ALL(PDF)
.pdfролі, відділи, інтереси, рівні знань, очікування й рівні впливу.
Як правило, виявити ключові зацікавлені сторони проекту досить легко. Це може бути будь-яка особа, що грає певну роль у прийнятті рішень або в управлінні, на яку впливає результат проекту, наприклад спонсор, менеджер проекту або первинний замовник.
Інші зацікавлені сторони проекту звичайно визначаються шляхом спілкування з виявленими зацікавленими сторонами й розширення списку доти, поки в нього не будуть включені всі потенційні зацікавлені сторони проекту.
Визначення зацікавлених сторін проекту: інструменти й методи Крок 2: Визначити ступінь потенційного впливу або підтримки, які може зробити кожна із зацікавлених
сторін проекту, і класифікувати їх таким чином, щоб можна було визначити підхід до них. При великій кількості зацікавлених сторін проекту важливо приділяти першорядну увагу ключовим зацікавленим сторонам, щоб ефективно докладати зусиль для здійснення комунікацій із зацікавленими сторонами проекту й управління їхніми очікуваннями.
Визначення зацікавлених сторін проекту: інструменти й методи
Існують різні моделі класифікації, які містять у собі, серед іншого:
•матрицю влади/інтересів, що групує зацікавлені сторони проекту на основі їхніх рівнів повноважень («влади») і рівнів зацікавленості («інтересу») у результатах проекту;
•матрицю влади/впливу, що групує зацікавлені сторони проекту на основі їхніх рівнів повноважень («влади») і активної участі («впливу») у проекті;
•матрицю впливу/впливу, що групує зацікавлені сторони проекту на основі їхньої активної участі («впливу») у проекті і їхньої здатності вносити зміни в планування або виконання проекту («впливу»); і
•модель особливостей, що описує класи зацікавлених сторін проекту залежно від їхнього рівня влади (здатності нав'язувати свою волю), наполегливості (необхідності в негайних діях) і законності (їхня участь є невід'ємним).
Приклад матриці влади/інтересів з нанесеними зацікавленими сторонами проекту Визначення зацікавлених сторін проекту: інструменти й методи
Крок 3: Оцінити, у який спосіб ключові зацікавлені сторони проекту швидше за все будуть реагувати або діяти в різноманітних ситуаціях, для того щоб спланувати, як вплинути на них з метою посилення їхньої підтримки й скорочення потенційних негативних впливів.
Визначення зацікавлених сторін проекту: інструменти й методи
2. Експертна оцінка. Для забезпечення всебічного визначення й внесення в список зацікавлених сторін проекту необхідно одержати оцінку або експертну думку від таких осіб або груп осіб, що пройшли спеціальну підготовку або мають знання в даній предметній області, наприклад:
•вищого керівництва;
•інших підрозділів у рамках організації;
•ключових зацікавлених сторін проекту;
•менеджерів проектів, що працювали над проектами з тієї ж галузі (прямо або за допомогою накопичених знань);
•експертів по окремих питаннях бізнесу або сфери проекту;
•галузевих об'єднань і консультантів; і
•професійних і технічних асоціацій.
Експертна оцінка може бути отримана за допомогою індивідуальних консультацій (особистих зустрічей, інтерв'ю й т.д.) або за допомогою обговорень у форматі групи експертів (цільові групи, опитування й т.д.).
Визначення зацікавлених сторін проекту: виходи
1. Реєстр зацікавлених сторін проекту є головним виходом процесу визначення зацікавлених сторін проекту. У ньому містяться всі деталі, пов'язані з визначенням зацікавлених сторін проекту, які містять у собі, серед іншого:
•Ідентифікаційну інформацію: прізвище, ім'я та по батькові, посада в організації, місце розташування, роль у проекті, контактна інформація;
•Оцінну інформацію: основні вимоги й очікування, потенційний вплив у проекті, фаза в життєвому циклі проекту, що найбільше цікавить; і
•Класифікацію зацікавлених сторін проекту: внутрішні/зовнішні,
підтримують/нейтральні/пручаються й т.д.
Визначення зацікавлених сторін проекту: виходи 2. Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту визначає підхід, що дозволяє підсилити
підтримку зацікавлених сторін проекту й мінімізувати їхній негативний вплив протягом усього життєвого циклу проекту.
