Типові ситуації в торговій діяльності

Придбання матеріальних цінностей з попередньою оплатою по рахунку

Введення даних про контрагента

Якщо постачальник новий, то зручніше почати з введення відомостей про нього в довідник «Контрагенти».

1.Відкриваємо форму списку довідника «Контрагенти» (меню «Підприємство» — «Контрагенти»).

2.У формі списку відкриваємо групу «Постачальники». Якщо такої групи в довіднику «Контрагенти» немає, то створюємо таку групу за допомогою кнопки «(«Створення нової групи») на командній панелі форми списку.

3.Створюємо новий елемент довідника «Контрагенти» натисненням на кнопку («Додати») — в результаті на екрані комп'ютера відкриється порожня форма елементу довідника «Контрагенти». Цю форму треба буде заповнити відомостями про нового постачальника.

4.У верхній частині форми елементу заповнюємо поле «Найменування» — сюди вносимо коротке найменування контрагента без лапок.

5.На закладці «Загальні» заповнюємо поля відомостями з рахунку, виписаного постачальником: повне найменування контрагента (у цьому вигляді воно потім відображатиметься в наших документах), коди ЄДРПОУ, ІПН, Номер свідоцтва платника ПДВ.

6.Переходимо на закладку «Контакти». Тут вносимо відомості про юридичну адресу постачальника.

7.Переходимо на закладку «Рахунку і договори». Ця закладка містить дві табличні частини: «Банківські рахунки» і «Договори контрагентів».

8.У табличну частину «Банківські рахунки» вносимо відомості про банк і розрахунковий рахунок, вказані в рахунку постачальника.

9.У табличну частину «Договори контрагентів» за умовчанням вже буде підставлений запис про основний договір з контрагентом — відомості про договір необхідні системі для обліку і правильного заповнення документів, навіть якщо реально договір з контрагентом не укладався. Подвійним клацанням миші по запису про договір відкриваємо форму договору з контрагентом. У цій формі змінюємо найменування договору на «Постачання по рахунку». Указуємо назву типу цін: «закупівельна» (цю назву може потрібно буде заздалегідь ввести в меню «Підприємство» — «Товари (матеріали, продукція, послуги)» — «Типи цін номенклатури»). Решту реквізитів договору залишаємо встановленими за замовчуванням.

10.Закриваємо всі відкриті форми із збереженням введеної інформації (натискаючи на кнопку «ОК» на тих формах, де є така кнопка).

Підготовка платіжного доручення

1.Відкриваємо журнал платіжних доручень вихідних (меню «Банк» — «Платіжне доручення вихідне») і створюємо новий документ натисненням на кнопку («Додати») командної панелі журналу.

2.У формі документа, що відкрилася, «Платіжне доручення вихідне» частина полів буде заповнена інформацією за умовчанням: буде підставлена наша основна організація, банківський рахунок організації (встановлений як основний), порядковий номер документа і поточна дата. При необхідності цю інформацію можна змінити.

3.Вводимо відомості про постачальника і умови оплати: у полі «Одержувач» вказуємо постачальника; у полі «Банківський рахунок» напроти поля «Одержувач» вказуємо банківський рахунок постачальника. На закладці «Основна» в полі «Сума»

вводимо загальну суму платежу, в полі «Договір» указуємо відомості про договір з постачальником, в полі ставка ПДВ вибираємо ставку ПДВ (швидше за все, 20%). На закладці «Друк» коректуємо поле «Текст призначення платежу»: «Оплата за ... по рахунку № ... від ...».

4.Якщо банк приймає платіжні доручення в паперовому вигляді, то роздруковуємо платіжне доручення у необхідній кількості екземплярів за допомогою кнопки «Платіжне доручення» або «Друк» в нижній частині форми документа. Якщо ж з банком налагоджена взаємодія по електронних каналах за допомогою програми типу «Клієнт банку», то організовуємо передачу платіжного доручення в банк в електронному вигляді (меню «Банк» — «1С Підприємство - Клієнт банк», потім працюємо з банківською програмою).

Реєстрація безготівкової оплати постачальникові

Після отримання банківської виписки, що підтверджує списання грошей з розрахункового рахунку нашої організації, в інформаційній базі слід зареєструвати оплату постачальникові.

1.Відкриваємо обробку «Виписка банку» (меню «Банк» - «Виписка банку»), вказуємо організацію, розрахунковий рахунок і період (наприклад, поточний місяць).

2.У формі обробки, що відкрилась, додаємо нову виписку натисненням кнопки «Додати» в командній панелі.

3.У формі «Виписка банку» указуємо розрахунковий рахунок організації і дату виписки. Натискаємо кнопку «Підібрати несплачені» - в окремому вікні буде відібраний список всіх вихідних платіжних документів, оплата яких не була відображена раніше. У списку документів відзначаємо прапорцями сплачені платіжні доручення і натискаємо кнопку «Провести відмічені». Відміченим платіжним документам автоматично буде встановлена ознака оплати, документи сформують проводки перерахування грошових коштів.

