ALL(PDF)
.pdf•
•
•
•
У інших людей і так повно справ.
Люди можуть подумати, що ви їх перевантажуєте.
Це можна зробити самому в неробочий час.
Це знижує контроль.
Переваги делегування повноважень:
•делегування дозволить вам зосередитися на тих аспектах роботи, які вимагають вашого особистого досвіду, знань і кваліфікації;
•основна частина роботи будь-якого менеджера повинна бути направлена на розв'язання стратегічних, а не поточних проблем;
•головною задачею менеджера проекту є керівництво персоналом;
•делегування кращий спосіб мотивації творчого персоналу;
•делегування спосіб навчання працівників;
•це перспективний шлях кар'єри персоналу проекту!
Рекомендації Т. Пітерса і Р. Уотермена, адаптовані до проекту з організації діяльності персоналу
•Орієнтація на дії. Головним принципом існування команди стає дієвість.
•Обличчям до споживачів. Команда віддана ідеї проекту, інтересам споживачів кінцевого продукту проекту.
•Стимулювання самостійності і заповзятливості. Заохочення творчого підходу і виправданого ризику в досягненні цілей проекту.
•Продуктивність від людини. Команда зрілий колектив, самостійні і відповідальні люди.
Рекомендації Т. Пітерса і Р. Уотермена (закінчення)
•Зв'язок з життям, ціннісне керівництво. У проекті створюється стимулююча культура, ціннісні установки персоналу підтримуються вищим менеджментом.
•Вірність своїй справі. Персонал високо професійний і орієнтується на кар'єру в області проекту-менеджменту.
•Простота форми, скромний штат управління. Вищий рівень управління проектом небагаточисельний, структура гнучка і адаптивна.
•Свобода і жорсткість. Принципи реалізації проекту поєднання централізації і децентралізації: делегування повноважень і відповідальності; ефективне лідерство і взаємодія.
Контроль і координація діяльності команди
Зміни, неминучі в будь-якому проекті, ведуть до зміни задач команди проекту, коригування її діяльності. Контроль за виконанням поставлених цілей і координація діяльності окремих функціональних
підрозділів є найважливішими функціями менеджера проекту.
Функція контролю в команді проекту делегується вниз на рівень окремого члена команди і приймає межі самоконтролю в зв'язку з високим рівнем свідомості, дисципліни і професійної відповідальності.
Відповідальність за виявлені відхилення в роботі команди і здійсненні проекту, своєчасне їх усунення залишається на рівні функціонального керівника і менеджера проекту.
Тема. Планування в управлінні проектами
• Необхідність і особливості планування в управлінні проектами
•Принципи планування в проекті
•Цілі, призначення та види планів
•Процеси планування
•Документування плану проекту
•Календарне планування
•Ресурсне планування
1.Необхідність і особливості планування в управлінні проектами
Сутність планування
Планування є найважливішим процесом управління проектом, що визначає у часі всю діяльність по його здійсненню.
Планування - це безперервний процес визначення найкращого способу дій для досягнення поставлених цілей з урахуванням обстановки, що склалася.
В управлінні проектами планування займає основне місце, втілюючи в собі організаційні засади всього процесу реалізації проекту.
Сутність планування полягає в обґрунтуванні цілей та способів їх задоволення на основі виявлення детального комплексу робіт, визначення ефективних методів та способів, ресурсів усіх видів,
необхідних для їх виконання, встановлення взаємодії між організаціями-учасниками проекту.
Планування логічно пов'язане з іншими важливими процесами, такими, як організація, координація,
контроль, аналіз і регулювання.
Діяльність з розробки планів охоплює всі етапи проектного циклу.
Вона починається з участі проект-менеджера у розробці концепції проекту, продовжується при виборі стратегічних рішень виконання проекту та розробці його деталей, включаючи складання контрактних пропозицій, укладання контрактів, виконання робіт, і закінчується при завершенні проекту.
На етапі планування визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту - тривалість (в
цілому, окремих етапів та робіт), потреби у трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, терміни поставки сировини, матеріалів, комплектуючих і технологічного обладнання,
терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій-учасників. Прийняті рішення повинні забезпечити можливість реалізації проекту у заданий термін з
мінімальною вартістю, витратами ресурсів та при високій якості виконання робіт.
План - це модель дій і прогнозу стану проекту і його оточення.
