Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Методологические основы анализа и оценки эффективности управления компанией
.pdf
31
Существует мнение, что эффективность управления обусловлена:
– управленческим потенциалом менеджмента (профессиональными и личными характеристиками менеджеров);
– организационной структурой управления;
– схемами функционирующих в организации коммуникативных
процессов;
– стилем руководства организацией;
– технологией управления (совокупность функций, методов и
форм управленческого воздействия);
– организационной культурой;
– социально-психологическими факторами [12].
Д-р эконом. наук, профессор Л. Е. Басовский связывает эффективность управления с процессом коммуникаций: коммуникации
между организацией и средой, между уровнями и подразделениями,
коммуникации по восходящей, коммуникации между различными
подразделениями, между руководителем и подчинённым, между руководителем и его рабочей группой, неформальные коммуникации
[5, с. 52–54].
В. И. Бовыкин связывает эффективное управление с функционированием двух систем: управления персоналом организации и
управления организационно-техническими средствами. При этом
эффективная система управления персоналом должна функционировать по «законам» эффективной мотивации, в то время как эффективная система управления организационно-техническими средствами – по «законам» эффективной организации труда с учётом
горизонтального и вертикального его разделения на основе используемых производственных технологий [6, с. 119, 121–122].
По мнению д-ра эконом. наук, профессора И. Н. Герчиковой [4, с.
368–369], на эффективность управленческой деятельности реальное
воздействие оказывает процесс измерения производительности,
служащей обобщающим критерием экономической эффективности
производства, поскольку:
– привлекается внимание руководства к проблеме повышения
производительности и факторам, оказывающим воздействие на её
уровень;
– участие работников в процессе измерения производительности мотивирует их творческую активность и изыскание резервов
повышения производительности;
32
– количественные оценки производительности делают возможным более конкретный анализ проблемы.
Д-р эконом. наук, профессор В. Р. Веснин выделяет ряд условий эффективного управления:
– эффективное управление соответствует цели и стратегии организации;
– эффективное управление должно быть своевременным;
– эффективное управление требует формирования и поддержания в организации высокой культуры поведения и руководства;
– важнейшими условиями эффективного управления являются
использование новейших информационных и управленческих технологий, максимальная автоматизация и компьютеризация деловых
процессов;
– высокая эффективность управления обеспечивается профессионализмом персонала и управляющих;
– значительный рост эффективности управления достигается в
том случае, когда члены организации отождествляют её цели с собственными, активно участвуют в разработке и принятии решений;
– эффективное управление требует формирования надёжных
коммуникаций, позволяющих своевременно обеспечивать всех
участников управленческого процесса необходимой информацией и
поддерживать надлежащий уровень обмена ею;
– эффективное управление не возможно без заинтересованности всех участников в его результатах [3, с. 11–12].
Автор также выделяет признаки эффективной системы управления:
– высокая оперативность, надёжность, качество принимаемых
решений;
– минимизация затрат времени, связанных с их подготовкой;
– экономия общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;
– улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;
– снижающаяся доля административных работников в персонале организации;
– надёжные обратные связи;
– своевременность и полнота информации;
– учёт социально-психологических особенностей участников;
– обеспечение оптимального размера подразделений [3, с. 22].
33
Таким образом, можно констатировать, что содержательное
наполнение категории «эффективность управления (управленческой деятельности)» является комплексным, ёмким, охватывающим
широкий круг и экономических, и психологических, и социальных
аспектов. С одной стороны, эффективность управления характеризует степень достижения управляющим органом и управляемой системой поставленных целей и запланированных результатов; с другой стороны, это характеристика степени управляемости организации; скорости и формы её реагирования на принимаемые менеджером управленческие решения.
1.3. Концептуальные основы композиции
управленческих информационных систем
С позиций науки об общих законах управления – кибернетики –
управленческая деятельность представляет собой целенаправленную переработку информации. Информация о состоянии объекта
управления, попав в орган управления, преобразуется в нем в командную информацию. Командная информация, представляющая
управленческое решение, составляет основу управленческой деятельности. Таким образом, информация является исходным и конечным материалом, над которым работает менеджер. От наличия,
качества и своевременности поступления информации во многом
зависит успех и эффективность управления.
Информация считается одним их основных понятий современ-
ной кибернетики, поэтому необходимо уделить внимание его трактовкам, встречающимся в научных разработках по менеджменту. М.
И. Бухалков [13, с. 195] под информацией понимает разъяснения,
изложения, сведения, передаваемые людьми устным, письменным
или иным способом с помощью условных сигналов, технических
средств и других специальных устройств. Автор подчеркивает, что
информация является общенаучным понятием, включающим в себя
обмен сведениями между людьми, между человеком и машиной,
обмен сигналами между машинами.
