Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Организация деятельности судов. Основные нормативно-правовые акты. Учебное пособие для вузов
.pdf
Раздел 22. Передача дел на архивное хранение
Приложение 1. Акт об отсутствии документов или других вложений
в почтовых отправлениях
Приложение 2. Регистрационно-контрольная карточка
Приложение 3. Внутренняя опись документов
Приложение 4. Индексы арбитражных судов Российской Федера-
ции
Приложение 5. Дело
Приложение 6. Определение о возвращении искового заявления
Приложение 7. Определение об отказе в принятии искового заяв-
ления
Приложение 8. Определение о принятии искового заявления
Приложение 9. Определение о подготовке дела к судебному разби-
рательству
Приложение 10. Определение о прекращении производства по делу
Приложение 11. Определение об обеспечении иска
Приложение 12. Решение
Приложение 13. Исполнительный лист
Приложение 14. Определение о приостановлении исполнения реше-
ния
Приложение 15. Определение о возвращении апелляционной жало-
бы
Приложение 16. Определение о принятии апелляционной жалобы к
производству
Приложение 17. Постановление апелляционной инстанции
Приложение 18. Справка на возврат госпошлины
Приложение 19. Протокол судебного заседания
Приложение 20. Определение
Приложение 21. Определение о возвращении кассационной жалобы
Приложение 22. Определение о возвращении кассационной жалобы.
Примерный образец
Приложение 23. Определение о принятии кассационной жалобы к
производству
Приложение 24. Постановление кассационной инстанции по про-
верке законности и обоснованности решений (оп-
ределений, постановлений) арбитражных судов,
вступивших в законную силу
Приложение 25. Опись дел постоянного и временного сроков хране-
ния (по личному составу)
Приложение 26. Регистрационно-контрольная карточка
Приложение 27. Образец телеграммы
Приложение 28. Список партионных почтовых отправлений, подан-
ных на почту в отделение связи
Приложение 29. Заявка на машинописную работу
Приложение 30. Журнал учета отпечатанных документов
141
Приложение 31. Заказ в множительное бюро
Приложение 32. Журнал учета документов, размноженных в копиро-
вально-множительных бюро
Приложение 33. Журнал учета и выдачи печатей и штампов
Приложение 34. Журнал учета бланков
Приложение 35. Заявка на передачу служебной информации по ка-
налу факсимильной связи
Приложение 36. Журнал учета принятых факсограмм
Приложение 37. Сводная номенклатура дел
Приложение 38. Акт о выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих хранению
Приложение 39. Форма листа-заверителя дела
Приложение 40. Форма внутренней описи документов дела
Приложение 41. Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 42. Сдаточная опись дел, законченных производством
Приложение 43. Заявка на получение дела из архива
Приложение 44. Карточка — заместитель дела
Приложение 45. Журнал для учета бланков исполнительных листов
Приложение 46. Журнал учета выдаваемых исполнительных листов
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и
иными документами, письмами и обращениями граждан и носит
обязательный характер при ведении делопроизводства в системе
арбитражных судов Российской Федерации применительно к особенностям структуры с учетом штатной численности и технической
оснащенности каждого конкретного арбитражного суда.
1.2. Общее ведение делопроизводства и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях арбитражного суда возлагается на службу делопроизводства — канцелярию, иное подразделение или специалиста суда 1.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, обращениями граждан в судебных составах и структурных подразделениях 2 возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который утверждается приказом по арбитражному суду.
1.4. Работники арбитражного суда несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность процессуальных и других документов.
142
Об утрате документов немедленно докладывается руководству
арбитражного суда, по данному факту руководитель подразделения
составляет акт, в необходимых случаях назначается служебное расследование.
1.5. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к работе с
этими документами.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций, а также использование содержащихся в них сведений в
средствах массовой информации допускаются только с разрешения
руководства арбитражного суда.
1.6. Передача документов из подразделения в подразделение
осуществляется через канцелярию под расписку лица, принимающего документ, по указанию руководителя, ранее установившего
исполнителя.