У процесі життя проекту відбуваються зміни як всередині, так і поза ним. Тому жоден початковий план не може бути у точності виконаний.
Значні зміни, що відбуваються протягом життєвого циклу проекту, приводять до необхідності знову
повернутися до одного або кількох процесів планування, а, можливо, і до процесів ініціації. Така послідовна деталізація плану управління проектом часто називається «планування хвилею, що
набігає» («rolling wave planning»), що вказує на те, що планування й документування – повторювані процеси, що постійно йдуть.
План - це модель дій і прогнозу стану проекту і його оточення.
То ж навіщо потрібне планування проекту, якщо все змінюється?
Справа в тому, що в управлінні проектом головним є не виконання плану, а ефективне досягнення мети проекту.
Тому основне призначення планування полягає в безперервній підтримці "курсу" розвитку проекту на шляху до його успішного завершення.
Що планується в проекті?
У проекті необхідно планувати все те, що підлягає обліку, контролю, аналізу і регулюванню.
Це насамперед планування у рамках таких сфер діяльності:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
управління предметною областю (змістом);
управління вартістю;
управління часом;
управління якістю;
управління людськими ресурсами;
управління комунікаціями;
управління ризиками;
управління постачанням і контрактами;
управління інтеграцією.
2. Принципи планування в проекті
При всьому різноманітті проектів існують загальні підходи і принципи планування в проектах, що зумовлені типовою діяльністю по управлінню проектами, яка направлена на безперервне вирішення таких загальних питань:
•
•
•
•
•
•
•
Що необхідно робити?
Хто і що повинен робити?
Хто з ким взаємодіє?
Коли і що повинне бути зроблено?
Скільки і яких ресурсів треба і для чого?
Коли і звідки ресурси повинні поступати?
Що і скільки коштує?
•Що і коли повинно бути сплачено? Які це кошти і звідки вони надходять?
•Які ліміти ресурсів і бюджету?
•Яка якість потрібна?
•Які ризики проекту?
•Що виконано на момент, що розглядається, що ні?
•Ким і які терміни порушені?
•Що необхідно зробити, щоб проект був виконаний вчасно?
До загальних принципів планування можна віднести такі:
• Цілеспрямованість. Планування розглядається як процес розгортання головної мети проекту в ієрархічну послідовність цілей і задач проекту до рівня окремих заходів, дій, робіт з визначенням порядку їх виконання.
•Комплексність. Означає повний охват наукових, проектних, організаційних, виробничих та інших заходів і робіт, направлених на досягнення цілей і результатів проекту.
До загальних принципів планування можна віднести такі: (продовження)
•Збалансованість по ресурсах. Означає, що плани не містять задач і робіт, не забезпечених необхідними ресурсами.
•Системність. Передбачає застосування системного підходу і врахування впливу на проект
чинників його оточення; розгляд проекту як цілісної системи з визначенням і врахуванням взаємозв'язків як всередині, так і поза ним.
До загальних принципів планування можна віднести такі: (продовження)
•Гнучкість. Передбачає здатність системи прогнозувати і враховувати можливі зміни впливу зовнішніх чинників і їх наслідків. Для цього користувачеві повинна бути надана можливість легко варіювати набором технологічних, організаційних і економічних умов, що враховуються в розрахунку, варіювати критеріями, обмеженнями, пріоритетами і отримувати в зручному вигляді для аналізу і зіставлення варіанти планів, що формуються при різних постановках задач.
•Багатофункціональність. Означає обов'язкове планування всіх встановлених функцій управління проектом і сфер діяльності.
До загальних принципів планування можна віднести такі: (продовження)
•Оптимальність. Передбачає здатність системи формувати не просто прийнятні (допустимі з точки зору прийнятих обмежень і вимог) плани, а раціональні або кращі плани по вибраних критеріях. Це досягається використанням економіко-математичних або, коли це неможливо, евристичних методів.
•Адаптивність. Включає всі переваги оптимального планування, крім того, враховує організаційні проблеми. До процесу розробки плану залучається керівництво, що дає можливість враховувати вимоги, які не формалізуються. Все це робить планування більш
адекватним реальним умовам, персоніфікованим, обґрунтованим і відповідальним.
До загальних принципів планування можна віднести такі: (закінчення)
•Несуперечність. Забезпечується спадкоємністю та взаємопов’язаністю всіх планових рішень.