В. А. Абчук [14, с. 237] в своих трудах использует определение,
которое, на наш взгляд, отражает более научный подход к вопросу:
«Информация – это осмысленные, упорядоченные данные, сведения
об определенном событии, факте, явлении или ситуации». Автор
указывает, что зачастую информацию ошибочно отождествляют с
34
данными. Главное различие этих понятий в том, что информация –
это не просто данные, а нечто большее: осмысленные, упорядоченные сведения.
Наиболее точным и емким нам представляется определение,
используемое В. Р. Весниным [3, c. 440], который трактует понятие
«информации» как совокупности качественных и количественных
сведений о процессах, протекающих в организации и её окружении
и способствующих преодолению неопределенности. Она может
приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия управленческих решений.
В условиях технократического общества информация является
важнейшим ресурсом развития любой организации. Особенностями
информации как ресурса являются:
– неисчерпаемость;
– сохраняемость и накапливаемость;
– возможность параллельного использования;
– легкость передачи.
Потребность в управленческой информации определяется мно-
гими факторами:
содержанием решаемых задач;
периодичностью повторения задач;
квалификационными навыками менеджеров.
Необходимость в информации определяется в основном содер-
жанием и масштабностью деятельности предприятий, сложностью
подлежащей решению проблемы. Так, М. И. Бухалков [13, c. 197]
считает, что для осуществления производственно-экономической
деятельности каждой организации необходима следующая информация:
о рыночном спросе, объеме предложения, ассортименте и
качестве выпускаемой продукции, действующих ценах, планируемой прибыли, рынке сбыта и условиях поставки продукции;
прошлом, настоящем и будущем развитии отрасли произ-
водства, состоянии национальной экономики, результатах проводимых научных исследований, сравнительных показателях отечественного и мирового производства;
имеющихся покупателях и потенциальных потребителях
производимых предприятием изделий на региональном, российском
и мировом рынках;
существующих и предполагаемых производителях товаров
35
и услуг, соответствующих по назначению и качеству выпускаемым
на данном предприятии;
применяемых новой технике и технологии, формах органи-
зации труда и производства, системах управления персоналом и
производством на отечественных и зарубежных предприятиях;
основных характеристиках состава и структуры персонала,
в том числе о количестве работников, уровне их подготовки, квалификации и производственном опыте;
стратегии и перспективе развития собственного предпри-
ятия, обновлении выпускаемой продукции, росте образования кадров, основных источниках пополнения персоналом различных категорий и т. д.
Существует множество классификационных признаков, по ко-
торым управленческая информация делится на виды, группы и
подгруппы. Единой, общепризнанной классификации информации
не выработано, что вполне объясняется её многообразием и широтой. Разные авторы в своих исследованиях используют разные
классификации. В зависимости от характера и направлений реализации всю необходимую для управления информацию можно условно
разделить на следующие виды: ознакомительная, справочная, целевая, ситуационная, расчётная, учётная, контрольная, аналитическая,
планирующая, руководящая [14, с. 238].
Ознакомительная информация служит для сообщения сведений
общего характера. Получение её не влечет за собой принятия какихлибо немедленных мер (данные о политической ситуации, уровне
жизни населения и т. п.).
Справочная информация также не требует непосредственной
реакции менеджера. Она отличается от ознакомительной большей
структурированностью и конкретикой.
Целевая информация ориентирована на решение вполне опре-
делённых управленческих задач и требует соответствующей реакции менеджера (информация о падении цен, о сбоях в поступлении
электроэнергии и т. п.).
Ситуационная информация определяется обстановкой, в кото-
рой действует организация (сведения, необходимые для заключения
сделки, выхода на новый рынок, подготовки к годовому отчету).
Расчётная информация необходима для осуществления опреде-
лённых вычислений (определения показателей работы предприятия,
проведения кредитных операций и т. д.).
36
Учётная информация требуется для ведения учёта в организа-
ции. Она используется при составлении отчётов, сведений для
налоговых органов и т. п.
Контрольная информация нужна для постоянного или эпизоди-
ческого контроля подразделений организации, дочерних предприятий, филиалов, а также для отслеживания проводимых мероприятий.
Аналитическая информация поступает в организацию, как пра-
вило, по запросу и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или явлений (аналитические обзоры
конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валюты,
прогнозы цен и т. п.).
Планирующая информация – это данные, необходимые для
планирования деятельности организации (сведения по внешним заказам, нормативные документы и т. д.).
Руководящая информация представляет собой обязательные
для выполнения указания (распоряжения органов государственного
и муниципального управления, требования собственника организации, постановления правоохранительных органов и т. д.).
