Налоговый учет. Учебное пособие для студентов вузов

Если же рекламный видеоролик (аудиозапись) организация планирует использовать менее 12 месяцев, то расходы по приобретению такого исключительного права признаются в качестве расходов на рекламу единовременно в месяце их осуществления.

4. Расходы на изготовление (печать) рекламных буклетов, листовок, лифлетов и флаеров

Минфин России допускает учитывать затраты на изготовление буклетов, лифлетов, листовок и флаеров, которые предназначены для рекламных целей и распространяются неопределенному кругу лиц, в составе ненормируемых расходов на рекламу на основании абз. 4 п. 4 ст. 264 НК РФ (письма от 02.11.2011 г. № 03-03-06/3/11, от 20.10.2011 г. № 03-03-06/2/157, от 02.11.2010 г. № 03-03-06/1/681, от 21.05.2010 г. № 03-03-06/2/93). А в письме от 16.03.2011 г. № 03-03-06/1/142 финансовое ведомство подчеркнуло, что буклеты и листовки являются разновидностью рекламных брошюр.

5. Участие в выставках и ярмарках – признаются в полном объеме.

К таким расходам можно отнести любые затраты, которые имеют непосредственное отношение к организации и проведению выставок, ярмарок и экспозиций.

Обычно в связи с организацией и проведением выставки большинство ее участников несут, прежде всего, следующие затраты:

–арендная плата за аренду площади и стендов в выставочном комплексе;

–оплата услуг рекламных агентств;

–оплата услуг охранных фирм;

–вступительный взнос за участие в выставке.

Кроме того, арбитражные суды признавали правомерными действия налогоплательщиков, которые в качестве рекламных расходов на участие в выставках учитывали затраты:

–на изготовление форменной одежды с логотипом и печатной продукции;

–на оплату услуг сторонней организации, которая обеспечивала оформление витрин и завоз продукции на выставку;

–стоимость алкогольной продукции, переданной производителем торговым организациям для участия в выставках.

Другая категория затрат на участие в выставке связана с изготовлением рекламной продукции, которая предназначена для бесплатной раздачи посетителям. Это, в частности, сувениры с логотипом компании – календари, ручки, пакеты, блокноты, зажигалки; брошюры, каталоги, буклеты, листовки; дисконтные карты, дающие право на приобретение товара со скидкой.

В данном случае вся рекламная продукция изготовлена исключительно для ее распространения на выставке.

А поскольку перечень расходов на участие в выставках ничем не ограничен, расходы на изготовление рекламной продукции, используемой на выставке, охватываются понятием "расходы на участие в выставке". Поэтому эти расходы можно признавать в полном объеме.

81

Решая вопрос о том, какую именно рекламную информацию организация будет размещать на выставке, необходимо помнить, что она должна быть связана либо с товарами (работами, услугами) организации, либо с данной организацией. В противном случае расходы нельзя будет признать рекламными.

6. Почтовые рассылки, дегустации, распространение продукции с логотипом

Ключевым моментом для учета расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли является распространение информации неопределенному кругу лиц.

Расходы, связанные с почтовой рассылкой рекламных материалов, учитываются в зависимости от получателей такой рассылки.

Если почтовая рассылка является адресной, т. е. осуществляется по базе данных потенциальных клиентов и предназначена для конкретных лиц, относящиеся к ней расходы рекламными не признаются (см. письмо Минфина России от 05.07.2011 г. № 03-03-06/1/392). Однако эти затраты учитываются на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и реализацией, и, следовательно, не нормируются. Такая позиция выражена в письмах УФНС России по г. Москве от 30.09.2008 г. № 20-12/091764, от 18.02.2008 г. № 20-12/015163, от 18.08.2006 г. № 20-12/74671 и подтверждена судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 11.12.2006 г., 14.12.2006 г. № КА-А40/12000-06).

Нередко организации распространяют подобную информацию, заключая с филиалами ФГУП "Почта России" договоры, в соответствии с которыми работники почты раскладывают рекламную информацию в почтовые ящики юридических и физических лиц. Такую почтовую доставку контролирующие органы называют безадресной, а связанные с ней затраты рассматривают как рекламные расходы.

Таким образом, расходы на почтовые услуги признаются рекламными только в том случае, если информация направляется заранее неизвестным получателям.

К указанным расходам относится также оплата услуг курьерского агентства по безадресной доставке и распространению печатных материалов ре- кламно-информационного характера (письмо Минфина России от 12.01.2007 г. № 03-03-04/1/1).