Вона містить у собі такі елементи, як:
•ключові зацікавлені сторони проекту, які можуть значно на нього впливати;
•бажаний рівень участі в проекті для кожної визначеної зацікавленої сторони проекту; і
•групи зацікавлених сторін проекту й управління ними (як групами).
Найпоширенішим способом подання стратегії управління зацікавленими сторонами проекту є матриця аналізу зацікавлених сторін проекту.
Приклад матриці аналізу зацікавлених сторін проекту
Деяка інформація, пов'язана з визначеними стратегіями управління зацікавленими сторонами проекту, може виявитися конфіденційною, що може не дозволити включити її в загальнодоступний документ.
Менеджер проекту повинен винести рішення щодо типу інформації й рівня деталізації, які варто включати в стратегію управління зацікавленими сторонами проекту.
3. Планування комунікацій
Планування комунікацій
- це процес виявлення потреб зацікавлених сторін проекту в інформації й визначення підходу до комунікацій.
У процесі планування комунікацій визначаються інформація й взаємодії, необхідні зацікавленим сторонам проекту, наприклад: яким особам яка інформація потрібна, коли вона їм знадобиться, хто і у який спосіб повинен їм цю інформацію надати.
Хоча потреба в передачі проектної інформації існує у всіх проектах, потреби в інформації й способи її поширення можуть значно розрізнятися. Важливим фактором досягнення успіху проекту є виявлення інформаційних потреб зацікавлених сторін проекту й визначення підходящих засобів задоволення цих потреб.
Планування комунікацій
Неправильне планування комунікацій може призвести до таких проблем, як затримки в доставці повідомлень, передача конфіденційної інформації не тим особам, недостатня комунікація з деякими з важливих зацікавлених сторін проекту.
План комунікацій дозволяє менеджерові проекту задокументувати підхід, що забезпечує найбільш
ефективне й раціональне спілкування із зацікавленими сторонами проекту.
Планування комунікацій Ефективне спілкування означає, що інформація надається в правильному форматі, у визначений час і
впливає відповідним чином.
Раціональне спілкування означає надання тільки тієї інформації, що дійсно необхідна.
Планування комунікацій
У більшості проектів планування комунікацій здійснюється на самих ранніх стадіях проекту, наприклад, під час розробки плану управління проектом.
Це дозволяє виділити на дії по комунікаціях відповідні ресурси, такі як час і бюджет.
Результати даного процесу планування повинні періодично перевірятися протягом проекту й, при необхідності, змінюватися для забезпечення їхньої актуальності.
Планування комунікацій
Процес планування комунікацій тісно пов'язаний з факторами середовища підприємства, тому що структура організації серйозно впливає на вимоги до комунікацій проекту.
Планування комунікацій: входи, інструменти, методи й виходи Блок-схема даних при плануванні комунікацій
Планування комунікацій: входи 1.Реєстр зацікавлених сторін проекту (розглянуто раніше).
2.Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту (розглянуто раніше).
3.Фактори середовища підприємства використовуються як входи для даного процесу, оскільки комунікації повинні бути адаптовані до навколишнього середовища проекту.
4.Активи процесів організації використовуються як входи процесу планування комунікацій. З них накопичені знання й історична інформація представляють особливу важливість, оскільки дозволяють ознайомитися як з рішеннями, що приймалися щодо проблем комунікацій, так і з результатами таких рішень у попередніх подібних проектах. Вони можуть бути використані як керівництво при плануванні дій по комунікаціях для поточного проекту.
Планування комунікацій: інструменти і методи
1. Аналіз вимог до комунікацій. При аналізі вимог до комунікацій визначаються потреби зацікавлених сторін проекту в інформації. Вимоги визначаються шляхом об'єднання типу й формату необхідної інформації з аналізом цінності цієї інформації. Ресурси проекту витрачаються на передачу тільки тієї інформації, що сприяє успіху проекту, або тільки в тому випадку, коли нестача інформації може призвести до невдачі.
Менеджер проекту повинен також ураховувати кількість потенційних каналів або шляхів комунікації як показник складності комунікацій проекту. Загальна кількість потенційних каналів комунікацій дорівнює n(n-1)/2, де n - кількість зацікавлених сторін проекту. Отже,, у проекті з 10 зацікавленими сторонами є 10(10-1)/2 = 45 потенційних каналів комунікацій. Отже, ключовим елементом планування фактичних комунікацій проекту є визначення й обмеження того, хто й з ким буде спілкуватися, а також того, хто і яку інформацію буде одержувати.
