1.5. Функции менеджмента

Функции – виды деятельности, необходимые для осуществления управления [8, 9, 26, 28, 30, 32, 39, 44, 47, 48]. Содержание и набор действий менеджмента зависит от типа организаций (коммерческая, общественная, образовательная, военная), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (верховный, средний, нижний), от задач внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы). Несмотря на все это многообразие, для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности, их можно сгруппировать в пять основных функций управления:

1. Планирование – выбор целей и плана действий по их достижению, т.е. планирование определяет цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование должно ответить на вопросы: где организация находится? куда необходимо двигаться? как это сделать? какие препятствия могут возникнуть при достижении целей? Планирование ─ это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование осуществляется непрерывно из-за неопределенности будущего. Планы нужно постоянно пересматривать.

2. Организовывание – распределение задач между отдельными подразделениями или работниками. Организовывание сродни некой структуре. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы предприятие могло выполнять свои планы. Одним из элементов является работа, конкретные задания. Без должной организации нельзя выполнить план.

Организация как функция менеджмента реализуется через:

а) определение структуры предприятия;

б) распределение функций между подразделениями;

в) установление ответственности (предоставление прав) между работниками управления;

г) корректировка результатов.

3. Координация – установление взаимодействия между подразделениями. Распределение задач или работ между подразделениями или работниками еще не гарантирует выполнения плана. Общая цель разбивается на множество подцелей (задачи или работы). Для своевременного достижения цели необходимо одновременное выполнение ряда подцелей. Это вызывает необходимость в определении сроков достижения подцелей, в определении ответственных за выполнение каждой работы, установлении коммуникаций между ответственными за выполнение работ.

4. Мотивация – побуждение исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей. Даже самые идеальные планы и структура организации не помогут, если работники некачественно выполняют работу. Основной задачей мотивации является побуждение членов организации выполнять работу в соответствии с делегированными обязанностями и в соответствии с планом. Мотивация ─ результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для того чтобы эффективно мотивировать работников, руководителю надо определить, каковы же эти потребности и обеспечить способ удовлетворить исполнителю эти потребности через выполняемую работу.

5. Контроль – заключается в сравнении реально достигнутых результатов (показателей) с теми, которые были запланированы (ожидаемые значения показателей, стандарты). При проведении сравнения фактических результатов с ожидаемыми руководство может обнаружить отклонение в процессе достижения цели. Наличие рассогласования является сигналом для парирования этого отклонения.

Контроль является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять контроль как часть своих должностных обязанностей, так как выполнение этой функции способствует повышению качества деятельности предприятия. Повышение качества деятельности организации возникает благодаря своевременному выявлению промахов, ошибок и недостатков в работе подчиненных лиц и структурных подразделений.

Выделяются следующие виды контроля: предварительный; текущий; заключительный.

Предварительный контроль проводится еще на этапе планирования до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных решений.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Целью этого вида контроля является своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Заключительный контроль осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения.

Эффективная система контроля характеризуется:

а) стратегической направленностью;

б) ориентацией на результаты;

в) соответствием контролируемому виду деятельности;

г) своевременностью (нужная информация приходит к нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;

д) экономичностью и простотой.

Для повышения эффективности осуществления контроля необходимо установить стандарты и критерии для сравнения их с полученным результатом. Результаты сравнения затем используются для выполнения функции регулирования.

Регулирование ─ управленческая деятельность по ликвидации отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние. Регулирование ─ процесс выработки корректирующих мер и реализация принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное устранение выявленных проблем (отклонений).

В менеджменте рассматривают связующие или интеграционные процессы ─ такие виды деятельности менеджера, которые объединяют все вышеперечисленные функции управления, т.е. обеспечивают их реализацию. Это коммуникации и принятие управленческих решений.

Коммуникация ─ это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Для выполнения всех функций управления необходимо принятие решений, а также обмен информацией для выработки решений, понятных для всего персонала предприятия и его окружения. Коммуникация включает в себя передачу информации и то, как она передается. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации.

Процессы коммуникации являются важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными. Они позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего направления действий по достижению поставленных целей.