Если дегустация продукции проводится в магазинах, на ярмарках, на улице, т. е. в целях ознакомления с этой продукцией неопределенного круга потребителей, то имеют место рекламные расходы.

Если же такой круг лиц ограничен, например, при проведении дегустации в детских садах и школах, которые являются потенциальными покупателями организации, то речь идет не о расходах на рекламу, а о безвозмездной передаче имущества, стоимость которого в целях налогообложения не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Это же справедливо и в отношении распространения сувенирной продукции. Сувенирная продукция, содержащая символику налогоплательщика, пере-

82

даваемая конкретным лицам во время проведения деловых встреч в целях поддержания интереса к деятельности передающей стороны (акты с указанием ор- ганизации-контрагента, фамилия ее представителя), в силу определенности круга получающих ее лиц не может быть квалифицирована в качестве рекламных расходов.

Согласно официальной позиции расходы на дегустацию могут учитываться при налогообложении прибыли в размере, не превышающем 1 % выручки от реализации.

Письмо Минфина России от 04.08.2010 г. № 03-03-06/1/520

Финансовое ведомство указало, что расходы на дегустацию продукции могут учитываться в расходах на рекламу в размере, не превышающем 1 % выручки от реализации, если дегустация направлена на поддержание интереса к продукции налогоплательщика у неопределенного круга лиц.

5.4.Расходы на командировки

Всоответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой следует понимать поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Документы, подтверждающие командировочные расходы Порядок направления работников в командировки изложен в Положении

об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Документальное отражение командировочных расходов

С 8 января 2015 года для оформления командировки больше не нужны командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе. Их отменило постановление Правительства РФ от 29.12.14 г. № 1595.

При отправлении сотрудника в командировку нужно обратить внимание на следующие моменты:

1. По какой форме составить решение о направлении в командировку.

Организация вправе решить это самостоятельно.

По новым правилам работника направляют в командировку на основании решения работодателя (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 г. № 749). Форму документа компания определяет сама. Например, распоряжение или приказ. Приказ можно составить по унифицированной форме Т-9 или разработать свой бланк. Собственные формы первичной документации надо утвердить в учетной политике. Если в командировку едет руководитель, то приказ тоже необходим. Директор его издает в отношении себя. У него есть такие полномочия (письмо Роструда от 11.03.09 г. № 1143-ТЗ). Форма приказа такая же, как и для других работников.

83

Номер документа 207 Дата составления 02.03.2015 г.

Приказ о направлении работника в командировку

(фамилия, имя, отчество)

Отдел продаж, менеджер

(структурное подразделение, должность)

г. Санкт-Петербург, ОАО «НАЗВАНИЕ»

(место назначение: город, организация)

84

2.Может ли заместитель руководителя издать решение о направлении работника в командировку в филиал?

Да, если у него есть право подписи документа.

По новым правилам решение о командировке в обособленное подразделение принимает работодатель (п. 3 Положения № 749). По старым – такое право было у работодателя или «уполномоченного им лица». Но поправки не означают, что решение о командировке вправе принять только руководитель. Если такие полномочия есть у другого сотрудника работодателя (например, по приказу или доверенности), то он вправе подписать приказ.

3.Какие документы теперь подтверждают фактический период командировки?

Перечень документов зависит от того, на каком транспорте сотрудник ездил в командировку. Конкретный перечень стоит утвердить во внутреннем положении.

Приказ о внесении изменений в Положение о командировках работников ООО «Х»

№ 35 от 20 января 2015 года На основании ст. 167 и 168 ТК ПРИКАЗЫВАЮ:

1.П. 3 и 4 Положения о командировках работников ООО «Х» (далее – Положение) изложить в следующей редакции:

3.Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

– при поездке на личном, служебном транспорте и в других случаях, когда нет проездных документов, – на основании служебной записки;

– в иных случаях – на основании проездных документов.

4.Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и приложить к нему:

– документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т. п.);

– документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);

– служебную записку о сроках командировки в случаях, предусмотренных в п. 3 Положения.

2.Руководителю отдела кадров ФИО ознакомить работников с настоящим приказом под роспись и контролировать его исполнение.

3.Настоящий приказ вступает в силу ДАТА

Приложение: рекомендуемая форма служебной записки

85

Служебная записка о сроках командировки

Генеральному директору ООО «Х» ФИО

от менеджера ФИО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

На основании приказа № 34 от 2.03.2015 г. я был(а) в командировке:

Документы, подтверждающие использование автомобиля для проезда: Путевой лист от 02.03.15 г. № 3

Кассовый чек с АЗС от 06.03.15 г. № 00655789

Счет-квитанция на парковку машины от 10.03.15 г. № 345

«12» марта 2015 года

86

Самолет, поезд, автобус. Дату начала и окончания поездки подтвердят билеты (п. 7 Положения № 749). Также, если работник летел самолетом, необходим еще и посадочный талон. Он подтвердит, что работник использовал свои билеты.

