32. Поняття бази даних. Структура бази даних.

База даних (БД) – це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються в пам’яті комп’ютера.

Прикладом бази даних є розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах, телефонний довідник, словник, енциклопедія і т.д.

СУБД MS Access структура бази даних є такою: об’єкти бази - таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі; різні інструменти для аналізу структури та перетворення бази даних – майстри. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. д.

Таблиці баз даних створюються користувачем для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної області.

Форми призначені для введення, перегляду та коректування взаємозв'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми можуть також використовуватися для створення панелей керування.

Запити створюються користувачем для вибирання потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таблиць. За допомогою запиту можна також відновити, вилучити або добавити дані в таблицю чи на основі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друкування.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на деякі події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Модулі містять програми, складені мовою Visual BASIC, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків. Visual BASIC — це наочний графічний засіб об'єктно-орієнтованого програмування.

 

33. Заповнення Баз Даних. Редагування вмістимого таблиць

Запустіть програму Access.

Натисніть мишкою на кнопку нова база даних. З'явитися вікно, де в полі ім'я файлу як ім'я бази даних введіть назву бази данних.Щелкніте по кнопці створити або натисніть на клавішу [Enter].

У наступному вікні виберіть тип створюваного документа. Ви створюєте таблицю, тому оберіть закладку таблиця. Натисніть кнопку створити.

Переходимо до роботи з наступним вікном: Нова таблиця. Тут кілька варіантів, але ви оберете конструктор і клацніть по кнопці ОК. З'явиться вікно конструктора.

У лівій верхній клітині введіть ім'я поля і натисніть на клавішу [Enter]. У сусідній клітці з'явитися тип даних, за замовчуванням він задається текстовий. Будь-який інший вибирається за допомогою спадаючого меню.

Заповніть поля в конструкторі даними. Загальні властивості поля залишаємо за замовчуванням

Збережіть таблицю, натиснувши на клавішу.

У вікні наберіть ім'я таблиці список і натисніть ОК. З'явиться запит на створення ключового поля унікального поля запису, за яким зручно зв'язувати таблиці. У даному варіанті будуть самостійно з'являтися числа номери записів. Натисніть Так.

Перейдіть в режим таблиці, натиснувши на кнопку. Введення даних ви будете робити в цьому режимі, заповнюючи клітини таблиці. Значення поля код буде змінюватися автоматично. Якщо закінчити введення в осередок натисканням клавіші [Enter], то маркер перейде в наступну комірку.

Збережіть запис, натиснувши на. В результаті ви отримаєте таблицю, з якою можна працювати.

Введення даних в таблицю і її редагування

Для відображення на екрані таблиці у вікні бази даних виділите ім'я таблиці в списку і виберіть команду Відкрити (Open) у меню Файл (File) або натискуйте кнопку Відкрити (Open) на панелі інструментів.  Клацніть вічко, в яке необхідно ввести дані. Введіть дані і натискуйте клавіші Enter або Tab. Для переходу до порожнього запису натискуйте клавіші Ctrl +(символ «плюс») або натискуйте кнопку переходу по записах Новий запис (New Record) (див. мал. 23.4)  Зміна значень полів, додавання або видалення даних і пошук даних виконується в режимі таблиці. Введення нових даних у виділене поле автоматично замінює старі. Кількість символів, що вводяться, залежить від розміру поля, а не від ширини стовпця. Текст не може бути розірваний усередині вічка. У одному вічку не можна відображувати декілька рядків тексту.  Аби ввести одні і ті ж дані в декілька вічок, виділите вічка, наберіть дані, а потім натискуйте Ctrl+Enter. Для видалення даних у виділеному полі натискуйте клавішу Delete .  Наприклад, аби ввести шифр компонента 06-02-11 як текст, а не значення часу, введіть 06-02-П. Аби змінити формат вічок, виберіть їх і на панелі інструментів аркуша клацніть кнопку Панель властивостей.