ALL(PDF)

особі, буде ефективною тільки в тому випадку, якщо вона задовольняє потребу, що представляє цінність для даної особи.

Рішення про винагороду приймаються офіційно або неофіційно в процесі управління командою проекту на підставі результатів оцінки ефективності виконання проекту. При визначенні заохочень і винагород варто враховувати культурні розходження. Наприклад, у культурі, що заохочує індивідуалізм, буває складно розробити підходящі командні винагороди.

Розвиток команди проекту: інструменти і методи

Винагороджувати треба тільки бажане поводження членів команди. Наприклад, бажання працювати надурочно з метою виконання жорсткого розкладу має бути винагороджено й відзначене; а понаднормова робота внаслідок поганого планування винагороді не підлягає. Однак не варто карати членів команди за погане планування й, відповідно, нереалістичні очікування, нав'язані вищим керівництвом.

Винагорода за принципом «один виграв - всі інші програли», що призначається тільки деяким членам команди проекту (наприклад, звання «кращий працівник місяця»), може завдати шкоди згуртованості команди. Винагорода за досягнення, які під силу будь-якому члену групи (наприклад, за своєчасне здавання звітів про поточний стан), як правило, сприяють зміцненню взаємної підтримки серед членів команди.

Розвиток команди проекту: інструменти і методи

Персонал вмотивований, якщо співробітники почувають, що їх цінують в організації, а це можна продемонструвати через винагороду. Як правило, гроші розглядаються більшістю як найбільш матеріальний аспект системи заохочення, але й інші, нематеріальні нагороди також ефективні.

Більшість членів команди проекту мотивуються можливістю розвиватися, удосконалюватися й застосовувати свої професійні навички для досягнення нових кар'єрних висот. Публічне заохочення високої продуктивності праці створює позитивний підйом духу. Гарною стратегією для менеджерів проектів є визнання заслуг команди протягом усього проекту, а не тільки після його завершення.

Розвиток команди проекту: виходи 1. Оцінки ефективності роботи команди

Після того, як виконані дії по розвитку команди проекту, наприклад навчання, зміцнення команди й спільне розташування, команда управління проектом може давати офіційні й неофіційні оцінки ефективності роботи команди проекту.

Ефективні стратегії й дії по розвитку команди повинні підвищувати продуктивність праці команди, що у свою чергу сприяє досягненню цілей проекту.

Критерії оцінювання продуктивності праці команди повинні визначатися всіма відповідними сторонами й використовуватися як входи процесу розвитку команди проекту. Це особливо важливо в проектах, пов'язаних з контрактами або колективними трудовими договорами.

Розвиток команди проекту: виходи

Ефективність роботи успішної команди виміряється в одиницях сприятливого результату відповідно до погоджених цілей проекту, виконанням розкладу проекту (виконано вчасно) і виконанням бюджету (виконано в рамках фінансових обмежень).

Високоефективні команди характеризуються саме такою роботою, орієнтованою на задачі й результат. Крім того, вони демонструють особливі робочі й людські якості, які являють собою непрямі показники ефективності виконання проекту.

Розвиток команди проекту: виходи

Для оцінювання ефективності команди можуть використовуватися такі показники:

-підвищення навичок членів команди, що дозволяють їм більш ефективно виконувати доручені завдання;

-розвиток компетенцій, що допомагають групі краще працювати як єдина команда;

-скорочення плинності кадрів; і

-підвищення згуртованості команди, коли члени команди можуть відкрито ділитися інформацією й досвідом один з одним для поліпшення загальної ефективності виконання проекту.

Розвиток команди проекту: виходи

У результаті оцінювання загальної ефективності командної роботи команда управління проектом може

виявити необхідність проведення спеціального навчання, інструктування, наставництва, допомоги або змін, необхідних для поліпшення ефективності її роботи. При цьому також визначаються підходящі або необхідні ресурси, необхідні для досягнення й впровадження покращень, виявлених у ході оцінки. Дані ресурси й рекомендації для поліпшення команди повинні бути відповідним чином документально оформлені й передані відповідним сторонам. Це особливо важливо, коли члени команди перебувають у профспілці, є сторонами за колективним договором, пов'язані умовами виконання контракту або перебувають в інших подібних ситуаціях.

Розвиток команди проекту: виходи 2. Оновлення факторів середовища підприємства

Фактори середовища підприємства, які можуть бути оновлені в результаті процесу розвитку команди проекту, містять у собі, серед іншого, елементи системи управління персоналом, у тому числі оновлення документів про навчання й результати оцінки навичок співробітників.