Реєстрація надходження матеріальних цінностей

72

Для правильної реєстрації надходження ТМЦ потрібно отримати від постачальника підтверджуючий документ (зазвичай накладну).

1.Відкриваємо журнал документів «Надходження товарів і послуг» (меню «Покупка» — «Надходження товарів і послуг») і створюємо новий документ натисненням на кнопку («Додати») командної панелі журналу.

2.Встановлюємо вид операції документа (кнопка «Операція» командної панелі форми документа). Якщо поступають товари або матеріали для забезпечення основної діяльності, то указуємо вид операції «Покупка, комісія». Якщо цінності, що поступають, надалі передбачається ставити на облік як об'єкти основних засобів, то указуємо вид операції «Устаткування».

3.У шапці форми документа указуємо дату надходження, нашу організацію, склад, контрагента і договір з контрагентом. Внизу форми в полі «Коментар» вводимо текст «Надходження ... по документу постачальника №

... від ...».

4.На закладці «Товари» вводимо перелік ТМЦ, що поступають, з довідника «Номенклатура» — при цьому додатково відкриватиметься форма списку довідника. При введенні нових елементів їх слід відразу включити в ті групи довідника, які відповідають передбачуваному використанню ТМЦ, так, товари для продажу записуються в групу «Товари», матеріали для використання в основній діяльності записуються в групу «Матеріали». Для кожної позиції номенклатури указуємо кількість, ціну і ставку ПДВ. Рахунки обліку ТМЦ залишаємо підставлені за замовчуванням.

5.Проводимо документ «Надходження товарів і послуг» натисненням на кнопку («Провести») на командній панелі форми документа.

Оптовий продаж по попередній оплаті

Оформлення рахунку покупцеві

1.Якщо покупець новий, то до оформлення рахунку слід ввести відомості про нього. У довіднику «Контрагенти» відомості про покупця доцільно включити в групу «Покупці».

2.Відкриваємо журнал документів «Рахунок на оплату покупцю» (меню «Продаж» — «Рахунок на оплату

покупцю») і створюємо новий документ натисненням на кнопку («Додати») командної панелі журналу.

3.Форма документа, що відкрилася, буде частково заповнена: до неї будуть внесені дані по нашій організації, банківському рахунку, номері і даті рахунку. При необхідності ці дані можна змінити. Потім в полі «Контрагент» указуємо дані про покупця, в полі «Договір» — дані про договір з контрагентом. Якщо наша організація забезпечує доставку товару, заповнюємо поле «Адреса доставки».

4.Заповнюємо табличну частину закладки «Товари» відомостями з довідника «Номенклатура». Для кожної позиції номенклатури указуємо кількість, ціну і ставку ПДВ.

5.Формуємо друкарську форму натисненням на кнопку «Друк» або «Рахунок на оплату» в нижній частині форми документа.

Реєстрація безготівкової оплати від покупця

Після підтвердження оплати рахунку банком слід зареєструвати цей факт в інформаційній базі.

1.У журналі рахунків покупцеві виділяємо запис недавно оформленого документа, натискаємо на кнопку («Ввести на підставі») на командній панелі журналу і в меню, що відрило, вибираємо пункт «Платіжне доручення вхідне».

2.Форма документа, що відкрилася, буде заздалегідь заповнене відомостями про нашу організацію і покупця. Вводимо інформацію, якої не вистачає: номер платіжного доручення контрагента, дату документа, перевіряємо, щоб був встановлений прапорець «Сплачено» і дата оплати. Закриваємо і проводимо документ натисненням на кнопку «ОК».

3.Для реєстрації безготівкової оплати від покупця можна скористатися обробкою «Виписка банку» (меню «Банк» - «Виписка банку»). Для цього у формі «Банківські виписки» потрібно додати нову виписку і за допомогою кнопки «Додати» створити новий документ «Платіжне доручення вхідне». При проведенні документа будуть сформовані проводки надходження грошових коштів на розрахунковий рахунок організації.

Реєстрація відвантаження ТМЦ покупцеві

Документ відвантаження покупцеві оформляємо заздалегідь. Після підтвердження відвантаження — прийому ТМЦ представником покупця документ відвантаження слід провести.

1.Знову відкриваємо журнал рахунків покупцеві, виділяємо запис недавно оформленого документа і на командній панелі журналу натискаємо на кнопку («Ввести на підставі»). Але цього разу в меню, що відкрилось, вибираємо пункт «Реалізація товарів і послуг».

2.Відкриється форма документа «Реалізація товарів і послуг», яка буде заздалегідь заповнена відомостями про нашу організацію, покупця і відвантажувані ТМЦ на підставі даних документа «Рахунок на оплату покупцеві». У документі буде встановлений вид операції — «Продаж, комісія». Вказуємо дату документа і записуємо документ в інформаційну базу без проведення натисненням на кнопку «Записати» (при цьому форма документа залишається відкритою).Роздруковуємо документ відвантаження натисненням на кнопку «Друк». Закриваємо документ без проведення кнопкою «Закрити».