1.7. Судьи и специалисты арбитражного суда при уходе в отпуск, выезде в командировку обязаны, по указанию руководителя
подразделения, передать через ответственного за ведение делопроизводства в подразделении находящиеся у них на исполнении документы другим исполнителям. При увольнении или переходе на
работу в другое подразделение арбитражного суда все числящиеся
за работником документы передаются лицу, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.
1.8. Правила работы с секретными документами определяются
специальной инструкцией.
2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции
2.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.
2.2. Корреспонденция принимается от почтовых отделений и от
граждан в течение всего рабочего дня.
2.3. При приеме корреспонденции сотрудники канцелярии проверяют состояние конвертов или упаковки, правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю.
2.4. При вскрытии конвертов (упаковок) проверяется наличие
документов и материалов, указанных в приложении; сверяются исходящие номера документов с учетными номерами, указанными на
конвертах. Конверты прилагаются к документам.
2.5. В случае отсутствия указанных в приложении документов
или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах
(приложение 1), который подписывается сотрудниками канцелярии.
Один экземпляр акта прилагается к поступившему документу и пе-
143
редается вместе с ним на рассмотрение исполнителю, второй хранится в наряде канцелярии.
2.6. Пакеты с пометкой «Лично» не вскрываются. Они направляются адресатам, их содержимое не является официальным документом до возвращения в канцелярию и регистрации.
2.7. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по
категориям: исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, дополнительные материалы к судебным
делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т. д.
2.8. Сотрудники канцелярии в правом углу нижнего свободного
поля первого листа документа проставляют штамп с полным наименованием арбитражного суда, указывают дату поступления документа, входящий номер и индекс.
Зарегистрированные документы передаются в соответствующее
подразделение.
2.9. В приемной (секретариате) ведется журнал приема-передачи
телефонограмм, факсограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
2.10. Регистрация процессуальных документов ведется отдельно
от других видов документов.
Регистрационный номер искового заявления должен включать в
себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер искового заявления, присваиваемый в пределах одного календарного года, а также год поступления заявления. При необходимости может дополняться индекс судебного состава.
Например: А01—125/96-С4, где А01 — индекс Арбитражного суда Республики Адыгея (приложение 4), 125 — порядковый номер
искового заявления, 96 — календарный год, С4 — индекс судебного
состава.
2.11. Регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем
рассмотрении дела в судебных инстанциях.
2.12. При заполнении регистрационно-контрольных карточек (приложение 2) сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в суд,
исходящий номер и дата искового заявления, полное наименование
истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле (название организации, фамилия, имя, отчество гражданина-предпринимателя).
2.13. Регистрация искового заявления может производиться в
автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой компьютерных карточек) или по картотеке (на регистрационно-контрольных карточках).
144
2.14. Зарегистрированные сотрудниками канцелярии исковые
заявления передаются не позднее следующего дня под расписку в
регистрационно-контрольных карточках ответственным за делопроизводство в соответствующих коллегиях с указанием даты передачи.
2.15. Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки
с распиской о поступлении искового заявления в коллегию (судебный состав) хранится в картотеке канцелярии. Второй экземпляр
карточки передается вместе с исковым заявлением в коллегию (судебный состав) и хранится в наряде у ответственного за делопроизводство. В последующем в регистрационно-контрольную карточку
(компьютер) вносятся данные о произведенных действиях.
2.16. После передачи искового заявления по назначению второй
экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в
отдельную картотеку коллегии или соответствующего подразделения арбитражного суда.
