ALL(PDF)

7. Рішення «виробляти або купувати» описані раніше у цій темі.

8.Партнерські угоди. У випадку укладання партнерської угоди ролі продавця й покупця заздалегідь визначаються вищим керівництвом. У деяких випадках продавець уже може працювати в рамках деякої форми проміжного контракту, фінансованого покупцем або спільно обома сторонами. Задачею покупця й продавця в даному процесі є спільна підготовка завдання постачальникові, яке задовольняло б вимоги проекту. Потім сторони проводять переговори про укладання остаточного контракту.

9.Активи процесів організації Елементи активів процесів організації, які можуть впливати на процес здійснення закупівель, містять у собі, серед іншого:

–списки ймовірних і попередньо кваліфікованих продавців; і

–інформацію про значимий минулий досвід роботи із продавцями, як гарний, так і поганий.

Здійснення закупівель: інструменти й методи

1. Конференції потенційних продавців (іноді називані «конференціями підрядників», «конференціями вендорів» або «передтендерними конференціями») - це зустрічі з усіма потенційними продавцями, що передують підготовці й наданню заявок або пропозицій з їх боку.

Метою таких конференцій є забезпечення ясного однакового розуміння пропонованих вимог до майбутніх закупівель (наприклад, технічні вимоги й умови контрактів) і недопущення привілейованого становища кого-небудь із постачальників. Відповіді на питання можуть бути внесені в закупівельну документацію як поправки. Для дотримання принципу чесності покупець повинен обов'язково забезпечити умови, за яких всі потенційні продавці можуть вислухати всі питання кожного окремого потенційного продавця й всі відповіді покупців.

Здійснення закупівель: інструменти й методи

2. Методи оцінювання пропозицій. При здійсненні складних закупівель, у яких вибір постачальника ґрунтується на відповідях продавців на попередньо визначені зважені критерії, формальний процес проведення оцінок визначається правилами проведення закупівель, прийнятими покупцем. Оцінний комітет робить свій вибір, який потім повинне схвалити керівництво до укладання контракту.

Здійснення закупівель: інструменти й методи

3.Незалежні оцінки. У відношенні багатьох товарів, які придбаває організація-закупник, остання може на вибір або підготувати свою власну оцінку, що буде служити як еталон для оцінювання, або звернутися за оцінкою вартості до стороннього професійного оцінювача. Значні розходження в оцінках вартості можуть указувати на те, що описи робіт із закупівлі є неповними, неоднозначними, а також/або, що передбачувані продавці або не розуміють, або не змогли повною мірою відповісти на опис робіт із закупівлі.

4.Експертна оцінка. При оцінюванні пропозицій продавців може використовуватися експертна оцінка. Пропозиції можуть оцінюватися міждисциплінарною командою експертів, що мають досвід у кожній зі сфер, що зазначені в закупівельній документації й у пропонованому контракті. У цьому випадку може придатися досвід у функціональних дисциплінах, таких як укладання контрактів, юриспруденція, фінанси, бухгалтерський облік, інжиніринг, конструювання, проведення досліджень, розробка, продажі й виробництво.

Здійснення закупівель: інструменти й методи

5.Оголошення. Перелік потенційних продавців може бути значно розширений шляхом розміщення оголошень у засобах масової інформації, наприклад газетах або спеціалізованих галузевих виданнях. На деякі предмети закупівлі поширюються спеціальні вимоги чинного законодавства, що передбачають розміщення оголошень у засобах масової інформації як обов'язковий захід. Публікації оголошень у загальнодоступних засобах масової інформації є обов'язковою умовою для майбутніх контрактів, що укладаються державними організаціями.

6.Пошук в Інтернеті. Інтернет значно впливає на більшість закупівель проекту й на покупки в рамках ланцюжка поставок в організаціях. Хоча багато сировинних продуктів, деталі або стандартні товари можна швидко знайти й одержати за фіксованою ціною через Інтернет, заходи щодо закупівлі, що

–штрафні санкції;

–способи заохочення;

–страхові гарантії й гарантії виконання контракту;

–схвалення вибору субпідрядників;

–управління запитами на зміну; і

–механізми припинення дії контракту й альтернативного вирішення суперечок (АРКС, ADR). Метод АРКС може бути визначений заздалегідь у рамках оформлення закупівлі.

