Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Организация деятельности судов. Основные нормативно-правовые акты. Учебное пособие для вузов
.pdf
исполнения. Документ в тот же день (или не позднее следующего)
передается под расписку в карточке сотруднику, ответственному за
делопроизводство в структурном подразделении, в котором работает
назначенный исполнитель. Соответствующая информация по документу вносится в картотеку (компьютер).
4.9. Ответственный за делопроизводство передает поступившие
документы руководителю подразделения. Указание руководителя о
дальнейшем порядке рассмотрения или разрешения документа записывается в регистрационно-контрольную карточку. Документ
передается через ответственного за делопроизводство непосредственному исполнителю под расписку в карточке.
Соответствующая информация о движении документа в тот же
день вносится в картотеку (компьютер) и сообщается в канцелярию. Регистрационно-контрольная карточка помещается в раздел
картотеки «На контроле».
4.10. По завершении работы над документом ответственный за делопроизводство в структурном подразделении заполняет оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки, информацию об исполнении вносит в журнал (компьютер) и сообщает об этом в канцелярию.
4.11. Периодически, не реже двух раз в месяц, ответственный за
делопроизводство докладывает в форме сводки (справки) руководителю структурного подразделения о соблюдении сроков исполнения
документов сотрудниками.
4.12. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения суда в другое производится только по указанию (с согласия) руководителя, поручившего рассмотреть документы, и
оформляется через канцелярию. На регистрационной карточке проставляются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата передачи.
4.13. При составлении и оформлении документов сотрудники
арбитражного суда должны руководствоваться следующими основными требованиями:
а) документ печатается на бланке установленной формы; при
переписке между подразделениями суда бланки не используются;
б) для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной
заготовкой печатного текста;
в) к документам объемом более одной страницы следует составлять краткие заголовки;
г) служебный документ должен быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие его
содержания;
д) отправляемому из суда документу присваивается исходящий
номер, который состоит из индекса секретариата руководителя,
151
подписавшего документ (например С1), индекса подразделения, его
подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания документа: С1-К2—254 05.05.96.
На оборотной стороне последнего листа первого и второго экземпляров исходящего документа в левом нижнем углу указываются
фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме
процессуальных документов).
Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия
исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается
в дело в соответствии с номенклатурой;
е) в реквизитах исходящего документа-ответа указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
ж) служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями; в состав
подписи входит: полное наименование должности лица, подписывающего документ (если документ исполнен не на бланке руководства), личная подпись и ее машинописная расшифровка.
4.14. Исполненные документы (или их проекты) представляются
руководителю подразделения для визирования и доклада (подписи)
руководству суда. Визы проставляются на копиях, остающихся в суде.
4.15. Документы, отправляемые за подписью руководства суда,
регистрируются в канцелярии.
Одна из копий документа хранится в деле канцелярии, соответ-
ствующем номенклатуре, другая — в подразделении исполнителя.
4.16. Копии документов, отправленных за подписью руководителей
структурных подразделений, хранятся в структурных подразделениях.
4.17. На исполненном документе (его копии либо копии ответа)
руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с
контроля. В дело ¹ _______, всего _____ листов», ставит свою
подпись и дату.
4.18. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
оформляют документы и приложения к ним, вносят информацию
об исполнении и отправке документов в регистрационноконтрольную карточку (компьютер) и передают подготовленную
корреспонденцию в канцелярию на отправку.
4.19. Порядок и срок хранения материалов по исполненным документам обеспечивается в соответствии с номенклатурой дел, пересматриваемой ежегодно и утверждаемой председателем суда.
5. Порядок работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
5.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на
работу с документами с грифом «Для служебного пользования».
152
5.2. Судебным делам, к которым приобщаются документы с гри-
фом «Для служебного пользования», также присваивается этот гриф.
5.3. Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных
судебных делах и документах нормативного, информационного и
справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в средствах
массовой информации, а также требующие ограничения круга знакомящихся с ними лиц.
5.4. Дела и документы с грифом «Для служебного пользования»:
• учитываются в регистрационно-контрольных карточках, как
правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом «Для служебного
пользования» разрешается вести их учет совместно с другой
несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка «ДСП»;
• передаются работникам подразделений суда под расписку;
пересылаются сторонним организациям заказной почтой;
• тиражируются только через копировально-множительное бю-
ро с письменного разрешения руководства подразделения и
начальника канцелярии. Учет тиражируемых документов
осуществляется поэкземплярно;
• хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
5.5. Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
5.6. Документы с грифом «Для служебного пользования» после
исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой
дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в
дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по
одному и тому же вопросу.
