ALL(PDF)

Природно, одним з важливих рішень із погляду організації роботи офісу є програмне забезпечення, вибір і впровадження яких повинні реалізувати роботу повноцінного електронного офісу як єдиного інтегрального Intranet-середовища, що регламентує всі взаємозв'язки співробітників, що організує роботу з документами, їхнє зберігання, архівування, знищення. При цьому можливо реалізовувати програмноапаратні комплекси, що організують і систематизують як електронний, так і паперовий документообіг.

Електронний офіс проекту проектується як система, орієнтована в першу чергу на роботу з інформацією у вигляді документів, що припускає заміну ручних методів обробки документів автоматизованими процедурами.

Програмно-телекомунікаційне середовище офісу опирається на розвинене інформаційне забезпечення проекту, що повинне надавати можливість інтегрованої обробки всіх видів інформації, що циркулює в системі, у тому числі документів, породжених електронним і паперовим документообігом: зовнішньої й внутрішньої переписки, здійснюваної як в електронної, так й у паперовій формі.

База даних документів повинна бути елементом єдиної бази даних, інформації й знань команди проекту; вона формується як централізований електронний архів документів ( що включає в тому числі й паперові оригінали, і електронні копії оригіналів паперових документів). Система управління базою даних документів повинна забезпечувати:

централізовану реєстрацію всіх документів, які циркулюють у системі;

зберігання документів в електронному виді в різних форматах;

ведення централізованого каталогу документів проекту, що забезпечує можливість їхнього пошуку (по ключових атрибутах, з використанням повнотекстового пошуку й т.д.);

зберігання повної історії роботи з документами (хто, коли і як працював з документом), а також різних версій документів;

надійну систему захисту документів, регламентацію доступу персоналу до документів різного призначення;

можливість підтримки архівів документів на всіх видах зовнішніх пристроїв, включаючи магнітооптичні й бібліотеки лазерних компакт-дисків.

Прикладне програмне забезпечення документообігу офісу проекту повинне включати наступні ключові компоненти:

систему управління зберіганням документів - програмне забезпечення, що реалізує функції управління єдиним документарним фондом проекту (централізованим архівом);

систему управління документообігом - програмне забезпечення, що реалізує адміністрування документообігу, управління маршрутизацією й рухом документів, координацією документопотоків, контролем за пересуванням документів, за своєчасною їхньою обробкою й т.д.;

набір стандартних бізнес-додатків, що використаються командою проекту для підготовки документів - текстових процесорів, електронних таблиць і т.п., набір спеціалізованих функціональних додатків, призначених для підготовки документів (на відміну від стандартних бізнес-додатків вони взаємодіють із базою даних, що підтримує структуровану інформацію);

систему експорту/імпорту документів.

Уякості центрального керуючого блоку програмного забезпечення електронного офісу виступає система управління повноваженнями користувачів, що:

здійснює розмежування доступу користувачів до інформації (у тому числі до документів різного ступеня таємності);

здійснює регламентацію доступу користувачів до функцій, надаваним системою.

3.Основні принципи організації віртуального офісу проекту

Нині поняття й ідеологія віртуального офісу проекту набувають усе більшого значення у зв'язку з розвитком мережі Інтернет і зростанням значення програмно-інформаційного й комунікаційного аспекту управління проектами.

Принципи віртуальних інфраструктур розробляються й практично реалізуються в розвинених країнах Заходу із середини 90-х років.

приводить до формування гнучкої й динамічної організаційної системи, найбільш пристосованої для успішного бізнесу у швидко мінливому середовищі.

Повністю віртуального підприємства, тобто такого, що не має базових структур у реальному фізичному просторі, звичайно, не може бути. Тут мова йде про інтенсивну взаємодію реально існуючих фахівців і підрозділів різних підприємств у віртуальному просторі, реалізованому на основі новітніх інформаційних і комунікаційних технологій.

Отже, можна розділити питання офісу як базового місця і віртуального офісу як розподіленого комп’ютерно-інформаційного простору.

Із практичної точки зору віртуальне підприємство є мережа вільно взаємодіючих (і взаємно сприяючих) агентів, що перебувають у різних місцях. Ці агенти розробляють спільний проект (або ряд взаємозалежних проектів), перебуваючи між собою у відносинах партнерства, кооперації, співробітництва, координації й т.п.

Поняття віртуальної інфраструктури ідеально підходить для формування офісу проекту. Об'єднання ресурсів при створенні віртуальних офісів проектів характеризується територіальною незалежністю, інакше кажучи, прийняття рішень і виконання завдань за принципом поділу праці відбуваються, незважаючи на регіональні границі. Співробітництво членів команди проекту має тимчасовий характер або організується на певний строк. Переваги віртуальних мереж у такому випадку очевидні: розширення діючого ресурсного потенціалу йде без втрати гнучкості; внутрішня координація здійснюється за допомогою інформаційної технології, підкріпленою культурою взаємної довіри; можливо паралельне управління найрізноманітнішими процесами у ході реалізації проектів.