5. Управління командою проекту

Управління командою проекту містить у собі контроль діяльності членів команди, забезпечення зворотного зв'язку, розв'язання проблем і управління змінами для підвищення ефективності виконання проекту.

Команда управління проектом спостерігає за діяльністю команди, улагоджує конфлікти, вирішує проблеми й дає оцінку ефективності роботи членів команди.

Результатами управління командою проекту є запити на зміни, оновлення плану управління людськими ресурсами, розв'язання проблем, надання вхідної інформації для оцінювання ефективності роботи й додавання накопичених знань у базу даних організації.

Для управління командою проекту потрібні різні управлінські навички по організації командної роботи й інтеграції зусиль членів команди для формування високопродуктивної команди.

Управління командою припускає наявність комбінації навичок, серед яких особливого значення набувають навички спілкування, урегулювання конфліктів, навички ведення переговорів і здійснення керівництва.

Менеджери проектів повинні давати членам команди завдання, що вимагають серйозних зусиль, і забезпечувати заохочення за високу ефективність роботи.

Управління командою проекту: входи, інструменти і методи, виходи

Блок-схема даних при управлінні командою проекту Управління командою проекту: входи

1.Призначення персоналу проекту. У результаті призначення персоналу проекту розробляється документація, що включає список членів команди проекту.

2.План управління проектом (див. тему Управління інтеграцією) містить план управління людськими ресурсами.

План управління людськими ресурсами містить у собі, серед іншого:

-ролі й сфери відповідальності;

-організацію проекту; і

-план управління забезпеченням проекту персоналом.

Управління командою проекту: входи 3. Оцінювання ефективності роботи команди

Команда управління проектом дає офіційну й неофіційну оцінку ефективності роботи команди проекту. На підставі регулярних оцінок ефективності роботи команди проекту можуть виконуватися дії з розв’язання проблем, поліпшення комунікацій між членами команди, вирішення конфліктних ситуацій і укріплення взаємодії серед членів команди.

Управління командою проекту: входи

4. Звіти про виконання

Звіти про виконання подають інформацію про відповідність поточного статусу проекту прогнозам його виконання. Управління командою проекту передбачає відстеження результатів виконання проекту в

таких областях: управління розкладом, управління вартістю, контроль якості й підтвердження змісту. Інформація, що міститься у звітах про виконання разом із прогнозами, допомагає у визначенні майбутніх вимог до людських ресурсів, створенні системи визнання заслуг і заохочень і відновленні плану управління забезпеченням проекту персоналом.

Управління командою проекту: входи

5.Активи процесів організації, які можуть впливати на процес управління командою проекту, містять

усобі, серед іншого:

-похвальні грамоти;

-інформаційні бюлетені;

-веб-сайти;

-систему преміювання;

-одяг з корпоративною символікою; і

-інші інструменти заохочення організації.

Управління командою проекту: інструменти і методи

1.Спостереження й обговорення використовуються для того, щоб бути в курсі процесу виконання робіт і настроїв, що панують серед членів команди проекту. Команда управління проектом стежить за такими показниками, як прогрес у створенні результатів проекту, досягнення, якими члени команди можуть пишатися, і проблеми, викликані міжособистісними протиріччями.

Управління командою проекту: інструменти і методи

2.Оцінювання ефективності виконання проекту. Цілями оцінювання ефективності виконання протягом проекту є уточнення розподілу ролей і відповідальності, забезпечення конструктивного зворотного зв'язку членам команди, виявлення невідомих або нерозв’язаних проблем, розробку

індивідуальних планів навчання й постановку конкретних цілей на майбутні періоди часу. Необхідність офіційної або неофіційної оцінки ефективності виконання проекту залежить від тривалості

проекту, його складності, норм організації, положень трудових контрактів, укладених зі співробітниками, а також від кількості і якості засобів спілкування.

Управління командою проекту: інструменти і методи 3. Урегулювання конфліктів

В умовах проекту конфлікти неминучі. Джерелами конфліктів можуть стати дефіцит ресурсів, розміщення пріоритетів при складанні розкладу або особисті стилі роботи.

Наявність прийнятих у команді принципів, норм і устояної практики управління проектами, наприклад планування комунікацій і визначення ролей, сприяє зниженню кількості виникаючих конфліктів.

Управління командою проекту: інструменти і методи

Успішне врегулювання конфліктів приводить до більш високої продуктивності й позитивних робочих взаємин.

При правильному управлінні наявність різних думок з якихось питань є позитивним чинником, що сприяє творчому підходу до виконуваної роботи й прийняття правильних рішень.