Личный автомобиль. Дату начала и окончания поездки подтвердит служебная записка сотрудника и документы об использовании машины для поездки (путевой лист, кассовые чеки на бензин, квитанции на парковку).

Служебный транспорт. Дату начала и окончания поездки подтвердит путевой лист. По аналогии с личным транспортом можно установить во внутреннем положении, что сотрудник составляет служебную записку.

Попутка или транспорт заказчика. Иногда водители контрагента, которые приехали за товаром, подвозят работника в командировку. Либо свой транспорт могут предоставить заказчики работ. В этом случае от сотрудника стоит взять записку с объяснениями, в которой он напишет, как он добрался до другого города. А пребывание в месте командировки можно подтвердить другими документами, например, счетом гостиницы.

4. В каком документе надо прописать цель командировки

Можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель поездки надо было определять в служебном задании. Теперь

этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город – проведение переговоров, закупка товаров и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

5. Как составить служебную записку о сроках командировки.

В постановлении № 749 нет утвержденной формы служебной записки. Поэтому компания может сама разработать бланк. Главное – определить в документе фактический срок пребывания в командировке. Можно включить и другие сведения, например, данные о машине.

Если работник посещает несколько мест, раньше отметки о командировке в каждом городе надо было ставить в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для подтверждения того, что сотрудник был в этих городах, можно попросить работника записать все места, которые он посетил. Точные сведения о маршруте необходимы для зарубежных поездок, чтобы правильно посчитать сумму суточных. За день пересечения границы при выезде из России суточные выдают в валюте, а на пути обратно – в рублях. При пересечении границы между двумя иностранными государствами суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник.

87

Служебную записку может визировать начальник отдела. Записки удобнее подшивать к авансовым отчетам. А хранить их безопаснее 5 лет, как и все иные документы

6. Можно ли оставить для оформления командировок удостоверения, служебные задания и отчеты?

Это не запрещено. Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет можно использовать и дальше. Но ими нельзя заменить документы, которые надо составлять по новым правилам. А именно служебную записку о сроках командировки. Принимающая сторона может отказаться ставить отметку в командировочном удостоверении. Поэтому обязать ее можно, только если включить такое условие в договор.

В то же время составлять прежние документы нет смысла. Поручение сотруднику достаточно записать в приказе о командировке и письменно ознакомить с ним работника. Что касается отчета, то компания сама решает, как сотруднику отчитываться. Например, если он ездил за товаром, достаточно сдать продукцию на склад, а в бухгалтерию – подтверждающие документы. Даже если сотрудник не достиг целей поездки (например, не привез материалы, не заключил договора), расходы на проезд, проживание, суточные все равно надо возместить (письмо Роструда от 30.04.08 г. № 1024-б).

С 8 августа 2015 года действуют новые правила оформления командировок (постановление Правительства РФ от 29.07.15 г. № 771).

Поправки, действующие с 8 января 2015 года, отменили три документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной работе, но ввели служебную записку. Причем только для личного легкового автомобиля и мотоцикла (постановление Правительства РФ от 29.12.14 г. № 1595).

Изменение № 1 Решение о командировке должно быть письменным

Основанием для командировки является решение руководителя. По новым правилам этот документ надо составить только в письменной форме. Ранее, по сути, компания вправе была сама решать, как оформить распоряжение – устно или письменно. Правда, многие работодатели и раньше составляли письменный приказ. Ведь командировка с точки зрения учета – это факт хозяйственной жизни. Поэтому производственный характер надо подтвердить первичными документами, к которым в том числе относится и приказ. Как и раньше унифицированной формы документа нет. Поэтому приказ можно составить в произвольной форме. Причем если в командировку едут сразу несколько сотрудников, то всех можно перечислить в одном приказе.

Изменение № 2 Служебная записка обязательна для проезда на служебном транспорте

Прежний порядок требовал составлять служебную записку, только если работник ездил в командировку на личном транспорте (п. 7 Положения № 749). Для проезда на служебном автомобиле записка была не обязательной. Компа-

88

ния могла составить ее по своему желанию. Поэтому если такая служебная записка не составлялась, то необходимо внести изменение в Положение о командировке, где будет предусмотрен данный документ.