5.7. Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного
пользования», которые утратили практическое значение и не имеют
исторической ценности, производится в подразделениях суда по акту.
6. Организация личного приема и порядок рассмотрения
обращений граждан
6.1. Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию арбитражных судов, осуществляется председателем суда, его
заместителями, руководителями структурных подразделений и судь-
153
ями в соответствии с утвержденным графиком, который вывешивается в вестибюле суда или в приемной.
В арбитражных судах, где созданы приемные, прием осуществ-
ляется также сотрудниками приемной.
Работники, осуществляющие прием, не вправе давать гражда-
нам юридические консультации.
6.2. Учет граждан, обратившихся на прием, ведется в специальных
журналах. В журналах отмечаются дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.
Если обращение не было окончательно разрешено на личном приеме
у руководства, оно через канцелярию передается в судебную коллегию
или структурное подразделение, которым поручается его разрешение.
6.3. Работа с обращениями, письмами, жалобами и заявлениями
3 граждан осуществляется в строгом соответствии с действующим
законодательством. Обращения граждан принимаются к рассмотрению арбитражными судами Российской Федерации по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
6.4. К рассмотрению не принимаются обращения без подписи
(анонимные), содержащие оскорбительные выражения (они подшиваются в наряд), а также не поддающиеся прочтению (последние
возвращаются заявителям).
6.5. Обращения граждан регистрируются канцелярией в регистрационно-контрольной карточке (приложение 26) либо в журнале
или в компьютере.
В картотеку (компьютер) заносятся фамилия, имя и отчество
заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий номер,
дата регистрации, краткое содержание вопроса с обязательным указанием арбитражного суда, иной организации, действия которых
оспаривает заявитель.
6.6. Входящий номер состоит из индекса подразделения, в которое направляется обращение для разрешения, и порядкового номера. Коллективные обращения регистрируются с пометкой «Коллективное» на фамилию первого заявителя, которому и направляется
ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей.
6.7. После регистрации, в зависимости от содержания и важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в соответствующий секретариат руководства или структурное
подразделение ответственному за делопроизводство под расписку.
Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений граждан, осуществляет контроль за их исполнением, представляет руководству необходимые сведения и справки.
6.8. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
или их разрешения по существу, за соблюдение сроков исполнения,
154
а также за состояние делопроизводства по ним в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений.
6.9. Председателю суда и его заместителям докладываются обращения, поступившие из высших федеральных государственных органов, от депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, а
также обращения с жалобами на действия сотрудников аппарата суда, о серьезных нарушениях законности и чрезвычайных ситуациях.
6.10. Порядок приема сторон, представителей юридических лиц
определяется руководством арбитражного суда.
6.11. Все данные о прохождении и рассмотрении обращений
вносятся в регистрационно-контрольные карточки или компьютер.
Об исполнении обращений ответственный за делопроизводство
докладывает руководителю подразделения.
6.12. Обращение снимается с контроля руководителем подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях руководством арбитражного суда.
7. Подготовка инициативных и распорядительных документов
7.1. Инициативные предложения по совершенствованию законодательства и иных правовых актов, проекты документов, разработанные по поручению руководства Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации, направляются в Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором
обосновывается необходимость в таком документе.
7.2. На оборотной стороне последнего листа сопроводительного
письма указываются наименование структурного подразделения, фамилия и телефон исполнителя, подготовившего проект документа.
7.3. Запросы, ответы и т. д. печатаются на листах формата А4
(210 ½ 297 мм) через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в
канцелярии, третий — в структурном подразделении-исполнителе.
7.4. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и рас-
порядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является
законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, то в
констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается судебных органов.
Распорядительная часть начинается словом «Приказываю».
155
В распорядительной части приказа указываются исполнители,
конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
7.5. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее издан-
ные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в его тексте.
В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо или подразделение и его руководитель, на которых
возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
7.6. Проект приказа представляется на визы руководителям
структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.
Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно от приказов по кадровым вопросам.
Приказы по кадровым вопросам по окончании календарного
года подлежат полному оформлению и передаче на постоянное
хранение в архив суда.
7.7. Проекты распоряжений разрабатываются структурными
подразделениями по поручению руководства или по собственной
инициативе.
Распоряжения издаются в целях разрешения оперативных вопро-
сов по отдельным направлениям деятельности арбитражного суда.
Распоряжения оформляются в таком же порядке, как и прика-
зы, только распорядительная часть начинается словом «Предлагаю».
Распоряжение может быть подписано председателем суда или
его заместителем.
7.8. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решения на совещаниях, конференциях
и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол может вестись и при проведении собраний.
