ALL(PDF)

Поняття «зобов'язання» означає, що робота зрозуміла виконавцеві, що він уважає цю роботу необхідною й здійсненною, що він приймає на себе зобов'язання виконати цю роботу в строк і якнайкраще.

Щоб забезпечити зобов'язання й довести, що зобов'язання дійсно взяте, необхідно:

•обговорити зі співробітником завдання,

•переконатися в розумінні цього завдання,

•попросити його висловити свій коментар щодо правильності й чіткості формулювання,

•оцінити необхідні час і трудовитрати й, нарешті,

•спланувати виконання цієї роботи.

Для перевірки, що відповідні зобов'язання отримані по всіх задачах, рекомендується використовувати у якості контрольного списку структуру робіт.

Зобов'язання мають бути отримані як з боку виконавців, так і з боку організації Зобов'язання організації - як тимчасові, так і постійні - необхідно викласти в письмовому вигляді й

підписати на відповідному рівні.

Таке документування сприяє взаєморозумінню сторін, а також дає можливість відслідковувати й підтримувати зобов'язання.

Зобов'язання учасників проекту також повинні бути документовані шляхом візування планів, письмовим підтвердженням прийняття й розуміння поставленого завдання, участю в розробці й аналізі планів.

Рекомендовані робочі продукти - результати етапу “Одержання зобов'язань учасників по виконанню плану”:

Тема:

СММІ: Моніторинг і контроль проекту

Контроль і моніторинг необхідні для:

розуміння того, у якому стані перебуває проект, і які коригувальні дії можуть бути розпочаті, якщо хід виконання проекту істотно відхиляється від плану.

Основою всіх дій по моніторингу є документований план проекту.

Прогрес у ході проекту звичайно визначається порівнянням реально отриманих результатів (робочі продукти, завдання, трудовитрати, вартість) із планованими величинами на заздалегідь установлених етапах або рівнях контролю відповідно до графіка проекту або структури робіт.

До групи “Моніторинг і контроль проекту” входять такі процеси:

•моніторинг параметрів планування;

•моніторинг зобов'язань учасників;

•моніторинг проектних ризиків;

•моніторинг управління даними;

•моніторинг залучення зацікавлених сторін;

•аналіз ходу виконання проекту;

•аналіз виконання етапів проекту;

•аналіз проблем;

•прийняття коригувальних дій;

•виконання коригувальних дій.

Загальна схема моніторингу й контролю проекту 1. Моніторинг параметрів планування

Найбільш типові показники прогресу у виконанні проекту: графік, вартість, трудовитрати,

характеристики робочих продуктів і задач (розмір, складність, функціональність і т.д.),

ресурси (виробничі приміщення, комп'ютери, периферійне обладнання, програмне забезпечення для проектування, виготовлення й тестування, мережі, засоби гарантування безпеки, персонал,

процеси), знання й навички персоналу.

Рекомендується документувати не тільки фактичні значення параметрів, але й контекстну інформацію, яка їх стосується, що може полегшити розуміння отриманих даних.

1.Суть моніторингу параметрів планування

•визначення значних відхилень (відхилення від планових значень уважається значним, якщо без прийняття відповідних коригувальних заходів воно може призвести до недосягнення цілей проекту).

6.Аналіз ходу виконання проекту включає:

•регулярне інформування зацікавлених сторін про статус доручених робіт і робочих продуктів (у число зацікавлених сторін входять керівництво, члени проектної команди, клієнти, кінцеві користувачі, постачальники);

•розгляд результатів збору й аналізу метрик, які використовуються для управління й контролю проекту;

•ідентифікацію й документування проблем і значних відхилень від плану;

•документування запитів на зміни й проблем, виявлених у кожному з робочих продуктів і процесів;

•документування результатів аналізу;

•простежування запитів на зміну й звітів про проблеми до їхнього закриття.

7.Аналіз виконання етапів проекту

планується заздалегідь і звичайно має формальний характер.

Такий аналіз проводиться для всіх значних подій проектного графіка, таких як завершення етапів, досягнення значних результатів.

