Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Становление Российской системы аккредитации
.pdf
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 7 из 32
Испытательная
лаборатория
ные документы (перечни, типовые формы, бланки и
- и
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
др.), необходимые для осуществления процессов, их управления
и контроля.
Вторая группа – внутренняя документация, содержащая
информацию о результатах функционирования системы качества и составляющих ее процессах, а также свидетельства осуществления деятельности в области качества. Эту группу составляет специальный вид документов – записи.
Третья группа – внешняя документация, определяющая
требования к деятельности испытательной лаборатории анализа
качества воды. К данной группе относятся международные, государственные, отраслевые стандарты и др., составляющие фундамент пирамиды документов системы качества испытательной
лаборатории.
Иерархия документов системы качества испытательной
лаборатории представлена на рис. 1.
Рисунок 1 – Структура документации системы качества ис-
пытательной лаборатории анализа качества воды
Изменение 0
Год 2007
221
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 8 из 32
Испытательная
лаборатория
7.1.2 Т
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
ребования настоящего стандарта применяются к
первой группе документов системы качества испытательной лаборатории
Общая схема управления документацией представлена в
приложении Б.1.
7.2 Разработка документа
Разработка документа включает:
- организацию разработки документа;
зработку проекта документа (первой редакции) и его
- ра
рассмотрение заинтересованными лицами;
- доработку проекта документа (окончательная редакция),
его нормоконтроль (экспертиза) и согласование;
- утверждение документа.
7.3 Организация разработки документа
Основанием для разработки документов является План
разработки документов, составленный на основе:
- анализа отчетов внутреннего и внешнего аудитов;
- изменения задач, порядка работы;
- инициативы сотрудников испытательной лаборатории;
- и т.д.
План утверждается руководителем испытательной лабо-
ратории.
В Плане указывается:
- подразделение, ответственное за разработку документа
и руководитель разработки (ответственный за разработку);
Изменение 0
Год 2007
222
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 9 из 32
Испытательная
лаборатория
роки разработки проекта и окончательной редакции
- с
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
документа;
- сроки утверждения документа.
План-график оформляется в соответствии с приложе-
нием Б.2.
7.4 Разработка проекта документа
7.4.1 Руководитель разработки выпускает распоряжение,
которым назначает разработчика документа из сотрудников своего
подразделения, выделяет необходимые ресурсы и полномочия.
7.4.2 Р
азработчик готовит первую редакцию документа в
сроки, указанные в Плане разработки документов.
7.4.3 Проект документа подписывают:
- разработчик;
- руководитель разработки.
7.4.4 Разработчик направляет проект документа на рас-
смотрение и отзыв заинтересованным подразделениям испытательной лаборатории.
7.4.5 Перечень подразделений, заинтересованных в доку-
менте, определяет разработчик документа.
7.4.6 Руководители заинтересованных подразделений со-
ставляют отзывы на проект документа и направляют их разработчику не позднее десяти дней со дня получения проекта документа.
Отзыв оформляется в соответствии с приложением Б.3.
7.5 Разработка окончательной редакции документа
7.5.1 Разработчик готовит окончательную редакцию до-
кумента с учетом поступивших отзывов.
Изменение 0
Год 2007
223
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 10 из 32
Испытательная
лаборатория
7.5.2 Р
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
азработчик направляет окончательную редакцию
документа на экспертизу (нормоконтроль) уполномоченному по
документации в Службу качества, который не позднее трех дней
составляет Лист замечаний.
Лист замечание оформляется в соответствии с приложе-
нием Б.4.
7.5.3 Разработчик дорабатывает документ согласно Листу
замечаний уполномоченного по документации.
7.5.4 Разработчик направляет документ на согласование
руководителям подразделений и главным специалистам, на деятельность которых распространяется документ.
7.5.5 Фа
кт согласования фиксируется в Листе согласова-
ния.
7.6 Утверждение документа
7.6.1 Утверждение документа испытательной лаборатории анализа качества воды производится руководителем испытательной лаборатории личной подписью на титульном листе
документа.