2.17. Судебное дело формируется в коллегии (судебном составе)
в следующем порядке: внутренняя опись документов (приложение
3); определение о принятии искового заявления к производству;
исковое заявление и документ, подтверждающий направление копии искового заявления и приложенных к нему документов лицам,
участвующим в деле; платежное поручение (квитанция) об уплате
государственной пошлины; копия претензии и квитанция о ее отправке, ответ на претензию (когда это предусмотрено федеральным
законом для данной категории споров или договором); документы,
подтверждающие обстоятельства, на которых основываются исковые требования; отзыв ответчика с прилагаемыми документами;
доверенность (если исковое заявление подписано представителем
истца); дополнительные документы, представляемые сторонами;
ходатайства и принимаемые по ним определения; решение; протокол судебного заседания; определение о назначении к слушанию
апелляционной жалобы; апелляционная жалоба; отзывы и другие
документы, представленные в апелляционную инстанцию; определения, постановление апелляционной инстанции; кассационная
жалоба, отзывы, определения, постановление и т. д. Документ-ответ
помещается за документом-запросом.
2.18. Наименование всех документов вносится во внутреннюю
опись дела в порядке поступления. Нумерация листов дела ведется
карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
Указанные материалы подшиваются в дело с твердой обложкой
(приложение 5). Объем одного тома дела не должен превышать
150 листов.
К арбитражному делу не должны приобщаться материалы, подлежащие возврату, дубликаты уже имеющихся в деле документов,
черновики.
145
2.19. Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда
принимается и регистрируется в порядке аналогичном порядку
приема и регистрации исковых заявлений.
2.20. Сотрудники канцелярии после регистрации апелляционной жалобы подбирают соответствующее арбитражное дело, рассмотренное судом первой инстанции, и приобщают к нему жалобу.
В регистрационном штампе на апелляционной жалобе проставляется номер дела, соответствующий номеру искового заявления, и дата
регистрации.
2.21. Данные по апелляционной жалобе вносятся канцелярией в
регистрационно-контрольную карточку (компьютер) в следующем порядке: дата поступления, исходящий номер апелляционной жалобы,
наименование заявителя. Апелляционная жалоба вместе с делом не
позднее следующего дня передается канцелярией под расписку в регистрационно-контрольной карточке секретарю заместителя председателя суда, курирующего рассмотрение апелляционных жалоб, либо председателю судебного состава по рассмотрению апелляционных жалоб.
2.22. После назначения судебного состава для рассмотрения апелляционной жалобы информация о судебном составе и судье-докладчике
вносится в регистрационно-контрольную карточку (компьютер) и жалоба вместе с делом передается исполнителю под расписку.
Сведения об этом сообщаются в канцелярию не позднее сле-
дующего дня.
2.23. Регистрационно-контрольная карточка помещается в отдельную картотеку «Апелляционные жалобы» для последующего
контроля за сроком рассмотрения жалобы и справочной работы.
2.24. Кассационная жалоба принимается и регистрируется арбитражным судом первой инстанции в порядке аналогичном порядку
приема и регистрации исковых заявлений и апелляционных жалоб.
2.25. При регистрации кассационной жалобы канцелярией проверяется наличие указанных в приложении документов, подписей,
наличие документов в деле согласно описи, состояние обложки и
документов (отсутствие залитых чернилами листов, целостность
листов и т. п.), наличие в описи дела подписи лица, ответственного
за делопроизводство, нумерация листов и т. д.
2.26. В регистрационном штампе на кассационной жалобе проставляется номер дела, присвоенный ранее исковому заявлению, и
дата поступления жалобы.
2.27. В регистрационно-контрольных карточках (компьютере)
канцелярией вносятся регистрационные данные о жалобе.
2.28. После регистрации кассационной жалобы сотрудники канцелярии подбирают дело и вносят соответствующую информацию о
поступлении жалобы на внутреннюю сторону обложки дела.
146
2.29. Правильно оформленная кассационная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается из канцелярии под расписку секретарю (помощнику) председателя или заместителя председателя арбитражного суда с сопроводительным письмом о направлении жалобы и дела в федеральный арбитражный суд округа.
2.30. Кассационная жалоба вместе с делом должна быть отправлена заказной почтой в федеральный арбитражный суд округа в
пятидневный срок со дня ее поступления.
Копия сопроводительного письма подшивается в наряд канце-
лярии для контроля за движением дела.
В регистрационно-контрольные карточки (компьютер) вносится
информация об отправке.
