Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Организация деятельности судов. Основные нормативно-правовые акты. Учебное пособие для вузов
.pdf
Сводная номенклатура дел арбитражного суда согласуется с
экспертной комиссией (ЭК) арбитражного суда и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа Государственной архивной службы России.
16.3. Согласованная с архивным органом номенклатура дел утверждается председателем арбитражного суда не позднее декабря
предшествующего года, вводится в действие с 1 января следующего
календарного года, является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии.
16.4. После утверждения номенклатуры дел арбитражного суда
структурные подразделения получают выписки соответствующих ее
разделов для использования в работе.
16.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и
определения сроков хранения.
16.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием арбитражного суда, положениями о структурных подразделениях, перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел арбитражного
суда за прошлые годы.
16.7. Названиями разделов номенклатуры дел арбитражного суда
являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
16.8. Графы номенклатуры дел арбитражного суда и структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются
буквами и арабскими цифрами. Например: К1—05 (К1 — индекс
коллегии по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и
иных правоотношений; 05 — порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов
дела и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
171
Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных
формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т. д.), а
также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем
документов, срок их хранения устанавливается ЭК суда и ЭПК соответствующего органа Государственной архивной службы России.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.
16.9. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в компьютере для упрощения ее
ведения, корректировки, а в необходимых случаях — переработки.
17. Формирование дел
17.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в арбитражном суде формируются децентрализовано, то
есть в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делоп-
роизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой делопроизводства при методической помощи архива арбитражного суда.
17.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно
оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, судебных дел; раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно превышать 250 листов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения
или составления, присоединяются к документам, к которым они
относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
17.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, оп-
ределяют руководители структурного подразделения. На документе
172
проставляются: отметка «В дело ¹ », дата, подпись руководителя
структурного подразделения.
17.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической
последовательности.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Обращения граждан по вопросам работы арбитражного суда
(предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других
документов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.
18. Экспертиза ценности документов
18.1. Экспертиза ценности документов проводится в целях оп-
ределения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
18.2. Экспертиза ценности документов арбитражного суда проводится в соответствии с нормативно-методическими документами,
утвержденными Государственной архивной службой России.
18.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в арбитражном суде создается постоянно действующая
экспертная комиссия.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
структурных подразделениях с привлечением специалистов архива
арбитражного суда. Окончательное решение принимает ЭК арбитражного суда.
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает председатель арбитражного суда.
173
В состав ЭК арбитражного суда в обязательном порядке включаются заведующий архивом, судьи и лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Председателем ЭК назначается заместитель председателя арбитражного суда.
18.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании перечней документов с указанием сроков их хранения
и номенклатуры путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы
с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив суда в структурных
подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до
10 лет включительно) хранения с истекшими сроками. При этом
учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования
надобности», и т. п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению
(приложение 38).
19. Оформление дел для передачи на архивное хранение
19.1. Судебные дела подлежат оформлению по завершении их
рассмотрения, остальные дела — по истечении года. Оформление дел
включает комплекс работ по технической обработке и проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива арбитражного суда.
19.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат судебные дела, дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет
дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (приложение 39); составление внутренней описи документов дела (приложение 40); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки
дела (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел, подлежат частичному оформлению; дела допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизации документов, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, нумеруются
174
арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
19.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляется по установленной форме (приложение 41).
По завершении рассмотрения судебных дел и по истечении года
для других видов дел в заголовке на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).
20. Составление описей дел
20.1. На завершенные судебные дела и дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности
и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи (приложение 42). На другие дела
временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
20.2. В каждом структурном подразделении на судебные дела и на
дела постоянного срока хранения составляются описи. По этим описям
документы сдаются в архив суда. Описи, подготовленные структурными
подразделениями, служат основой для сводной описи, которую готовит
архив суда и по которой сдаются дела на государственное хранение.
20.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой для
номенклатуры дел схемой систематизации; каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит
из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в
опись под самостоятельным номером); порядок присвоения номеров
описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом суда; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при
внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется
для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния,
о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т. п.
20.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех
экземплярах.
175
21. Оперативное хранение документов и дел,
выдача копий документов
21.1. Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и арбитражных дел.
Дела должны храниться в рабочих комнатах и располагаться в
запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность и невозможность доступа к документам посторонних лиц. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются регистрационные номера или индексы по номенклатуре.
21.2. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководства арбитражного суда по заявкам (приложение 43).
На выданное дело заводится карточка — заместитель дела (приложение 44).
Изъятие подлинных документов из судебных дел и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства либо одного из судей арбитражного суда. При этом в деле должны оставаться заверенная копия документа и основание на выдачу подлинника.
21.3. Копии документов выдаются с разрешения руководителей
структурных подразделений, их заместителей, а также судей.
21.4. При выдаче из дела копии, если документ исполнен на
бланке, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (бланк арбитражного суда, номер, дата и т. д.).
Если выдается копия документа, исходящего от арбитражного
суда, она оформляется на бланке суда.