У проведенні аналізу можуть брати участь керівництво, клієнти, кінцеві користувачі, члени проектної команди й інші зацікавлені особи усередині організації.

Аналіз виконання етапів проекту включає:

•зобов'язання учасників, актуальність плану, стан робіт, проектні ризики;

•ідентифікацію й документування проблем і їхнього можливого впливу на хід виконання проекту;

•документування результатів аналізу, запропонованих дій і ухвалених рішень;

•простежування запропонованих дій до їхнього завершення.

Рекомендовані робочі продукти - результати аналізу ходу виконання проекту й аналізу виконання етапів проекту:

• документовані результати аналізу

Аналіз проблем і коригувальні дії

Ціль етапу аналізу проблем - зібрати й проаналізувати проблеми й визначити, які коригувальні дії варто розпочати для їхнього вирішення.

Проблеми й питання, що вимагають вирішення, звичайно виявляються в ході аналізу й при виконанні процесів.

Необхідно фіксувати:

•значні зміни в статусі ризиків;

•проблеми доступу до даних, збору даних, конфіденційності й безпеки даних;

•проблеми, пов'язані із залученням зацікавлених осіб.

Проблеми можуть мати різний характер У тих випадках коли проблема, залишена без вирішення, може бути на перешкоді до досягнення

поставлених у проекті цілей, потрібні коригувальні дії.

Тому аналіз проблем включає визначення тих питань, по яких потрібні коригувальні дії.

Рекомендовані робочі продукти - результати етапу аналізу проблем:

• перелік проблем, що вимагають прийняття коригувальних дій.

Коригувальні дії — це дії по усуненню виявленої невідповідності або дії, виконання яких сприяє вирішенню або усуненню проблеми.

Коригувальні дії, як і будь-які зміни зобов'язань, варто обговорити й погодити із зацікавленими сторонами.

До числа коригувальних дій відносяться:

• план коригувальних дій.

Моніторинг коригувальних дій проводиться аж до їхнього остаточного завершення.

По завершенні коригувальної дії необхідно проаналізувати отримані результати й оцінити ефективність вжитих заходів. Якщо спостерігаються відхилення від очікуваних або планованих результатів, варто визначити й документувати дії, спрямовані на усунення цих відхилень

Рекомендовані робочі продукти:

• результати коригувальних дій.

Дякую за увагу!

Тема: Управління постачальниками Мета групи процесів «Управління постачальниками»: управління процесом придбання продуктів і послуг від постачальників, з якими укладені формальні угоди (контракти).

Процес управління постачальниками в основному застосовний до тих продуктів і їхніх компонентів, які підлягають відправленню замовникові проекту.

Для зменшення проектних ризиків цей процес використовується також при придбанні продуктів, що не відправляються замовникові, але важливих для виконання проекту (наприклад, засобів розробки й тестового обладнання).

Управління постачальниками

До постачальників можуть відноситися структури, що входять до складу організації, але зовнішні стосовно даного проекту, виробничі підрозділи й лабораторії, комерційні структури.

Якщо проект використовує зовнішні продукти, повинна бути укладена угода й виділені ресурси для управління й виконання цієї угоди.

Управління постачальниками Продукт – це як власне продукти, так і послуги.

Формальна угода - будь-яка юридична угода між організацією, що представляє проект, і постачальником.

Ця угода може мати форму контракту, ліцензії або меморандуму.

Продукт, що отримується – продукт, що поставляється в проект і стає частиною продукту, що поставляється клієнтові.

Група процесів «Управління постачальниками» містить у собі:

1. Визначення типу придбання

До типів придбання відносять:

•покупку комерційно доступних продуктів;

•одержання продуктів за контрактом;

•одержання продуктів від постачальника усередині організації;

•одержання продуктів від клієнта;

•будь-яку комбінацію з перерахованих типів (наприклад, укладання контракту на модифікацію комерційно доступного продукту або залучення іншого підрозділу організації до розробки

продукту разом із зовнішнім постачальником).

1. Визначення типу придбання (закінчення)

Рекомендовані робочі продукти:

•перелік типів придбання всіх продуктів.

