ИТ Gagarina

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

1)ввод документов с целью их последующей обработки и оформ-

ления;

2)регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних доку-

ментов;

3)распределение документов по исполнителям с назначением срока исполнения по соответствующим нормативам;

4)контроль исполнения документов с выдачей напоминаний ис-

полнителям;

5)поиск документов по запросам;

6)ведение оперативных и архивных фондов хранения документов;

7)поиск архивной информации по запросам;

8)формирование статистических данных, составление различных итоговых и сводных документов;

9)формирование справок руководству о состоянии исполнения документов;

10)обмен документами (внешний и внутренний).

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые условно называют рос- сийской и западной.

Российскую технологию характеризуют следующие особенности:

∙четко выраженный вертикальный характер движения докумен- тов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

∙отслеживание всего комплекса работ с документами в регист- рационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции руководства, кон- троль сроков исполнения, отчеты и т.д.;

∙ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и жур-

налов;

∙создание специализированных служб (управлений делами, сек- ретариатов, канцелярий) для обеспечения единого порядка обработки

документов; ∙ относительно небольшое разнообразие процессов делопроиз-

водства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими доку-

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

ментами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал от-

слеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

∙«Дело-96» (компания «Электронные офисные системы», Москва);

∙«Золушка-WIN» (НТЦ ИРМ, Москва).

Западная технология существенно отличается от российской и основывается на высокой исполнительской дисциплине работников.

К особенностям западной технологии документооборота и дело- производства можно отнести следующие:

∙моделирование конкретных реальных процессов документо- оборота и настройка на эти модели программных систем;

∙характер движения документов преимущественно горизонталь- ный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

∙отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

∙регистрация документов непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые

виды документов вообще не регистрируются; специализированных под- разделений, занимающихся делопроизводством, не создается.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономно- го, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.

К системам данного направления относятся:

∙русифицированные версии популярных западных систем:

-DocsOpen (PC DOCS),

-LinkWorks (DEC),

-Staffware (Staffware PLS),

-Lotus Notes (Lotus-IBM);

∙программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных:

-система Office Media (компания InterTrust, Москва, Lotus Notes),

-система «Ирида» (компания IBS, Москва, Lotus Notes),

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

-программный комплекс «Делопроизводство» (фирма «ИнТорКон», Челябинск, Lotus Notes),

-система «Золушка-Кабинет» (НТЦ ИРМ, Москва, Lotus Notes),

-решения компании АО «Весть» (Москва, DocsOpen),

-решения компании «Метатехнология» (Москва, Staffware и Excalibur),

-система Optima-WorkFlow (АОЗТ «Оптима», Москва, MS Exchange, MS SQL);

∙собственные разработки российских компаний:

-система LanDocs (компания «Ланит»),

-система Effect Office (компания «Гарант International»),

-система «Документ 2000» (компания Telcom Service),

-система «Крон» (компания «Анкей»),

-система «Евфрат» (компания Cognitive Technologies).

Внастоящее время в организациях применяются следующие

САДД.

1. Система обработки изображений документов - для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных доку- ментов.

Основные функции:

∙сканирование документов;

∙запись на сервер;

∙классификация документов;

∙передача изображений на рабочую станцию;

∙поиск изображений по отдельным элементам;

∙рассылка и печать.

2. Система оптического распознавания символов - для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла. Существуют два вида систем распознавания символов: обучаемые

(FineReader); интеллектуальные (Cunei Form).

Основные функции:

∙сканирование документов;

∙распознавание текста;

∙форматирование в текстовый файл.

3. Система управления документами (DMS) - для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

∙индексирование документов;

∙полнотекстовый поиск по ключевым словам;

∙ассемблирование документов;

∙организация доступа к документу независимо от места его хра-

нения;

∙защита данных;

∙организация выдачи и возврата документа;

∙контроль версии документа;

∙рассылка документа.

Пример: Documentum.

4. Система автоматизации коллективной работы над документами - для организаций, в которых требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

∙электронная почта;

∙поддержка видеоконференций;

∙управление изображениями;

∙совместное использование документов;

∙маршрутизация;

∙календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Group Ware, «Дело». 5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work

Flow System) - для создания сложных прикладных систем коллектив- ной обработки документов при осуществлении конкретных бизнес- процессов.