3.Після оформлення прийому ТМЦ покупцем потрібно зареєструвати цей факт в інформаційній базі шляхом проведення документа. Для цього з журналу документів «Реалізація товарів і послуг» (меню «Продаж» — «Реалізація товарів і послуг») відкриваємо форму оформленого, але не проведеного документа подвійним клацанням миші по його запису. Потім проводимо і закриваємо документ натисненням на кнопку «ОК».

73

Оптовий продаж за готівку

Розглянемо ситуацію продажу товару за готівку (наприклад, приватному підприємцю). Передбачається, що на підприємстві використовується мережева версія «1С:Бухгалтерії 8 для України». Єдина комп'ютерна мережа охоплює бухгалтерію, відділ продажів, касу і склад товарів.

Оформлення реалізації товарів і послуг

Цей документ оформляє менеджер відділу продажів по заявці покупця (приватного підприємця).

1.Якщо приватний підприємець для нас новий, то до оформлення документа слід ввести відомості про підприємця в довідник «Контрагенти». У довіднику «Контрагенти» зведення про приватного підприємця доцільно включити в групу «Покупці».

2.Відкриває журнал документів «Реалізація товарів і послуг» (меню «Продаж» — «Рахунок на оплату

покупцеві») і створює новий документ натисненням на кнопку («Додати») командної панелі журналу. Вид операції документа (кнопка «Операція» командній панелі форми документа) залишаємо той, який був встановлений за умовчанням: «Продаж, комісія».

3.У формі документа «Реалізація товарів і послуг» в полі контрагент указує приватного підприємця, в полі «Договір» указуємо договір з підприємцем (навіть якщо договір з підприємцем реально не укладався, запис про договір все одно створюється системою). Заповнюємо табличну частину закладки «Товари» відомостями про товари з довідника «Номенклатура». Для кожної позиції номенклатури указуємо кількість, ціну і ставку ПДВ.

4.Записує документ без проведення натисненням на кнопку «Записати» в нижній частині форми. Роздруковуємо накладну натисненням на кнопку «Друк» в нижній частині форми документа і закриваємо документ натисненням на кнопку «Закрити».

Оформлення прибуткового касового ордера

Готівкова оплата оформляється документом «Прибутковий касовий ордер». Цей документ оформляє бухгалтер.

1.У журналі документів «Реалізація товарів і послуг» знаходить запис оформленого документа «Реалізація товарів і послуг». У командній панелі журналу натискаємо на кнопку («Ввести на підставі») і в меню, що відкрилося, вибираємо пункт «Прибутковий касовий ордер».

2.У формі документа, що відкрилася, «Прибутковий касовий ордер» буде вже заповнений більшість полів і буде підставлена сума по накладній. На закладці «Друк» в полі «Підставу платежу» вводять текст: «Оплата за товари по накладній № ... від ...».

3.Записуємо документ без проведення натисненням на кнопку «Записати». Роздруковуємо документ в одному екземплярі натисненням на кнопку «Прибутковий касовий ордер» або «Друк» в нижній частині форми документа. Закриваємо форму документа без проведення натисненням на кнопку «Закрити».

Реєстрація оплати по прибутковому касовому ордеру

Оплату від приватного підприємця по документу «Прибутковий касовий ордер» реєструє касир. Після отримання необхідної грошової суми від підприємця касир відкриває журнал документів

«Прибутковий касовий ордер», знаходить запис непроведеного касового ордера, по якому була проведена оплата, відкриває форму документа подвійним клацанням миші, потім проводить і закриває документ натисненням на кнопку «ОК».

Видача товару покупцеві

Видачу товару приватному підприємцеві виконує комірник на підставі оформлених паперових документів.

1.Заздалегідь перевіряє, що оплата товару була зареєстрована в системі: знаходить в журналі документів потрібний документ «Прибутковий касовий ордер» і упевняється, що цей документ проведений — тобто оплата по документу зареєстрована касиром.

2.Знаходить в журналі документів «Реалізація товарів і послуг» потрібний документ реалізації, звіряє дані про товар з аналогічними даними в накладною, наданою індивідуальним підприємцем, і оформляє видачу товарів.

Хід роботи.

Для закріплення матеріалів даної теми студент повинен сформувати і роздрукувати наступні документи:

1.Документ по придбанню товарів (3-4 номенклатурні позиції).

2.Документ про отримання послуг з транспортування товарів.

3.Документ по надходження маркетингових (або інших) послуг.

4.Рахунок на оплату покупцеві.

5.Документ по реалізації раніше придбаних товарів (2-3 номенклатурні позиції).

6.Документ надання покупцю послуг з транспортування ТМЦ.

Крім того студент повинен роздрукувати звіт по ТМЦ у вигляді Оборотно-сальдової відомості по рахунку 28 за період здійснення операцій купівлі та продажу ТМЦ.

Типові питання, які виносяться на захист лабораторної роботи:

1. Якими документами оформляється реалізація ТМЦ?

74

2.Якими документами відображається придбання ТМЦ?

3.Що таке довіреність? Для чого вона використовується?

4.За допомогою яких звітів можна відслідкувати рух ТМЦ?

5.За допомогою яких звітів можна перевірити стан взаєморозрахунків з покупцями та постачальниками?

75