Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии менеджмента СКД. Ч.2. Конспект лекций
.pdf
Глава 2. Планирование деятельности учреждений
социально-культурной сферы.
2.1. Этапы планирования деятельности организации
С организационно-технологической точки зрения
планирование состоит из нескольких этапов:
1 этап: Организационно-подготовительный. На этом
этапе решается целый ряд задач:
а) определение круга исполнителей
разработка плана поручается наиболее
квалифицированным работникам. В некоторых случаях при
разработке плана может создаваться комиссия, и
привлекаются к участию в ней представители заказчиков,
общественных организаций, специалисты методических и
образовательных учреждений. Комиссия может делиться на
рабочие группы по различным направлениям
разрабатываемого плана.
б) определение сроков разработки плана.
На разработку любого плана требуется
соответствующее время. Например, разработка годового
плана должна начинаться не менее чем за два месяца до
планируемого периода.
в) информационное обеспечение плана.
Информационное обеспечение плана заключается в
сборе, систематизации и анализе предплановой информации,
на основе которой может приниматься плановое решение.
Эта информация поможет выявить реальное положение дел,
наличие материальных, финансовых и трудовых ресурсов и
других факторов. Информация должна быть объективной,
21
достоверной, оперативной и современной. В предплановую
информацию входят данные учета и отчетности , материалы
контрольных проверок, директивные и нормативные
материалы, научные публикации и методические материалы.
В сборе информации помогут опросы, наблюдения
экспертные оценки, справочные издания и прочее.
2 этап: Разработка проекта плана.
Данный этап также состоит из нескольких частей,
связанных с решением ряда задач:
а) определение целей и задач на планируемый
период – это центральная проблема планирования, так как от
правильной постановки целей и задач зависит содержание
будущего плана и программа конкретных действий.
б) характеристика целей и задач в конкретных
показателях.
В показателях выражается целенаправленный характер
планирования. В практике планирования в сфере культуры
применяются количественные и качественные показатели.
Количественные – характеризуют объемную сторону
деятельности учреждения культуры (количество
мероприятий, количество посетителей, суммы финансовых
средств и т.п.). Качественные показатели определяют
эффективность работы, ее художественный уровень
(содержание работы, ее тематику, формы и методы,
эффективность использования фондов и ресурсов).
в) обоснование реализации плана – это возможность
достижения целей и решения поставленных задач. Для
обоснованности реализации плана используются балансовые
методы планирования: составление материального,
стоимостного, трудового баланса.
22
г) оформление проекта плана.
После обоснования реализации проект плана может
быть оформлен («положен на бумагу»). Сегодня единой
формы плана в сфере культуры нет. Его структура зависит от
вида конкретного плана. В тоже время план должен быть
оформлен таким образом, чтобы в нем могли найти ответ
учредители, исполнители, заказчики и другие
заинтересованные лица и организации.
3 этап: Этап согласования и утверждения плана.
Как правило, план утверждается организациейучредителем (вышестоящей организацией) или
руководителем учреждения культуры. Виза «Утверждаю» и
подпись ответственного лица ставится на титульном листе
плана в правом верхнем углу и заверяется печатью.
Согласовывается план с заказчиками, общественными
организациями и организациями, с которыми учреждение
культуры планирует отдельные мероприятия. Виза
«Согласовано», название организации, должностного лица и
его подпись ставятся в левом верхнем углу титульного листа.
После утверждения план становится документом, то
есть, элементом административной, финансовой,
хозяйственной и трудовой дисциплины.
4 этап: Этап пропаганды плана.
План должен быть доведен до конкретных
исполнителей. Персоналу должны быть близки и понятны
цели, задачи и содержание конкретной деятельности,
отраженные в плане.
Для этого может быть предусмотрено проведение
совещаний, семинаров, бесед, распространение наглядных
материалов и копий плана. Важно довести план до партнеров,
23
инвесторов, «доноров», клиентов и потребителей.
Информирование общественности о содержании плана
(особенно в сфере культуры) – является необходимым
условием будущего успеха. Здесь также могут широко
использоваться различные средства массовой информации и
разнообразные формы public relations.
5 этап: Этап организации контроля выполнения
плана.
Осуществление контроля выполнения плана важнейший период в его реализации. Контроль выполнения
плана должен быть постоянным, непрерывным во времени,
всеобъемлющим. (Более подробно виды, формы и средства
контроля будут рассмотрены нами в теме «Контроль как
функция управления»).
2.2 Этапы планирования в учреждениях сферы
культуры
1. Для сферы культуры актуальны перспективное,
текущее и, конечно же, оперативное планирование. В
прикладном виде это означает необходимость разработки
стратегии (программы) развития учреждения на срок от 3 до 5
лет, плана деятельности учреждения на год (прил. 1), планов
работы на месяц (прил. 2), планов работы структурных
подразделений, планов работы по отдельным направлениям.
2.Планирование деятельности целесообразно начинать с
предпланового анализа, который базируется на годовых
информационно-аналитических отчетах учреждения.
На данном этапе чрезвычайно важно определить
главные проблемы внутренней деятельности организации и
вызовы внешней среды.
24
3.Планирование разделяется на следующие этапы:
подготовительный, предварительный, основной и
заключительный (прил. 3). На подготовительном и
предварительном этапах в учреждениях культуры
необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов
участвовало как можно больше работников. Практическое
наблюдение автором процессов планирования в учреждениях
подтверждает целесообразность этого. Чем больше и ярче
идеи специалистов, высказанные во время "мозгового
штурма", тем успешнее и эффективнее результаты
совместной управленческой и творческой деятельности
организации.