Особое внимание необходимо уделять повышению эффективности коммуникаций. Это возможно при выполнении следующих рекомендаций:

─ продумать форму идеи с точки зрения конкретной ситуации и цели и только после этого озвучить ее;

─ конкретизировать в своей речи слова, которые могут иметь разные значения. Например, вместо слова «срочно» использовать «через 15 минут»;

─ при передаче информации другому человеку стараться всегда встать на его место. Подумать о чувствах человека, который воспринимает передаваемую информацию;

─ необходимо помнить об установлении обратной связи, которая позволяет устранить недопонимание и акцентировать внимание на узловых моментах сообщения. Для установления обратной связи необходимо использовать вопросы и резюме.

Самое важное для руководителя – это создать в коллективе обстановку доверия. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми в организации. Если руководители открыты и честны со своими сотрудниками, последние в обмене информацией отвечают тем же. Чем выше открытость людей, участвующих в обмене информацией, тем ощутимее удовлетворение от контакта.

Открытость людей и доверие друг к другу помогают им преодолевать семантические барьеры.

Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Например, руководитель, говорящий подчиненному, что отчет представляется «адекватным», может иметь в виду, что он выполнен хорошо. Но подчиненный может декодировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения.

Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт и каждый обмен информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что исполнитель припишет то же значение символу, которое руководитель ему придал.

Принятие решения происходит в рамках управленческого цикла, который состоит из следующих этапов: принятие управленческого решения, реализация принятого решения, контроль исполнения принятого решения. На каждом этапе управленческого цикла выполняются определенные функции.

Управление – это совокупное осуществление функций. Реализация функций управления на конкретном экономическом объекте связана с выполнением задач, которые призван решать аппарат управления. Состав задач, как и структура самого аппарата, определяется особенностями объекта управления. В зависимости от особенностей объекта могут быть выделены задачи отдельных звеньев аппарата: техническая подготовка производства; различные виды обслуживания; обеспечение качества продукции.

Все функции управления осуществляются в тесном и постоянном взаимодействии с целями организации. Целеполагание составляет основу стратегического планирования, а определение задач рассматривается как тактика достижения успеха организации.

Планирование представляет собой процесс составления планов. План является документом, отражающим основные цели и задачи организации, а также пути их достижения.

Планы подразделяются на: краткосрочные (недельные, месячные, квартальные); среднесрочные (до года); долгосрочные (три, пять, десять и более лет).

Выделяют также классификацию планов в зависимости от масштабов решения различных задач организации [2, 4, 11, 14, 23, 46]:

─ стратегические планы предназначены для осуществления фундаментальной политики развития организации в долгосрочный период. Эти планы являются результатом стратегического планирования. Процесс стратегического планирования предусматривает множество видов управленческой деятельности: распределение ресурсов; изучение рынка и потенциальных конкурентов; внутреннюю координацию; подготовку кадров и контроль.

Распределение ресурсов включает в себя рациональное распределение материальных, трудовых и финансовых средств.

Изучение рынка и потенциальных конкурентов в условиях стратегического планирования заключается в том, что предприятие с появлением новых задач, связанных с нововведениями, вынуждено, прежде чем приступить к производству товара, исследовать большой круг вопросов: какой товар имеется на рынке в избытке, а какого недостаточно; какой товар пользуется спросом и кто его производит, его качественные характеристики и т.д.

Внутренняя координация заключается в том, что вся стратегическая деятельность предприятия подвергается изучению сильных и слабых ее сторон в целях достижения наибольшей эффективности внутренних операций. Внутренняя координация выступает в роли фильтра, отстаивая наиболее прибыльные операции и отбраковывая нерентабельные.

Подготовка кадров предусматривает систематическое повышение профессиональных знаний менеджеров. Практика показывает, что наибольших успехов в бизнесе добивается предприятие, где подготовке менеджеров уделяется первостепенное внимание.

Контроль в стратегическом планировании призван обеспечить достижение предприятием своих целей.

─ тактический план нацелен на решение более мелких проблем, связанных с относительно краткосрочными целями и задачами;

─ оперативные (текущие) планы носят исполнительский характер и затрагивают ежедневное, еженедельное, ежеквартальное планирование.

Сводным документом, вбирающим в себя совокупность стратегии и тактики работы организации, является бизнес-план. Этот документ является основой успешной деятельности организации.

Основное предназначение бизнес-плана заключается в решении следующих ключевых проблем:

─ анализ современного состояния организации и возникающих проблем на пути к ее успеху;

─ определение основных перспективных ориентиров;

─ выработка путей и методов разрешения стоящих перед организацией проблем и разработка оптимальных вариантов управленческих решений для достижения целей.