•Безперервність. Полягає у моніторингу, контролі та, за необхідності, актуалізації планових рішень.
•Стабільність. Забезпечується незмінністю основних цілей і обмежень проекту, його життєздатністю, а також гнучкістю і адаптивністю системи.
3. Цілі, призначення та види планів Основна ціль планування - інтеграція всіх учасників проекту для виконання комплексу робіт, що
забезпечують досягнення кінцевих результатів проекту.
Планування являє собою сукупність дій, що передбачають визначення цілей та параметрів взаємодії між роботами та організаціями-учасниками, розподіл ресурсів і вибір інших організаційних, технологічних та економічних рішень, що забезпечують досягнення поставлених в проекті цілей.
Результатом процесу планування є система планів проекту.
Традиційно склалася така система планів:
•на доінвестиційній стадії у складі концепції проекту, бізнес-плану, попереднього ТЕО — може складатись попередній (укрупнений) план реалізації проекту з урахуванням потреб в основних видах ресурсів і обґрунтуванням інвестицій;
•на стадії розробки проектно-технологічної документації у складі плану управління
реалізацією проекту.
Увідповідності з фундаментальними рівнями управління план управління реалізацією проекту включає
таку система планів:
•
•
•
концептуальний;
стратегічний;
тактичний, який у свою чергу включає:
•
•
поточний;
оперативний.
Рівні плану відповідають рівням управління.
Чим вищий рівень управління, тим більш агрегована, узагальнена інформація використовується для управління
На концептуальному рівні визначаються цілі, задачі проекту, розглядаються альтернативні варіанти дій по досягненню намічених
результатів з оцінкою негативних і позитивних аспектів кожного варіанту, встановлюються концептуальні напрямки реалізації проекту, включаючи опис предметної області, укрупненої структури робіт, логіки їх розвитку, основні віхи, попередню оцінку тривалості, вартості та потреби
у ресурсах
Стратегічний план визначає:
•цільові етапи та основні віхи, які характеризуються строками введення об'єктів, виробничих потужностей, обсягами випуску продукції;
•етапи проекту, які характеризуються термінами завершення комплексів робіт (нульовий цикл, монтаж каркасу та ін.), термінами поставки продукції (обладнання), термінами підготовки фронту робіт;
•кооперацію організацій виконавців;
•потреби у матеріальних, технічних і фінансових ресурсах з розподілом по роках,
кварталах.
Стратегічний план Основне призначення плану на цьому рівні показати як проміжні етапи реалізації логічно
вишиковуються у напрямку до кінцевих цілей проекту.
Стратегічний план встановлює стабільне зовнішнє та внутрішнє оточення, фіксовані цілі для проектної команди та забезпечує загальне бачення проекту.
Стратегічний план Проект-менеджер ув'язує окремі віхи у єдиній стратегії з інвестором і знайомить з цим планом проектну
команду.
Також на цьому рівні фокусується увага на проміжних етапах, які допомагають розподілити роботу по підрозділах команди.
Підрозділи команди отримують завдання по виконанню проміжного етапу і планують свою власну роботу незалежно від інших членів проектної команди. Вони знають, що повинні виконати свій етап до певної дати для того, щоб забезпечити подальше виконання проекту.
На тактичному рівні розрізняють поточний план - уточнює строки виконання комплексів робіт, потреби у ресурсах, встановлює чіткі
межі між ділянками робіт, за виконання яких відповідають різні організації-виконавці, у розрізі року і кварталу;
оперативний план - деталізує завдання учасникам на місяць, тиждень, добу по комплексах робіт.
Результатом процесу планування є система планів проекту
План управління проектом (Project Management Plan) — основоположний документ, що містить узгоджене всіма учасниками, документально зафіксоване уявлення про проект.
План управління проектом — це затверджений формальний документ, в якому вказано, як проект буде виконуватися і як буде відбуватися моніторинг та управління проектом.
План може бути узагальненим чи деталізованим, а також може включати один чи кілька допоміжних планів управління та інші документи по плануванню.
До плану управління проектом входять:
•План управління змістом проекту (Scope Management Plan) - документ, що описує, як буде визначатися, розроблятися й перевірятися зміст проекту та ієрархічна структура робіт, а також як здійснювати управління змістом проекту.
•Календарний план (Schedule Plan) — документ, що встановлює критерії й операції по розробці й управлінню розкладом проекту.
