Раздел 8

ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ АВТОМАТИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ТУРОПЕРАТОРА «ТУРИСТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯТУРЭНЕРГОСЕРВИС»

8.1. Сферы деятельности и оборудование офиса компании

8.2. Стандартное программное обеспечение

8.3. Специальное программное обеспечение8.4. Программное обеспечение для обмена информацией

8.1. Сферы деятельности и оборудование офиса компании

«Турэнергосервис» («TES») - один из лидеров российского туризма, работает по таким популярным направлениям, как Египет, Турция, ОАЭ, Таиланд, Болгария, Кипр, Греция, Испания, Чехия, Крым. Наряду с зарубежным уделяет также большое внимание развитию внутреннего российского туризма.

Практически все предлагаемые маршруты «Турэнергосервис» выполняет по собственным чартерным программам, являясь консолидатором рейсов этих направлений.

Долгое и плодотворное сотрудничество с ведущими авиакомпаниями страны позволяет снижать тарифы на авиабилеты (тем самым значительно удешевляя стоимость всего тура) и выполнять перевозки пассажиров в объеме до 10 тыс. человек в месяц.

Компания располагает мощной, стабильно работающей дилерской сетью, имеет контакты с более чем 20 зарубежными фирмами, 80 отелями, с большинством из которых имеются эксклюзивные контракты на продажу номеров по привлекательным ценам.

Большое число отправляемых туристов позволяет компании получать значительные скидки на отели, бронировать любое количество номеров в высокий сезон и праздничные даты, организовывать рекламные туры. Для гарантированного и качественного обслуживания туристов практикуется аренда отелей под патронажем компании.

Эффективное и взаимовыгодное взаимодействие с партнерами, использование современных компьютерных технологий, позволяющих организовать оперативное получение информации о бронировании отелей, учет чартерных перевозок, формирование внутрифирменной финансовой и аналитической отчетности - важнейшие факторы успешной профессиональной работы компании.

На сайте кампании можно подробно ознакомиться с предоставляемыми ею услугами и при желании забронировать любую из вышеперечисленных программ отдыха, не выходя из дома.

Компания «Турэнергосервис», одним из учредителей которой является РАО ЕЭС России, начала свою работу в 1991 г. в качестве турагентства «Бумеранг-7». Меньше чем за три года стала одним из крупнейших российских туроператоров, работающих с туристами и агентствами по всей России. «Бумеранг-7» сегодня является генеральным агентством и работает на равных условиях с другими турагентствами компании.

Приоритетное направление деятельности компании -Египет. Более 5 лет каждую неделю самолет с туристами «Турэнергосервиса» приземляется в Хургаде. Осенью и зимой их количество еженедельно составляет 1 тыс. 400 человек. На середину 1999 г. доля «Турэнергосервиса» в общем пассажирообороте в Хургаду равнялась 50 %.

Основными средствами автоматизации офиса «Турэнергосервиса» являются 18 персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. Сотрудники компании совместно используют не только оборудование (принтер, модем, накопители для компакт-дисков), но и информацию. Разные группы сотрудников могут работать одновременно над одним файлом. Другие документы в это же самое время могут печататься или переводиться, могут быть направлены для одобрения другим специалистам компании. Тем самым документооборот из бумажного превращается в электронный.

Компания «Турэнергосервис» регулярно производит поэтапную модернизацию компьютеров («наращивание» оперативной памяти, замену жестких дисков, внедрение мультимедийных приставок, факс-модемных и других устройств, закупку новых моделей ПК).

Организационная структура туроператора «Турэнергосервис»

Руководство фирмы проводит тщательный отбор кадров и уделяет большое внимание повышению квалификации и переподготовке сотрудников.

8.2. Стандартное программное обеспечение

На всех компьютерах в офисе установлено стандартное программное обеспечение - пакет MS Office, которое используется каждым работником офиса.

Программа MS Word используется в основном для ведения деловой переписки, оформления прайс-листов, путевок, различных бланков и прочей документации (рис. 8.1).

Программа MS Excel используется для расчета стоимости туров (рис. 8.2).

 

Рис. 8.1

Рис. 8.2

Для оперативного расчета туров в MS Excel сотрудни-ками компании «TES» разработан шаблон расчета цен. как видно из рис. 8.2, в стоимость тура включены (по порядку сверху вниз): стоимость проживания в сутки; количество дней; сумма «Итого» (стоимость проживания в сутки, ум--ноженная на количество дней); трансфер; медицинская страховка; стоимость авиаперелета. Далее - сумма «Итого» (или себестоимость тура), которая включает в себя: (стоимость проживания в сутки, умноженная на количест-во дней) + трансфер + медицинская страховка + стоимость авиаперелета. Далее к себестоимости тура прибавляются комиссионные для турагентств + накладные расходе фирмы. Последняя графа «Итого» суммирует данные; стоимость проживания в сутки + количество дней прожива-_ ния + трансфер + медицинская страховка + стоимость авиаперелета + комиссионные турагентствам + накладные расходы «TES».

Маркетологи компании с успехом применяют програм_ му MS Excel для маркетингового исследования рынка, со-ставления таблиц, сводок, написания всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которые могут содержать также рисунки и диаграммы.