Якщо наявність різних думок стає негативним фактором, то члени команди проекту повинні самі постаратися вирішити свої конфлікти.

Якщо відбувається загострення конфлікту, то менеджер проекту повинен посприяти в урегулюванні конфлікту таким чином, щоб рішення влаштовувало всі залучені в конфлікт сторони.

Конфлікт варто врегулювати на ранній стадії й, як правило, конфіденційно, прямо й при співробітництві обох сторін. Якщо конфлікт переходить у деструктивну стадію, то для його вирішення можуть бути використані формальні процедури, включаючи заходи дисциплінарного впливу.

Управління командою проекту: інструменти і методи

При врегулюванні конфлікту в умовах команди менеджери проектів повинні враховувати такі характеристики конфлікту й процесу його врегулювання:

-конфлікт природний і приводить до пошуку альтернатив;

-конфлікт є загальною проблемою;

-відкритість допомагає розв'язати конфлікт;

-при вирішенні конфлікту необхідно орієнтуватися на проблеми, а не на особистості; і

-при вирішенні конфлікту необхідно орієнтуватися на сьогодення, а не на минуле.

Управління командою проекту: інструменти і методи

Успіх менеджерів проектів у керуванні своїми командами проектів найчастіше багато в чому залежить від їхньої здатності урегульовувати конфлікти.

У різних менеджерів проектів можуть бути різні стилі вирішення конфліктів. Фактори, що впливають на методи вирішення конфліктів, містять у собі:

-порівняльну важливість і напруженість конфлікту;

-обмеженість часу, доступного для вирішення конфлікту;

-посади, займані учасниками конфлікту; і

-мотивацію до вирішення конфлікту в довгостроковій або короткостроковій перспективі.

Управління командою проекту: інструменти і методи

Існує шість основних методів, використовуваних для вирішення конфліктів. Оскільки кожний з них має своє власне призначення й застосування, методи наведені в невизначеному порядку:

-Уникнення/запобігання. Відступ від фактичної або потенційної конфліктної ситуації.

-Згладжування/примирення. Підкреслення точок дотику замість областей протиріч.

-Компроміс. Пошук рішень, які будуть деякою мірою задовільними для всіх сторін.

-Примус. Лобіювання чиєїсь точки зору за рахунок інших; можливі тільки рішення «один виграв - усі програли».

-Співробітництво. Об'єднання множини точок зору й поглядів з різних перспектив; приводить до досягнення консенсусу й підтримки рішення всіма сторонами.

-Конфронтація/розв'язання проблем. Конфлікт розцінюється як проблема, яку необхідно розв’язати шляхом дослідження альтернатив; потрібні стосунки у вигляді взаємних поступок і відкритий діалог.

Управління командою проекту: інструменти і методи 4. Журнал реєстрації проблем

При управлінні командою проекту виникають проблеми. У журналі реєстрації проблем у писемній формі вказуються конкретні особи, в обов'язки яких входить розв'язання конкретних проблем на певний термін. При розв'язанні проблем усуваються перешкоди, які можуть заважати команді в досягненні її цілей.

Управління командою проекту: інструменти і методи

5. Навички міжособистісних стосунків. Для аналізу ситуацій і відповідної взаємодії зі членами команди менеджери проектів використовують комбінацію технічних, соціальних навичок.

Використання відповідних навичок міжособистісних стосунків допомагає менеджерам проектів покористуватися із сильних сторін всіх членів команди.

Деякі з навичок міжособистісних стосунків, якими менеджери проектів користуються найчастіше:

-Лідерство.

-Вплив.

-Ефективне прийняття рішень

Управління командою проекту: інструменти і методи Лідерство. Для успіху проекту потрібні розвинені лідерські навички. Лідерство важливо на всіх фазах

життєвого циклу проекту. Особливо важливо передавати членам команди загальне бачення проекту й надихати їх на досягнення високої ефективності роботи.

Управління командою проекту: інструменти і методи Вплив. Оскільки менеджери проектів найчастіше мають лише незначні прямі повноваження відносно

членів своїх команд у матричних умовах або зовсім не мають таких, їхня здатність вчасно впливати на зацікавлені сторони проекту є критично важливою для успіху проекту. Ключові навички надання впливу містять у собі:

– здатність переконливо й чітко викладати точку зору й свою позицію з яких-небудь

4. Оновлення плану управління проектом

Елементи плану управління проектом, які можуть бути оновлені, містять у собі, серед іншого, план управління забезпеченням проекту персоналом.

