Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Российский нотариат проблемы теории и правоприменения. Монография

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

08.09.2026

Размер:

2 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 3334 / 3434

Глава V. Вопросы нотариального делопроизводства

Уничтожение нотариусами дел временного хранения

Порядок отбора дел для дальнейшего уничтожения и составления актов о выделении дел (документов) для уничтожения установлен Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Минюста РФ от 19.11.2009 №403, Решением Правления ФНП от 18.11.2009 № 11/09 (далее — Правила).

Согласно п. 117 Правил, дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается, в связи с чем должен быть Произведен полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения.

Вышеуказанные требования установлены для исключения возможности уничтожения документов большего срока хранения, ошибочно помещенных нотариусом в то или иное дело, отобранное для уничтожения. Так, например, в дело «Доверенности», срок хранения которого составляет 3 года, может быть ошибочно помещено удостоверенное нотариусом завещание постоянного срока хранения, уничтожение которого приведет к серьезным последствиям.

Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении дел для уничтожения, образец которого предусмотрен Правилами (приложение № 20 к Правилам).

При составлении акта необходимо учитывать следующее.

Акт должен быть составлен на личном бланке нотариуса, который, в свою очередь, согласно п. 41 Правил должен иметь следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации; наименование нотариального округа; адрес нотариальной конторы. В качестве реквизитов

331

на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса и другие сведения. Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

После реквизитов личного бланка должен располагаться гриф утверждения. Утверждение актов в Нотариальной палате Ростовской области осуществляется Президентом Нотариальной, в Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области — начальником Главного управления.

Кроме того, составление акта о выделении дел (документов) для уничтожения на личном бланке нотариуса не исключает также необходимости указания после грифа утверждения фамилии и инициалов нотариуса, его должности, наименования нотариальной палаты и нотариального округа, что предусмотрено приложением №20 к Правилам.

В целях формирования единообразной практики составления актов о выделении дел (документов) для уничтожения, экспертная комиссия обращает внимание на необходимость указания в графе №2 акта о выделении дел (документов) для уничтожения заголовков дел в точном соответствии с номенклатурой дел на соответствующий год. Вместе с тем, в случае наличия расхождений между заголовками дел, указанными в номенклатуре, и заголовками, указанными в описи, в графе №7 акта («Примечания») следует излагать заголовок дела согласно описи.

В случае включения в акт находящихся на хранении у нотариуса дел бывших ГНК, либо дел других нотариусов, акт должен содержать соответствующую ссылку.

332

В соответствии с п. 118 Правил акт подписывается нотариусом. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Ниже подписи нотариуса в обязательном порядке должна быть указана дата составления акта.

После слов «Одобрен Экспертной комиссией в составе:» перечисляются все члены экспертной комиссии, состав которой определяется Главным управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области.

Акты о выделении дел (документов) для уничтожения должны быть прошиты, листы их пронумерованы.

Кроме того, в целях наиболее полного и объективного рассмотрения актов о выделении дел (документов) для уничтожения экспертной комиссией принято решение о необходимости предоставления нотариусами наряду с актами копий номенклатур и описей дел временного хранения за соответствующие годы.

В случае, когда номенклатуры или описи дел за тот или иной год отсутствуют в архиве нотариуса по каким-либо причинам, в связи с чем предоставление их копий совместно с актом о выделении дел (документов) для уничтожения не представляется возможным, данные обстоятельства должны быть отражены нотариусом в сопроводительном письме.

Акт составляется в 4-х экземплярах и представляется с сопроводительным письмом нотариуса в адрес Нотариальной палаты Ростовской области для последующего рассмотрения его экспертной комиссией.

Акт, одобренный экспертной комиссией, представляется на утверждение в Нотариальную палату Ростовской области и Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области.

333

Согласно п. 121 — 123 Правил, дела, отобранные для уничтожения,

(нотариальный округ)

должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, в течение тридцати дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

На акте о выделении дел для уничтожения делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр акта с отметкой об уничтожении дел хранится в делах органа, утвердившего акт, по одному экземпляру передается экспертной комиссии и нотариусу.

Примерный образец акта, составленный с учетом изложенных

требований:

Реквизиты личного бланка нотариуса, предусмотренные

п. 41 Правил нотариального делопроизводства

УТВЕРЖДАЮ

Президент Нотариальной палаты

Ростовской области

_________________ (инициалы и фамилия)

"___" ______________ 20___ г.

(Фамилия и инициалы нотариуса)

нотариус

Нотариальная палата Ростовской области

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного управления

Министерства юстиции Российской

Федерации по Ростовской области

_____________ (инициалы и фамилия)

"___" ______________ 20___ г.

334

АКТ

дела (тома)

о выделении дел (документов) для уничтожения

В связи с истечением срока хранения отобраны для уничтожения как не

имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие дела (документы):

№ п/п

Заголовок дела Дата дела Индекс

дела

Номер

Срок

хранения

Примечания

1 2 3 4 5 6 7

1 Доверенности 20.01.2001-

25.06.2001

2-27 1 3 года По описи:

Доверенности

прочие

2 Доверенности 26.06.2001-

28.11.2001

2-27 2 3 года По описи:

Доверенности

прочие

3 Доверенности 21.01.2001-

23.04.2001

2-27 1 3 года По описи:

Доверенности

на право

распоряжения

имуществом

4 Переписка с

учреждениями, организациями

и гражданами

по всем

19.01.2001-

22.12.2001

1-5 1 3 года По описи:

Переписка с

учреждениями,

организациями

и гражданами

вопросам

совершения

нотариальных

действий

Итого к уничтожению отобрано 4 (четыре) дела.

Нотариус Подпись _______________________

(Расшифровка подписи) м.п.

________________________ (дата составления акта нотариусом)

335