Планування комунікацій: інструменти і методи
Звичайно для визначення вимог до комунікацій проекту необхідна така інформація:
•організаційні діаграми;
•зв'язки між організацією проекту й розподілом відповідальності між зацікавленими сторонами проекту;
інформацією в живому спілкуванні чи віртуально?
Планування комунікацій: інструменти і методи
3.Моделі комунікацій. Базова модель (див. наступний слайд) показує, як відбувається передача й прийом інформації між двома сторонами, позначеними як відправник і одержувач.
Ключовими елементами даної моделі є:
•Кодування. Виклад думок або ідей мовою, зрозумілою для інших.
•Повідомлення й зворотне повідомлення. Вихід процесу кодування.
•Засіб зв'язку. Метод, використовуваний для передачі повідомлення.
•Перешкоди. Усе, що може перешкодити передачі й розумінню повідомлення (наприклад, відстань, незнайома технологія, нестача додаткової інформації).
•Декодування. Перетворення одержувачем повідомлення в зрозумілі йому думки або ідеї.
Планування комунікацій: інструменти і методи
На наступному слайді представлена базова модель комунікацій.
Невід'ємною частиною даної моделі є дія по підтвердженню одержання повідомлення.
Підтвердження одержання означає, що одержувач подає сигнал про одержання повідомлення, але це не обов'язково означає згоду одержувача зі змістом повідомлення. Зовсім інше значення має відповідь на повідомлення, що означає, що одержувач декодував, зрозумів повідомлення й посилає на нього відповідь.
Базова модель комунікацій Планування комунікацій: інструменти і методи
Під час обговорення комунікацій проекту необхідно враховувати елементи моделі комунікацій. У рамках процесу комунікацій відправник повинен забезпечити ясність і повноту інформації, вибір належного способу її передачі й одержання підтвердження правильності інтерпретації інформації. Одержувач повинен упевнитися, що він одержав інформацію повністю, правильно її зрозумів, і підтвердити одержання. Збій комунікації може вплинути на весь проект у цілому.
Планування комунікацій: інструменти і методи
При організації ефективної взаємодії між зацікавленими сторонами проекту за допомогою цих елементів виникає безліч складностей.
Розглянемо команду проекту, що складається з фахівців, що фізично перебувають у різних країнах. Щоб один член команди міг успішно передати технічну ідею іншому члену команди, що перебуває в іншій країні, йому може знадобитися закодувати повідомлення відповідною мовою, передати повідомлення за допомогою певних технічних засобів, забезпечивши при цьому коректне декодування повідомлення одержувачем і одержання від нього відповідного повідомлення. Будь-які перешкоди, що виникають на даному шляху, можуть спотворити початковий зміст повідомлення.
Планування комунікацій: інструменти і методи
4.Методи комунікацій. Для поширення інформації між зацікавленими сторонами проекту використовується кілька методів комунікацій. Ці методи можуть бути розділені на такі великі групи:
•Інтерактивні комунікації.
•Комунікації методом інформування без запиту.
•Комунікації методом інформування за запитом.
Як, коли і які методи комунікацій будуть використовуватися - вирішує менеджер проекту залежно від
вимог до комунікацій.
Планування комунікацій: інструменти і методи Інтерактивні комунікації. Між двома або більше сторонами, що здійснюють багатобічний обмін
інформацією. Цей метод є найефективнішим для забезпечення загального розуміння вмзначених питань всіма зацікавленими сторонами; він містить у собі зустрічі, телефонні переговори, відеоконференції й т.д.
Планування комунікацій: інструменти і методи Комунікації методом інформування без запиту. Інформація відсилається певним одержувачам, які
повинні про неї довідатися.
Цей метод забезпечує поширення інформації, але не гарантує того, що вона буде фактично отримана або зрозуміла передбачуваною аудиторією. До комунікацій методом інформування без запиту належать листи, записки, звіти, повідомлення електронною поштою, факси, голосові послання, прес-релізи й т.д.