Дякую за увагу!

•Кожний процес виконується, як правило, по одному разу на кожній фазі проекту.

•Хоча процеси представлені як дискретні елементи з чітко визначеними зв'язками, на практиці вони можуть перекриватися і взаємодіяти між собою в різний спосіб.

1.Визначення операцій

Визначення операцій – процес визначення конкретних операцій, які необхідно виконати для одержання результатів проекту.

У процесі розробки Ієрархічної Структури Робіт (ІСР) визначаються результати самого нижнього рівня - пакети робіт.

Пакети робіт проекту звичайно розкладаються на більш дрібні елементи за назвою "операції", які описують роботу, необхідну для виконання пакета робіт.

Операції надають основу для оцінювання, планування, виконання, моніторингу й контролю робіт із проекту. Мається на увазі, що визначення й планування операцій розкладу в даному процесі проводяться у такий спосіб, який забезпечує досягнення цілей проекту.

Визначення операцій:

входи, інструменти й методи, виходи Блок-схема даних при визначенні операцій Визначення операцій:

входи

1.Базовий план по змісту Результати, обмеження й допущення проекту документуються в базовому плані по змісту (див тему Управління змістом) і детально розглядаються при визначенні операцій.

2.Фактори середовища підприємства, які можуть впливати на процес визначення операцій, містять у собі інформаційну систему управління проектами, не обмежуючись тільки нею.

3.Активи процесів організації, які можуть впливати на процес визначення операцій, містять у собі,

серед іншого:

•існуючі формальні й неформальні, пов'язані із плануванням, правила, процедури й провідні вказівки, такі як методологія складання розкладу, які враховуються при визначенні операцій;

•базу накопичених знань, що містить історичну інформацію щодо списків операцій, використаних у попередніх подібних проектах.

Визначення операцій: інструменти і методи

1. Декомпозиція У застосуванні до визначення операцій метод декомпозиції має на увазі поділ пакетів робіт проекту на більш дрібні й більш керовані елементи, називані «операціями». Операції являють собою дії, необхідні для виконання пакета робіт. У процесі визначення операцій кінцеві виходи визначаються як дії, а не як результати, як це відбувається в процесі створення ІСР (див тему Управління змістом).

Список операцій, ІСР і словник ІСР можуть розроблятися послідовно або паралельно, при цьому основою розробки остаточного списку операцій служать ІСР і словник ІСР. Кожний пакет робіт в ІСР розділяється на операції, необхідні для одержання результатів цього пакета робіт. Участь членів команди в процесі декомпозиції може привести до одержання кращих і більш точних результатів.

Визначення операцій: інструменти і методи

2. Планування методом хвилі, що набігає, являє собою вид планування способом послідовної розробки, при якому робота, що повинна бути виконана в найближчій перспективі, планується в деталях на нижчому рівні ІСР, а робота у віддаленому майбутньому планується на більш високому рівні ІСР.

Отже, робота може існувати на різних рівнях деталізації залежно від того, на якій стадії життєвого циклу

проекту вона перебуває. Наприклад, під час раннього стратегічного планування, коли інформація ще недостатньо визначена, пакети робіт можуть бути декомпозовані до рівня контрольних подій.

По мірі надходження інформації про майбутні у найближчій перспективі події може бути проведена їхня декомпозиція до операцій.

Визначення операцій: інструменти і методи

3.Шаблони Як шаблон для нового проекту найчастіше можна використовувати стандартний перелік операцій з попереднього проекту або його частину. Інформація про відповідні параметри операцій у шаблонах також може містити іншу описову інформацію, корисну при визначенні операцій. Шаблони можуть також застосовуватися для ідентифікації типових контрольних подій розкладу.

4.Експертна оцінка Експертиза при визначенні операцій може проводитися членами команди проекту або інших експертів, що мають досвід і навички розробки детальних описів змісту проектів, ІСР і розкладів проектів.

Визначення операцій: виходи

1. Список операцій - це вичерпний перелік, який включає всі операції розкладу, передбачені для даного проекту.

У список операцій входять ідентифікатор операції й опис змісту робіт з кожної операції, деталізований настільки, щоб члени команди проекту розуміли, які роботи необхідно провести.

Визначення операцій: виходи

2. Параметри операції розширюють її опис шляхом визначення ряду елементів, пов'язаних з кожною операцією. Елементи кожної операції формуються із часом. На початкових стадіях проекту вони можуть містити в собі ідентифікатор операції, ідентифікатор ІСР і назву операції, а наприкінці формування – коди й опис операції, переліки попередніх і наступних операцій, логічні взаємозв'язки, випередження й затримки, вимоги до ресурсів, статусні дати, обмеження й допущення.