Наиболее полной и достаточно детализированной нам пред-
ставляется следующая классификация управленческой информации,
представленная в работе В. Р. Веснина [3, с. 442]:
по носителям (электронные, вещественные и т. п.);
направлению движения (входящая и исходящая);
источнику (внешняя и внутренняя);
содержанию (экономическая, правовая, техническая и т. д.);
спектру применимости (одноцелевая связана с решением од-
ной конкретной проблемы; многоцелевая – нескольких различных);
назначению:
– оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;
– отчетная предназначается для анализа (она бывает статисти-
ческой, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и
частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);
возможности закрепления и хранения:
– воплощенная в материальных объектах;
– фиксируемая на материальных и виртуальных носителях
(хранится бесконечно, не подвергаясь искажению);
37
– не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а
затем постепенно исчезает);
степени готовности для использования:
– исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые. Если она собирается в соответствии с конкретной
потребностью организации на основе известной методики, то считается первичной. Такая информация достаточно достоверна и непротиворечива, но её сбор может потребовать больших затрат времени
и средств и не всегда заканчивается успехом. Поэтому исходную
информацию стараются получить на стороне в готовом виде, что
обходится дешевле. Однако в этом случае она часто бывает устаревшей, может содержать лишние сведения, искажения и неточности и, если неизвестна методика сбора, требует перепроверки;
– промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации,
позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;
– конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;
Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются «знаниями».
степени важности:
– основная информация включает сведения, необходимые для
принятия решений и выполнения работы (например, указания,
предписания, инструкции);
– вспомогательная информация облегчает работу с основной;
– желательная (без которой можно обойтись) несет сведения об
итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;
полноте:
– частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;
– комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об
объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;
назначению:
– универсальная информация необходима для решения любых
проблем;
– функциональная – родственных;
38
– индивидуализированная – данной конкретной уникальной
проблемы;
характеру потребности:
– постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;
– переменная используется в течение короткого срока или один раз;
степени надёжности:
– достоверная (уровень достоверности – 80–100 %);
– вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 %,
что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от
существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;
– ложная (заведомо или в силу обстоятельств);
особенностям распространения:
– устная;
– письменная;
– комбинированная.
Пути передачи информации оказывают разное психологическое
воздействие – устная информация, как правило, эффективнее письменной.
степени организованности:
– систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;
– бессистемная;
способам воспроизведения:
– визуальная;
– аудиовизуальная;
– аудиоинформация;
степени открытости, т. е. возможности предоставле-
ния ее разным категориям пользователей:
– открытая (предназначается для всех);
– конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее
утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);
– секретная (включает особо важные сведения, от которых за-
висит жизнеспособность организации);
39
в соответствии с порядком предоставления:
– по предписанию;
– в установленные сроки;
– по запросу;
– по инициативе отправителя;
степени охвата организационных процессов (сплошная и
выборочная);
пользователям (внешняя и внутренняя);
видам (нормативная, плановая, фактическая);
степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).
Для высшего звена, как правило, необходима информация преимущественно общего характера, качественная, внутренняя и внешняя, в зависимости от необходимости принятия решений, позволяющая делать анализ и прогнозы, давать оценки. Для низового звена
требуется постоянная узкоспециальная оперативная информация,
преимущественно о внутренних процессах в количественной форме.
Насколько может быть разнообразна управленческая информация, настолько будут разными и источники её получения. А. В. Игнатьева и М. М. Максимцов [15, с. 55] указывают, что основными
источниками сведений о деятельности организации являются:
различного рода документы;
сотрудники организации, характеризующие её деятельность
в процессе опросов и бесед;
непосредственные наблюдения специалистов-системщиков
за процессом деятельности организации.
Документы, связанные с системой, можно разделить на следу-
ющие группы:
а) официальные положения и инструкции, регламентирующие
функции организации или подразделений и определяющие сроки и
процедуры обработки информации и принятия решений;
б) входные документы, возникающие вне системы;
в) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;
г) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;
д) выходные документы.
Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и
целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых
этапах работы нужны обобщённые данные; для других задач и на
40
более поздних этапах – детальные. Поэтому предварительно намечается круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оцениваются полученные сведения и корректируется план дальнейших
бесед. Сбор сведений «вслепую», простое их коллекционирование
приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и использованию.
Обследование и изучение, детализация сведений о системе мо-
гут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система
живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому важно вовремя завершить изучение организации.
Авторы отмечают, что ни один из указанных источников в от-
дельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы. Документы сравнительно
быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние
дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить
существующее положение дел; наблюдение может оказаться искажённым случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях
изучения обязательна интеграция методов получения информации о
работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных
из разных источников, повторное возвращение к уже изученному
процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных
сведений, детализации ранее не уточнённых важных аспектов. Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления.
В. Р. Веснин делит все источники сведений на внутренние и
внешние [3, с. 444]. К внутренним источникам информации автор
относит бухгалтерскую и статистическую отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.
Внешние источники информации более многочисленны и раз-
нообразны. В их числе автор выделяет сотрудников организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых
встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они
имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и
целенаправленный сбор необходимых сведений.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]