текстових редакторах і надсилають як додані файли. Варто у листі не використовувати багату кольорову гамму чи різні шрифти. Цілком можливо обмежитися одним кольором та одним розміром шрифту. Найчастіше у електронних листах використовуються такі шрифти як Arial (розмір 10-11), Times New Roman (розмір10 -11).

Якщо ваш партнер переходить від офіційного підпису - прізвище і посада - до менш офіційного, то доречно звертатися до нього по імені: шановний Іване Петровичу або просто Іване Петровичу.

Електронний підпис - це спеціально створений файл (sіgnature), що являє собою Ваш текстовий підпис. Наявність електронного підпису у Ваших повідомленнях є правилом гарного тону для ділового листування. У всіх сучасних поштових програм є опція створення електронного підпису. Електронний підпис не має перевищувати 5-6 рядків і може містити Ваше прізвище та ім’я, електронну адресу, адресу Інтернет сторінки (якщо є)

Корисно мати кілька варіантів підписів, які можна гнучко використовувати в залежності від характеру листування .

Електронна пошта - це комунікація з іншими людьми. Перш ніж відправити лист електронною поштою, прочитайте його і запитаєте себе, як би Ви відреагували, отримавши такого листа. Пам’ятайте про те, що важливо відповідати на електронні листи, які ви отримали від колег. Лишити листа без відповіді – найгірше порушення ділового етикету листування