ALL(PDF)

так і допоміжні деталі.

Виходи багатьох процесів планування, що розглянуті нами у відповідній темі інтегруються для створення плану управління проектом.

Крім того, відновлення даних документів можуть привести до коригування плану управління проектом. Для проектів інформатизації можуть бути необхідними вхідні дані, що залежать від цієї прикладної

сфери.

Вхідні дані для розробки плану управління проектом (продовження)

3. Фактори середовища підприємства, які можуть впливати на процес розробки плану управління проектом, містять у собі серед іншого:

•державні й промислові стандарти;

•інформаційні системи управління проектами (наприклад, автоматизовані засоби, такі як програмне забезпечення для управління розкладом, система управління конфігурацією, система збору й розподілу інформації або веб-інтерфейси до інших автоматизованих систем, що працюють у режимі онлайн);

•організаційну структуру й культуру;

•інфраструктуру (наприклад, споруди, що існують й капітальне обладнання);

•управління персоналом (наприклад, директиви по найму й звільненню, оцінки ефективності роботи співробітників і документи про навчання).

Вхідні дані для розробки плану управління проектом (продовження)

4. Активи процесів організації, які можуть впливати на процес розробки плану управління проектом, містять у собі серед іншого:

•типові провідні вказівки, робочі інструкції, критерії оцінки пропозицій і критерії вимірювання виконання;

•шаблон плану управління проектом - елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, зокрема:

–провідні вказівки й критерії для адаптації набору стандартних процесів організації з метою задоволення конкретних потреб проекту;

–провідні вказівки або вимоги до закриття проекту, наприклад критерії підтвердження й приймання продуктів;

•процедури управління змінами, що включають дії, згідно котрим будуть модифікуватися офіційні

стандарти компанії, політики, плани й процедури або будь-які документи проекту, а також порядок схвалення й підтвердження будь-яких змін;

Вхідні дані для розробки плану управління проектом (закінчення)

4. Активи процесів організації архіви по минулих проектах (наприклад, базові плани по змісту, вартості, розкладу й вимірюванню виконання, календарі проектів, сітьові діаграми проекту, реєстри ризиків, заплановані відповідні дії й певні наслідки ризиків);

•історичну інформацію й базу засвоєних уроків;

•базу знань по управлінню конфігурацією, що містить версії й базові плани по всіх офіційних стандартах компанії, політиках, процедурах і будь-яких документах проекту.

Інструменти і методи

для розробки плану управління проектом

1 Експертні оцінки При розробці плану управління проектом експертні оцінки використовуються для:

•адаптації процесу для задоволення вимог проекту;

•розробки технічних і управлінських деталей, які будуть включені в план управління проектом;

•визначення ресурсів і рівнів розвитку навичок, необхідних для виконання робіт із проекту;

•визначення рівня управління конфігурацією, що буде застосовуватися в проекті;

•визначення того, які документи проекту будуть піддані процесу формального управління змінами.

Виходи розробки плану управління проектом

1 План управління проектом інтегрує й консолідує всі допоміжні плани управління й базові плани, отримані в результаті процесів планування, і містить у собі:

•обраний для проекту життєвий цикл і процеси, які будуть застосовуватися в кожній фазі;

•результати адаптації, отримані від команди управління проектом, а саме:

–процеси управління проектом, обрані командою управління проектом;

–рівень реалізації кожного обраного процесу;

–опис інструментів і методів, які будуть використані для виконання даних процесів;

–порядок використання обраних процесів для управління конкретним проектом, включаючи залежності й взаємодії між даними процесами, а також необхідні входи й виходи;

Виходи розробки плану управління проектом (продовження)

1 План управління проектом містить (продовження):

•порядок виконання робіт для досягнення цілей проекту;

•план управління змінами, що документує порядок моніторингу й контролю змін;

•план управління конфігурацією, що документує порядок управління конфігурацією;

•порядок підтримки цілісності базових планів виконання;

•потреби в комунікації між зацікавленими сторонами проекту й методи її реалізації;

•ключові заходи щодо аналізу управління відносно змісту, границь і строків, що полегшують розгляд проблем і рішень, що очікують прийняття.

Виходи розробки плану управління проектом (продовження)

План управління проектом може бути складений як на рівні зведення, так і в деталях, і може складатися з одного або кількох допоміжних планів.

Кожний з допоміжних планів деталізований до того ступеня, що потрібно для конкретного проекту. Після затвердження плану управління проектом він може змінюватися тільки після того, як буде

створений запит на зміну й схвалений у рамках процесу здійснення загального управління змінами.