4. Предплановый анализ невозможен без четких,
утвержденных, "прозрачных" показателей деятельности.
Особо заметим, что показатели в учреждениях культуры
изначально носят комплексный характер, как и вся
культурная деятельность (услуги, мероприятия, направления
работы). Однако важно сгруппировать показатели по
направлениям деятельности учреждения, а также разделить
их на непосредственные и конечные (прил. 4).
5. План работы обязательно должен следовать правилам
деловой культуры организации. То есть прежде чем
приступить к составлению стратегических, перспективных и
текущих планов, необходимо осознать миссию учреждения,
ценности и приоритеты деловой этики коллектива. Это может
быть закреплено в таких самостоятельных документах, как
кодекс работников или концепция деятельности, Устав
учреждения.
В атрибутике и рекламных материалах следует отразить
девиз работы организации.
25
6. План - логичная и подвижная система. С одной
стороны, все его разделы должны быть взаимоувязаны друг с
другом, служить достижению единой цели. С другой
стороны, каждый раздел может стать самостоятельным
документом и программой действий в рамках стратегии
учреждения.
Основными элементами современной методологии
планирования являются:
стратегии (программы) развития учреждения;
целевые программы развития культуры (федеральные,
региональные, муниципальные);
специальные, социальные программы и долгосрочные
проекты территории (региона, города, микрорайона,
поселения);
государственные (муниципальные) задания.
На подготовительном и предварительном этапах
планирования деятельности учреждения культуры необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов
участвовало как можно больше работников.
Текущие и оперативные планы деятельности
учреждения составляются с учетом перечисленных на
рисунке документов.
26
Взаимосвязи элементов планирования
2.3 Характеристика разделов плана деятельности
учреждения культуры
План деятельности учреждения культуры на год
включает следующие разделы (подпланы):
Раздел 1. Характеристика (паспорт)
учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде
краткого текста либо в табличной форме (паспорт,
информационная карта ит. п.). Характеристика в сжатом виде
дает основные сведения об организации, подготавливает к
восприятию дальнейшего материала, демонстрирует
конечные результаты деятельности в предыдущем отчетном
периоде. Данные должны совпадать с данными отраслевого
статистического отчета по типу учреждения.
Характеристика должна быть небольшого объема (до 20
предложений или один лист формата А4, размер шрифта - 12-
14) и содержать следующую информацию об учреждении
культуры:
27
название, местоположение, ведомственная
принадлежность, организационно-правовая форма;
количественная характеристика ресурсов (кадровых,
материально-технических, творческопроизводственных, финансовых);
качественная характеристика ресурсов (кадровых,
материально-технических, творческопроизводственных, финансовых);
качественная характеристика показателей
деятельности (относительные или натуральные);
характеристика внешней среды;
рейтинговые результаты (могут быть в качественных
характеристиках, должны быть официальными. Как
правило, даются управляющими структурами).
Раздел 2. Характеристика деятельности
учреждения. Это текст, отражающий:
миссию, долгосрочные цели и задачи деятельности;
проблемы, выявленные в ходе предыдущего планового
периода;
краткую характеристику-анализ показателей
деятельности за последний плановый период,
последние два-три года, творческий сезон (творческопроизводственная, финансовая, хозяйственная,
кадровая, управленческая, инновационная).
Раздел 3. Цели и задачи на плановый
период. Перечисляются цели, задачи, приоритеты,
направления деятельности в течение планового периода.
28
Раздел 4. План деятельности учреждения. Этот раздел
может быть представлен в виде программы с учетом раздела
3 и указанием основных мероприятий, их исполнителей,
бюджета, сроков и показателей.
План деятельности учреждения, в свою очередь, состоит
из нескольких подпланов (разделов).
4.1. План центральных (основных, главных и т. п.)
мероприятий, событий.
4.2. План административно-управленческой
деятельности:
рабочие планерки, совещания, "летучки";
оргкомитеты по организации мероприятий;
совещания с общественным (родительским) активом,
попечительским советом;
работа с архивом, презентационным материалом;
проверки, ревизии.
4.3. План кадровой работы (социального
развития коллектива):
обучение, повышение квалификации, учебные выезды
и семинары;
меры по поощрению, сплочению и стимулированию
сотрудников;
кадровые совещания, аттестация.
29
4.4. План финансово-хозяйственной деятельности:
источники финансирования, учет, распределение,
контроль;
модернизация оборудования, техническое оснащение;
ремонты, реконструкция, строительство;
создание базы для проектов и программ;
работа с поставщиками, подрядчиками;
приобретение оборудования и материалов.
4.5. План деятельности структурного
подразделения, клубного формирования. Конкретизирует все
формы деятельности структур, субъектов деятельности
учреждения, перечисленных в характеристике организации
(формирований, отделов, аппарата, бухгалтерии, филиалов,
общественных объединений).
4.6. План инновационной, предпринимательской
деятельности. Упорядочивает решения и действия,
связанные с внедрением новых технологий деятельности:
реализацию творческих и управленческих проектов;
эксперименты;
работу со спонсорами и партнерами.
4.7. План выполнения заявок. Составляется в тех
случаях, когда заявки имеют циклический характер и
поступают от постоянных клиентов, партнеров.
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]