•План управління вартістю (Cost Management Plan) — документ, що задає формат і визначає операції й критерії для планування, структурування й управління вартістю проекту.
•План управління якістю (Quality Management Plan) — документ, що визначає стандарти
якості, які відповідають проекту, і засоби досягнення цих стандартів. До плану управління проектом входять: (продовження)
•План управління персоналом (Staffing Management Plan) — документ, що описує спосіб виконання вимог до ресурсів.
•План управління взаємодією (Communication Management Plan) — документ, який визначає потреби в інформації й комунікаціях учасників проекту: ким вони є, який ступінь їхньої зацікавленості й впливу на проект, хто яку інформацію потребує, коли вона необхідна і як вона буде надаватися.
•План управління ризиками (Risk Management Plan) — документ, що описує, як буде організоване і як буде виконуватися управління ризиками проекту.
•План управління поставками (Procurement Management Plan) — документ, що описує управління процесами постачань, починаючи від розробки документації по поставках і до закриття контракту.
До плану управління проектом входять: (закінчення) Крім перерахованих планів до складу плану управління проектом додається:
План по віхах (Milestone Plan) та
План управління змінами (Project Change Management Plan), які розглянемо детальніше.
План по віхах (Milestone Plan)
Віха (контрольна точка) подія або дата в ході здійснення проекту.
Віха використовується для відображення стану завершення робіт у таких контрольних точках де:
–здійснюється проміжний контроль виконання проекту (для таких точок визначається дата контролю, робочі матеріали (документи), які слід підготувати);
–приймаються рішення про коригування робочих планів;
–визначається спосіб презентації — нарада, конференція, розсилання звіту.
План по віхах це послідовність віх, що визначені менеджером.
План по віхах (Milestone Plan)
На відміну від робіт віхи не мають визначеної тривалості (тривалість = 0), для їх оцінки використовуються тільки критерії «виконано» або «не виконано».
Під час складання плану по віхах слід пам’ятати, що віхи повинні:
–бути зрозумілими для всіх учасників;
–підлягати управлінню;
–знаходиться на відповідних відстанях (щотижня, щомісяця);
–свідчити про поступ у досягненні цілей проекту;
–їхня кількість не повинна бути більшою 10–15 на проект.
План по віхах (Milestone Plan)
План по віхах, розроблюваний на рівні проекту, є інструментом стратегічного планування самого проекту.
Якщо проект є частиною програми, то обмеження, включені в стратегічний план програми, ураховуються в плані проекту по віхах у першу чергу.
Далі повинні бути виділені ключові події, що мають відношення безпосередньо до проекту. Для створення плану по віхах необхідно:
-виділити ключові події й дати, які вже відомі (цільова дата початку проекту, відомі контрактні дати по вже укладених або розроблювальних договорах, внутрішні зафіксовані строки окремих етапів тощо);
-виділити всі події, що мають строго визначені строки, зрив яких неможливий (важливі переговори, зустрічі, виставки тощо);
-згадати всі внутрішні віхи й ключові події нижчого пріоритету й рівня детальності: строки
доступності ресурсів, погодні фактори (настання зимових холодів тощо). У результаті планування :
План по віхах буде містити такі дані:
-дата початку проекту;
-важливі етапи з проміжними та основними результати проекту;
-обмеження;
-дата завершення проекту.
Отримана в результаті укрупнена модель проекту буде основою для стратегічного управління проектом.
План по віхах стає основою для календарного планування — подальшої розробки розкладу будь-
якого рівня деталізації, аж до робочих завдань виконавцям На етапі календарного планування необхідно заповнити проміжки між основними віхами
конкретними пакетами робіт.
План управління змінами передбачено на той випадок, якщо необхідно внести зміни у план управління проектом.
Зміни можуть бути пов’язані з модифікаціями, доповненнями й ревізіями проекту. При цьому статус плану змінюється на оновлений (updated).
Зміни можуть стосуватися результатів проекту, проектних документів, які потрібно обов’язково виконати.
Найчастіше члени команди управління проектом на чолі з менеджером проекту відповідають за зміни
в проектних документах.
За зміни результатів проекту відповідають призначені на ці завдання члени команди проекту. Вони повинні запланувати дії по внесенню змін; перевірити їх на невеликій ділянці, перш ніж зважуватися на повномасштабні зміни; виконати зміни й повідомити про факт завершення робіт.