Виходи розробки плану управління проектом (продовження)

Базові плани проекту містять у собі:

•базовий розклад;

•базовий план виконання вартості;

•базовий план по змісту.

Виходи розробки плану управління проектом (продовження)

Допоміжні плани містять у собі:

•план управління змістом;

•план управління вимогами;

•план управління розкладом;

•план управління вартістю;

•план управління якістю;

•план удосконалення процесів;

•план управління людськими ресурсами;

•план управління комунікаціями;

•план управління ризиками;

•план управління закупівлями.

Виходи розробки плану управління проектом (закінчення)

Часто базові плани по змісту, розкладу й вартості поєднують у базовий план виконання, використовуваний у якості загального базового плану проекту, з яким може порівнюватися загальне виконання.

Базовий план виконання використовується для вимірювання освоєного обсягу.

3. Керівництво й управління виконанням проекту

Керівництво й управління виконанням проекту – це процес виконання робіт, визначених у плані управління проектом, для досягнення цілей проекту.

Операції з керівництва й управління виконанням проекту містять у собі:

•здійснення дій для виконання вимог проекту;

•створення результатів проекту;

•добір, підготовка й управління членами команди, призначеними на проект;

•одержання, управління й використання ресурсів, включаючи матеріали, інструменти, обладнання й споруди;

•застосування запланованих методів і стандартів;

•налагодження й управління каналами комунікацій проекту, як зовнішніми, так і внутрішніми стосовно команди проекту;

•визначення даних проекту, таких як вартість, розклад, технічне або якісне виконання й статус, для полегшення прогнозування;

•випуск запитів на зміну й адаптація схвалених змін до змісту, планів і середовища проекту;

•управління ризиками й виконання дій по реагуванню на ризики;

•управління продавцями й постачальниками;

•збір і документування засвоєних уроків, а також виконання схвалених дій по вдосконаленню процесів.

Керівництво й управління виконанням проекту (продовження)

Менеджер проекту разом з командою управління проектом керує виконанням запланованих операцій проекту й управляє різноманітними технічними й організаційними зв'язками, що існують у рамках проекту.

Результатами є виходи процесів виконання робіт проекту (основна діяльність), запланованих і внесених у розклад плану управління проектом.

Інформація про виконання робіт, про ступінь завершеності результатів і про те, що вже зроблено, збирається як складова виконання проекту й використовується у процесі звітування про виконання.

Інформація про виконані роботи також використовується як вхід у групі процесів моніторингу й управління.

Керівництво й управління виконанням проекту (продовження)

Керівництво й управління виконанням проекту також вимагає реалізації схвалених змін, включаючи:

•Коригувальний вплив. Документована вказівка для виконання робіт із проекту з метою приведення у відповідність очікуваного майбутнього виконання робіт із проекту з планом управління проектом.

•Попереджуюча дія. Документована вказівка здійснити дію, що може знизити ймовірність негативних наслідків, пов'язаних з ризиками проекту.

•Виправлення дефекту. Формально документоване виявлення дефекту в елементі проекту, що містить рекомендації або про виправлення дефекту, або про повну заміну елемента.

2. Керівництво й управління виконанням плану проекту: входи, інструменти і методи, виходи Блок-схема даних при керівництві й управлінні виконанням проекту

Входи Керівництво й управління виконанням проекту:

1 План управління проектом. Розглянуто раніше

2 Схвалені запити на зміну

Для схвалених запитів на зміну команда проекту складає розклад реалізації.

Схвалені запити на зміну - це документовані, санкціоновані зміни, що розширюють або скорочують зміст проекту.

Схвалені запити на зміну також можуть змінювати правила, план управління проектом, процедури, витрати або бюджети або змінювати розклади.

Схвалені запити на зміну можуть призвести до виконання попереджуючих або коригувальних дій.

Входи Керівництво й управління виконанням проекту (продовження):

3 Фактори середовища підприємства, які можуть впливати на процес керівництва й управління виконанням проекту, містять у собі:

•культуру й структуру організації, компанії або замовника;

•інфраструктуру (наприклад, споруди що існують й обладнання);

•управління персоналом (наприклад, директиви по найму й звільненню, оцінки ефективності роботи співробітників і документи про навчання);

•готовність зацікавлених сторін проекту приймати ризики;

•інформаційні системи управління проектами (наприклад, програмне забезпечення для управління розкладом, система управління конфігурацією, система збору й розподілу інформації або вебінтерфейси до інших автоматизованих систем, що працюють у режимі онлайн).