Здійснення закупівель: виходи

3.Ресурсні календарі. Документується кількість і доступність договірних ресурсів, а також дати, коли кожний окремий ресурс може використовуватися, а коли ні.

4.Запити на зміну плану управління проектом, його допоміжних планів і інших елементів обробляються для розгляду й подання в рамках процесу здійснення загального управління змінами (див. тему “Управління інтеграцією”.

5.Оновлення плану управління проектом. Елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:

–базовий план за вартістю;

–базовий план по змісту;

–базовий розклад; і

–план управління закупівлями.

6.Оновлення документів проекту. Документи проекту, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:

–документацію по вимогах;

–документацію по відстеженню вимог; і реєстр ризиків.

4.Управління закупівельною діяльністю

Управління закупівельною діяльністю - це процес управління відносинами із продавцями, контролю виконання контрактів і, при необхідності, внесення змін і корективів.

І покупець, і продавець при адмініструванні закупівельного контракту переслідують однакові цілі. Кожна сторона повинна забезпечити, що й вона сама, і партнер виконують свої обов'язки, передбачені контрактом, і в тому, що їхні законні права захищені.

Процес управління закупівельною діяльністю забезпечує виконання продавцем вимог по закупівлях і покупцем своїх зобов'язань за контрактом.

Юридична природа договірних відносин вимагає від команди управління проектом чіткого усвідомлення юридичних наслідків дій, що вживаються в процесі адміністрування будь-якої закупівлі.

У великих проектах, у яких має місце співробітництво з кількома постачальниками, ключовим аспектом адміністрування контрактів є управління взаємодією між різними постачальниками.

Внаслідок розходжень в організаційних структурах багато організацій ставляться до адміністрування контрактів як до адміністративної функції, окремої від організації проекту. Хоча адміністратор закупівель може бути членом команди проекту, звичайно його безпосередній начальник перебуває в іншому підрозділі. Цей випадок має місце, якщо виконуюча організація одночасно є й продавцем проекту зовнішньому замовникові.

Управління закупівельною діяльністю: входи, інструменти й методи, виходи Блок-схема даних при управлінні закупівельною діяльністю

Управління закупівельною діяльністю містить у собі використання відповідних процесів управління проектом, що стосуються договірних відносин, і інтеграцію виходів даних процесів у загальне

управління проектом. У проектах, у яких беруть участь кілька продавців і предметами придбання є кілька продуктів, послуг і результатів, ця інтеграція й координація часто виявляється багаторівневою. Процеси управління проектом, які можуть бути застосовні в цьому випадку, містять у собі, серед іншого:

керівництво й управління виконанням проекту (див. “Управління інтеграцією”) для санкціонування робіт продавця у відповідний час;

звіти про виконання (див. “Управління комунікаціями”) для моніторингу змісту, вартості, строків і технічного виконання контракту;

контроль якості (див. “Управління якістю”) для інспектування й підтвердження адекватності продукту продавця;

здійснення загального управління змінами (див. “Управління інтеграцією”) для забезпечення належного схвалення змін і оповіщення всіх зацікавлених осіб про ці зміни; і

моніторинг і управління ризиками (диув. “Управління ризиками”) для забезпечення зниження ризиків.

Управління закупівельною діяльністю також містить елемент фінансового управління, що містить у собі моніторинг платежів продавцю.

Це дозволяє гарантувати, що умови платежів, визначені положеннями контракту, виконуються належним чином, а виплати продавцеві безпосередньо пов'язані з виконанням останнім своїх зобов'язань за контрактом.

Одним із принципових питань при здійсненні платежів постачальникам є створення тісного зв'язку між зробленими платежами й виконаною роботою.

