Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Организация деятельности судов. Основные нормативно-правовые акты. Учебное пособие для вузов
.pdf
8.12. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то
отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов… на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и
иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложениях к распорядительному документу в правом
верхнем углу следует делать отметку с указанием названия документа, его даты и номера. Например: Приложение к приказу председателя Федерального арбитражного суда Центрального округа от
«___» _________ 199__ г. ¹ ____
8.13. Подготовка исходящих документов включает работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.
При подготовке документа исполнитель обязан проверить его
содержание, отредактировать, правильно оформить, получить необходимые визы. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.14. Документы, подписанные председателем арбитражного суда или по его поручению заместителем и адресованные в Высший
Арбитражный Суд Российской Федерации, законодательные органы, министерства и ведомства, регистрируются в канцелярии. На
оборотной стороне документа указываются фамилия и инициалы
исполнителя, его телефон.
Одна копия отправляемого документа подшивается канцелярией
в дело в соответствии с номенклатурой, другая хранится в подразделении-исполнителе.
8.15. Документы, подписанные руководством арбитражного суда
и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и органы государственной власти, как правило, отправляются
заказной почтой.
8.16. Другие виды исходящих документов, подписанные руководителями суда или структурных подразделений, оформляются ответственными за делопроизводство, регистрируются в компьютере и журнале исходящей корреспонденции и передаются для отправки в канцелярию законвертованными, с написанными на конвертах адресами.
161
8.17. Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам,
то исполнитель или ответственный за делопроизводство представляет в канцелярию необходимое количество экземпляров документа
и список рассылки с указанием адресов.
8.18. Исходящую заказную корреспонденцию канцелярия принимает на отправку по реестру и под расписку. В почтовое отделение исходящая заказная корреспонденция отправляется по списку
(приложение 28), который хранится в канцелярии.
Канцелярия принимает документы на отправку в течение всего
рабочего дня.
8.19. Корреспонденция, исходящая из арбитражного суда, отправляется только через канцелярию.
9. Справочно-информационная работа
9.1. Справочно-информационная служба (там, где она создана)
входит в состав канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
9.2. Основными задачами справочно-информационной службы
являются: предоставление информации и справок о движении судебных дел и заявлений в арбитражном суде с использованием данных автоматизированной системы делопроизводства, регистрационно-контрольной картотеки и информации, поступающей из судебных коллегий и структурных подразделений.
Справочно-информационная служба руководствуется в своей
деятельности приказами, распоряжениями председателя арбитражного суда, настоящей Инструкцией.
9.3. Справочно-информационная служба работает во взаимодействии с соответствующими сотрудниками судебных коллегий и структурных подразделений арбитражного суда.
9.4. Информация и справки выдаются при наличии полных
данных об исходящем номере и дате документа, номере дела, сведений об истце и ответчике (сторонах).
9.5. Сотрудники справочно-информационной службы представляют информацию о судебных делах, заявлениях и жалобах на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня и, если позволяет штатная численность
работников суда, без перерыва на обед (с заменой на это время сотрудника справочной службы).
9.6. Сотрудники справочно-информационной службы имеют право сообщать представителям сторон следующую информацию: входящий регистрационный номер дела (документа), дату регистрации,
содержание вопроса (категория спора), наименование судебной кол-
162
легии (судебного состава) или структурного подразделения, в котором находится на рассмотрении дело (заявление), дату принятого по
делу (заявлению) решения, постановления. В крайнем случае, если в
справочную службу не поступила информация о результатах рассмотрения дела (заявления), может быть дан телефон сотрудника,
ответственного за делопроизводство в коллегии (судебном составе).
Сведения о непосредственных исполнителях и судьях и их те-
лефоны не сообщаются.
9.7. В случаях несвоевременного или неполного сообщения в
справочно-информационную службу сведений о движении и результатах рассмотрения заявлений и дел об этом докладывается руководству канцелярии или арбитражного суда для принятия мер.
10. Машинописные работы, стенографирование
10.1. Печатание процессуальных, служебных документов арбитражного суда производится в машинописном (стенографическом)
бюро.
Машинописные работы небольшого объема должны выполняться непосредственно в структурных подразделениях арбитражного
суда с соблюдением установленных правил печатания.
10.2. В машинописное бюро принимаются только служебные
документы вместе с заявкой (приложение 29), подписанной руководителем подразделения или его заместителем.
