Ввод и редактирование

Ввод данных может осуществляться как в текущую ячейку, так и в строку формул. Чтобы ввести число, надо:

• выделить ячейку,

• набрать число, текст или формулу (курсор будет иметь вид вертикальной черты),

• нажать клавишу Enter.

Набираемое число будет отображаться как в текущей ячейке, так и в строке формул, как показано на рисунке 9. Отменить ввод можно нажатием кнопки Esc.

Рисунок 9

По умолчанию при вводе после нажатия клавиши Enter курсор перейдет на строку вниз (или вправо в зависимости от настройки). Если при нажатии Enter курсор переходит вниз, а ввод требуется производить вправо по строке, такое перемещение курсора оказывается неудобным. Тогда для завершения ввода следует нажимать не клавишу Enter, а клавишу со стрелкой (вправо). Ввод считается незаконченным, если курсор не покинул ячейку, в которую производился ввод.

Другое перемещение активной ячейки можно задать, выбрав команду:

Сервис — Параметры — вкладка Правка — установить флажок Переход к другой ячейке после ввода, в направлении – в поле ввода раскрыть список и выбрать нужное перемещение.

Для редактирования данных, записанных в ячейку, необходимо:

• активизировать эту ячейку;

• нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней мышью; таблица перейдет в режим редактирования (в ячейке появится курсор ввода в виде вертикальной черты);

• исправить данные или ввести новые;

• нажать Enter или клавишу со стрелкой.

Редактирование или ввод данных можно производить как в текущей ячейке, так в строке формул.

Задания.

1. Выделите ячейку В5. Отмените выделение.

2. Выделите строку 7. Отмените выделение.

3. Выделите столбец В. Отмените выделение.

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Адрес текущей ячейки указывается в поле Имя (Name), на рисунке 10 в нем отображен адрес ячейки D7. Символы можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите (Enter). В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, и формулы.

Рисунок 10

Ввод чисел. По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: ‘ $, %, +, –, /, Е, е.

При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.

При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспоненциальной форме или символами ###### (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.

Если в ячейке установлен числовой формат не Общий (General), то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный (Fraction), то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел. Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например, количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е·10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, числа 2,3·10¹³ может принять вид 2,3Е+13 (см, ячейку А6).

Запомните. Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число (Number). В списке Числовые форматы (Category) выберите формат отображения числовых данных; Общий (General), Числовой (Number), Денежный (Currency) и т.д.

Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) в списке Числовые форматы (Category) выбрать Даты (Date). Числовые форматы, используемые в Excel, и их описание даны ниже в таблице 3.

Таблица 3. Числовые форматы, используемые в Excel.

Числовой формат	Описание	Пример
Общий (General)	Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые данные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится.	123
Числовой (Number)	Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков (Decimal places) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) введите число, показывающее количество цифр, отображаемых с права после запятой. Чтобы создать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа (Negative numbers) выделите необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator ()) позволяет отделять группы тысячных разрядов в числах.	123,45 1,24
Денежный * (Currency)	Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделяются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минуса.	1 234,00р.
Финансовый * (Accounting)	Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части.	123р.
Процентный (Percentage)	Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соответствии с установленным количеством десятичных знаков и знаком % (процент). Числа больше 1 автоматически вводятся как проценты; а числа, меньше 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода числа 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234. Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат (Percent Stile) на панели инструментов Форматирование. Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) сбросьте флажок Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry).	12,34%
Дробный (Fraction)	Отображает числа в виде обыкновенной долби.	3/10
Экспоненциальный (Scientific)	Используется, как привило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел.	2,3E+0,7
Дата (Dale)	Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.01. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с 1 января 1900г. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты.	14. 03.04.
Время (Time)	Отображается в любом из часто отображаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обозначения АМ или РМ, где «АМ» или «А» указывает на время суток от полуночи до полудня, а «РМ» или «Р» указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов.	1:30 РМ
Текстовый (Text)	Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содержания.
Дополнительный (Special)	Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.	123456
Все форматы (Custom)	Формат определяется пользователем.

*Отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.