Процес управління закупівельною діяльністю передбачає перевірку й документальне оформлення інформації про те, наскільки добре продавець виконує або виконав умови контракту, і, при необхідності, розробку коригувальних впливів.

Оцінювання діяльності продавця, виконуване покупцем, призначене, насамперед, для підтвердження компетентності або некомпетентності продавця при виконанні подібної роботи для даного проекту або інших проектів у майбутньому. Подібне оцінювання також проводиться, коли необхідно підтвердити, що продавець не виконує свої договірні зобов'язання, і коли покупець розглядає необхідність проведення коригувальних впливів. Управління закупівельною діяльністю містить у собі управління у випадку передчасного завершення робіт з контракту (з певної причини, у силу сприятливих можливостей, що з’явилися, або через невиконання зобов'язань), передбачених статтею контракту про завершення робіт.

У текст контракту в будь-який час аж до закриття контракту можуть бути внесені виправлення за взаємною згодою сторін відповідно до умов управління змінами, передбаченими контрактом. Такі виправлення не завжди можуть бути однаковою мірою вигідні й продавцеві, й покупцеві.

Управління закупівельною діяльністю: входи

1.Закупівельна документація містить усі документи, необхідні для управління процесами закупівель.

Унеї входять власне закупівельні контракти й опис робіт.

2.План управління проектом. План управління закупівлями, частина плану управління проектом, є входом для здійснення закупівель і описує порядок управління процесами закупівлі, починаючи з розробки закупівельної документації й закінчуючи закриттям контракту.

3.Контракт (описаний раніше).

4.Звіти про виконання. Документація, пов'язана з виконанням контракту продавцем, містить у собі:

–розроблену продавцем технічну документацію й іншу інформацію про результати, надавану відповідно до умов контракту; і

–звіти продавця про виконання (див. “Управління комунікаціями). У звітах продавця про виконання вказується, які результати вже завершені, а які - ще ні.

5.Схвалені запити на зміну можуть містити в собі зміни положень і умов контракту, у тому числі опису робіт із закупівлі, калькуляції цін, а також опису надаваних продуктів, послуг або результатів. Перед застосуванням всі зміни формально документуються в письмовій формі й проходять

процедуру схвалення.

6. Інформація про виконання робіт (див. “Управління комунікаціями”), включаючи ступінь відповідності стандартам якості, понесені витрати, оплачені рахунки продавця, збирається в рамках виконання проекту.

Управління закупівельною діяльністю: інструменти і методи 1. Система управління змінами контракту

Система управління змінами контракту визначає процес внесення змін у закупівлю. У неї входять оформлення документів, системи відстеження, процедури вирішення конфліктних ситуацій і рівні ієрархії, на яких провадиться санкціонування змін. Система управління змінами контрактів поєднується із системою загального управління змінами.

2. Перевірки виконання закупівель

Перевірка виконання закупівель являє собою структуровану перевірку того, наскільки успішно виконуються продавцем всі поставки, визначені змістом проекту, наскільки вони відповідають передбаченим контрактом вимогам до якості, вартості й строків. Дана перевірка може містити в собі перевірку підготовленої продавцем документації й здійснених покупцем перевірок, а також результати аудитів якості, проведених продавцем під час виконання робіт. Метою перевірки виконання робіт є визначення, наскільки успішно або неуспішно відбувається виконання робіт, яке просування виконання робіт відносно опису робіт із закупівлі й виявлення невідповідностей з положеннями контракту, які дозволяють покупцеві дати оцінку, здатний або не здатний продавець виконати дану роботу. Такі перевірки можуть проводитися в рамках оцінок поточного стану проекту, які зачіпають основних постачальників.

Управління закупівельною діяльністю: інструменти і методи 3. Перевірки й аудити

Перевірки й аудити проводяться на вимогу покупця, при цьому продавець надає необхідне сприяння на підставі положень закупівельного контракту. Вони можуть проводитися під час виконання проекту для підтвердження відповідності робочих процесів або результатів поставки продавця. Деякі команди по інспектуванню й аудиту можуть мати у своєму складі співробітників покупця, що займаються закупівлями, якщо це передбачено умовами контракту.