10.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, чернилами или пастой
темного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики,
исправленные карандашом, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,
специальных юридических и других терминов, иностранных слов и
географических названий. Допустимы только общепринятые сокращения слов.
10.4. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид и номер
бланка (для приказов и распоряжений), фамилия машинистки.
10.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров только на лицевой стороне.
10.6. Документы, представляемые на подпись руководству арбитражного суда, а также документы, подготавливаемые к типографскому
изданию, печатаются, как правило, через два интервала, другие документы — через полтора интервала, если иное не указано в заявке.
163
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в середине верхнего
поля документа.
Материалы, подлежащие тиражированию на копировальномножительных аппаратах, печатаются в двух экземплярах.
Печатание под диктовку, как правило, не допускается.
10.7. На оборотной стороне последнего листа документа внизу
слева машинистка проставляет количество напечатанных экземпляров, фамилию, телефон исполнителя, а также свой личный шифр.
Материалы из машинописного бюро выдаются под расписку в журнале учета (приложение 30).
10.8. Бланки установленного образца для машинописного бюро
получает руководитель бюро, который несет ответственность за их
использование и сохранность.
10.9. Стенографирование судебных заседаний и других мероприятий осуществляется на основании предварительных заявок руководителей подразделений, представляемых в машинописное (стенографическое) бюро.
Стенографирование производится в специальных учитываемых
тетрадях, которые уничтожаются после их полного использования.
При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ.
10.10. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а
также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
Стенограммы учитываются в соответствующем журнале и пере-
даются работникам под расписку.
11. Копировально-множительные работы
11.1. Копировально-множительные работы в арбитражном суде
производятся в копировально-множительном отделении канцелярии. Копированию подлежат только служебные документы и материалы арбитражного суда.
Материалы для ксерокопирования представляются с четким,
ярким текстом, в несброшюрованном виде.
11.2. Тиражирование документов производится при оформлении
заказа (приложение 31), который подписывает начальник структурного подразделения и визирует начальник канцелярии, либо их заместители. Тираж документов определяется заказчиком.
Целесообразность и обоснованность тиража вправе проверить
начальник канцелярии с целью недопущения неэкономного расходования бумаги и материалов.
164
11.3. При тиражировании документов более чем в трех экземплярах или объемом свыше 50 листов должны указываться обоснования
тиража или фамилии лиц, для которых тиражируются документы.
Бланки заказов хранятся в течение года, после чего уничтожаются.
11.4. Экземпляры тиражируемых документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, дату.
Канцелярия или копировально-множительное отделение ведут
журнал учета заказов и выдачи выполненной работы (приложение 32).
Оригиналы размноженных материалов возвращаются заказчи-
кам при получении тиража.
11.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения при передаче на размножение должны
быть соответствующим образом оформлены лицом, отвечающим за
режим работы с такими документами.
12. Учет и хранение печатей, штампов и бланков
12.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов арбитражного суда, бланки процессуальных документов и другие бланки с угловыми и продольными штампами, бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовые
книжки и все виды иных документов.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металличе-
ских шкафах.
12.2. Ответственность за хранение и использование печатей,
штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари
или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
12.3. Изготовление печатей, штампов и снабжение структурных
подразделений арбитражного суда всеми видами бланков осуществляется хозяйственными службами.
12.4. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в арбитражном
суде (кроме печатей и штампов первого отдела), а также бланков
ведется в журналах (приложения 33, 34).
12.5. Гербовая печать арбитражного суда хранится у должностного лица, назначаемого председателем суда.
12.6. Выдача печатей, штампов и бланков производится под
расписку в соответствующих журналах учета.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их ну-
меруются, прошиваются и опечатываются.
12.7. Уничтожение печатей, штампов и бланков производится
по акту с отметкой в журналах учета.
12.8. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также
порядка их хранения и использования производится специально
создаваемой комиссией не реже одного раза в год одновременно с
проверкой состояния делопроизводства.
165
Отметки о проведенных проверках делаются в журналах учета.
Приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 30 июля 1996 г.
¹ 25 раздел 12 настоящей Инструкции дополнен пунктами 12.9—12.21
12.9. Бланки исполнительных листов 6 и исполнительные листы, оформленные в соответствии с требованиями статьи 200 Арбитражного процессуального кодекса, являются документами строгой отчетности и подлежат учету в специальных журналах арбитражного суда (приложения 45—46).
Изготовление бланков производится по специальному заказу
типографским способом с указанием на них порядковых номеров.
Образец бланка утвержден письмом Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации от 05.07.95 ¹ С4—7/ОУ-379.
