ALL(PDF)
.pdf
•навички ведення переговорів;
•навички письма; і
•навички публічних виступів.
Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: виходи
1. Оновлення активів процесів організації. Активи процесів організації, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:
•причини виникнення проблем;
•обґрунтування обраних коригувальних впливів; і
•знання, накопичені в ході управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту.
Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: виходи
2.Запити на зміну. Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту може привести до запитів на зміну продукту або проекту. У відповідних ситуаціях вони можуть містити в собі коригувальні або попереджуючі дії.
Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: виходи
3.Оновлення плану управління проектом
Елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого, план управління комунікаціями. Він оновлюється в тому випадку, якщо визначені нові або змінені колишні вимоги до комунікацій. Наприклад, деякі види комунікацій можуть стати непотрібними, неефективний метод комунікацій може бути замінений іншим, або може бути виявлена нова вимога до комунікацій.
Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: виходи
4. Оновлення документів проекту. Документи проекту, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:
•Стратегію управління зацікавленими сторонами проекту. Така стратегія оновлюється в результаті врегулювання спірних питань і питань, що турбують. Наприклад, може бути визначено, що зацікавлена сторона проекту має додаткові потреби в інформації.
•Реєстр зацікавлених сторін проекту. Оновлюється в міру зміни інформації про зацікавлені сторони проекту, коли виявляються нові зацікавлені сторони, коли зареєстровані сторони більше не беруть участі у проекті або більше не піддані його впливу, або в тих випадках, коли потрібні інші оновлення, пов'язані з певними зацікавленими сторонами проекту.
•Журнал реєстрації проблем. Обновлюється в міру виявлення нових і розв'язання поточних проблем.
6.Підготовка звітів про виконання
Підготовка звітів про виконання являє собою процес збору й поширення інформації про виконання, включаючи звіти про стан, результати виміру виконання й прогнози.
Процес підготовки звітів про виконання включає періодичний збір фактичних даних і їхнє зіставлення з базовим планом для оцінки просування проекту і його виконання, передачі даної інформації, а
також прогнозування результатів проекту.
Звіти про виконання повинні надавати інформацію на відповідному для кожної аудиторії рівні. Їхній формат може варіюватися від простого звіту про поточний стан до більш деталізованих звітів.
Підготовка звітів про виконання: входи, інструменти, методи й виходи Блок-схема даних у процесі підготовки звітів про виконання
Підготовка звітів про виконання: входи
1. План управління проектом надає інформацію з базових планів проекту.
Базовий план виконання є затвердженим планом робіт із проекту, з яким порівнюється виконання проекту, а також виміряються відхилення для контролю управління. Базовий план виконання, як правило, поєднує параметри змісту, строків і вартості проекту, але також може включати технічні показники й параметри якості.
2. Інформація про виконання робіт. Здійснюється збір такої інформації про результати виконання операцій проекту:
–статус результатів;
–хід виконання розкладу; і
–понесені витрати.
Підготовка звітів про виконання: входи (продовження)
3. Результати вимірювання виконання робіт. Інформація про виконання робіт використовується для створення метрик операцій проекту, що дозволяє оцінити фактичне виконання в порівнянні із плановим. Ці метрики містять у собі, серед іншого:
–планове виконання строків у порівнянні з фактичним;
–планове виконання вартості у порівнянні з фактичним;
–планове технічне виконання у порівнянні з фактичним.
4. Бюджетні прогнози. Інформація про бюджетні прогнози із процесу управління вартістю включає інформацію про додаткові засоби, які передбачається витратити на частину робіт, що залишилася, , а також оцінки щодо завершення всіх робіт із проекту.
Підготовка звітів про виконання: входи (закінчення)
5. Активи процесів організації, які можуть впливати на процес складання звітності про виконання, містять у собі, серед іншого:
–шаблони звітів;
–правила й процедури, що визначають використовувані вимірювання й показники; і
–визначені організацією межі відхилень.
Підготовка звітів про виконання: інструменти й методи
1. Аналіз відхилень - це погляд на те, що призвело до розходжень між базовим планом і фактичним виконанням після появи даних розходжень. Процес аналізу відхилень може розрізнятися залежно від прикладної області, використовуваного стандарту й галузі. Його найбільш загальними кроками
є такі:
•Перевірити якість отриманої інформації, щоб упевнитися, що вона повна, достовірна й відповідає минулим даним, якщо порівнювати неї з іншою інформацією про проект або про поточний стан.
•Визначити відхилення, порівнявши фактичну інформацію з базовим планом проекту й виділивши всі розходження в результатах проекту, як сприятливі, так і негативні. При управлінні освоєним обсягом використовуються особливі рівняння для кількісного визначення відхилень. Цей метод детально розглянутий у темі “Управління вартістю проекту”.
•Визначити вплив відхилень по вартості й строках проекту, а також в інших його областях (тобто коректування виконання якості й зміна змісту й т.д.)
•При можливості проаналізувати тенденції відхилень і задокументувати всі відомості про джерела відхилень у сфері впливу.
Підготовка звітів про виконання: інструменти й методи
2. Методи прогнозування. Прогнозування - це процес передбачення майбутнього виконання проекту на основі його фактичного поточного виконання. Методи прогнозування розділяють на кілька категорій:
–Методи часових рядів. Використовують історичні дані як основу для оцінювання майбутніх результатів. Наприклад, метод освоєного обсягу, екстраполяція, оцінка тренду й крива росту.
–Причинно-наслідкові/економетричні методи. Деякі методи прогнозування використовують припущення, що можливо визначити основні фактори, які можуть впливати на прогнозовану змінну. Наприклад, обсяги продажів парасолів можуть бути пов'язані з погодними умовами. Якщо зрозумілі причини, можна оцінити вплив на змінні, які потім можна використовувати в прогнозах. Наприклад, регресійний аналіз із використанням лінійної або нелінійної регресії, авторегресійне змінне середнє й економетрика.
–Суб'єктивні методи. Містять у собі інтуїтивні судження, думки й імовірнісні оцінки. Наприклад, опитування, метод Дельфі, розробка сценаріїв, прогнозування технологій і прогнозування по аналогіях.
–Інші методи. Інші методи можуть містити в собі моделювання, імовірнісне прогнозування й прогнозування по множині.
Підготовка звітів про виконання: інструменти й методи
3. Методи комунікацій
Для обміну й аналізу інформації про хід виконання проекту можуть проводитися наради по оцінці поточного стану. Менеджер проекту, як правило, використовує метод інформування без запиту, описаний у разделе 10.2.2.4, для поширення звітів про виконання.
Підготовка звітів про виконання: інструменти й методи (закінчення)
4. Системи звітності надає менеджерові проекту стандартний інструмент для збору, зберігання й поширення серед зацікавлених сторін проекту інформації про вартість, просування й виконання проекту.
Пакети програмного забезпечення дозволяють менеджерові проекту поєднувати звіти з кількох систем і полегшують поширення звітів серед зацікавлених сторін проекту. Прикладами форматів поширення можуть бути: звіти у формі таблиць, аналіз за допомогою електронних таблиць і презентації. Для візуального подання інформації про виконання проекту можуть
в майбутньому.
•