Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Методологические основы анализа и оценки эффективности управления компанией
.pdf
41
Другим источником информации служат партнеры (покупате-
ли, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие
служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители
предпринимательских объединений.
Обширным источником деловой информации являются публи-
кации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах,
бюллетенях и др. Ряд материалов публикуется в открытой печати в
соответствии с требованиями законодательства. Это касается,
например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных
собраний в крупнейших акционерных обществах и т. п.
Таким образом, содержание каждой конкретной информации
определяется потребностями управленческих структур и архитектурной сложностью вырабатываемых ими решений, а всё многообразие информации, необходимой для принятия широкого круга управленческих решений, существенно различается по содержанию показателей, по целевому назначению, по основному содержанию, по
способам передачи, по источникам получения и т. п. Помимо этого,
ситуация в сфере бизнеса меняется столь стремительно, что общих
наблюдений и простого накопления сведений недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе, обработке, передаче и хранении информации, необходимой для принятия тех или
иных управленческих решений, и речь идёт уже не о простом наборе
информационных данных, а о создании информационного обеспечения, об объединении информации в систему.
Важность формирования качественного информационного
обеспечения признаётся виднейшими специалистами в области менеджмента (А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухин, Л. Н. Бадалов, Ю. П.
Алексеев, Р. А. Белоусов [1], И. Н. Герчикова [4], О. С. Виханский
[7] и др.) и экономического анализа (М. И. Баканов [16], А. Д. Шеремет [17; 18], В. В. Ковалёв [19], Г. В. Савицкая [12], Н. Н. Селезнёва, А. Ф. Ионова [11], Л. С. Сосненко, [20], Н. П. Любушин [10;
21] и др.). Причём наиболее рациональной формой его организации
видится система информационного обеспечения.
Термин «система» используют в тех случаях, когда требуется
охарактеризовать объект как нечто целое, сложное, о чём невозможно сразу дать представление. При этом для характеристики
42
необходимо рассмотреть различные аспекты функционирования
системы, проанализировать её свойства. Т. Н. Тимченко отмечает,
что всё многообразие подходов к определению понятия «система»,
тем не менее, не даёт однозначного толкования, что считать системой, а что нет, не устанавливает однозначных границ систем. Однако можно выделить особенности системы, которые всесторонне
характеризуют её и так или иначе присутствуют в различных формулировках определений:
1. Система есть не просто механический набор элементов, а
целенаправленное их соединение в виде определённых структур и
взаимосвязей. Система есть организационное единство элементов.
Нарушение взаимосвязей приведёт к разрушению системы.
2. Системы проектируются с учётом критериев оптимальности
и функционируют согласно построенным заранее оптимальным
планам.
3. Системы создаются для достижения какой-либо цели, для
решения определённых задач. Не существует систем, не предназначенных ни для чего, не решающих никаких задач. Любая система
имеет своё предназначение [22, с. 16].
На наш взгляд, совокупность информации, используемой современными организациями для принятия управленческих решений, можно позиционировать не просто как информационную базу,
а как информационную систему, так как её создание и функционирование соответствует основным особенностям систем.
И. Н. Герчикова [4, с. 133] выделяет следующие элементы ин-
формационной системы:
– субъекты, осуществляющие прием, передачу, обработку,
преобразование и хранение информации;
– компоненты обработки информации;
– внутренние и внешние каналы ее передачи (связи);
– управленческая информация.
В управленческих информационных системах последовательно
реализуется принцип единства производственного процесса, информации и управленческой деятельности путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и прогнозно-аналитических расчетов. Таким
образом, информационная система обладает первой выделенной
особенностью систем.
43
Ведя информационную работу, менеджер должен четко пред-
ставлять ответы на следующие вопросы:
какая нужна информация;
к какому сроку нужна информация;
как будет использоваться информация;
кто будет получателем и пользователем информации;
где данная информация может быть получена;
какие аппаратные, программные и организационные сред-
ства нужны для получения информации;
каков «механизм» сбора и обработки информации;
в какой форме информация должна быть представлена;
какова стоимость этой информации.
Для получения своевременных ответов на эти вопросы и, соот-
ветственно, для повышения оперативности управленческих воздействий, к информации выдвигается ряд требований. И. Н. Герчикова
[4, с. 133] выделяет следующие:
o краткость, четкость формулировок, своевременность поступ-
ления;
o удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
o точность и достоверность, правильный отбор первичных
сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и
обработки сведений.
Похожие требования к качеству информации сформулированы в
работах М. И. Бухалкова [13, с. 200], В. А. Абчука [14, с. 337]. Кроме
вышеизложенных требований В. Р. Веснин [3, c. 441] предлагает еще
ряд условий, которым должна соответствовать управленческая информация:
o количественная и качественная полнота;
o актуальность;
o доступность, легкость для восприятия;
o полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие
решения (информация средней ценности обеспечивает их снижение
до 30 %, высокой – в 2–10 раз, сверхвысокой – более чем в 10 раз);
o нормальная плотность (насыщенность), т. е. количество ин-
формации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».