4. Звіти про виконання

Звіти про виконання надають керівництву інформацію про те, наскільки ефективно продавець виконує показники, передбачені контрактом.

5. Системи розрахунків

Платежі продавцю, як правило, здійснюються через систему оплати рахунків, наявну на підприємстві покупця, після підтвердження задовільної роботи уповноваженою особою з команди проекту. Всі платежі повинні проводитися й документуватися в строгій відповідності з умовами контракту.

Управління закупівельною діяльністю: інструменти і методи

6.Адміністрування претензій. Спірні зміни й потенційні конструктивні зміни - це запитані зміни, у відношенні яких покупець і продавець не можуть дійти згоди про компенсацію змін, або не можуть дійти згоди про внесення даних змін. Дані спірні зміни мають безліч назв, у тому числі «претензії», «розбіжності» або «апеляції». Претензії підлягають оформленню в документальному вигляді, обробці, моніторингу й управлінню протягом усього життєвого циклу контракту, звичайно відповідно до умов контракту. Якщо сторони не можуть самі домовитися про вирішення претензії, то набувають чинності передбачені контрактом альтернативні способи й механізми вирішення розбіжностей. Урегулювання всіх претензій і розбіжностей за допомогою переговорів є кращим методом.

Управління закупівельною діяльністю: інструменти і методи

7.Система управління документами використовується менеджером проекту для управління документацією й записами за контрактом і закупівлями. Система управління документами - це особливий комплекс процесів, відповідних контрольних функцій і інструментів автоматизації, об'єднаних у єдине ціле, які є частиною інформаційної системи управління проектом (Див. “Управління інтеграцією”). Система містить архів (з можливістю доступу) контрактної документації й кореспонденції.

Управління закупівельною діяльністю: виходи

1. Закупівельна документація у собі, серед іншого, закупівельний контракт із усіма розкладами, що його стосуються; запитані, але не схвалені зміни контракту й схвалені запити на зміну. До закупівельної документації також можуть належати підготовлена продавцем технічна документація й інші документи, що містять інформацію про виконання робіт (наприклад, результати, звіти продавця про виконання, гарантійні зобов'язання, фінансові документи, у тому числі рахункифактури й записи про проведені платежі), а також результати перевірок, передбачених контрактом.

Управління закупівельною діяльністю: виходи

2. Оновлення активів процесів організації. Елементи активів процесів організації, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:

•Кореспонденцію. Умови й положення контракту часто вимагають письмового документування визначених аспектів комунікацій між продавцем і покупцем, наприклад потреби в попередженнях про незадовільне виконання й запитів на зміну або уточнення контракту. Сюди можуть включатися результати аудитів і перевірок, проведених покупцем, що містяться у звітах, які вказують на ті недоліки, які продавцеві варто виправити. Крім конкретних вимог контракту до документації, обидві сторони ведуть повні й точні записи всіх письмових і усних комунікацій за контрактом, а також початих дій і ухвалених рішень.

•Розклади й запити платежів. Всі платежі повинні проводитися відповідно до умов і положень закупівельного контракту.

•Документацію по оцінці виконання контракту продавцем. Документація по оцінці виконання контракту продавцем підготовляється покупцем. Такі оцінки виконання документують здатність продавця продовжувати виконання робіт з поточного контракту, указують, чи може продавець бути допущений до виконання робіт для майбутніх проектів, або оцінюють, наскільки добре продавець виконує роботу із проекту. Дані документи можуть бути підставою для дострокового припинення дії контракту із продавцем або визначення порядку стягнення штрафних санкцій і застосування винагород або заохочень, передбачених контрактом. Результати даних оцінок виконання також можуть бути включені у відповідні списки кваліфікованих продавців.

