Управленческая информация должна обладать следующими свойствами:

- полнотой и качеством;

- ценностью и полезностью;

- достоверностью и точностью;

- актуальностью, зависящей от ее возраста;

- плотностью;

- оперативностью и доступностью;

- частотой использования определенных видов информации.

33. Коммуникационные роли.

Коммуникационные роли – это функции, которые выполняют члены организации в процессе передачи информации.

Выделяют:

- сторож (контролирует входные потоки сообщений, это может быть секретарша, не пускающая к руководителю, она часто отсеивает информацию, передавая лишь ее часть);

- связной (связывает группы, не принадлежа ни одной из них, без них организация разваливается на группы, разрушается ее единство);

- лидер мнения (неформальные лидеры, оказывают неформальное влияние на поведение остальных);

- космополит (открывает «окна в мир», так как чаще остальных взаимодействует с внешней средой).

Отношения между людьми в организации составляют суть информационного обмена, т.е. коммуникации.

Типы отношений:

- линейные (отношения между руководителем и подчиненными);

- функциональные (отношения специалистов и др. работников, часто носящие консультативный характер);

- отношения управленческого аппарата (представление чьих-либо полномочий или прав);

- латеральные отношения (боковые, удаленные от центра, их также называют коллегиальными – между служащими, подчиненными одному начальнику и параллельными – между служащими, занимающими одинаковое положение в организации).

Человеческое поведение (в труде, в жизни) обнаруживает себя в таких проявлениях, которым свойственны группа состояний. Согласно теории Э.Берна эти состояния обусловливаются ролями родителя, взрослого, ребенка; формой поведения – игрой.

Состояния, описанные Берном, сопровождают процесс общения и взаимодействия двух и более людей (трансакция – обмен действиями, в котором есть стимул и реакция (S-R)). В организации это то, из чего состоит общение руководителя и подчиненного, руководителя и руководителя, подчиненного и починенного. Роль руководителя в трансакции – сформировать у подчиненного (собеседника, сотрудника) взрослую этическую позицию, научить быть ответственным за себя, за всех, за все.

34. Преграды на пути коммуникации. Регулирование информационных потоков в организациях.

Преграды на пути коммуникации – это то, что называется барьерами на пути коммуникации. Они обусловлены восприятием информации, интерпретацией получаемой информации, уровнем и разнообразием суждений. Исходя из этого, люди имеют обыкновение воспринимать порой только часть информации, искажать ее или получать искаженной. Преградами могут быть также установки, позитивные или негативные ощущения, эмоциональные состояния людей, которые могу смещать восприятие и влиять на поведение.

Согласно исследованиям, информационные потоки и точность информации в обменах ею между членами организации зависит от атмосферы доверия и открытости. Установлено, что, если руководители открыты и честны со своими сотрудниками, то сотрудники, в свою очередь отвечают руководителю взаимностью, такой контакт приносит удовлетворениесо своими сотрудниками отформационные потоки и точность информации в обменах ею между членами организации зависит от атмосферы .

К используемым символам коммуникации относятся слова, жесты, интонации (вербальные и невербальные средства, семантические факторы или факторы разнообразия значений).

Семантические барьеры – действуют в многонациональной среде, где понимание значения символа неоднозначно.

Барьеры взглядов, выражения лица – открытого, прикрытого, имеющих культурные ограничения.

Барьеры интонационные – плавности, громкости речи, чрезмерно  высокой или низкой амплитуды голоса.

Барьеры плохой обратной связи или ее отсутствия – наиболее важные в устранении, так как информация в этом случае недополучена или не получена совсем.

Барьеры от невоспитанности слушателя – часто встречаются у людей, которых не обучали умению слушать. Управляющим свойственно больше говорить, чем слушать. Со временем это переходит в привычку. По исследованиям ученых руководитель с течением времени слышит лишь на 25 % эффективно.

Барьеры искажения информации – преднамеренные и непреднамеренные. Возникают вследствие фильтрации информации, затруднения в межличностных контактах, разности расставленных отправителем акцентов. Согласно исследованиям, 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% — до начальников цехов, 20% -до рабочих.

Барьеры информационных перегрузок. Руководитель не в состоянии адекватно реагировать на избыток информации. Он вынужден отсеивать ее часть, но не обязательно ту, которую считают наименее важной подчиненные.

Барьеры, связанные с плохо структурированной организацией. Если структура организации продумана плохо, то растет вероятность информационных искажений. Многие организации, исходя из этого,  перешли к структуре с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена.

Наличие преград на пути коммуникации поддается (должно поддаваться) регулированию. То есть регулирование информационного потока – одна из функций руководителя, показатель оценки его работы. Управленческие действия по регулированию информационного потока: создание прочной обратной связи; снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей, сбор предложений, телефонная связь; регулярные ответы руководства на вопросы сотрудников.

Итак, эффективность управления коммуникационным процессом и информационными потоками достигается хорошо отлаженной обратной связью: между организацией и ее средой; между уровнями подразделений; между различными отделами; между руководителем и подчиненным; между руководителем и рабочей группой.