Основные функции:

∙описание бизнес-процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графи- ческий конструктор процедур);

∙организация хранения документов и возможность их просмотра;

∙организация атрибутивного и полнотекстового поиска докумен-

тов;

∙ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

∙установка прав на работу с документами;

∙контроль исполнения документа;

∙поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Справочно-поисковые системы. Типология юридических систем.

Без надежного информационно-правового обеспечения невозможно представить работу современного предприятия независимо от его раз- меров, вида деятельности и структуры. Полная и достоверная правовая информация необходима не только менеджерам всех уровней управле- ния, но и самым разным подразделениям - отделу кадров, юридическо- му отделу, бухгалтерии, администрации и т.п. Столь повышенный инте- рес к законодательству обусловлен тем, что ежедневно высшими

органами государственной власти Российской Федерации принимается несколько десятков нормативных актов или около 10 тыс. документов в год, а с учетом ведомственных документов (распоряжения, инструкции и т.п.) около 90 - 100 тыс. [1]. При этом в широкой печати публикуется лишь около 10% этого объема, причем половина - с задержкой от двух недель и более.

В настоящее время на практике используются три основных источ- ника нормативной информации:

∙печатные издания (периодика и сборники);

∙услуги консультационных фирм;

∙автоматизированные информационные системы по законода- тельству (АИСЗ).

В соответствии с существующей классификацией АИСЗ в свою

очередь являются компонентом юридических информационных систем, появление которых стало результатом решения следующих проблем [2]:

∙недостаточной открытости государственных структур, выпус- кающих правовые документы;

∙отсутствия действительно эффективных и доступных для массово- го потребителя каналов распространения правовой информации при опре- деляющем значении компьютерных средств массовой информации;

∙отсутствия эффективных инструментов для работы с огромны- ми массивами разнообразной правовой информации.

Существующие в настоящее время в мировом сообществе юриди- ческие системы классифицируются на пять типов.

1.Справочно-информационные системы общего назначения (при- вычнее, справочно-правовые системы - СПС), ориентированные на дос-

туп пользователей любой профессиональной принадлежности к норма- тивно-правовым актам. К таким системам относятся АИСЗ «Юриус», «Консультант», «Гарант», «Кодекс» и др.

2.Глобальные информационные службы (хост-системы), предос-

тавляющие доступ удаленным пользователям к библиографической,

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

полнотекстовой или другой информации. Крупнейшей в мире коммер- ческой службой, обеспечивающей доступ к юридической информации, является система LEXIS (США). К таким службам, кроме того, относятся

WESTLAW (США), JURIS GmbH (Саарбрюккен, ФРГ), ITALGIURE/FIND (Италия) и пр.

3.Системы информационной поддержки деятельности право-

творческих органов (законодательные и конституционные собрания, конгресс, Госдума, сенат и пр.). Спецификой указанных систем является необходимость хранения и поиска многих версий и редакций норматив- но-правовых документов с учетом вносимых поправок и изменений.

4.Системы автоматизации делопроизводства судов, полиции и дру-

гих правоприменительных или правоохранительных органов. Следует за- метить, что в странах с прецедентным правом (США) судопроизводство может рассматриваться как деятельность правотворческого характера, в связи с чем данные системы интегрируются с приведенными в п. 3.

5.Прочие виды систем - автоматизированные юридические библио- теки, консультационные пункты, юридические экспертные системы и т.п.

Практически все экономически развитые страны наиболее широко используют первый тип - СПС как наиболее популярные и распростра- ненные, что объясняется следующими причинами:

∙СПС представляют собой доступный и эффективный инстру- мент для ежедневной работы с правовой информацией;

∙объем правовых документов, доступный лишь узкому кругу экспертов, становится доступным миллионам;

∙значительная часть средств массовой информации, особенно региональных, становится активным пользователем правовой информа- ции (в силу самостоятельности регионов).

В США СПС - это WRU, LEXIS, WESTLAW, JURIS, FLITE;

вВеликобритании - INFOLEX, PRESTEL, POLIS, LEXIS; ENLEX; в

Бельгии - CREDOS; в Германии - cистема Бундестага, JURIS, LEXINFORM, NOMOS DATA POOL; в Австрии - RDB; в Канаде - DATUM; в Финляндии - FINLEX; во Франции - IRETIV, JURIDIAL, JURISDATA, SINDONI. В большинстве случаев эти системы носят него-

сударственный характер.