Управління закупівельною діяльністю: виходи

3. Запити на зміну

Процес управління закупівельною діяльністю може привести до появи запитів на зміну плану управління проектом, його допоміжних планів і інших елементів, наприклад базового плану за вартістю, розкладу проекту і плану управління закупівлями. Запити на зміну обробляються з метою проведення перевірки й одержання схвалення в рамках процесу здійснення загального управління змінами.

Запитані, але не санкціоновані зміни можуть включати надані покупцем вказівки або розпочаті продавцем дії, які інша сторона вважає конструктивними змінами контракту. Оскільки кожна з даних конструктивних змін може бути оскаржена однією зі сторін, що може привести до виникнення претензії до іншої сторони, кожна така зміна визначається окремо й документується в кореспонденції проекту.

Управління закупівельною діяльністю: виходи 4. Оновлення плану управління проектом

Елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:

•План управління закупівлями оновлюється для відбиття будь-яких схвалених запитів на зміну, які впливають на управління закупівлями, включаючи вплив на вартість або розклад.

•Базовий план розкладу. Якщо є відставання, які впливають на загальне виконання проекту, можливо, буде потрібно оновлення базового плану розкладу для відбиття поточних очікувань.

5.Закриття закупівель

Закриття закупівель являє собою процес завершення всіх закупівель проекту. Даний процес є допоміжним для процесу завершення проекту або фази, оскільки містить у собі підтвердження того, що всі роботи й результати виявилися прийнятними.

Процес закриття закупівель також містить у собі такі адміністративні дії як повне врегулювання відкритих претензій, оновлення документів для відбиття остаточних результатів і архівування такої інформації для майбутнього використання. При закритті закупівель розглядається кожний контракт, що має відношення до проекту або фази проекту. У проектах, що складаються з кількох фаз, умови контракту можуть застосовуватися тільки до певної фази проекту. У таких випадках процес закриття закупівель закриває тільки ті закупівлі, які застосовні до цієї фази проекту. Нерозв'язані претензії можуть передаватися для судового розгляду після закриття. Умови й положення контракту можуть пропонувати певні процедури закриття контракту.

Передчасне припинення дії контракту є особливим випадком закриття закупівлі, що може бути викликаний взаємною згодою обох сторін, невиконанням зобов'язань однієї зі сторін або в інтересах покупця, якщо таке передбачено в контракті. Права й відповідальності сторін у випадку передчасного припинення дії контракту містяться в умовах припинення дії контракту. На підставі даних умов і положень контракту покупець може мати право розірвати весь контракт або його частину з певної причини або з міркувань своєї зручності в будь-який час. Однак у силу тих самих умов і положень контракту покупцеві, можливо, доведеться компенсувати продавцеві витрати, понесені у фазі підготовки, а також вартість всіх завершених і прийнятих робіт, пов'язаних з перерваною частиною контракту.

Закриття закупівель:

входи, інструменти й методи, виходи Блок-схема даних при закритті закупівель Закриття закупівель: входи

1.План управління проектом (див. “Управління інтеграцією”)

2.Закупівельна документація. З метою закриття контракту здійснюється збір, нумерація й архівування всієї закупівельної документації. Інформація про виконання строків, змісту, якості й вартості контракту, а також вся документація по змінах контракту, записи про проведені платежі й результати перевірок заносяться в каталог. Ця інформація може використовуватися як інформація про накопичені знання й основа для оцінювання підрядників для майбутніх контрактів.

Закриття закупівель: інструменти й методи

1.Аудит закупівель є структурованою перевіркою процесу закупівель, починаючи із процесу планування закупівель і закінчуючи управлінням закупівельною діяльністю. Метою аудиту закупівель є визначення успіхів і невдач, що дозволяє виконуючій організації використовувати позитивний досвід і уникнути помилок при підготовці або адмініструванні інших закупівельних контрактів проекту або інших проектів.