44
Автор выделяет три уровня плотности информации: высокий –
80–100 % полезных сведений; нормальный – 50–80 %; низкий – ме-
нее 50 %. Низкая плотность увеличивает объем перерабатываемых
данных, усложняет их хранение и поиск.
На наш взгляд, выделение конкретных требований к содержа-
нию информации закладывает основу оптимальности её отбора, обработки, передачи и хранения, что соответствует второй особенно-
сти систем.
Для создания на предприятии управленческой информационной
системы, отвечающей принципам оптимальности, представляется
необходимым обеспечить ряд процедур организационнотехнологического содержания:
1) определить требования к содержанию информации и её
характеру в зависимости от стратегических целей развития предприятия;
2) создать системы хранения, использования, предоставления
информации, необходимой для целей централизованного и децентрализованного управления;
3) определить потребности в технических средствах по организации в целом и по каждому структурному подразделению.
Такая система, создаваемая с учетом специфики организации,
должна обеспечивать:
– своевременность поступления информации в систему и из
системы;
– мониторинг ситуации в управляемой системе;
– гарантированное формирование необходимой базы данных;
– оптимальность процесса обмена информацией между подраз-
делениями предприятия;
– минимизацию потерь информации, её искажения и неточ-
ности;
– оперативный отбор и анализ нужных для принятия решения
данных из разных источников, их сопоставление;
– обустройство всеми необходимыми средствами вычислитель-
ной техники, связи и коммуникаций в рамках организации в целом и
ее отдельных подразделений;
– автоматизацию административно-управленческого труда на
основе использования компьютерной техники;
– удобство пользователей в процессе применения отдельных
элементов системы в своей деятельности;
45
– контроль за её объективностью и достоверностью.
Управленческая информационная система предоставляет всю
совокупность необходимых сведений структурным подразделениям,
осуществляющим те или иные управленческие функции. В. А. Абчук [14, с. 237] в качестве объектов информационного обеспечения
называет подразделения, выполняющие основные функции менеджмента:
► прогнозирование и планирование;
► учёт, контроль и анализ деятельности;
► активизацию и стимулирование;
► координацию и регулирование;
► общую организацию работы.
Исходя из назначения управленческой информации, очевидно,
что её объединение в систему происходит целенаправленно, что соответствует третьей особенности систем. Нам видится целесообразным следующая формулировка целей создания информационной системы:
разработка программного обеспечения, создание и исполь-
зование банков данных;
проведение многовариантных расчетов в процессе разработки производственных, маркетинговых, инвестиционных программ, в
планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
автоматизированная обработка и выдача текстовой инфор-
мации;
оптимизация процесса принятия обоснованных управленче-
ских решений.
Задачи, решаемые с помощью информационных систем, можно
обозначить следующим образом:
координация деятельности по сбору и обработке производственных и финансовых отчётов в структурных подразделениях и в
целом по предприятию в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации;
определение потребности каждого конкретного руководителя
в характере и содержании необходимой ему информации для целей
оперативного и стратегического управления;
определение основных направлений системы сбора, обра-
ботки и хранения первичных данных;
определение основных направлений развития технологии
обработки информации;
46
централизованное планирование всех затрат на приобретение и обслуживание технических средств в целях обеспечения бесперебойного функционирования информационной системы;
определение уровня затрат, связанных с функционировани-
ем информационной системы;
обеспечение должного уровня сбора, хранения и предостав-
ления информации.
Цели и задачи реализуются через следующие возможности
внутрифирменной информационной системы:
– анализ информации о деятельности организации;
– получение контрольных данных о деятельности организации
и структурных подразделений;
– подготовка решений менеджеров всех уровней;
– решение оптимизационных задач;
– проведение расчетов по распределению ресурсов органи-
зации;
– ведение учёта и составление отчётности организации;
– осуществление налоговых расчётов и документирования;
– выполнение финансовых и кредитных расчётов;
– обеспечение логистических расчётов;
– формирование кадровой информации;
– обоснование снабженческих заявок;
– формирование маркетинговой информации;
– создание справочной информации, накопление базы данных;
– формирование архива организации;
– обеспечение оперативности и действенности внешней пере-
писки организации;
– разработка планов и контроль по их исполнению;
– контроль за реализацией управленческих решений.
Таким образом, мы выделили существенные особенности информационной системы, которые дают возможность позиционировать её именно как систему. Однако система – понятие относительное, поэтому её определение должно дополняться классификациями
и уточнениями.
Важной характеристикой системы является её структура, то
есть совокупность компонентов и связей.
Исходя из взаимодействия внешней среды и системы управления, содержащей управляемую и управляющую подсистемы, обеспечивающие в совокупности «замкнутый контур управления», а
47
также из функционального содержания менеджмента, можно определить место системы информационного обеспечения в процессе
принятия и осуществления управленческих решений, что наглядно
представлено на рисунке 1.