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».
21.5. При свидетельствовании верности копии документа внизу
после полного воиспроизведения текста пишутся слова «Копия
верна», указываются полностью должность, фамилия уполномоченного на то должностного лица, которое ставит свою подпись и дату.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки
отдельным лицам рядом с подписью должностного лица на свободном от текста месте проставляется печать канцелярии или суда
(в зависимости от значимости документа).
21.6. На обороте остающегося в деле документа отмечается, ког-
да и кому выдана копия.
Приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 30 июля 1996 г.
¹ 25 пункт 21.7 раздела 21 настоящей Инструкции изложен в новой
редакции.
176
См. текст пункта в предыдущей редакции.
21.7. Копии документов могут быть выданы сторонам и другим
лицам, участвующим в деле, на основании мотивированного письменного заявления.
22. Передача дел на архивное хранение
22.1. Для хранения документов, их учета, использования, отбора
и подготовки к передаче на государственное хранение создается
архив.
22.2. В своей деятельности архив арбитражного суда руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и
указаниями руководства Высшего Арбитражного Суда Российской
Федерации, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы России, других организаций Государственной архивной службы России, положением об архиве.
22.3. Архив арбитражного суда хранит документы суда, организаций-предшественников и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций — источников комплектования архива, утвержденным руководителем суда.
22.4. В архив передаются судебные дела после их рассмотрения
в соответствии со сроками, установленными Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
22.5. Передача дел в архив осуществляется по составленному
работником архива графику, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному начальником канцелярии арбитражного суда.
Прием каждого дела производится работником архива суда в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на
обоих экземплярах описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица,
передавшего дела.
Каждый экземпляр описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем структурного подразделения.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
22.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в
установленном порядке.
177
Приказ Судебного департамента
при Верховном Суде РФ от 29 апреля
2003 г. № 36
«Об утверждении Инструкции по судебному де-
лопроизводству в районном суде»
См. также распоряжение Судебного департамента при Верхов-
íîì Ñóäå ÐÔ îò 12 ìàÿ 2003 ã. ¹ 36-ð.
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г.
¹ 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по судебному делопро-
изводству в районном суде.
2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в
субъектах Российской Федерации, председателям районных судов
организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных
положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих
единую систему организации делопроизводства, порядка работы с
процессуальными и иными документами.
3. Признать утратившими силу приказы Судебного департамента от 29 января 1999 г. ¹ 8 «Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в районном суде», от 24 августа 1999 г.
¹ 94 «О внесении изменений и дополнений во временную Инструкцию по делопроизводству в районном суде, утвержденную
приказом Генерального директора Судебного департамента от
29 января 1999 г. ¹ 8», от 15 октября 2001 г. ¹ 140 «О внесении
дополнений во временную Инструкцию по делопроизводству в районном суде».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
заместителя Генерального директора Воронова В. А.
Генеральный директор А. В. Гусев
178
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде
(утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 29 апреля 2003 г. ¹ 36)
1. Общие положения и руководство организацией судебного дело-
производства
2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об админист-
ративных правонарушениях
4. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу
суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном
уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством
5. Оформление уголовных дел на стадиях принятия и назначения к
судебному заседанию
6. Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к
судебному рассмотрению
7. Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения
8. Прием и учет кассационных, частных жалоб и представлений, дел
с апелляционными жалобами и представлениями
9. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и
постановлений суда
10. Особенности делопроизводства по делам об административных
правонарушениях и другим материалам, разрешаемым судами, в
т.ч. в порядке исполнения приговоров
11. Прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных
документов осужденных
12. Порядок выдачи судебных дел и документов
Приложение ¹ 1. Номенклатура основных нарядов, которые ведутся
â ñóäå
Приложение ¹ 2. Образцы форм делопроизводства в районном (го-
родском) суде
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде
(далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.
Настоящая Инструкция, являясь основным нормативнометодическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства
в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и
ведение документооборота районного суда, единые требования к
оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных
документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
179
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и
электронной техники.
1. Общие положения и руководство организацией
судебного делопроизводства
1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства,
обязательную для всех работников районного суда.
1.2. Инструкция разработана на основании Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) —
ГОСТа Р51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные
настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований
Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение
содержащейся в ней информации.
1.4. Председатель суда, или лицо, временно исполняющее его
обязанности, в соответствии с нормой Ст. 6—2 Закона Российской
Федерации «О статусе судей в Российской Федерации»:
— организует работу суда;
— устанавливает правила внутреннего распорядка на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил
внутреннего распорядка судов и контролирует их выполнение;
— осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда;
— утверждает должностные инструкции работников аппарата суда;
— осуществляет иные полномочия по организации работы суда.
Председатель суда контролирует выполнение всеми работниками аппарата суда требований настоящей Инструкции.
1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативнометодическими документами по делопроизводству.
1.6. Задачи и функции отдела делопроизводства, обязанности,
права и ответственность начальника отдела делопроизводства регламентируются Положением об отделе делопроизводства.
180
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]