Первыми АИСЗ в нашей стране (тогда СССР) были:

∙ система «Законодательство» разработки Всесоюзного научно- исследовательского института советского законодательства (ВНИИСЗ) в среде «ПЕГАС» ЕС ЭВМ;

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

∙ база данных «Свод Законов СССР», функционировавшая в Минюсте СССР, на основе операционной системы IN-PICK (ЭВМ

IN-500/5000 Realite, Франция).

На информационной базе этих АИСЗ Главный демонстрационно- испытательный вычислительный центр (ГДИВЦ) ВДНХ СССР разрабо- тал в 1988 г. первый в СССР банк данных по законодательству для пер- сональных компьютеров «Юриус», который просуществовал до 1993 г. Базы данных «Юриус» эксплуатировались на III - IV съездах народных депутатов РСФСР, в рамках службы Президиума Верховного Совета РСФСР [2].

Отечественные АИСЗ «Консультант», «Гарант», «Кодекс».

Сегодня отечественный рынок правовых информационных систем представляют более десятка АИСЗ, причем темпы развития рынка не снижаются, что обусловили следующие объективные причины [2]:

∙стремительное усовершенствование и удешевление персональ- ных компьютеров;

∙реформы политической и экономической жизни страны (за 1992 - 1997 гг. федеральными и региональными органами власти было принято более 1 500 000 правовых актов);

∙необходимость решения практических задач, связанных с об- ращением к правовой информации.

Наибольших успехов в рассматриваемой области достигло НПО ВМИ, еще в 1992 году выпустившее СПС «КонсультантПлюс» на осно- ве универсальной и набора специализированных баз документов. За

время работы была создана целая индустрия распространения правовой информации: сейчас «КонсультантПлюс» обладает мощной сетью из бо- лее чем 300 представительств в виде региональных информационных центров (РИЦ) в 150 городах России. Они имеют собственную сервисную структуру, определяют сбытовую и сервисную политику в регионах. Клиентам предоставляется доступ не только к базам данных норматив- ных документов федерального законодательства, но и к аналитическим системам поддержки принятия решений. Кроме того, в 78 субъектах РФ силами РИЦ сети «КонсультантПлюс» поддерживаются базы данных регионального законодательства.

Установлено и сопровождается 538 136 систем семейства «Кон- сультантПлюс»; в них входит 13 496 350 документов. На сегодняшний день это один из крупнейших информационных банков, доступный для пользователя. С документами «КонсультантПлюс» работают в Админи- страции Президента РФ, Правительстве РФ, Государственной думе, ми-

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

нистерствах и ведомствах, налоговых инспекциях и таможенных постах, вузах и банках, на предприятиях всех форм собственности и направле- ний деятельности по всей России.

Системы «КонсультантПлюс» совместимы с Windows 95/98/NT/2000/XP. Существуют 32-разрядные однопользовательские, сетевые и Интранет-версии для Windows 95/98/NT/2000/XP.

Бесплатная работа с системой предусматривается в режиме on-line (доступ к более чем 150 тыс. документов) и в режиме демонстрации (фирмой разработан пакет демонстрационных версий программ). Платными являются сервисные и пакетные услуги. Основой для соз- дания пакетов служат системы федерального и регионального зако- нодательства. Дополняя их системами поддержки принятия решений, пользователь получает возможность сразу или постепенно сформи- ровать пакет систем, всецело удовлетворяющий его потребности в правовой информации.

К основным функциям СПС «КонсультантПлюс» относятся:

∙получение, хранение и систематизация вышедших и выходящих документов;

∙быстрый поиск нужного документа в любой момент времени;

∙получение новых документов;

∙внесение изменений и дополнений в старые документы.

НПП «Гарант-Сервис» предлагает систему «Гарант» - набор тема- тических баз данных по отдельным областям права. Для привлечения

клиентов разработчик взял на себя материальную ответственность за идентичность электронных копий и их печатных оригиналов.

Система «Гарант» разрабатывается с 1990 года; в настоящее время

является основным инструментом принятия решений в области права для многих менеджеров, бухгалтеров, юристов и других специалистов в Рос- сии и на постсоветском пространстве. Более 250 представительств компа- нии обслуживают сотни тысяч пользователей в 200 городах страны.

Полный объем информационного банка системы «Гарант» превы- шает 1 млн. документов и комментариев к нормативным актам, ежене- дельное пополнение составляет около 4 тыс. документов. Это 25 спе-

циализированных правовых блоков по всем разделам федерального законодательства и 133 правовых блока по законодательству субъектов Федерации. В системе «Гарант» представлено законодательство 77 ре- гионов Российской Федерации, а также практика 10 федеральных ар- битражных судов.