2.Вибір постачальників

Звичайно в усіх організаціях установлені процедури запитів до постачальників і вибору постачальників. Ці процедури повинні охоплювати:

•установлення й документування критеріїв оцінки потенційних постачальників;

•визначення потенційних постачальників і направлення їм запитів і вимог;

•оцінку пропозицій від потенційних постачальників відповідно до критеріїв оцінки;

•оцінку ризиків, пов'язаних з кожним постачальником;

•оцінку здатності постачальника виконати роботу;

•вибір постачальника.

2. Вибір постачальників (продовження)

Критерії оцінки постачальника мають першорядне значення й повинні враховувати важливі для даного проекту фактори.

Серед них географічне розташування постачальника, відгуки про роботу постачальника, технічні характеристики продукції.

2. Вибір постачальників (закінчення)

Рекомендовані робочі продукти:

3. Укладання угод з постачальниками

Як правило, організація має встановлену процедуру укладання угод з постачальниками.

Ціль цих угод - інформувати постачальника про потреби проекту, очікування від постачальника й кількісні міри оцінки ефективності роботи постачальника.

Оскільки кожна угода є результатом переговорів з постачальником, початково висунуті вимоги можуть уточнюватися.

В угоді з постачальником документується також і те, що повинен забезпечити проект для успішної поставки (наприклад, обладнані приміщення, документація, послуги).

При укладанні формальної угоди з постачальником документуються:

•завдання на роботу, специфікації, умови й терміни поставки, перелік продуктів і послуг, що поставляються, графік поставки, бюджет, процес і критерії приймання;

•представники проекту й постачальника, відповідальні й уповноважені за внесення змін в угоду;

•процедура зміни вимог і зміни угоди;

•стандарти й процедури, яких необхідно дотримуватися;

•критичні залежності між проектом і постачальником;

•тип і глибина моніторингу роботи постачальника, включаючи процедури й критерії оцінки, які будуть використовуватися при цьому моніторингу;

При укладанні формальної угоди з постачальником документуються (продовження):

•типи аналізів, що будуть проводитися разом з постачальником;

•відповідальність постачальника за обслуговування й підтримку поставленого продукту;

•гарантійні зобов'язання, права власності, права користування;

•критерії приймання.

Важливо гарантувати, що всі учасники досягли однакового розуміння угоди й вимог ще до того, як ця угода почне виконуватися.

При необхідності перегляду угоди з постачальником варто переглянути плани проекту й зобов'язання учасників.

3.Укладання угод з постачальниками (закінчення)

Рекомендовані робочі продукти:

•завдання на роботу,

•контракти,

•меморандуми про наміри,

•ліцензійні угоди.

4.Аналіз комерційно доступних продуктів

Фактори, що враховуються при оцінці продуктів, які передбачається придбати:

•вимоги безпеки,

•переваги й можливі впливи наступних модифікацій цих продуктів.

Слід враховувати також імовірність, що постачальник перестане підтримувати ту версію продукту, що придбана проектом.

4. Аналіз комерційно доступних продуктів (продовження)

Рекомендується також оцінити якість роботи постачальника і його здатність до поставок, а також пов'язані з цим ризики.

У деяких випадках цей вибір може потребувати укладання додаткових угод, включаючи знижки на більші партії товарів, плани майбутніх удосконалень, підтримку й обслуговування на площадці покупця відповідно до запитів і звітів про проблеми, додаткові можливості, які не забезпечуються продуктом.

Якщо угода з постачальником включає підтримку придбаного продукту, така підтримка повинна плануватися.

4. Аналіз комерційно доступних продуктів (закінчення)

Рекомендовані робочі продукти - результати даного етапу:

5. Виконання угоди

Виконання угоди з постачальником вимагає від замовника проведення моніторингу й аналізів.

Моніторингу піддаються не тільки графік, трудовитрати, вартість і технічні характеристики, але й використовувані постачальником процеси (наприклад, забезпечення якості, управління конфігурацією).

5. Виконання угоди (продовження)

Ефективними засобами досягнення успіху у виконанні угоди є проведення :

5. Виконання угоди (продовження)

а) Аналізи ходу виконання робіт можуть мати формальний і неформальний характер і звичайно містять у собі: