К теме 9 проектирование организации:

1. Вертикальная специализация – это разделение работ по уровням иерархии в организации в целом и в ее отдельных частях.

2. Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возможных ее схемах, отражая распределение полномочий. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая стабильность в организации.

3. Высокая неопределенность внешней среды - это оценка предсказуемости внешней среды, предполагающая ее малую понятность и затрудненную управляемость. Оценки специалистов свидетельствуют, что только 20% факторов в бизнесе поддается контролю со стороны руководителя, а остальные 80% - неконтролируемы. Среди последних в основном факторы внешней среды.

4. Горизонтальная специализация – это постадийное разделение работ в организации, начиная с поступления в нее ресурсов и заканчивая выходом из нее продукции или услуги (снабжение, планирование, производство, сбыт).

5. Горизонтальные связи - это связи между двумя или более равными по положению в иерарахии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях.

6. Департаментизация — объединение схожих видов деятель­ности в рамках отдельных подразделений. Этот процесс позволяет организациям сильно разрастаться, о чем свидетельствует опыт корпораций-гигантов «Эксон», «Дженерал Моторс», ИБМ и др. Двумя основными направлениями, по которым может осуществляться департаментизация, являются группирование работ вокруг ресурсов и группирование работ вокруг результата деятельности.

7. Децентрализация - это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача cooтветствующих прав на нижние уровни управления организацией.

8. Децентрализованные организации — организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управле­ния.

9. Дифференциация означает деление в организации работ между ее частями или подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках данного подразделения. Интеграция – это уровень сотрудничества, существующего между частями организации и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением. Потребность в интеграции изначально создается разделением и взаимозависимостью работ в организации.

10. Задача - это работа или ее часть, которая должна быть выпол­нена определенным способом в конкретный срок. Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми и информа­цией.

11. Звенья управления - структурные подразделения, а также от­дельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть.

12. Косвенные связи - это выражение отношений между сотрудниками организации, ограниченных ответом на вопрос «как», иногда - на вопрос «когда» и реже - на вопросы «где» или «кто».

13. Линейная департаментизация – это процесс организационного обособления исполнителей схожих работ, предполагающий относительную автономность в работе. Данный тип департаментизации характеризуется в целом простотой, одномерностью связей (только вертикальные связи) и возможностью самоуправления (относительная автономность). Поэтому он широко используется при организации работ в низовых производственных звеньях семейного или мелкого бизнеса.

14. Линейные связи - линейные полномочия, передаваемые не­посредственно от начальника к подчиненному и предоставляю­щие начальнику узаконенную власть.

15. Масштаб управляемости – число подчиненных у руководителя, которыми он способен эффективно управлять. Оптимальный масштаб управляемости определяется для каждой конкретной ситуации. Считается, что для высшего звена организации число подчиненных у руководителя не должно превышать 7, а для нижнего звена - 200, т.е. у одного руководителя может быть до 200 подчиненных.

16. Матричная департаментизация - это процесс обособления исполнителей схожих работ, основанный на балансе разделения и группирования работ одновременно вокруг ресурсов и результата. Данный подход максимизирует преимущества и минимизирует слабые стороны функционального и продуктового подходов. Отличительной чертой подхода является формальное наличие у работника одновременно двух начальников, обладающих равными правами. Каждая матрица отношений включает в себя три типа ролей в организации: главный руководитель, поддерживающий баланс в системе двойного подчинения; руководители функциональных и продуктовых подразделений, «делящие» подчиненного в ячейке матрицы между собой; руководители ячеек матрицы, равно отчитывающиеся перед функциональным и перед продуктовым руководителем.

17. Неформальные связи это выражение отношений между сотрудниками организации, появляющихся в случае, если формальные связи не служат интересам работника либо организации. В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами на некоторых должностях.

18. Низкая неопределенность внешней среды - это оценка предсказуемости внешней среды, предполагающая ее понятность и сравнительно простую управляемость. При этом предполагается, что работники будут определенно следовать принятым в организации политике и процедурам, а от руководителей не потребуется высокого уровня подготовки, длительного обучения и большого опыта.

19. Обратная связь - ответ получателя на послание, коммуника­ция с помощью обратной связи превращается в двустороннее движение и динамический процесс.

20. Сверхспециализация – это такая форма специализации работ, которая характеризуется следующими негативными ее проявлениями: 1) она уводит общую цель организации от работника и служит причиной функционализма; 2) развивает внутриличностную ориентацию и порождает различия в микрокультуре труда; 3) может приводить к снижению уровня морали и удовлетворенности работой, порождать уклонение от работы и текучесть кадров.

21. Связь - это выражение отношений между сотрудниками организации.

22. Стиль управления — устойчивая система средств, методов и форм взаимодействия руководителя с коллективом организации, направленная на выполнение миссии организации и определяе­мая объективными и субъективными факторами протекания уп­равленческого процесса.

23. Сфера контроля - число людей, которые подчиняются непос­редственно данному руководителю. Размеры сферы контроля оп­ределяют, при прочих равных условиях, число уровней управле­ния в структуре.

24. Узкий масштаб управляемости характеризуется минимальным количеством подчиненных у одного руководителя. В этом случае для соединения нижних звеньев организации с высшим звеном увеличивают количество иерархических уровней. Такое группирование людей и работ имеет ряд преимуществ: при меньшем количестве подчиненных руководителю легче осуществлять контроль за их работой, в связи с чем у него появляется возможность делать это более качественно; он также может быстрее обмениваться информацией с меньшим количеством подчиненных. Однако имеются и недостатки такого подхода: у руководителя небольшого числа работников может появиться стремление к вмешательству в их непосредственную работу, кроме того, многоуровневость делает связи громоздкими, длинными и дорогими.