Среди клиентов компании ведущие аудиторские и консалтинговые

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

фирмы мира - Price Waterhouse Coopers, Deloitte Touche, Ernst Young, KPMG.

Уникальная патентованная разработка компании «Гарант» - поиск по ситуации. Энциклопедия ситуаций («Гарант-Максимум Вся Россия») содержит свыше 100 000 подробных терминов и позволяет любому не- подготовленному пользователю, не знающему реквизитов нормативного акта, отыскать в огромном массиве данных ответ на свой вопрос и по- добрать документы, описывающие ситуацию. Достаточно только дать точную формулировку для поиска и выбрать ключевые термины. Ре- зультатом поиска обычно является список из трех - семи документов, причем открыв их, пользователь найдет конкретные фрагменты текста, соответствующие заданному вопросу. Поиск нужной информации осу- ществляется по всему информационному банку системы.

Каждому пользователю системы обеспечены следующие услуги:

∙формирование индивидуального информационно-правового комплекта. Разработаны специальные предложения для бухгалтеров, юристов, руководителей, а также строительных, фармацевтических и медицинских организаций;

∙форма обслуживания по выбору клиента;

∙регулярное обновление информации;

∙поиск редких документов по индивидуальным запросам поль- зователей;

∙горячая линия поддержки - консультации и разъяснения спе- циалистов по работе с системой «Гарант»;

∙ежедневные бесплатные мониторинги законодательства. Достаточно популярна информационно-поисковая система (ИПС)

«Кодекс» (Санкт-Петербург). В настоящее время разработчик «Кодек- са» МГП ЦКР имеет свои представительства (региональные центры) в 50 городах России.

Широкий спектр информационно-правовых баз данных и про- граммных продуктов включает профессиональные юридические систе- мы и специализированные (отраслевые) справочные системы (часть те- матических разделов не имеет аналогов в других СПС).

Особенностью системы «Кодекс» является наличие программной оболочки, позволяющей формировать собственную базу необходимых документов:

∙ программные комплексы и технологии для работы с информа- цией («Кодекс-Мастер», «Кодекс-Сервер»);

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

∙ программные и информационные продукты, созданные пользо- вателями системы.

Перечисленные правовые системы устанавливаются на компьюте- ре пользователя и регулярно обновляются либо по электронной почте, либо дистрибьюторами.

Фирма «Интралекс» разработала правовую компьютерную систему «ЮСИС», которая содержит не только нормативные акты, но и подроб- ные научные комментарии к ним, выдержки из судебной, арбитражной и нотариальной практики. Комплекс «ЮСИС» предназначен для депу- татов всех уровней, сотрудников правоохранительных органов, руково- дителей и служащих предприятий и организаций, предпринимателей, студентов юридических и экономических вузов, а также для широкого круга пользователей, интересующихся проблемами правовой информа- тизации в России. Каждый месяц агентство «Интралекс» выпускает до четырех новых проблемно-ориентированных баз данных; обновление производится ежедневно по сетям Интернета, Relcom и с сервера агент- ства в режиме BBS; еженедельно по сетям Remart, 1С и на дискетах; ежемесячно на CD-ROM.

Справочно-информационные системы законодательных актов вы-

пустила и фирма «1С» («1С:Кодекс», «1С:Гарант», «1С:Эталон»), хо-

рошо известная на рынке благодаря своим бухгалтерским программам. Система «Референт» ЗАО «Референт-Сервис» состоит из набора

модулей, включающих федеральные, региональные нормативные и ве- домственные акты, сборники форм документов и аудиторских консуль- таций. Предусмотрена возможность получения электронной версии те- кущих выпусков «Экономической газеты». Важно и то, что при использовании «Референта» правовая информация предоставляется с центрального сервера компании, т.е. нет необходимости тратить ресур- сы своего компьютера для хранения больших массивов информации.

Новейшей разработкой является экспертная система "Дельта",

предназначенная для поиска решений неструктурированных проблем и получения знаний из постоянно меняющейся правовой базы. Механизм

поиска знаний освобождает пользователя от необходимости построения формализованного запроса.

Система автоматически интерпретирует введенную пользователем информацию несколькими способами, предлагает решения и графиче- ски отображает результаты, что позволяет упростить проблему приня- тия решений и предоставляет дополнительные средства анализа изучае- мой проблемы.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com