Планування комунікацій: інструменти і методи Комунікації методом інформування за запитом. Використовуються для дуже великих обсягів
інформації або для дуже великих аудиторій, коли потрібно, щоб одержувачі зверталися до переданого змісту за своїм власним бажанням. До таких методів належать сайти інтрамереж, навчання з використанням електронних технологій, банки даних і т.д.
Планування комунікацій: виходи
•План управління комунікаціями є складовою частиною плану управління проектом або включається в нього у вигляді допоміжного плану.
План управління комунікаціями може бути офіційним або неофіційним, деталізованим або узагальненим і залежить від потреб проекту.
Планування комунікацій: виходи
У плані управління комунікаціями звичайно вказується таке:
•вимоги зацікавлених сторін проекту до комунікацій;
•відомості про передану інформацію, включаючи мову, формат, зміст й ступінь деталізації;
•причина, строки й періодичність поширення необхідної інформації;
•особа, відповідальна за передачу інформації;
•особа, що видає дозвіл на розкриття конфіденційної інформації;
•особа або групи осіб, які будуть одержувати інформацію;
•методи або технології, використовувані для передачі інформації (наприклад, службові записки,
повідомлення електронною поштою й/або прес-релізи);
•ресурси, виділені на комунікаційні дії, включаючи час і бюджет;
•схема передачі по інстанціях, що визначає строки й порядок передачі на вищі рівні (ланцюжок імен) проблем, які не можуть бути розв’язані персоналом на більш низькому рівні;
•метод оновлення й уточнення плану управління комунікаціями в міру просування й розвитку проекту;
•глосарій загальноприйнятої термінології;
•блок-схеми інформації проекту, робіт із проекту із зазначенням можливої послідовності дозволів, списку звітів, планів нарад і т.д.; і
Поширення інформації: входи
Прогнози оновлюються й складаються заново на основі показників виконання робіт, надаваних по мірі виконання проекту. Ця інформація описує виконання проекту в минулому, що може вплинути на проект у майбутньому, наприклад, прогнози по завершенні й прогнози до завершення.
Прогнозована інформація часто генерується за допомогою методів освоєного обсягу, однак можуть використовуватися й інші методи, такі як аналогії з минулими проектами, повторні оцінки роботи, що залишилася, урахування (облік) впливу зовнішніх подій у розкладі й ін. Така інформація повинна надаватися разом з інформацією про виконання й іншою важливою інформацією, що повинна розподілятися з метою прийняття рішень.
Методи прогнозування описані в п. 6 цієї теми. Додаткова інформація зі звітів про виконання також наведена в п. 6 цієї теми.
Поширення інформації: входи
3. Активи процесів організації, які можуть впливати на процес поширення інформації, містять у собі, серед іншого:
•правила, процедури й провідні вказівки щодо поширення інформації;
•шаблони; і
•історичну інформацію й накопичені знання.
Поширення інформації: інструменти і методи
1. Методи комунікацій
Індивідуальні й групові збори, відео- і аудіоконференції, чати й інші методи віддаленого спілкування, використовувані для поширення інформації.
Поширення інформації: інструменти і методи 2. Інструменти поширення інформації
Проектна інформація може поширюватися за допомогою різноманітних інструментів, включаючи:
•поширення друкованої документації, реєстраційні картотеки, прес-релізи й електронні бази даних із загальним доступом;
•електронні засоби спілкування й проведення конференцій (наприклад, електронна пошта, факс, голосова пошта, телефон, відеота Інтернет-Конференції, веб-сайти й Інтернет-Публікації); і
•електронні інструменти управління проектами (наприклад, веб-інтерфейси програмного забезпечення для управління проектами й складання розкладів, програмне забезпечення для підтримки зборів і віртуальних офісів, портали й інструменти управління спільною роботою).
Поширення інформації: виходи
1.Методи комунікацій. Індивідуальні й групові збори, відео- і аудіоконференції, чати й інші методи віддаленого спілкування, використовувані для поширення інформації.
2.Інструменти поширення інформації. Проектна інформація може поширюватися за допомогою різноманітних інструментів, включаючи:
•поширення друкованої документації, реєстраційні картотеки, прес-релізи й електронні бази даних із загальним доступом;
•електронні засоби спілкування й проведення конференцій (наприклад, електронна пошта, факс, голосова пошта, телефон, відео- і Інтернет-Конференції, веб-сайти й Інтернет-Публікації); і