25. Умеренная неопределенность внешней среды - это оценка предсказуемости внешней среды, предполагающая ее умеренную понятность и сравнительно непростую управляемость. Чтобы эффективно управлять, руководители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта, достаточной гибкости в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды.

26. Уровень управления в организации - та ее часть, в рамках которой и в отношении которой могут приниматься самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше- или нижерасположенными частями. Централизация - это концентрация прав принятия решения, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организации. Централизация является реакцией системы, направленной на предотвращение искажения информации при передаче ее через все увеличивающееся количество уровней управления.

27. Формальные связи - это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Такие связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями.

28. Функциональная департаментизация – это процесс функционального обособления исполнителей схожих работ. Данный тип департаментизации возник с развитием специализации работы, связанной с получением и распределением ресурсов в организации. Разновидностями функциональной департаментизации являются группирование работ по процессу (штучное, массовое и опытное производство), т.е. по типу производства, и по технологии (механизация, автоматизация и роботизация), т.е. по типу оборудования.

29. Функциональные полномочия - аппаратные или штабные пол­номочия (ограниченное право использования ресурсов), включа­ющие рекомендательные, обязательного согласования, парал­лельные и функциональные полномочия.

30. Функциональные права - это власть, которую индивид или отдел могут иметь как результат специфики своей работы.

31. Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.

32. Централизованные организации - организации, в которых ру­ководство высшего звена оставляет за собой большую часть пол­номочий, необходимых для принятия важнейших решений.

33. Широкий масштаб управляемости предполагает максимально возможное количество подчиненных у одного руководителя и минимальное количество уровней иерархии. Преимущества подхода: имея множество подчиненных, руководитель вынужден делегировать свои полномочия, для чего подбирается сильная и квалифицированная команда. Недостатки широкого масштаба управляемости: для руководителя возможна перегруженность в решении рутинных задач, что может привести к потере контроля над подчиненными, во избежание чего к руководителям предъявляются очень высокие требования.

К теме 10 ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ:

1. Автономная рабочая группа в многомерной организации - это группа работников, одновременно выполняющих три задачи: обеспечения производственной деятельности необходимыми ресурсами; производства для конкретного потребителя, рынка или территории продукта или услуги; обслуживания конкретного потребителя, проникновения на конкретный рынок, проведения операции в пределах определенной территории.

2. Дивизиональная схема организации - это следствие департаментизации, в которой за основу взят конечный результат: продукт, потребитель или рынок. Данная схема широко используется в условиях многопродуктового производства и в многонациональных компаниях, в построении государственного аппарата и общественных организаций. Такая схема особенно эффективна там, где производство слабо подвержено колебаниям рыночной конъюнктуры и мало зависит от технологических нововведений, так как в ее основе по-прежнему лежит механистический подход во взаимодействии организации с внешней средой. Недостатки схемы: централизованное распределение ключевых ресурсов в случае их недостатка может привести к развитию межотделенческих конфликтов; в больших дивизиональных организациях затруднена межотделенческая карьера..

3. Механистический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации.

4. Организация, ориентированная на рынок («движимая рынком») – это организация, которая может быть описана следующим образом. По характеру взаимодействия с внешней средой это органический тип организации, быстро адаптирующийся к происходящим в этой среде изменениям. По характеру взаимодействия частей внутри организации это либо развитая дивизиональная, либо матричная структура. По характеру взаимодействия индивида с организацией это индивидуалистский тип. Принципиальным отличием данного типа организации является то, что в данном случае вокруг рынка (рынков) группируются все части организации.

5. Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии.

6. Партисипативная организация – это организация, в которой реализуется участие работников всех уровней в управлении, в том числе: участие в принятии решений, в установлении целей и в решении проблем.

7. Предпринимательские организации – это организации, для которых характерны следующие черты: 1) они ориентированы на рост и больше рассчитывают на имеющиеся возможности, чем на контролируемые ресурсы; 2) реализация возможностей и использование ресурсов чаще осуществляется на краткосрочной, эпизодической и поэтапной основе; 3) контроль за ресурсами носит опосредованный характер (аренда, займ и т.п.); 4) в структуре управления малое количество уровней, отмечается гибкость и сетевое построение; 5) главные организационные факторы – работники с их квалификацией; 6) мотивация предпринимательской деятельности строится на поиске возможностей и достижении результата, а не на необходимости использования ресурсов; 7) организация основана на индивидуальной инициативе, а не на координации; 8) вместо сконцентрированного развития практикуется развитие по многим направлениям.

8. Традиционная организация является комбинацией линейной и функциональной департаментизации в проектировании организации.

9. Условия реализации преимуществ бюрократической организации: в ней известны общие цели и задачи; работа может делиться на отдельные операции; общая цель организации достаточно проста, чтобы выполнить ее на основе централизованного планирования; выполнение работы индивидом может достоверно измеряться; денежное вознаграждение мотивирует работника; власть руководителя признается как законная.

10. Условия эффективности органического подхода к проектированию организации: используется нерутинная технология (высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение.

11. Экспертная власть - форма власти, основанная на призна­нии окружающими наличия у индивида недоступных им специ­альных знаний.

12. Элементы эдхократического дизайна – это признаки функционирования эдхократических организаций: работа в областях с высокой или сложной технологией, требующая творчества, инновационности и эффективной совместной работы (групповая взаимосвязь работ); работники являются высококвалифицированными экспертами в своем деле, выполняют сложные производственные операции и умеют коммуницировать друг с другом высокоэффективным образом; структура имеет органическую основу и четко не определена, преобладают неформальные и горизонтальные связи; право принятия решений и власть основаны на экспертных знаниях, финансовый контроль осуществляется сверху; система вознаграждения строится на экспертных знаниях работника, вознаграждение носит групповой характер; нередко отсутствует схема структуры такой организации.