Процесс разработки и утверждения документа представ-
лен в приложении Б.5.
7.7 Введение в действие документа
7.7.1 Документы первой группы системы качества вводятся в действие приказом руководителя испытательной лаборатории.
7.7.2 Проект приказа готовит подразделение-разработчик.
Изменение 0
Год 2007
224
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 11 из 32
Испытательная
лаборатория
7.7.3 Е
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
сли срок действия документа ограничен, то об
этом должно быть указано в приказе на его введение и на титульном листе документа.
7.8 Регистрация документа
7.8.1 Служба качества ведет регистрацию выпускаемых
документов в Журнале регистрации документов, содержащем
следующую информацию:
- обозначение и наименование документа;
- дата введения в действие;
ограничение срока действия;
-
- наличие и дата введения в действие изменений;
- отметка об отмене или замене документа.
Форма листа Журнала регистрации документов представ-
лена в приложении Б.6.
7.8.2 Служба качества формирует фонд контрольных экземпляров выпускаемых документов.
7.8.3 На титульном листе контрольного экземпляра (оригинала) разработанного документа уполномоченным по документации в левом верхнем углу проставляется штамп (синего
цвета) «Контрольный экземпляр».
7.9 Рассылка документов
7.9.1 Необходимое количество копий документа определяет разработчик документа.
7.9.2 Копирование документов системы качества осуществляет уполномоченный по документации.
Изменение 0
Год 2007
225
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 12 из 32
Испытательная
лаборатория
7.9.3 Н
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
а каждой копии в левом верхнем углу титульного
листа уполномоченным по документации проставляется штамп
(синими чернилами) «Экз. №___» с проставлением присвоенного номера учтенной копии.
7.9.4 В случае необходимости выдачи неучтенных копий
сторонним организациям на титульном листе вместо отметки
«Экз. №___» проставляется штамп (синим цветом) «Для информации».
Такие копии не подлежат обслуживанию по внесению
изменений.
7.9.5 З
апись о выдаче учтенных копий производится в
Карточке учета и рассылки документа и в Учетном журнале, который содержит:
- номер копии (учтенного экземпляра);
- фамилию и инициалы получателя;
- код подразделения, в котором работает получатель;
- дату выдачи;
- подпись получателя;
- дату возврата копии в архив;
- подпись ответственного по документации.
Форма листа Учетного журнала и Карточки учета и рас-
сылки представлены в приложении Б.7 и Б.8 соответственно.
7.10 Внедрение документа
7.10.1 Если внедрение документа требует проведения
подготовительных мероприятий, подразделение-разработчик
включает их в распорядительный документ (приказ) на его введение в действие и контролирует его исполнение.
Изменение 0
Год 2007
226
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 13 из 32
Испытательная
лаборатория
7.10.2 Р
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
уководители подразделений организуют обучение
сотрудников по новому документу.
Запись об ознакомлении сотрудников с документом фик-
сируется в Листе ознакомления данного документа.
Процесс введения в действие, регистрация, рассылка и
внедрение документа представлен в приложении Б.9.
7.11 Актуализация документов
Подразделение-разработчик совместно со Службой качества не реже одного раза в год проводит проверку разработанного документа на актуальность в соответствии Планом проверки
документов.
7.12 И
зменение документов
7.12.1 Изменение к документу может выпускаться только
его разработчиком.
7.12.2 Основанием для разработки изменения для доку-
мента являются:
- отчеты по внешним и внутренним аудитам с рекомен-
дациями по корректировке;
- изменение задач, порядка работы;
- внедрение новых видов материалов, оборудования;
- обоснованные письменные предложения заинтересован-
ных сторон;
- другие причины.
7.12.3 Изменение должно быть разработано, согласовано,
утверждено и введено в действие в том же порядке, что и сам
документ.
Изменение 0
Год 2007
227
СТ ИЛ СК 01-022007
Введен впервые
Стр. 14 из 32
Испытательная
лаборатория
7.13 О
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
формление и обозначение изменения
7.13.1 Изменение оформляется в соответствии с прило-
жением Б.10 и приложением Б.11.