2.31. В случае поступления заявлений о принесении протестов
они принимаются и регистрируются в соответствии с порядком,
установленным в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, утвержденным распоряжением от 14 июля 1995 года ¹ 14.
2.32. Заявление о пересмотре по вновь открывшимся обстоятельствам вступившего в законную силу судебного акта принимается в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального
кодекса Российской Федерации (глава 23).
Заявление вместе с делом передается канцелярией секретарю
(помощнику) председателя или заместителю председателя для определения судебной инстанции, которая должна рассмотреть это заявление в соответствии со Ст. 194 Арбитражного процессуального
кодекса Российской Федерации.
2.33. Все дополнительные материалы по делу (отзывы, ходатайства и т. д.) регистрируются в хронологическом порядке в день их
поступления.
В регистрационно-контрольные карточки (компьютер) заносятся регистрационный номер, дата, исходящие реквизиты, наименование документа (содержание).
Заявление о пересмотре дела, дополнительные материалы и документы передаются ответственному за делопроизводство в коллегии (судебном составе) под расписку для передачи исполнителю, который приобщает их к делу и докладывает материалы дела председателю коллегии.
3. Прохождение судебного дела и документов
3.1. Исковое заявление вместе с приложениями к нему принимает ответственный за делопроизводство в коллегии (судебном составе) от сотрудника канцелярии под расписку в регистрационноконтрольной карточке, которая остается в картотеке канцелярии.
Вторая карточка передается в коллегию для учетной и справочноконтрольной работы.
147
3.2. Ответственный за делопроизводство в коллегии (судебном
составе), проверив реквизиты искового заявления, прилагаемые
документы и убедившись в уплате госпошлины, не позднее следующего дня передает исковое заявление председателю коллегии,
который своей резолюцией назначает судью для рассмотрения
искового заявления.
3.3. После назначения судьи информация вносится в регистрационно-контрольную карточку (компьютер). В тот же день исковое
заявление передается назначенному судье под расписку в регистрационно-контрольной карточке.
О вынесенном судьей определении делается отметка в регистра-
ционно-контрольной карточке (компьютере).
3.4. При принятии искового заявления к производству формируется судебное дело в порядке, указанном в п. 2.17. настоящей
Инструкции.
3.5. Специалист коллегии ведет последовательные контрольные
хронологические записи по установленной форме на внутренней
стороне обложки дела о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела, а именно: фиксирует даты
принятия судебных актов, их рассылки лицам, участвующим в деле,
даты выписки и отправки исполнительных листов взыскателям и т. д.
3.6. Процессуальные документы (определение, решение, постановление, исполнительный лист и др.), а также справка на возврат госпошлины оформляются на бланках (приложения 6—24). Бланки документов подлежат специальному учету и хранятся у ответственного за делопроизводство в коллегии и у заведующего машинописным бюро.
3.7. Дополнительные документы и материалы, в том числе: отзывы на исковое заявление, встречные иски, уведомления об изменении адреса и т. д., по мере поступления приобщаются к делу. Их
регистрационные номера, даты поступления и наименования (содержание) вносятся по указанию судьи в опись дела.
3.8. Ответственный за делопроизводство в коллегии не реже
двух раз в месяц представляет председателю коллегии сведения о
движении дел и документов, о контрольных сроках их исполнения,
причинах неисполнения и т. п.
3.9. После принятия судебного акта по делу подлинный экземпляр с копией исполнительного листа подшивается в дело. Заверенные ответственным за делопроизводство лицом копии судебных
актов (заверяется каждый лист) заказными письмами с уведомлениями о вручении направляются лицам, участвующим в деле. Об
отправке исполнительного листа делается отметка в регистрационно-контрольной карточке и на контрольной стороне обложки дела.
3.10. Специалист заверяет каждый лист описи документов дела. На
обложке дела проставляется дата завершения производства по делу.
148
3.11. Не позднее чем через неделю после истечения кассационного срока судебное дело по описи (приложение 25) сдается на хранение в архив под расписку заведующему архивом. Первый экземпляр
описи передается вместе с делом в архив, второй хранится у ответственного за делопроизводство коллегии до минования надобности.