2.Урегулювання шляхом переговорів. У всіх закупівельних взаєминах остаточне справедливе врегулювання всіх нерозв'язаних проблем, претензій і розбіжностей за допомогою переговорів є основною метою. У тих випадках, коли врегулювання не може бути досягнуте шляхом прямих переговорів, можуть використовуватися деякі способи й механізми альтернативного розв'язання конфліктних ситуацій (АРКС), у тому числі посередництво або арбітражний суд. Варіантом з

найменшою перевагою, застосовуваним тільки в тому випадку, якщо всі інші закінчилися невдачею, є розгляд у суді.

3 Система управління документами. Описана раніше у цій темі.

Закриття закупівель: виходи

•.1 Закриті закупівлі

•Покупець, звичайно через свого вповноваженого адміністратора закупівель, направляє продавцеві

формальне письмове повідомлення про завершення контракту. Вимоги до формального закриття закупівель звичайно визначаються в умовах і положеннях контракту й включаються в план управління закупівлями.

•.2 Оновлення активів процесів організації

•Елементи активів процесів організації, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого:

•Архів закупівель. Повний пакет пронумерованих контрактних документів, у тому числі закритий контракт, підготовляється й включається в остаточний архів проекту.

•Приймання результатів. Звичайно покупець зобов'язує призначеного їм адміністратора контракту сповістити продавця в офіційному письмовому повідомленні про те, що результати прийняті або не прийняті. Вимоги до офіційного приймання результатів і порядок вирішення суперечок за результатами, не відповідним вимогам контракту, звичайно вказуються в тексті контракту.

•Документацію по накопичених знаннях. Накопичені знання й рекомендації з удосконалення процесів повинні бути розроблені для архіву проекту з метою підвищення ефективності управління закупівлями в майбутньому.

•вертикальні (з вищими й нижчими за ієрархією співробітниками організації) і горизонтальні (з рівними за статусом);

•офіційні (бюлетені, щорічні звіти) і неофіційні (неформальні комунікації);

•усні й письмові; і

•вербальні й невербальні (інтонації голосу, міміка й жести).

Більшість навичок в галузі комунікацій використовуються як у загальному менеджменті, так і в управлінні проектами; вони містять у собі, серед іншого:

•активне й ефективне слухання;

•постановку питань, пропозицію ідей і ситуацій для розгляду з метою поліпшення розуміння;

•навчання з метою підвищення знань членів команди, що, у свою чергу, підвищує продуктивність їхньої праці;

•виявлення фактів для визначення або підтвердження інформації;

•визначення очікувань і управління ними;

•переконання особи або організації виконати певну дію;

•проведення переговорів для досягнення взаємоприйнятих угод між сторонами;

•урегулювання конфліктів для запобігання пагубних впливів;

•підведення підсумків, резюмування й визначення наступних кроків.

2.Визначення зацікавлених сторін проекту

Визначення зацікавлених сторін проекту

-це процес виявлення всіх людей і організацій, на яких буде впливати проект, і документування значимої інформації щодо їхніх інтересів, ступеня залучення та впливу на успіх проекту.

Зацікавлені сторони проекту - це особи й організації, наприклад замовники, спонсори, виконуюча організація й громадськість, які

беруть активну участь у проекті, або інтереси яких можуть бути порушені як позитивно, так і негативно в ході виконання або в результаті завершення проекту.

Вони також можуть впливати на проект або на його результати. Зацікавлені сторони проекту можуть перебувати на різних рівнях усередині організації й мати різні рівні повноважень або можуть бути зовнішніми стосовно виконуючої організації проекту. (Див. тему Учасники проекту)

Для успіху проекту критично важливо визначити зацікавлені сторони проекту на його ранній стадії, а також проаналізувати сфери їхніх інтересів, очікувань і рівні важливості й впливу.

Потім для максимізації позитивного впливу й зниження потенційних негативних наслідків можна розробити стратегію індивідуального підходу до кожної зацікавленої сторони проекту й визначення рівня й строків її залучення в проект.

Оцінка й відповідна стратегія повинні періодично переглядатися в ході виконання проекту з метою