Основним і системостворюючим принципом для функціонування тимчасового мережного віртуального офісу проекту, що виходить за межі окремої фірми, є послідовне й ефективне використання сучасних інформаційних і комунікаційних технологій. Типова схема організації віртуального офісу проекту представлена на рис. 20.2.

Рис. 2 - Типова схема організації віртуального офісу проекту Розглянемо основні принципи віртуальних інфраструктур. У табл. 20.1 наведені основні відмінності

традиційних організаційних структур від віртуальних інфраструктур.

Простір віртуалізації включає чотири категорії явищ - віртуальний ринок, віртуальну реальність, а також внутрішньо- і міжорганізаційні мережні об'єднання. Останні охоплюються одним поняттям

віртуальні інфраструктури -- організаційні форми. Під віртуальним ринком розуміються пропоновані системою Інтернет комунікаційні й інформаційні послуги комерційного призначення.

Віртуальна реальність - це імітація реальних процесів розробок і виробництва в комп'ютерному просторі, що одночасно є й середовищем, і інструментом. Як інструмент вона дозволяє інтуїтивно вибудувати складні структури, як середовище - дає можливість подумки представити проект, продукт, будівлі, робочі місця, машини й устаткування до того, як вони знайдуть реальне існування. Основні області використання результатів цих досліджень - створення віртуальних прототипів проектів, а також віртуальне планування праці й виробництва.

Внутрішньорганізаційні мережі охоплюють широку гаму робіт вдома й робіт з використанням засобів телекомунікацій, а також робіт із застосуванням банків знань або мереж знань. Їхньою загальною ознакою є об'єднання в єдину мережу окремих співробітників (членів команди проекту) за допомогою сучасних інформаційних і комунікаційних технологій. Піонерами в цій частині віртуальної організації праці є компанії "IBM", "Siemens", а також великі консультаційні підприємства й банки,

Інфраструктура віртуального офісу проекту, наприклад, повинна включати наступні основні складові:

мережа Internet;

міжнародний стандарт для обміну даними, наприклад по моделях продукції STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

стандарти взаємодії прикладних програм, наприклад стандарти CORBA (Common Object

Request Broker Architecture).

Головні ознаки, що розкривають зміст поняття "віртуальний офіс проекту", включають наступні:

інтеграцію кращих засобів і досвіду різних підприємств у рамках стратегічно доцільної команди проекту;

організацію по проектах або навколо ключових процесів (наскрізних ділових процесів життєвого циклу проекту, продукту);

утворення автономних робочих груп, забезпечення співробітництва й координації осіб н колективів, просторово вилучених друг від друга;

тимчасовий характер, гнучкість, можливість швидкого утворення, розвитку, переструктурування й розформування в потрібний час;

сполучення децентралізації й централізації в управлінні при переважному розвитку децентралізованого (розподіленого) управління, пріоритет координаційних зв'язків;

максимально широкий розподіл і гнучкий перерозподіл повноважень влади, прийняття рішень на всіх рівнях організаційної ієрархії, сполучення висхідного й спадного проектування;

організацію групової взаємодії фахівців за допомогою ЕОМ, включаючи "зустріч у мережі" (meeting on the network) і погоджені потоки роботи (workflow), забезпечення вільного обміну ідеями усередині й між рівнями організаційної ієрархії;

розробку неоднорідних комп'ютерних середовищ і мереж, використання архітектури клієнтсервер, застосування програмних засобів забезпечення колективної діяльності (groupware) різного класу.

Таблиця 1 - Основні розходження традиційних і віртуальних інфраструктур

Зазначені принципи пов'язані з широким розвитком і використанням нових інформаційних і комунікаційних технологій (НИТ/НКТ) для управління людськими ресурсами й планування діяльності команди проекту, моделювання й оптимізації процесів взаємодії (кооперації й координації) між різними менеджерами команди.

Завдяки сучасним телекомунікаціям уже непринципові географічне положення й державна приналежність партнерів. Нові можливості інформаційної взаємодії дозволяють будувати кооперацію у формі віртуального офісу проекту, що діє протягом життєвого циклу проекту, продукту.

Програмно-комунікаційне середовище віртуального офісу опирається на безперервну інформаційну підтримку життєвого циклу проекту. У західній методології така підтримка називається CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своїй суті сьогодні CALS є глобальною стратегією підвищення ефективності бізнес-процесів, виконуваних у ході життєвого циклу проекту, продукту за рахунок інформаційної інтеграції й наступності інформації, породжуваної на всіх етапах життєвого циклу.