3.12. Делопроизводство по апелляционной жалобе ведется по
правилам, предусмотренным для работы с исковыми заявлениями.
3.13. Делопроизводство по кассационным жалобам в федеральных арбитражных судах округов ведется в порядке аналогичном порядку приема, регистрации, прохождения исковых заявлений и
апелляционных жалоб.
3.14. Федеральный арбитражный суд округа не позднее пяти дней
после принятия постановления по кассационной жалобе возвращает
дело заказной почтой в арбитражный суд субъекта Российской Федерации. Производство (наряд) по этой жалобе остается на хранении в
судебном составе, рассмотревшем кассационную жалобу.
3.15. Дела из арбитражных судов могут быть истребованы Председателем Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, его
заместителями либо по их поручению, а также Генеральным прокурором Российской Федерации и его заместителями.
3.16. После регистрации запроса о высылке арбитражного дела в
архиве подбирается истребованное дело, к которому приобщается
запрос. Сотрудники архива (канцелярии) проверяют наличие документов, указанных в описи дела, и подготавливают сопроводительное письмо с указанием количества томов и листов.
Дело с сопроводительным письмом и запросом передается председателю арбитражного суда (его заместителю), который подписывает письмо.
3.17. Истребуемое дело направляется заказной почтой. Копия
сопроводительного письма вместе с запросом подшивается в наряд
истребуемых дел, который хранится в канцелярии.
Исходящие данные заносятся в регистрационно-контрольную
карточку (компьютер).
4. Регистрация, распределение, прохождение других
документов и корреспонденции
4.1. Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция,
не относящаяся к конкретным судебным делам, регистрируется в
канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере).
4.2. Прием и регистрация корреспонденции осуществляется в
порядке, определенном в разделе 2 настоящей Инструкции. Передача корреспонденции в структурные подразделения производится
в соответствии с их функциями.
4.3. При регистрации документа в правом углу нижнего поля
первой страницы на свободном от текста месте проставляется
149
штамп с полным наименованием арбитражного суда, указываются
регистрационный входящий номер, дата поступления документа,
индекс секретариата или структурного подразделения, куда направляется документ. Лицо, принявшее документ, ставит свою подпись.
4.4. Регистрационный номер, как правило, состоит из индекса
секретариата или структурного подразделения (согласно установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в пределах календарного года.
Например: С1—434 05.03.96,
ãäå Ñ1 — индекс секретариата председателя суда,
434 — порядковый номер по поступлении,
05.03.96 — дата регистрации.
4.5. На документ заполняются два экземпляра регистрационноконтрольных карточек (приложение 26), в которые вносятся следующие реквизиты: входящий регистрационный номер, присваиваемый в
канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента, исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа (письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный акт,
разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.
4.6. Зарегистрированные документы передаются по назначению в
день их регистрации, в крайнем случае — при поздней доставке, необходимости подбора материалов, большого объема корреспонденции —
не позднее следующего дня, а срочная корреспонденция — незамедлительно под расписку в регистрационно-контрольной карточке сотрудника, принимающего документы (секретаря, инспектора, специалиста,
помощника председателя суда, заместителя председателя).
Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки остается в контрольно-справочной картотеке канцелярии, второй экземпляр приобщается к документу для последующих отметок о его
прохождении и исполнении в подразделениях.
4.7. Секретарь (помощник) председателя суда (его заместителя)
или иной уполномоченный на то работник вносит информацию в
картотеку (журнал, компьютер) по поступающим документам и передает их председателю суда (его заместителю).
Секретарь (помощник) заносит в карточку (журнал, компьютер)
резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) с поручением об исполнении документа и в тот же день передает документ под расписку в канцелярию.
4.8. Сотрудники канцелярии вносят в регистрационноконтрольную карточку фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), резолюцию (указание) председателя суда
(его заместителя) о действиях по исполнению документа, сроке его
150
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]