7.13.2 Нумерация страниц изменения производится арабскими цифрами, начиная со второй (следующей за титульным
листом) страницей, на которой проставляется цифра «2».
7.13.3 Обозначение изменения состоит из индекса
«ИЗМ», отделенного от индекса дефисом порядкового номера
изменения для конкретного документа и отделенного пробелом
обозначения документа, к которому относится данное изменение.
Например: ИЗМ-1 СТ ИЛ СК 01-01-2007.
Один порядковый номер изменения присваивают всем
изменениям, которые вносят в документ по одной ведомости
изменения. Этот номер указывают для всего документа.
7.14 П
орядок внесения изменений
7.14.1 Утвержденное изменение регистрируется уполномоченным по документации на титульном листе, в Журнале регистрации документов и в Карточке учета и рассылки.
7.14.2 Изменения в контрольные и учтенные экземпляры
документов вносит уполномоченный по документации.
7.14.3 Для внесения изменений в учтенные копии документов уполномоченный по документации по Карточке рассылки документов или по Учетному журналу собирает находящиеся
в обращении экземпляры изменяемого документа.
7.14.4 Изменения вносятся заменой листов.
Изменение 0
Год 2007
228
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
Испытательная
лаборатория
СТ ИЛ СК 01-02-
2007
Введен впервые
Стр. 15 из 32
Изъятые листы аннулируются и уничтожаются во всех
копиях документа, кроме контрольного.
В контрольном экземпляре отмененный лист перечерки-
вается. Измененный лист вкладывается после перечеркнутого.
7.14.5 На замененных листах в нижнем колонтитуле проставляются реквизиты изменения.
Датой введения изменения считать дату его утверждения.
Для быстроты и легкости нахождения измененной инфор-
мации в состав документа вводится Лист регистрации изменений.
7.14.6 После внесения изменений уполномоченный по
документации выдает копии документа с изменениями и регистрирует выдачу измененного документа в Карточке учета и рассылки документа и в Учетном журнале.
7.14.7 Р
уководители подразделений должны обеспечить
ознакомление сотрудников с измененной редакцией документа.
Ознакомление сотрудников фиксируется в Листе озна-
комления.
7.14.9 В случае, если документ был изменен на 30% и более, разработчик документа осуществляет его переиздание.
На титульном листе переизданного документа вместо года издания документа проставляют год переиздания, а в верхнем
колонтитуле указывают, взамен какого документа действует
данный документ.
Порядок изменения документа представлен в приложении Б.12.
7.15 Изъятие и архивирование документов
7.15.1 Для предотвращения непреднамеренного исполь-
зования утративших силу документов Служба качества обеспе-
Изменение 0
Год 2007
229
Управление документацией
системы качества испытатель-
ной лаборатории
Испытательная
лаборатория
СТ ИЛ СК 01-02-
2007
Введен впервые
Стр. 16 из 32
чивает своевременное направление во все пункты рассылки информации о замене, отмене, или изменении документов.
Контрольные экземпляры утративших силу документов
подлежат изъятию из фонда действующих и архивированию или
уничтожению.
7.15.2 При архивировании на титульном листе контроль-
ного экземпляра проставляют штамп «Архив».
Документы сохраняются в специально отведенном для
архива месте.
В Журнале регистрации документов, учетных Карточках
документов также проставляют штамп – «Архив».
Карточки переносят в картотеку архива.
Изъятые из обращения учтенные экземпляры аннулированного документа уничтожаются.
7.15.3 У
ничтожение документов фиксируется в акте,
в котором указываются:
- документы, подлежащие уничтожению;
- годы их выпуска;
- причины уничтожения;
- ответственный исполнитель.
Акт оформляется в соответствии с приложением Б.13.
Блок-схема процесса изъятия и архивирования документа
представлен в приложении Б.14.
8 Порядок внесения изменения
Внесение изменений осуществляется в соответствии с настоящим стандартом.
Изменение 0
Год 2007
230
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]