Входи Керівництво й управління виконанням проекту (продовження):

4 Активи процесів організації, які можуть впливати на процес керівництва й управління виконанням проекту, містять у собі:

•типові провідні вказівки й робочі інструкції;

•вимоги по обміну інформацією, що визначають допустимі середовища передачі даних, вимоги по збереженню записів і безпеки;

•процедури управління проблемами й дефектами, що визначають засоби контролю проблем і дефектів, виявлення й розв’язання проблем і дефектів, а також відстеження питань, що вимагають рішення;

•базу даних вимірювань процесів, використовувану для збору й забезпечення доступу до даних вимірювань по процесах і продуктах;

•архіви по попередніх проектах (наприклад, базові плани по змісту, вартості, розкладу й вимірювання виконання, календарі проектів, сітьові діаграми проекту, реєстри ризиків, заплановані відповідні дії й певні наслідки ризиків);

•базу даних по управлінню проблемами й дефектами, що містить історичні відомості про статус проблем і дефектів, інформацію про управління, дані про розв’язання проблем і усунення дефектів, а також результати розв’язання проблем.

Керівництво й управління виконанням проекту (продовження):

4 Оновлення плану управління проектом

Елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, містять у собі:

•план управління вимогами;

•план управління розкладом;

•план управління вартістю;

•план управління якістю;

•план управління людськими ресурсами;

•план управління комунікаціями;

•план управління ризиками;

•план управління закупівлями;

•базові плани проекту.

Виходи Керівництво й управління виконанням проекту (закінчення):

5 Оновлення документів проекту

Документи проекту, які можуть бути оновлені, містять у собі:

•документацію по вимогах;

•журнали проекту (проблем, припущень і т.д.);

•реєстр ризиків;

•Реєстр зацікавлених сторін проекту.

4.Моніторинг і управління роботами проекту

Моніторинг і управління роботами проекту – це процес відстеження, перевірки й регулювання виконання для досягнення цілей проекту, визначених у плані управління проектом.

Моніторинг - це аспект управління проектом, здійснюваний протягом усього проекту. Моніторинг містить у собі збір, вимірювання і розподіл інформації про виконання, а також оцінку

вимірювань і тенденцій для впливу на поліпшення процесу.

Постійний моніторинг дає команді управління проектом можливість розуміти загальний стан проекту й визначати, на які області варто звернути особливу увагу.

Управління містить у собі визначення коригувальних або попереджуючих дій, або повторне планування й відстеження планів з метою визначити, чи вдалося розв’язати проблему за допомогою початих дій.

Моніторинг і управління роботами проекту: входи, інструменти і методи, виходи

Блок-схема даних при моніторингу й управлінні роботами проекту Входи

Моніторинг і управління роботами проекту:

1.План управління проектом (розглянуто раніше)

2.Звіти про виконання, що складаються командою проекту, повинні містити детальний опис робіт, досягнень, контрольних подій, виявлених питань і проблем. Звіти про виконання можуть

використовуватися для повідомлення ключової інформації, що включає:

•поточний статус;

•істотні досягнення за зазначений період часу;

•внесені в розклад операції;

•прогнози;

•проблеми.

Входи Моніторинг і управління роботами проекту:

3. Фактори середовища підприємства, які можуть впливати на процес моніторингу й управління роботами проекту, містять у собі:

• державні й промислові стандарти (наприклад, розпорядження контролюючих органів, стандарти на

продукцію, стандарти якості й стандарти виготовлення);

•корпоративну систему санкціонування виконання робіт;

•готовність зацікавлених сторін проекту приймати ризики;

•інформаційні системи управління проектами (наприклад, автоматизовані системи, такі як програмне забезпечення для управління розкладом, система управління конфігурацією, система збору й розподілу інформації або вебінтерфейси до інших автоматизованих систем, що працюють у режимі онлайн).

Входи Моніторинг і управління роботами проекту:

4 Активи процесів організації

Активи процесів організації, які можуть впливати на процес моніторингу й управління роботами проекту, містять у собі серед іншого:

•вимоги організації до обміну інформацією;

•процедури фінансового контролю (наприклад, звітність за часом, коди бухгалтерського обліку, аналіз видатків і витрат і стандартні положення контрактів);

•процедури розв’язання проблем і усунення дефектів;

•процедури управління ризиками, включаючи категорії ризиків, визначення ймовірності й наслідків, а також матрицю ймовірності й наслідків;

•базу даних вимірювань процесів, використовувану для забезпечення доступу до даних вимірів по процесах і продуктах;

•базу засвоєних уроків.

Інструменти й методи Моніторинг і управління роботами проекту:

1. Експертні оцінки

Експертні оцінки використовуються командою управління проекту для інтерпретації інформації, одержуваної в результаті процесів моніторингу й управління.