Стадія розробки плану реалізації проекту вважається завершеною тоді, коли підготовлено повний комплект необхідної документації:
–комплексний (зведений, головний, генеральний) календарний план;
–конкретні (детальні) календарні плани за виконавцями;
–конкретні (детальні) календарні плани за пакетами робіт;
–відомості потреб у ресурсах;
–графіки постачання технологічного устаткування та матеріалів;
–план укладання контрактів;
–перелік організаційно-технологічних заходів з реалізації проекту;
–план контролю за виконанням робіт.
Після розробки комплексного плану управління проектом його затверджують. Затверджені план управління проектом разом з календарними графіками утворять базову версію
проекту (project baseline).
Вона включає всі угоди, прийняті на основі консенсусу з урахуванням трьох планових параметрів проекту: ресурсів, часу й функціональності рішень.
Такий план управління проектом є «точкою опори», або вихідною базою для всього подальшого розвитку проекту.
4. Процеси планування
Група процесів планування
Група процесів планування за РМВОК, перш за усе, складається із процесів, здійснюваних для
визначення загального змісту робіт, постановки й уточнення цілей і розробки послідовності дій, необхідних для досягнення даних цілей.
Процеси планування розробляють план управління проектом і документацію проекту, які будуть використані для виконання проекту.
Група процесів Планування Група процесів Планування
4.2. Розробка плану управління проектом
Розробка плану управління проектом - це процес документування дій, необхідних для визначення, підготовки, інтеграції й координації всіх допоміжних планів.
План управління проектом стає основним джерелом інформації про те, як проект буде плануватися й виконуватися, як буде провадитися його моніторинг і управління, а також як він буде завершений.
4.2. Розробка плану УП: входи й виходи 5.1.Збір вимог
-процес визначення й документування потреб зацікавлених сторін проекту для досягнення цілей проекту.
-
Збір вимог: входи й виходи 5.2. Визначення цілей і змісту
- процес розробки детального опису проекту й продукту.
Визначення цілей і змісту: входи й виходи 5.3.Створення WBS (ІСР-ієрархічної структури робіт)
- процес поділу результатів проекту й робіт із проекту на менші елементи, якими легше керувати.
Створення ІСР: входи й виходи
6.1. Визначення операцій - процес визначення тих операцій, які необхідно виконати для створення результатів проекту
6.2. Визначення послідовності операцій - процес визначення й документування зв'язків між операціями проекту.
6.3. Оцінювання ресурсів операції - процес оцінки типів і кількості матеріалів, людських ресурсів, устаткування або закупівель, необхідних для виконання кожної операції.
6.4. Оцінювання тривалості операцій - процес приблизного визначення кількості робочих періодів, необхідних для завершення окремих операцій при передбачуваних ресурсах.
6.5. Розробка розкладу - процес аналізу послідовностей операцій, їхньої тривалості, потреби в ресурсах і часових обмеженнях для створення розкладу проекту.
7.1.Оцінювання витрат – процес приблизного підрахунку грошових ресурсів, необхідних для завершення операцій проекту.
7.2. Визначення бюджету - процес консолідації оцінок вартості окремих операцій або пакетів робіт для створення затвердженого базового плану за вартістю
8.1. Планування якості - процес визначення вимог і/або стандартів якості для проекту й продукту, а також документування того, у який спосіб проект буде демонструвати відповідність вимогам і/або стандартам якості.
9.1. Розробка плану трудових ресурсів - процес визначення й документування проектних ролей, відповідальності, необхідних навичок і відносин звітності, а також створення плану управління забезпеченням персоналом.
10.2. Планування комунікацій - процес виявлення потреб зацікавлених сторін проекту в інформації й визначення підходу до комунікацій
11.1. Планування управління ризиками - процес визначення того, у який спосіб буде здійснюватися управління ризиками проекту
11.2. Ідентифікація ризиків - процес визначення того, які ризики можуть вплинути на проект, і документування їхніх характеристик
11.3. Якісний аналіз ризиків - процес розміщення пріоритетів ризиків для їхнього подальшого аналізу або дій, шляхом оцінки й зіставлення їхніх наслідків і ймовірностей виникнення
11.4. Кількісний аналіз ризиків - процес проведення чисельного аналізу впливу виявлених ризиків на