45. Техника личной работы персонала в торговле и сфере услуг

Техника личной работы. Включает в себя виды инструментов личной работы, технологию тайм-менеджмента, основанную на ключевых задачах, планировании времени, «слоновой технике» и достижении поставленных целей.

Инструменты личной работы:

Календарь. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия.

Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат.

«Организатор» (от англ. organizer). Приведем достоинства «организатора»:

• совмещение в одном инструменте накопителей информации и технических средств (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор);

• единый фирменный стиль, компактность и удобство инструмента для работы;

• приемлемая цена от 100 до 500 руб. за «организатор» для менеджеров среднего и нижнего звена.

К числу недостатков «организатора» следует отнести следующие:

• отсутствие четкой классификации и систематизации записей, так как в нем объединены в принципе разные инструменты;

• множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом;

• отсутствие методов целевого планирования и технологии решения «слоновых задач».

Тайм-менеджер. Достоинства ТМ:

• позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения «слоновых задач»;

• дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;

• позволяет повысить свой творческий потенциал, жить полноценной жизнью и лучше общаться с окружающими;

• помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков;

• отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда ТМ становится базовым инструментом работы всего предприятия.

Однако ТМ имеет и свои недостатки:

• невозможность применения для широкого круга руководителей и специалистов. Так, ТМ неприемлем для неорганизованных и малодисциплинированных людей, работающих за столом, забитым и заваленным бумагами;

• необходимость специального обучения по ТМ (минимум 2-дневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации в ТМ (не менее 30 мин в день);

• высокая стоимость инструмента и обучения, оплату которых могут позволить себе только преуспевающие организации (от 400 до 900 долл. на человека).

Электронная записная книжка. Достоинства:

1. Малый габарит и масса позволяют носить ЭЗК в кармане рубашки или пиджака.

2. Наличие независимого будильника и часов с поясным временем.

3. Возможность программировать события, отстоящие от на-

стоящего времени на несколько лет.

4. Календарь до 2099 г.

5. Звуковое напоминание о наступлении запланированного события.

6. Телефонный справочник.

7. Блокнот для деловой информации.

8. Возможность работать с конфиденциальной информацией, снабженной кодом доступа.

9. Сетевой график, формирующийся автоматически при планировании событий на день, дает полное представление о ресурсах свободного времени.

10. Удобство работы в «полевых условиях»: в переполненном автобусе, электричке нажимать на клавиши гораздо удобнее, чем писать карандашом.

11. Возможность резервного копирования на диск компьютера и создание таким образом архива информации.

12. Нередкое совмещение функций телефона и фотокамеры с доступом в Интернете, электронной почте.

Недостатки, как у любых электронных устройств: зарядка, память, возможна потеря информации и пр.

Карманные портативные компьютеры. Эти устройства являются полноценными компьютерами и обладают большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Они имеют почти все возможности компьютеров класса «ноутбук», обладая при этом меньшими размерами и большей продолжительностью автономной работы.

Тайм-менеджмент.

В ТМ разработана простая и практичная методика достижения результатов. Эта методика включает четыре последовательных этапа:

1. Формулирование основных целей.

2. Установление приоритетов в решении задач.

3. Создание надежной базы для решений.

4. Установление связи между базой для решений и планированием времени.

1. Формулирование основных целей. Достичь своих целей Вы сумеете лишь в том случае, если они будут для Вас абсолютно ясны. Поэтому до тех пор, пока Вы не будете их себе четко представлять и не начнете себе о них регулярно напоминать, Вы вряд ли сделаете что-нибудь существенное для их реализации.

2. Установление приоритетов в решении задач. Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них попросту не хватит времени, денег и сил. Отсюда необходимость установить приоритеты, т.е. решить: какие цели являются наиболее важными; с какими задачами можно повременить; на решение каких задач следует направить свои ограниченные ресурсы?

Уметь устанавливать приоритеты крайне важно каждому человеку и жизненно необходимо всем руководителям. От системы приоритетов в решающей мере зависит Ваша эффективность и благополучие. Но для того чтобы правильно и точно определить, на что должны быть израсходованы Ваши ограниченные ресурсы, Вам необходима надежная база для принятия решений.

3. Создание надежной базы для решений. Чтобы обеспечить Вас всем необходимым, Ваша база для решений должна быть:

полной. Она должна охватывать все существенные аспекты Вашей жизни, включать в себя все задачи, на решение которых – сейчас или в будущем – Вам придется тратить время и прочие ресурсы, вне зависимости от важности этих задач, их сложности и привлекательности;

четкой и ясной. Вам необходимо увидеть стоящие перед Вами задачи во всей их совокупности и оценить ситуацию в целом. Для этого имеет смысл сгруппировать свои дела по сложности, характеру, степени завершенности и пр.;

удобной для работы. База для решений должна быть такой, чтобы ее всегда можно было иметь под рукой, брать с собой в командировки, носить на совещания и т.п., чтобы в нее легко можно было вносить поправки и дополнения и, наконец, чтобы с ней легко можно было познакомить других;

реалистичной и в то же время стимулирующей. Некоторые люди тяготеют к тому, чтобы взвалить на себя слишком много и ставить перед собой грандиозные цели. Обычно это ведет к разочарованию и нервным срывам. Другие, напротив, слишком много внимания уделяют повседневной текучке и исполнению обязанностей, так что у них не остается времени на развитие и самосовершенствование.

4.Установление связи между базой для решений и планированием времени. Вы сумеете достичь своих целей только в том случае, если будете расходовать свое время именно на те дела, от которых зависит результат.

"Слоновая техника"

"Слоновая техника" – это разработанный в ТМ подход к планированию времени. Слоновая техника хороша для решения очень крупных, или, попросту говоря, "слоновых задач", которые человек сразу не может решить.

Что такое "слоновые задачи"? Это:

крупные задачи, решение которых требует значительной работы и длительного времени;

задачи, промежуточные этапы которых не приносят видимых результатов, что ослабляет желание за них браться;

задачи, которые при краткосрочном планировании чаще всего откладываются "на потом" или кажутся не столь важными и срочными по сравнению с другими оперативными делами.

Как справиться с такими задачами? Разделять "слонов" на маленькие порции, которые можно положить в рот.

Это единственный способ достичь целей. Пользуясь разработанной ТМ "слоновой техникой", Вы сумеете добиться успеха за счет таких простых приемов:

разделайте "слона" на маленькие порции и распределите их по календарному времени;

в качестве задачи дня или недели включите съедение такой порции в список своих регулярных, жестко фиксированных дел;

старайтесь съедать порцию слона ежедневно, в дополнение КО всем СВОИМ обычным делам;

ешьте одного и того же "слона", пока не съедите его до конца;

не беспокойтесь о судьбе всех "слонов" сразу. Сосредоточьтесь на сегодняшнем "бифштексе из слона" и будьте довольны тем, что Вы его съели.