Внешняя среда
Замкнутый контур управления (систем управления)
Управляемая подсистема
Планирование Учет
Управляющаяподсистема
Контроль
База плановых,
прогнозных данных
База учётных
данных
Справочно-
информационный
фонд
Система аналитического обеспечения
Система аналитических показателей
Организация управления
Аналитические таблицы и расчеты
внешние информационные потоки
внутренние информационные потоки
Рис. 1. Формирование системы аналитического обеспечения
Внешняя среда оказывает перманентное влияние на систему
управления. Она является причинным генератором изменений определённых параметров управляемой системы, опосредованных через
управляющую систему. Для эффективного длительного функциони-
48
рования любого экономического субъекта необходима качественная
управляющая система, наиболее рациональной формой организации
которой является интегрированная информационная система менеджмента.
Внешняя среда и система управления, а также управляемая и
управляющая подсистемы при реализации основных функций менеджмента связываются потоками информации. Информационные
потоки, связывающие внешнюю среду и систему управления, будут
являться внешними, а связывающие управляемую и управляющую
подсистемы – внутренними. Кроме того, по направлению потоки
информации можно разделить на входящие и исходящие.
Всю информацию при наложении этих двух параметров можно
разбить на четыре составляющие: внешняя входящая, внутренняя
входящая, внутренняя исходящая и внешняя исходящая (рис. 2).
Внешняя
составля-
ющая
Внутренняя
составля-
ющая
Входящая
составляющая
Информация,
связанная с изменениями
внешней среды
Информация о состоянии
управляемой системы и её
реагировании на воздействия
управляющей системы
Информация, передающая
управленческие решения
Исходящая
составляющая
Открытые сведения
о состоянии системы
управления
Рис. 2. Составляющие информационных потоков
Внешняя входящая информация связана с изменениями внешней среды. Внутренняя входящая информация фиксирует изменения
управляемой подсистемы под воздействием внешней среды и
управляющей подсистемы. Внутренняя исходящая информация
49
представляет всю совокупность мер управленческого воздействия
управляющей подсистемы на управляемую. Внешней исходящей
является вся открытая сторонним заинтересованным пользователям
информация.
Остановимся более подробно на внутренних составляющих информационных потоков, которые позиционируются в пространстве
замкнутого контура управления и, соответственно, подвержены
возможности целевого преобразования.
Управляющая система аккумулирует входящую информацию и
формирует базу плановых и прогнозных данных, базу учётных данных и справочно-информационный фонд (включает справочную
информацию и информацию внеучётного характера), которые взаимодействуют друг с другом. Наибольшую плотность, интенсивность
и постоянный временной режим имеет учётный информационный
поток. Как показывают исследования [23], в составе экономической
информации, используемой для управления рыночными процессами
организации, наибольший объём приходится на информацию учётного характера. Характеристики плановой информации зависят от
состояния и уровня развития планирования на предприятии. При его
отсутствии этих данных вообще не будет, а при наличии интенсивность и временной режим потоков плановой информации будут
определяться установленными горизонтами планирования. Характеристики внеучётной информации не будут отличаться постоянством, так как во многом детерминированы воздействиями внешней
среды. Названные составляющие формируют систему информационного обеспечения. При этом структурное и содержательное её
наполнение будет определяться целевыми установками управления
в целом и анализа в частности, которые формализуются в системе
аналитических показателей и необходимы для формирования
управленческих решений.
Необходимо отметить, что в качестве компонентов системы
информационного обеспечения будет выступать вся совокупность
информации, а структурирована она может быть не только на внутреннюю и внешнюю, входящую и исходящую, но и разделена по
другим разнообразным признакам, рассмотренным выше.
Как отмечалось ранее, важной характеристикой системы являет-
ся, помимо совокупности компонентов, связь. Связь обеспечивает
возникновение и сохранение структуры и целостных свойств системы
и определяется как ограничение степени свободы элементов. Инфор-
50
мационной системе присущи разнообразные связи между её компонентами и элементами. В частности, связи в информационной системе
будут направленные; сильные и слабые; по характеру – подчинения,
равноправные, генетические, управления; прямые и обратные.
Для уточнения характеристики информационной системы целесообразно определить, к каким классам она относится, что целесообразно сделать в таблице 4.
Таблица 4
Позиционирование информационной системы
в общей классификации систем
Классификационные
признаки
1. По природе элементов физические +
2. В зависимости от проис-
хождения
3. По длительности существования
4. В зависимости от степени
изменчивости свойств
5. В зависимости от степени
сложности
6. В зависимости от отноше-
ния к среде
7. В зависимости от реакции
на возмущение воздействия
8. По признаку организован-
ности
Содержательное
наполнение классов
систем
реальные +
природные
искусственные +
постоянные +
временные
статические
динамические +
простые
сложные +
большие +
изолированные
закрытые
открытые
открытые равновесные
открытые диссипативные
активные
пассивные +
хорошо организованные
плохо организованные +
самоорганизующиеся
Позиционирование
информационной
системы
+
+
В соответствии с первым признаком, информационная система
будет относиться в большей мере к классу абстрактных систем, элементы которых не имеют прямых аналогов в реальном мире, создаются в результате творческой деятельности человека, так как информация сама по себе не имеет вещественной формы воплощения. Од-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]