Программа MS Access применяется для создания и ве_ дения всевозможных баз данных (рис. 8.3), содержапшх информацию о партнерах - турагентах и поставщиках (рис. 8.4). Несмотря на большие объемы баз данных умелый пользователь может в считанные минуты найти интересующую его информацию.

Программа MS PowerPoint используется сотрудниками для показа презентаций о своей компании, выбранном направлении или отеле, где собирается отдохнуть клиент.

Как видно из рис. 8.5, показывающего процентное соотношение использования стандартного программное обеспечения (пакета MS Office) сотрудниками «Турэнергосер-виса», программа MS Word применяется большинством

Рис. 8.3

 

Рис. 8.4

работников, MS Excel использует треть сотрудников, a MS Access и MS PowerPoint - единицы. Это обусловлено тем, что большую часть дня менеджеры, составляющие

 

Рис. 8.5

основной процент пользователей, занимаются оформлением заявок, прайсов и прочей документации при помощи программы MS Word. Программу MS Excel используют менее интенсивно, в основном для калькуляций. Готовые базы данных MS Access используются в основном как справочный материал. MS PowerPoint применяется только тремя сотрудниками офиса, что объясняется отсутствием достаточного количества разработанных презентаций.

8.3. Специальное программное обеспечение

Стандартного программного обеспечения недостаточно для автоматизации рабочего процесса в современном туристском офисе. Требуется и специальное программное обеспечение. В «Турэнергосервисе» с успехом применяют многообразные специализированные программы.

Программа «Чартер»

Многопользовательская программа «Чартер», позволяющая работать одновременно более десяти операторам, написана в сотрудничестве с туристскими фирмами и в достаточной степени учитывает возможные нюансы туристского бизнеса.

Программа используется «Турэнергосервисом» с момента своего основания. Разработчик программы - фирма «Медиум-Софт». Эту программу успешно применяли также фирмы «Спейс Тревел», «Скай-Тур», «Вектор-М».

После введения пользователем исходной информации о клиентах программа делает расчет загрузки прямого и обратного рейсов, отелей, оперативно отображая эту информацию на экране.

Программа позволяет бронировать места для организаций и отдельных лиц, учитывая эти места в общей загрузке рейса. При желании можно сделать перебронирование по запросу клиента. Перевести клиента с одного рейса на другой также не является сложной задачей, при этом будут отслежены как высвобождение мест на первом рейсе, так и загрузка нового рейса.

Программа рассчитывает стоимости возможных вариантов туристских поездок конкретного туриста. В качестве документов на руки клиенту выдаются путевка, счет, расходный и приходный ордера, ваучер.

Программный комплекс «Мастер-Тур»

Программный комплекс для автоматизации туристского офиса «Мастер-Тур», разработанный компанией «Мега-тек», гарантирует сотруднику туристского офиса наличие любой информации о каждом туре, каждом клиенте, каждом партнере и их взаиморасчетах; точность выполнения калькуляций тура; мгновенное заполнение любых стандартных форм документов (анкет, листов бронирования, ваучеров, румминг-листов и т. д. «Мастер-Тур» используют более чем 50 туроператоров: «Инна-Тур», «Роза Ветров»,   «Апекс-Трэвл»,   «Ванд   Интернешнл»,   «Воентур,. и др. В их числе и компания «Турэнергосервис».

Работа в программе «Мастер-Тур» начинается с «конструирования туров» - режима, предназначенного для формирования пакетов услуг и программ готовых к реализации туров, составления калькуляции их стоимости, расчета прибыли, комиссионных и т. д. (рис. 8.6).

Рис. 8.6

При работе с клиентом менеджер вызывает программу стандартного тура (при этом клиенту можно показать графические виды отеля и комнат, предусмотренных программой тура), вносит изменения, соответствующие пожеланиям клиента, и сразу получает стоимость заказанного тура. При оформлении путевки программа определяет наличие свободных мест на квотируемые услуги, что предотвращает перепродажу. Введя паспортные данные клиентов, менеджер получает возможность автоматически формировать все необходимые для оформления документы (договора, ваучеры, списки туристов, анкеты в посольство и т. д.). Все отчеты делаются в формате популярного редактора MS Word, что позволяет редактировать их в случае необходимости. Кроме этого, в программу встроены режимы рассылки факсов по модему и сообщений через E-mail.

Финансовый модуль программы позволяет контролировать оплату туров клиентами и взаиморасчеты с партнерами, оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени, распечатать приходно-расходные ордера, счета-фактуры.

Одним из главных достоинств программного комплекса «Мастер-Тур» является возможность функционирования в режиме удаленного доступа, что позволяет, например, организовать работу сети «туроператор - агентства», «туроператор - филиалы» (представительства).

«Мастер-Тур» постоянно совершенствуется и дорабатывается фирмой-разработчиком «Мегатек».

Программа автоматизации бухгалтерского учета «Инфо-Бухгалтер»

Компания «Турэнергосервис» использует и сетевую версию программы «Инфо-Бухгалтер», предназначенную для одновременного ведения бухгалтерского учета на нескольких персональных компьютерах. Сетевая версия этой программы позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одними и теми же данными с мгновенным обновлением информации на экранах всех компьютеров, объединенных в сеть.