Поправки прямо требуют составлять служебную записку в трех случаях:

1)для служебного транспорта;

2)личного транспорта;

3)транспорта, которым сотрудник управляет по доверенности. Например, арендованный автомобиль.

Кроме того, в Порядке уточнили, что служебная записка нужна не только для легковых автомобилей и мотоциклов, но и для грузового и специального транспорта (бензовоз, трактор).

Форма служебной записки осталась свободной, но, чтобы сотрудникам было удобнее составлять документ, образцы бланков можно утвердить приказом руководителя.

Минфин: командировку на машине подтверждают только первичные документы, а не служебка «О подтверждении срока командировки» (письмо Минфина России от 20.04.15 г. № 03-03-06/22368).

Служебной записки недостаточно, чтобы списать расходы на проезд работника в командировку. Необходимы первичные документы, которые подтвердят, что сотрудник использовал автомобиль для служебной поездки. Служебная записка не подтверждает расходы на проезд, а также период нахождения в пути. Для списания затрат на бензин, парковку, проезд по платным дорогам и т. п. необходимы первичные документы. А именно: путевой лист, чеки и квитанции с заправок, парковок, пунктов пропуска на платных дорогах и т. п. Путевой лист докажет не только факт использования транспорта, но и период командировки. Ведь в нем есть дата и время выезда и возвращения. Поэтому именно из этого документа видно, за сколько дней надо оплачивать суточные.

По мнению ФНС, затраты на использование личного транспорта на поездку в командировку не должны превышать нормы компенсации за их использование, т. е. 1 200 р. или 1 500 р. в зависимости от объема двигателя (Стоимость служебной поездки на личной машине нормируют «О порядке учета в целях налогообложения прибыли стоимости проезда работника в командировку». Письмо ФНС России от 21.05.10 г. № ШС-37-3/2199. Если организация направляет сотрудника в командировку на личном автомобиле, то расходы на такую поездку можно учесть в пределах лимитов, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 г. № 92 (нормы, установленные для компенсаций за использование личного транспорта сотрудников)).

В Минфине считают, что расходы на проезд нормировать не требуется, так как эти расходы относятся к командировочным (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если для поездки используется машина компании, то споров не возникнет, главное подтвердить расходы.

89

Изменение № 3 Стало больше документов, подтверждающих сроки командировки

Вновом порядке правительство уточнило перечень документов, которые сотрудник представляет, чтобы подтвердить сроки командировки.

У сотрудника есть документы на проезд. Сотрудник, который едет в командировку на машине, предоставляет документы, подтверждающие его использование. Раньше в порядке были названы путевые листы, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Но не ясно было, что это за другие документы. В поправках уточняется, что это иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля. Например, карты, отчеты о ремонте автомобиля, накладные с адресами поставщика, в которых расписался водитель, распечатки тахогрофа, сведений из системы ГЛОНАСС, которая позволяет просмотреть историю маршрутов, если автомобиль зарегистрирован в системе. Кроме того, в списке документов перечислены маршрутные листы. Некоторые компании выписывают их, если надо развести товар по нескольким точкам.

Впрежнем порядке было сказано, что сотрудник представляет служебную записку вместе с оправдательными документами (путевыми листами, чеками и т. п.). По новому порядку документы надо приложить к записке. По сути, поправка техническая, так как и раньше работники прикладывали документы к записке, а общий пакет бумаг подкладывали к авансовому отчету.

Нет билетов, но есть документы по найму. Если по каким-то причинам у сотрудника нет документов на проезд, например, он добирался на попутках, то срок командировки подтверждают документы по найму жилья (счета гостиниц, чеки и т. д). Главное, чтобы в этих документах было записано название гостиницы, фамилия проживающего, сроки проживания, сведения о номере и его цена (п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.97 г. № 490).

Роструд уточнил, как подтвердить срок командировки

«О подтверждении сроков командировки». Письмо Роструда от 19.10.15 г. № 2450-6-1

«О подтверждении сроков командировки». Письмо ФНС России от

24.11.15 г. № СД-4-3/20427@

Срок командировки подтверждает служебная записка или любой другой документ от контрагента.

Работник потерял билеты

Если у работника нет документов на проезд и проживание, сроки командировки обоснует служебная записка и (или) иной документ с подтверждением принимающей стороны (абз. 4 п. 7 Положения № 749). В данном письме Роструд сделал вывод, что ставить отметку на служебной записке у принимающей стороны не нужно. У контрагента можно взять письмо, из которого должно быть видно, когда работник приехал и уехал (в противном случае налоговики могут снять суточные).

Письмо

90