Засобами реалізації даної стратегії є CALS-технології, в основі яких лежить набір інтегрованих інформаційних моделей - самого життєвого циклу й виконуваних у його ході бізнес-процесів, продукту (виробу), виробничого й експлуатаційного середовища й ін. Можливість спільного використання інформації забезпечується застосуванням комп'ютерних мереж і стандартизацією форматів даних, що забезпечує їхню коректну інтерпретацію.

Ідеальною основою для рішення поставленого завдання є використання єдиної інтегрованої моделі проекту і його життєвого циклу, що описує об'єкт настільки повно, що виступає в ролі єдиного джерела інформації для будь-яких виконуваних у ході життєвого циклу процесів.

Ключовим поняттям для віртуального підприємства є концепція багатокористувацької бази даних. Вона повинна містити всю необхідну інформацію для комп'ютерної підтримки життєвого циклу проекту й повинна бути доступна в оперативному режимі всім членам команди проекту.

Стандарти CALS покривають весь спектр потреб користувачів, забезпечуючи єдине подання тексту, графіки, інформаційних структур і даних про проект, супровід і виробництво, включаючи звук, відео-, мультимедийні засоби, передачу даних, зберігання даних, документацію й багато чого іншого для всіх додатків.

В основі віртуального офісу проекту повинна лежати ідеологія інтегрованого Інтранет-середовища (Intranet), що являє собою технологію управління комунікаціями проекту, у цьому її відмінність від Інтернет (Internet), що є технологією глобальних комунікацій.

У реалізації комунікацій проекту виділяють три рівні:

апаратний;

програмний;

інформаційний.

Зпогляду апаратного й програмного рівнів комунікації - це організація надійного каналу з'єднання

йпередача інформації без перекручувань, організація зберігання інформації й ефективний доступ до неї. У плані технічної реалізації цих рівнів Інтранет практично не відрізняється від Інтернет. Там такі ж локальні й глобальні мережі; ті ж програми: Інтернет-навігатори,«Web-сервери, електронна пошта, телеконференції й навіть ті ж виробники програмного забезпечення.

Головна особливість Інтранет криється в інформаційному рівні комунікацій, що істотно визначається специфікою проекту й найбільш істотний для управління проектом. При цьому апаратний і програмний рівні комунікацій є що забезпечують. Інформаційне забезпечення може мати різну базову технологію передачі й зберігання інформації. Паперові документи, листи й записки, дошки оголошень, корпоративні газети, телефони - все це становить традиційну технологію зберігання й передачі інформації. Технологія Інтранет перетворила паперові документи в електронні сторінки й файли; дошку

оголошень - в Web-сервер; записки й телефонні дзвінки - у повідомлення електронної пошти; газетні новини - у повідомлення подій сервера телеконференцій. Інтранет робить комунікації проекту більше надійний, швидкий й інтенсивними, а доступ до інформації прискорюється й спрощується.

З інформаційної точки зору комунікації - це пошук і передача знань. Можна виділити наступні три більші групи методів управління інформаційним забезпеченням бізнес-процесів, у тому числі:

подання діяльності офісу й команди проекту з погляду ресурсів (фінансів, матеріальних запасів, кадрів), при якій повинне бути забезпечене управління ресурсами й контроль за ними;

подання роботи офісу й команди як системи бізнес-процесів. Тут центральними поняттями виступають процес, функція, дані, подія. Основна мета управління для цих методів - забезпечення координації подій і функцій;

подання офісу й команди як системи невеликих колективів співробітників, що вирішують загальне завдання, а в ролі організуючих факторів виступають знання й ефективних комунікацій. Головним ресурсом управління стає база знань проекту, у якій члени команди проекту можуть швидко знайти інформацію для ухвалення правильного рішення й розуміння один одного. Ця база концентрує в собі колективний досвід команди й створює контекст проектних комунікацій. Основна мета управління - забезпечення координації, комунікації й швидкого пошуку інформації для самостійного ухвалення рішення.

Використання Інтранет-технології особливо ефективно в управлінні проектами, де комунікації є критично важливої складової стратегії діяльності.

Тема: Автоматизація управління проектами Мета автоматизації УП

підвищення продуктивності праці, пов’язаної зі збором, обробкою, аналізом даних про хід виконання проекту, проведенням необхідних аналітичних і прогнозних розрахунків, необхідних для прийняття ефективних рішень

Автоматизована інформаційна система УП (АІСУП)

єдиний комплекс, що поєднує програмні та технічні засоби обробки і передачі інформації, методи УП та інші елементи, які забезпечують функціонування проекту та підвищення ефективності усіх процесів

•проект - одноразова сукупність дій, направлених на досягнення унікальної мети (або досягнення комплексу цілей)

•ІСУП створюється для кожного проекту і є тимчасовою системою

•Реалізація проектів пов’язана з виконанням унікального комплексу дій

•Отже, календарні і фінансові плани базуються, здебільшого, на прогнозних і експертних оцінках, ніж на попередньому досвіді

•ІСУП повинна підтримувати алгоритми вирішення конфліктних вимог

Перший стиль (Детальне знання проекту та високий рівень контролю)

•вимагає, щоб план проекту був розроблений дуже детально, щоб всі ці деталі вводились в базу даних системи та були доступні у будь-який час.

