9. Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Информация - это совокупность сведений о системе управления и внешней среде. Информация, используемая в управлении персоналом, классифицируется по следующим признакам:

I. По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию:

1) Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.

2) Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

3) Социальная информация образуется в процессе социологических исследований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.

4) Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т.п.

II. По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

1) Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

2) Исходяшая информация поступает от организации, в частности реклама, заявки на поставку материалов, товаров, оборудования.

3) Внутренняя информация образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета материалов, комплектующих изделий, товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию:

1) Первичная информация используется в том виде, в котором была получёна.

2) Производная информацию получают путем переработки первичной.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования;

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством право вое значение. Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам:

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы:

1) Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления, например заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности .

2) Авторами личных документов являются отдельные граждане. К такого рода документам относятся заявление о приеме на работу, расписка, доверенность и т.п.

По сложности различают простые и сложные документы:

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

1) Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т.п.

2) Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отражают исключительные ситуации (явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные и копии (дубликаты, выписки и т.п.).

По оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство - специальный раздел управления. Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.

Для обработки информации о персонале и оперативного управления работниками необходимы определенные технические средства. Обычно эти технические средства подразделяют на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.

Оргтехника включает в себя:

• простейшие средства орrrехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерские доски и т.п.);

• офисную мебель (столы, стулья и др.);

• машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки. ксероксы и т.д.);

• средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении от калькулятора до компьютера.

 На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислительной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система - это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказывают уровень технического развития организации и организационная культура.