Протоколы нумеруются по порядку в пределах календарного го-
да и подшиваются в отдельное дело.
Протокол подписывается председательствующим на совещании,
конференции, заседании или собрании и лицом, ведущим протокол.
7.9. Телеграмма составляется согласно образцу (приложение 27)
и передается для отправки в канцелярию. Телеграмма печатается в
трех экземплярах: первый передается в почтовое отделение или телетайпную, второй с отметкой канцелярии о времени ее отправки
возвращается в соответствующее структурное подразделение, третий
остается в канцелярии.
Текст телеграммы составляется кратко, ясно, по возможности
без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания — зпт.,
тчк., двтч., квч., тире — употребляются только в тех случаях, когда
их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
156
Текст печатается на одной стороне листа через два интервала
прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений.
Перед адресом указывается категория телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».
Телеграммы подписываются только председателем суда или его
заместителями. Председатель суда вправе определить категорию
простых телеграмм, которые могут подписываться руководителями
структурных подразделений, их заместителями и судьями.
Адрес отправителя печатается без сокращений, но со знаками
препинания и под чертой в конце текста телеграммы.
Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны
быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и
заверены лицом, подписавшим телеграмму.
8. Оформление реквизитов документов
8.1. Посередине верхнего поля бланков судебных и распорядительных документов арбитражного суда (определение, решение, постановление, приказ, распоряжение) помещается изображение Государственного герба Российской Федерации.
Наименование суда указывается в точном соответствии с зако-
ном «Об арбитражных судах в Российской Федерации».
8.2. Датой принятия документа является дата его подписания;
для документа, принятого коллегиальным органом, — дата принятия решения; для документа, подлежащего утверждению, — дата
утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ.
Для документа, составленного совместно несколькими организациями, датой принятия является дата его подписания последним
участником.
8.3. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться арабскими
цифрами в следующей последовательности — число, месяц, год.
Например: 03.02.96. В тексте документа, содержащего ссылку на
судебный акт или сведения финансового характера, применяется
словесно-цифровой способ оформления даты: 03 февраля 1996 года.
При подписании документа несколькими лицами равных долж-
ностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими лицами неравных
должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена в
проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться
лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При
157
этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и. о.", «зам.» вносятся машинописным способом). Не допускается дописывание в
документе слова «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.
8.4. При необходимости проводится согласование документа с
подразделениями и должностными лицами аппарата арбитражного
суда или с другими заинтересованными организациями.
Согласование оформляется путем визирования проекта документа соответствующим должностным лицом. Виза включает в себя
личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: «замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу,
подписывающему документ.
8.5. Визы проставляются на экземплярах, остающихся в арбитражном суде, на нижнем поле лицевой стороны последнего листа
документа. Проекты приказов, распоряжений, указаний визируются
на первом экземпляре на нижнем поле оборотной стороны последнего листа документа.
8.6. Внешнее согласование с другими заинтересованными организациями оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в
себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
Согласовано
Заместитель Председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
___________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
05.01.96
Если согласование производится с коллегиальным органом или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
158
Согласовано
Протокол заседания
___________________________________
(наименование коллегиального органа)
05.01.96 ¹ 8
Согласовано
Письмо Минюста России
30.12.95 ¹ 02—15/1247-Ò
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе
согласования», если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
8.7. Особым способом введения документа в действие является
его утверждение.
Документы могут утверждаться руководством арбитражного суда, межведомственными органами, общественными организациями,
в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в
утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
Утверждаю
Председатель Арбитражного суда
г. Москвы
___________________________
(личная подпись, инициалы, фамилия)
__________________
(äàòà)
8.8. Документы адресуют в организации, их структурные под-
разделения или конкретному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименование
пишут в именительном падеже.
Например:
Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации
Организационно-контрольное управление
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.
159
Например:
Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации
Организационно-контрольное управление
Главному консультанту
Смирновой Е. Б.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения «Агропром»
Иванову И. И.
8.9. При адресовании документа нескольким должностным лицам
их должности указываются во множественном числе и обобщенно.
Например:
Председателям арбитражных судов
субъектов Российской Федерации
При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования следует указывать обобщенно.
Например:
Федеральные арбитражные
суды округов
8.10. Полный почтовый адрес при направлении документа кор-
респондентам указывается в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Редакция «Вестника Высшего
Арбитражного Суда Российской
Федерации»
101000, Москва, Малый
Харитоньевский переулок, д. 12
8.11. Исходящий документ не должен содержать более четырех
адресатов; личная подпись ставится на каждом документе.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется
только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам; в этих
случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
160
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]