См. новые образцы бланков исполнительного листа, утвержденные
приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 8 июня 2000 г. ¹ 16
Не допускается изготовление бланков на пишущих машинках,
компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
12.10. Бланки в арбитражном суде должны храниться в сейфе
или металлическом шкафу у лица, ответственного за хранение, учет
и выдачу бланков 7.
Ответственное лицо назначается председателем арбитражного
ñóäà.
12.11. При увольнении либо уходе в отпуск, а также в других случаях длительного отсутствия ответственного лица бланки передаются
по акту приема-передачи с отметкой в журнале учета другому ответственному лицу, назначаемому председателем арбитражного суда.
12.12. Лицам, ответственным за делопроизводство в коллегии
(судебном составе), бланки выдаются ответственным лицом под
расписку и с отметкой в журнале учета.
12.13. Лица, получившие бланки под расписку, несут персональную ответственность за их сохранность, а также за сохранность
выдаваемых исполнительных листов.
12.14. В случае порчи бланков лица, ответственные за делопроизводство в коллегии (судебном составе), должны возвратить испорченные бланки ответственному лицу в течение текущего рабочего дня.
12.15. Учет выдаваемых исполнительных листов ведется в специальном журнале (приложение 46) лицом, ответственным за хранение гербовой печати арбитражного суда.
12.16. Исполнительный лист должен быть заполнен четко и грамотно, без помарок и исправлений. Содержание исполнительного
листа должно соответствовать требованиям статьи 200 Арбитражного
процессуального кодекса Российской Федерации.
166
12.17. Исполнительный лист высылается взыскателю заказным
письмом либо, при личной явке взыскателя в суд, выдается ему под
расписку в журнале учета выдачи исполнительных листов.
12.18. Журналы учета бланков и исполнительных листов должны быть прошиты, листы пронумерованы, количество листов заверено подписью председателя суда и печатью суда на оборотной стороне последнего листа журнала.
12.19. В случае утери работником бланков или исполнительных
листов он обязан незамедлительно сообщить об этом ответственному лицу, которое в свою очередь обязано известить об этом председателя арбитражного суда и сделать отметки в графах 18—23 журнала учета бланков.
12.20. Уничтожение испорченных бланков, а также списание
утерянных бланков или исполнительных листов производится по
акту специальной комиссии, возглавляемой заместителем председателя арбитражного суда. При этом в журналах учета делаются соответствующие отметки.
12.21. Контроль за соблюдением порядка учета и хранения печатей, штампов, бланков и исполнительных листов осуществляет
председатель суда.
13. Контроль и проверка исполнения документов и поручений
13.1. Контролю и проверке исполнения в арбитражном суде подлежат:
• приказы, распоряжения и поручения Председателя Высшего
Арбитражного Суда Российской Федерации;
• распоряжения и поручения заместителей Председателя Выс-
шего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• приказы, распоряжения и поручения руководства арбитраж-
íîãî ñóäà;
• планы работы Высшего Арбитражного Суда Российской Фе-
дерации и арбитражного суда;
• соблюдение процессуальных сроков рассмотрения принятых
к производству исковых заявлений, апелляционных и кассационных жалоб.
13.2. Порядок организации контроля и проверки исполнения
перечисленных в пункте 13.1. документов определяется председателем арбитражного суда.
Обеспечение контроля в зависимости от штатной численности
арбитражного суда может быть возложено на контрольноинспекторскую группу, канцелярию или должностное лицо 4 приказом по арбитражному суду.
Ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины внутри структурных подразделений возлагается на их руководителей.
167
13.3. Контроль за исполнением документов и поручений включает: доведение до исполнителей документа или поручения, проверку хода его выполнения, информирование об этом руководства,
а также снятие с контроля исполненного документа или поручения.
13.4. Контроль за прохождением и исполнением документов
осуществляется с использованием компьютера или по регистрационно-контрольным карточкам.
13.5. Поручения, имеющие резолюцию «Срочно», исполняются
в трехдневный срок, если иной срок не установлен руководством
арбитражного суда.
Срок исполнения внутренних документов исчисляется в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших в
арбитражный суд из других организаций — с даты их поступления.
Если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то
днем окончания срока исполнения считается первый следующий за
ним рабочий день.
13.6. Если исполнение документа или поручения руководства
арбитражного суда возложено на несколько подразделений (лиц),
ответственным за исполнение является подразделение (лицо), указанное первым.
Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполни-
теля представлять все необходимые материалы в установленный срок.
13.7. Контрольный орган не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения документа (поручения) предупреждает об
этом исполнителя.
При необходимости продлить исполнение поручения исполнитель за пять дней до истечения срока представляет руководителю,
давшему поручение, мотивированное ходатайство о его продлении с
обоснованием нового срока исполнения.
Сведения об изменении срока вносятся в компьютер (регистрационно-контрольную карточку) и передаются в контрольный орган.
13.8. Документ (поручение) передается на исполнение в подразделение из контрольного органа со вторым экземпляром регистрационно-контрольной карточки.
Ответственный за делопроизводство знакомит исполнителя с
поручением и тот расписывается в карточке за получение документа
или ознакомление с поручением.
13.9. При направлении поручений или запросов арбитражного
суда в другие организации и учреждения на копии поручения или
запроса и на карточке к нему делается отметка «Контроль». Копия
поручения (запроса) хранится в отдельном наряде.
13.10. Документы и поручения снимаются с контроля только
после их окончательного исполнения.
168
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому
документу, не является основанием для признания документа исполненным.
13.11. Решения об окончательном исполнении документов и поручений принимаются руководителем подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях — руководством арбитражного суда.
13.12. Исполнение заданий и поручений регистрируется вводом
соответствующей информации в компьютер, а также отметкой и
подписью руководителя структурного подразделения или его заместителя в регистрационно-контрольной карточке. Об этом ставится
в известность и контрольный орган.
14. Контроль за ведением делопроизводства
14.1. Канцелярия арбитражного суда периодически (не реже
двух раз в год) осуществляет проверку состояния делопроизводства
в структурных подразделениях аппарата.
Для проверки состояния делопроизводства, наряду с работниками канцелярии и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, могут привлекаться и другие специалисты.
Итоги проверки отражаются в справке, которая представляется
на рассмотрение руководству арбитражного суда.
14.2. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях периодически проверяют условия хранения документов у
исполнителей, контролируют правильность их оформления и о результатах информируют руководителей структурных подразделений.
Канцелярия арбитражного суда и службы делопроизводства в
подразделениях ведут учет документооборота (как правило, по итогам
года). При необходимости готовятся предложения по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.
15. Прием и передача служебной информации
по каналу факсимильной связи
15.1. Служебная информация, полученная по каналу факсимильной связи, не рассматривается в качестве процессуального документа и не относится к официальным документам.
Передача процессуальных документов по каналу факсимильной
связи не допускается.
15.2. Прием и передачу информации по каналу факсимильной
связи осуществляет, как правило, канцелярия арбитражного суда.
15.3. По каналу факсимильной связи запрещается передавать
секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного
пользования», «Не для печати», а также рукописные материалы.
169
15.4. Ответственность за содержание информации, передаваемой
по каналу факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего
структурного подразделения.
15.5. Объем передаваемой информации не должен превышать
двух страниц машинописного текста, напечатанного через полтора
интервала.
15.6. Предназначенный для передачи текст печатается на писчей
бумаге черным цветом.
Неправильно оформленные материалы возвращаются исполнителю.
15.7. Информация, предназначенная для передачи, подлежит
обязательному учету по заявкам (приложение 35), которые подписываются руководителями структурных подразделений и передаются в канцелярию для исполнения.
В канцелярии проставляются порядковый номер, дата и время
отправки информации.
15.8. После передачи информации сотрудник канцелярии возвращает подлинник материала исполнителю с отметкой о времени
отправки.
15.9. Факсограммы, поступившие по каналу факсимильной связи, подлежат обязательному учету канцелярией в журнале установленной формы (приложение 36).
15.10. Принятые в канцелярии факсограммы незамедлительно
передаются адресатам под расписку: секретарям руководства арбитражного суда либо в структурные подразделения ответственным за
делопроизводство.
Факсограммы на иностранных языках передаются под расписку
в секретариат председателя суда.
16. Составление номенклатуры дел
16.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых
в арбитражных судах Российской Федерации, с указанием сроков
их хранения.
Номенклатура дел составляется в соответствии с «Основными
правилами работы ведомственных архивов» (М., 1988) и «Перечнем
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» (М., 1989) 5.
16.2. Номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (приложение 37) составляется службой делопроизводства
суда при методической помощи работника архива суда в последнем
квартале предшествующего года на основании номенклатуры дел
структурных подразделений, представленных их руководителями.
170
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]