Новая папка / !!! Упр_Персоналом_Кибанов-Ивановская / Кибанов_Управление персоналом

другами подразделениями и внешними организациями, совершенствова­ ние кадрового, ин(1юрмационного, технического обеспечения ОВКиК, снижение расходов на выполнение функций управления ВкиК.

Информационный этап

На информационном этапе ведутся сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих деятельность ОВКиК, его функции, а также данные по аналоптчным передовым организациям.

Источникалш информации при анализе служат отчеты и справки по ко\шлектации, типовые положения об отделе, должностные инструкции, организационная сфуктура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы докумегггооборота (формы, докуменгы, данные, исходящие и поступаю­ щие в ОВКиК, данные б>'хгалтерской отчетности, анкетный и устный опрос всех работьшков отдела и складского хозяйства).

Аналитический этап

На аналитическом этапе осуществляются формулировка, анализ и классификация функций, i« дeкo^шoзиция, определяется стоимость вы­ полнения функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответств1-1я между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспоМОгательные.

Главная функция — это функция, ддя осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная фу1жция — обеспечение производства кооперированны­ ми поставками.

Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВ­ КиК орпишзации, без них не может бьггь осуществлена главная функтщя.

Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных фумший.

Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеют важное значение, так как среди последних находятся излишние или несвойственные отделу функции — важный источник излишшгх за­ трат и, следовательрю, резерв снижения стоимости выполнения совокуп­ ности управленческих функций.

101

ЬСлассификация фунюдай позволяет построить функционально-стои­ мостную диаграмму (диаграмму FAST). Это графическое изображение функций аппарата управления или отдельного его подразделения.

Диафамма строится по следующим правилам.

Все функции ОВВСиК заключаются на диаграмме между двумя верти­ кальными пункгирнымР! линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии.

Правая гоаничная линия наход1-ггся между анализируемой основной функтщей управления и функцией более низкого уровня. Все вспомога­ тельные функции располагаются либо над, либо под основными функ­ циями. Это необходимые, вспомогательные или излишние, несвойствен­ ные функции.

При помощи вопросов "Как?", "Зачем?", "Когда?" отсеиваются из­ лишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойст­ венных.

Все основные функции должны отвечать (по направлению слева напра­ во) на вопрос "Как?", а по направлению справа налево - на вопрос "За­ чем?". Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос "Когда? (Когда возможно осуществление основной функции?)". В случае необхо­ димости количество вопросов можно увели^^гить.

Диаграмма FAST осуществлеш-ш функций ОВКиК приведена на рис. 16. Затем при помощи специальной формы определяются затраты на

осуществление функций ОВЬСиК.

В табл. 23 приведен пример расчета затрат на вьшолнение функции "определение потребности в комплектующих изделиях".

102

о

Затраты на выполнение функции определяются следующим образом.

При расчете затрат на выполнеш^с функций y^uгrывaeтcя фонд заработ­ ной платы с нaчиcлeния^D^: на социальное страхование и расходы на со­ держание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функции ОВВСиК.

Суммарная стоимость технических средств, используемых при вьшолнении анализируемой функции, составляет (2000 -I- 2500) = 4500 руб.

10) = 450 руб. Месячньп! фонд рабочего времени одного работника со­ ставляет в среднем 173,4 час. Данные техшмеские средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 час). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (450 / 12) = 38 руб.

Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (1500 + 1250) = 2750 руб. Но данная функция вьшолняется в период меньше месяца (160 час), поэтому затраты составят (2750 х (160 / 173,4)) = 2530 руб. Отчис­ ления на социальное страхование равны (2530 х 0,405) = 1024,6 руб. Затраты на выполнение функцшг составят (2530 + 1024,6 -I- 38) = 3592,6 руб. Округ­ лим с точностью до целых и получим 3593 руб. Подобным образом рассчи­ тываются затраты на осуществление всех остальных функций OBKiiK.

Данные, полученные в результате формулировки, классификащ1я функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, сводятся в табл. 24.