Менеджер проекту разом з командою визначає дії, необхідні для забезпечення того, щоб виконання проекту відповідало очікуванням.

Виходи Моніторинг і управління роботами проекту:

1.Запити на зміну У результаті порівняння запланованих результатів з фактичними можуть випускатися запити на зміну, які можуть розширити, скоригувати або скоротити проект або зміст продукту.

Зміни можуть впливати на план управління проектом, документи або результати проекту. Зміни можуть містити в собі серед іншого:

•Коригувальний вплив. Документована вказівка для виконання робіт із проекту для приведення очікуваного майбутнього виконання робіт із проекту у відповідність із планом управління проектом.

•Попереджуюча дія. Документована вказівка здійснити дію, що може знизити ймовірність негативних наслідків, пов'язаних з ризиками проекту.

•Виправлення дефекту. Формально документоване виявлення дефекту в елементі проекту, що містить рекомендації або про виправлення дефекту, або про повну заміну елемента.

Виходи Моніторинг і управління роботами проекту:

2. Відновлення плану управління проектом

Елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, містять у собі серед іншого:

•план управління розкладом;

•план управління вартістю;

•план управління якістю;

•базовий план по змісту;

•базовий розклад;

•базовий план виконання вартості. 3. Відновлення документів проекту

Документи проекту, які можуть бути оновлені, містять у собі серед іншого:

•прогнози;

•звіти про виконання;

•журнал проблем.

5. Загальне управління змінами

Загальне управління змінами – процес перевірки всіх запитів на зміну, їхні затвердження й управління змінами результатів, активів процесів організації, документів проекту й плану управління проектом.

Процес загального управління змінами проводиться із самого початку проекту й аж до його завершення. План управління проектом, опис змісту проекту та інші результати підтримуються шляхом проведення

ретельного й постійного управління змінами - відхилення або схвалення змін, що дозволяє гарантувати, що в переглянутий базовий план включаються тільки схвалені зміни.

Процес загального управління змінами містить у собі такі дії по управлінню змінами, представлені на різних рівнях деталізації залежно від ходу виконання проекту:

•вплив на фактори, які можуть обійти загальне управління змінами, для того, щоб упроваджувалися у виконання тільки схвалені зміни;

•своєчасний огляд, аналіз і схвалення запитів на зміну, що представляє виняткову важливість, тому що повільні рішення можуть негативно вплинути на строки, вартість або здійсненність змін;

•управління схваленими змінами;

•підтримка цілісності базових планів шляхом включення в план управління проектом і документи проекту тільки схвалених змін;

•аналіз, схвалення або відхилення всіх рекомендованих коригувальних і попереджуючих дій;

•координація змін усього проекту (наприклад, запропонована зміна розкладу найчастіше впливає також і на вартість, ризики, якість і забезпечення персоналом);

•документування повного впливу запитів на зміну.

Запит на зміну може подати будь-яка зацікавлена сторона, залучена у проект. Хоча зміни можуть бути ініційовані усно, вони обов'язково повинні бути зареєстровані в писаній формі й передані в систему управління змінами й/або управління конфігурацією.

Запити на зміни піддаються процесам, зазначеним у системах управління змінами й управління конфігурацією. Ці процеси, пов'язані із запитами на зміну, можуть вимагати інформацію про очікуваний вплив на строки й на вартість.

Кожний задокументований запит на зміну або схвалюється, або відхиляється якоюсь уповноваженою особою з команди управління проектом або сторонньої організації. У багатьох проектах менеджер проекту наділений повноваженнями схвалювати певні види запитів на зміну, що зазначено в документах про ролі й обов'язки в рамках проекту.

За необхідності процес здійснення загального управління змінами містить у собі раду по управлінню змінами (change control board, CCB), відповідальну за схвалення або відхилення запитів на зміну. Ролі й обов'язки таких рад чітко визначаються в рамках процедур управління конфігурацією й управління змінами й узгоджуються з відповідними зацікавленими сторонами проекту. Багато великих організацій розробляють багаторівневі структури, що розділяють обов'язки між радами.

Якщо проект реалізується за контрактом, то деякі запропоновані зміни можуть вимагати схвалення замовником, що вказується в контракті. Схвалені запити на зміну можуть зажадати створення нових або перегляду старих оцінок вартості, послідовностей операцій, дат розкладу, потреб у ресурсах і аналізу альтернатив реагування на ризики. Ці зміни можуть зажадати внесення виправлень у план управління проектом або в інші плани/документи проекту. Застосовуваний рівень управління змінами залежить від прикладної області, складності конкретного проекту, вимог