Вимогою є, щоб робоча група проекту здійснювала поточний контроль за роботою через короткі проміжки часу. Ступінь деталізації залежить від масштабів та складності проекту.

Другий стиль (Детальне знання проекту та невисокий рівень контролю)

•вимагає, щоб план проекту був розроблений досить детально, і щоб всі ці деталі були введені в базу даних, але не передбачає, щоб подробиці плану були легко доступними.

Менеджер проекту може не аналізувати всю цю інформацію, а вивчає її тільки вибірково. При необхідності він повинен отримати детальну інформацію. Такий стиль надає більше свободи робочій групі при розробці своїх планів.

АІСУП не повинна бути надто чутливою.

Третій стиль

(Невисокі знання деталей проекту та невисокий рівень контролю)

•не потребує розробки дуже деталізованого плану проекту для введення в БД або забезпечення доступності інформації.

Цей стиль також надає робочій групі більше свободи у розробці власних планів. Такий підхід називається управління «по відхиленнях».

АІСУП також не повинна бути надто чутливою.

Четвертий стиль (Невисоке знання деталей проекту та значний рівень контролю)

• є не зовсім звичайним. Він навпаки вимагає, щоб план проекту не розроблявся дуже детально. Менеджеру проекту необхідно забезпечити рівень контролю за БД та легку доступність інформації.

Така система буде зручною для менеджера проекту, якому необхідно керувати деталями і якому необхідно надавати багато звітів про стан справ вищим керівникам різного рівня. Ці звіти повинні бути довільними за своїм характером.

У цьому випадку АІСУП повинна бути виключно чутливою.

При визначенні вимог до конкретної ІС УП необхідно чітко визначитись на який стиль слід орієнтуватись і для розв'язання яких задач буде потрібна АІСУП

Для цього керівникові необхідно проаналізувати характер діяльності власної організації з точки зору можливості і доцільності застосування проектної форми планування і управління.

Яка діяльність може плануватися у вигляді проектів?

Наскільки детально необхідно планувати і контролювати проекти?

Тільки після цього можна з упевненістю сказати наскільки прийняте рішення про використання системи для управління проектами є обґрунтованим.

Потім необхідно визначитися з класами функцій планування і управління, які повинна реалізувати ІСУП:

•тільки планування або планування і контроль ходу проекту;

•планування і контроль лише термінів виконання робіт;

•планування і контроль фінансових вкладень без детального планування використання ресурсів;

•детальне планування використання ресурсів;

•багатопроектне управління.

Корисно заздалегідь визначити:

•Приблизні вимоги до розмірності проектів і детальності планування, організаційної структури управління і звітності.

•Скільки проектів буде вестися одночасно і чи будуть вони взаємозалежними?

•Яка приблизна кількість задач в одному проекті?

•Скільки видів ресурсів буде задіяно в одному проекті і як будуть розділятися ресурси між проектами?

Корисно заздалегідь визначити:

•Приблизні вимоги до розмірності проектів і детальності планування, організаційної структури управління і звітності.

•Скільки проектів буде вестися одночасно і чи будуть вони взаємозалежними?

•Яка приблизна кількість задач в одному проекті?

•Скільки видів ресурсів буде задіяною в одному проекті і як будуть розділятися ресурси між проектами?

•Важливим є також міркування, пов’язані з кваліфікацією персоналу, який буде використовувати ІСУП.

Тільки з урахуванням усього вище зазначеного можна чітко сформулювати вимоги до інформаційної системи автоматизації управління проектами

•Після аналізу всіх вимог необхідно прийняти рішення про вибір ІСУП з тих, що пропонує ринок, або при відсутності на ринку системи, яка відповідає вимогам– про розробку власної:

Кілька зауважень Розробка власної ІС обійдеться значно дорожче

Сам процес розробки досить тривалий і відповідно результат від використання такої системи відстає у часі від моменту вкладення коштів, оскільки, будь-який проект обмежений у часі, це є суттєвим.

Процес розробки досить складний і трудомісткий процес. Він вимагає залучення різноманітних фахівців.

Розробка нової ІС сама по собі є проектом і відповідно вимагає управління.

Тому, розробка ІС із застосуванням готових ПЗ (як власними силами, так із залученням сторонньої фірми) є більш доцільним, крім випадків, коли фірма сама є розробником ПЗ.

Дякую за увагу!