Параметри операції можуть бути використані для визначення особи, відповідального за виконання роботи, географічного місця розташування виконання робіт і типу операції, наприклад рівень завантаження, дискретне або розподілене завантаження. Параметри операції використовуються для розробки розкладу, а також для вибору, систематизації й різноманітних сортувань запланованих операцій у звітах. Кількість параметрів розрізняється залежно від прикладної області.

Визначення операцій: виходи

3. Список контрольних подій

Контрольна подія (віха) - це важливий момент або подія проекту.

Список контрольних подій визначає всі контрольні події, указуючи при цьому, чи є контрольна подія обов'язковою (наприклад, необхідною відповідно до контракту) або необов'язковою (наприклад, що ґрунтується на історичній інформації).

2. Визначення послідовності операцій

Визначення послідовності операцій - процес визначення й документування взаємозв'язків між операціями проекту.

Визначення послідовності операцій здійснюється за допомогою логічних взаємозв'язків. Кожна операція й контрольна подія, крім першої й останньої, пов'язані принаймні з однією попередньою й однією наступною операцією. Іноді буває необхідно використовувати час випередження або затримки між операціями для підтримки реалістичного й досяжного розкладу проекту.

Визначення послідовності може бути виконане за допомогою програм управління проектами або за допомогою автоматичних або ручних методів. Останній варіант є більш ефективним у невеликих проектах і на ранніх фазах великих проектів, коли деталізація ще не така значна.

Ручну і комп'ютерну технології можна використовувати в поєднанні.

Визначення операцій:

входи, інструменти й методи, виходи Блок-схема даних при визначенні послідовності операцій

Визначення операцій: входи

1.Список операцій Описано раніше

2.Параметри операції Описано раніше. Параметри операції можуть описувати необхідну послідовність подій або визначені зв'язки з попередніми й наступними операціями.

3 Список контрольних подій Описано раніше. Список контрольних подій може містити розрахункові дати конкретних контрольних подій.

4 Опис змісту проекту (Див. тему Управління замістом) містить опис змісту продукту, що включає характеристики продукту, здатні вплинути на визначення послідовності операцій, такі як фізичний план заводу, що повинен бути споруджений, або інтерфейси підсистем у проекті, пов'язаному із програмним забезпеченням. Хоча дані впливи часто очевидні в списку операцій, як правило, для забезпечення точності проводиться перевірка опису змісту продукту.

5. Активи процесів організації, які можуть впливати на процес визначення послідовності операцій, містять у собі, серед іншого, проектні архіви з корпоративної бази знань, використовувані в методології складання розклади.

Визначення операцій: інструменти й методи

1.Метод діаграм передування в методології критичного шляху для побудови сітьової діаграми проекту,

уякій операції зображуються у вигляді квадратів або прямокутників (називаних «вузлами»), а логічні взаємозв'язки, що існують між ними, - стрілками. Цей метод також називається “операціями

увузлах” або “вершини-роботи”; він використовується в більшості пакетів програм управління проектами. Метод діаграм передування включає чотири типи залежностей, або логічних взаємозв'язків:

Фініш-•Старт. Фініш-•Фініш. Старт-•Старт. Старт-•Фініш.

Визначення операцій: інструменти й методи

2. Визначення залежностей

Для визначення послідовності операцій використовуються три типи залежностей:

•Обов'язкові залежності.

•Дискреційні залежності.

•Зовнішні залежності.

Визначення операцій: інструменти й методи

Обов'язкові залежності – це такі залежності, які потрібні за контрактом або є невід'ємною властивістю виконуваної роботи. Команда проекту визначає, які залежності є обов'язковими, під час процесу визначення послідовності операцій.

Обов'язкові залежності часто мають на увазі фізичні обмеження, наприклад у будівельному проекті, де неможливо звести наземну конструкцію до спорудження фундаменту, або в проекті, пов'язаному з електронікою, де прототип повинен бути створений до того, як він буде протестований. Обов'язкові залежності також іноді називають «жорсткою логікою».

Визначення операцій: інструменти й методи

Дискреційні залежності. У ході процесу визначення послідовності операцій команда проекту визначає, які залежності є дискреційними. Дискреційні залежності іноді також називають "кращою логікою", "переважною логікою" або "м'якою логікою". Дискреційні залежності встановлюються на основі передових методів організації робіт у певній прикладній області або в рамках незвичайного аспекту