3.2. Типовые асу: требования, преимущества, критерии выбора

Требования к типовым АСУ

Типовая АСУ должна:

• отвечать требованиям российского законодательства;

• охватывать все стороны производственно-хозяйствен ной и финансовой деятельности предприятия, обеспечивая

при этом:

=> функциональную полноту - отдельная программа (подсистема или модуль) должна обеспечивать автоматизацию наиболее полного набора функций отдельного подразделения;

=> эффективность - высокую производительность системы при выполнении всех функций;

=> комплексность - обеспечение тесной связи (интегри-рованности) отдельных модулей между собой;

=> модульность - завершенность отдельной программы (модуля, подсистемы), возможность закупки и освоения программ, входящих в программный комплекс, по частям;

=> гибкость и открытость архитектуры - возможность дополнения системы новыми модулями, вписываю

щимися в общую структуру уже установленной системы управления;

=> масштабируемость - одинаково эффективно функционировать при любых объемах обрабатываемой информации и вне зависимости от числа участников процесса;

• быть современным и конкурентоспособным продуктом в своем классе, используя:

=> современные  передовые  технологии того  бизнеса, ведение которого она автоматизирует; => современные информационные технологии;

•  иметь возможность модернизации программ в связи с высокими темпами научно-технического прогресса, который обусловливает изменение оборудования и технологий ; обеспечивать надежность и безопасность хранения данных, иметь защиту от несанкционированного доступа как по отдельным технологическим операциям, так и по системе управления в целом; в случае несанкционированного доступа - уметь обнаруживать его;

•  иметь гибкую и быструю настройку параметров на особенности конкретной фирмы;

•  иметь фирменную техническую поддержку: консультации, семинары, «горячая линия», выезд специалиста, доступность новых версий программного обеспечения (стоимость которых значительно ниже, чем первая покупка ПО);

•  обладать мощным статистическим и аналитическим блоками для оперативного анализа деятельности фирмы и принятия стратегических решений, что особенно важно в условиях конкурентной борьбы;

•  быть реализована на базе архитектуры «клиент-сервер», обеспечивая обработку информации, находящейся в разных местах, без потерь производительности.

Преимущества типовых АСУ

Типовая АСУ (в частном случае - программа):

•  накапливает в себе положительный опыт внедрения в десятках и сотнях фирм; годы развития и эксплуатации позволяют такой системе прибрести высокий уровень функциональности и избавиться от «узких мест»;

•  выгодна по финансовым соображениям. Некоторые проблемы автоматизации настолько сложны, что не могут быть решены под заказ отдельной фирмы. Поддерживать и развивать заказные системы часто экономически невыгодно.

Критерии выбора типовой АСУ

Выбор программ и специфика их использования зависят от многих факторов:

•   направления деятельности фирмы, совокупности решаемых задач, исходной технологии, принятой в фирме, ее финансового состояния;

•   информированности руководителя или лица, ответственного за информационные технологии, о программном обеспечении, существующем на рынке ИТ, о его достоинствах и недостатках;

•   режима работы компьютеров (автономный, сетевой) и других факторов.

При выборе программы важно обратить внимание:

¦на ее распространенность (известность) и надежность;

¦дружелюбность, простоту и стандартность интерфейса; ¦ стоимость;

¦систему обслуживания, ее стоимость;

¦происхождение.

Распространенность (известность) и надежность. Известные, зарекомендовавшие себя АСУ (программные комплексы, программы) имеют опыт внедрения в разных фирмах. Годы развития и эксплуатации гарантируют их высокий уровень и отсутствие «узких мест».

Выбирая АСУ (программные комплексы, программы), обязательно:

У поинтересуйтесь списком фирм, где она установлена. Надежно работающие фирмы-разработчики ПО имеют список таких фирм. Наличие в списке достаточно удаленных пользователей (например, в других городах) говорит в пользу такого ПО (только надежное программное обеспечение может работать на значительном удалении от разработчика);

У уточните статистику выездов разработчиков к пользователям их программ (давно и надежно работающее ПО не требует частых выездов специалистов-разработчиков).

Дружелюбность, простота, стандартность интерфейса программы. Интерфейс - это способ общения человека и программы. Желательно, чтобы он был простым, интуитивно понятным, дружелюбным (реагировал на ошибки подсказками), графическим (ориентированным на работу с мышью), стандартным (обеспечивал одинаковые для всех частей программного комплекса методы и правила управления).