Для расчета затрат на выполнение функций данные собираются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела.

Стоимостная оценка функций и нанесение wx на диаграмму позволя­ ют выявить распределение стоимостей по функциям и областям диа­ граммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к лшнимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

При помощи диафаммы FAST бьши выявлены следующие излишние и не свойственные отделу функщи, а также функции, которые в на­ стоящее время работники отдела не выполняют.

Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты — 3000 руб. в год.

105

106

Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения пла­ новых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: орга­ низации-поставщики заинтересованы в выполнении договоров по по­ ставкам в срок. Примерные затраты составляют 20000 руб. в год.

По названным причинам излишними становятся функции "Расчет штрафов за своевременную поставку", "Предъявление претензий поставщикам комплектующих изделий", "Изыскание источников на дополнительную поставку изделий". Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год.

Не свойственна отделу работа на складах предприятия, в цехах и т. п. В то хе время работники отдела не разрабатывают нормы запасов ком­ плектующих изделий, не следст за соблюдением их на складах. В ре­ зультате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранят­ ся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения производственной програм­ мы колшлектующих изделий, что затрудняет размещение на складах не­ обходимых комплектуюгцих изделий.

Затем была построена схема функциональных взаимосвязей отдела

(табл. 25), с помощью которой выявлялись излишште и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделения­ ми завода по каждой функции отдела.

Так, за выполнение функции "определять потребности в колшлектующих изделиях" отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подго­ тавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК полу­ чает нормы расхода комплектуюищх изделий по номенклатуре выпускае­ мой продукции. Планы и производственные профаммы предоставляют отделы ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о величине оборотных средств, результатах складского ^чета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает доку­ мент о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по об1Щ1м вопросам.

Для определения степени значимости функций ОВКиК была создана экспертная группа. В ее состав вошли начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела.

107

Каждый из членов экспертной группы заполшет матрицу попарных сравнений функций. В табл. 26 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВВСиК. Всего было заполнено 6 матриц.

По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наимехювания или номера управленческих функций. Каждый член экс­ пертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. 26 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем ф^'нкции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 вы­ ставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствуюцд1х строке и столбце проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам.

Затем полученьтые значегшя все эксперты заносят в сводную матрицу (табл. 27).

Таблица 25

Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации

комплектующих

изделиях

Примечание. О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее

исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ; П - пре­

доставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данные функции; У - участвует в выполнении данной функции, визирует под­ готовленный документ; С - согласовывает подготовленный документ по

функции; Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

108

Таблица 26

Матрица попарных сравнений для основных функций ОВКиК

Примечание. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функций.

Таблица 27

Сводная матрица попарных сравнений основных функций ОВКиК

!09

Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле:

K = 3 i / 3 2 ,

где К — коэффициент устойчивости экспертного ряда; 3i — максимальная значимость в экспертном ряду; 32 ~ минимальная значимость в экспертном ряду.

Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (К„), который равен 2,0. Если значение К> К„, то необходимо одно из значений ряда вычерк­ нуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значеьшя значимости каждой функции.

Сводная матрица позволяет проранхировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Количество экспертов может бьггь больше.

На рис. 17 представлена совмещенная диаграмма значимости функ­ ций управления ОВКиК и затрат на их осуществлеьше.

Из диафаммы видно, что затраты на осуществление функций "руко­ водить работой складов", "акцептовать счета на комплектующие изделия" и "разрабатывать лимиты на комплектующие изделия" не сбалансирова­ ны с их значимостью, поэтому в первую очередь необходимо совершен­ ствовать процессы выполнения этих функций.

Достаточно трудоемки также функции "определять потребности в комплектующих изделиях", "снабжать цехи комплектующими изделиялщ" и "составлять спецификащщ на комплектующие изделия".

Анализ деятельности ОВКиК позволил выявить ьшзкий уровень каче­ ства выполнения отдельных функгщй (например, "определение потреб­ ности в комплектующих изделиях").

110