Предварительную оценку удобства работы (перед покупкой программы) должен сделать менеджер среднего звена управления (или выше, например управляющий ресторана или главный бухгалтер - их оценки являются определяющими).

Большей части категорий персонала должны быть понятны правила работы с программой (после предварительного обучения).

Стоимость системы и ее обслуживания. Полная стоимость системы (или стоимость владения) складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания и т. д. В этой стоимости можно выделить:

•   сумму, которая будет израсходована сразу на приобретение техники и Программного продукта (системы);

•   сумму постоянных расходов на обслуживание техники и программного продукта.

Сравнивать разные системы следует только по их полной стоимости или стоимости владения.

Стоимость программного обеспечения: сравнивайте системы одного класса и одинаковой конфигурации. Современные АСУ состоят из отдельных модулей, их можно покупать и устанавливать по частям. Сравнивайте состав и назначение модулей конфигурации у фирм-конкурентов.

Недорогая система обычно имеет определенные ограничения, и их нужно знать. Дорогая система должна иметь реальный срок окупаемости. В любом случае, дешевая система или дорогая, она должна быть масштабируемой, нужно знать, во что обойдется увеличение ее мощности.

¦ Стоимость техники сравнивайте только в пределах одного класса. Покупайте качественные, надежные, недешевые компьютеры, принтеры, факсы и т. д. - научно-технический прогресс в этой области стремителен, как и появление новых версий ПО. Стоимость одного дня простоя фирмы по вине оборудования значительно выше экономии на качестве.

Выбор техники для ресторанов имеет свою специфику как в плане оборудования (надежность современных компьютерных касс определяется в основном надежностью печатающего механизма), так и в плане компьютеров (ЮМ PC или POS).

Для установки оборудования (компьютеров) и их соединения нужны кабели, их лучше проложить сразу и своими силами (обойдется гораздо дешевле), но с приемкой фирмы - поставщика системы, если она не возражает.

¦ Стоимость обслуживания: складывается из стоимости обслуживания программного обеспечения и техники.

Стоимость обслуживания ПО - это деньги, постоянно расходуемые на консультации и доработки ПО, на обучение персонала и на его переподготовку.

Стоимость обслуживания техники - это деньги, расходуемые в случае какого-либо сбоя (сильный перепад напряжения в сети, обрывы кабеля, выход из строя техники).

Уточните возможность предоставления подменного фонда оборудования на период ремонта.

Если техники (компьютеров, принтеров и т. д.) много, в штате должен появиться квалифицированный специалист отдела автоматизации, причем его зарплата должна быть достойной.

Еще раз подчеркнем, что пользователи программ, применяемых в туризме, обычно не имеют специального компьютерного образования. Компьютер для них - вспомогательный инструмент, поэтому программы должны иметь простой дружелюбный интерфейс и обеспечивать защищенность информации от некорректных действий, т. е. действий, ошибочных с точки зрения специалистов, -«не то включил, не то нажал».

Разработчиками программных комплексов (или АСУ) для туристско-экскурсионного бизнеса являются российские фирмы. Позже мы обсудим программы и программные комплексы, созданные отечественными разработчиками - фирмами «Мегатек», «Аримсофт», «САМОСОФТ», «Интурсофт» и др.

Для автоматизации гостинично-ресторанного бизнеса в России с успехом применяются и российские разработки (программы фирм «Рексофт», «USC», «Инкомсофт»), и западные (программные продукты корпорации «MAI/Hotel Information Systems», «Micros-Fidelio» и др.).

Российские системы отличаются приспособленностью к специфическим условиям нашего рынка и стоят, как правило, несколько дешевле западных систем.

Западные системы, представленные в России, отличаются высокой функциональностью и «зрелостью». За относительно высокой ценой таких систем стоят годы разработки и развития программного продукта, а также значительный опыт успешного внедрения и эксплуатации в сотнях, а то и тысячах гостиниц по всему миру. Заложенная гибкость настройки таких систем позволяет им адаптироваться к особенностям российских требований.

Итак, западные системы приносят с собой богатство возможностей программы, разнообразие высокоэффективных технологий и многолетний опыт их эксплуатации в целях достижения высокопрофессионального уровня гостиничного менеджмента.