Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров
.pdf
Серия «Учебные издания для бакалавров»
И. В. Кузнецова, Г. А. Хачатрян
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ
Учебное пособие
2 е издание, стереотипное
Москва
Издательско торговая корпорация «Дашков и К°»
2019
УДК 651 ББК 65.050.2
К89
Издание подготовлено совместно с Издательским центром IPR MEDIA
www.iprmedia.ru
Авторы:
И.В. Кузнецова — кандидат экономических наук, доцент;
Г.А. Хачатрян — кандидат экономических наук, доцент.
Кузнецова И. В.
К89
Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие для бакалавров / И. В. Кузнецова, Г. А. Хачат рян. — 2 е изд., стер. — М.: Издательско торговая корпорация «Дашков и К°», 2019. — 220 с.
ISBN 978 5 394 03124 3
В учебном пособии рассматриваются вопросы документацион ного обеспечения управления персоналом учреждений различных форм собственности в соответствии с корпоративными стандартами и действующими нормативно правовыми актами. Изложены требова ния к оформлению документов. Рассмотрены основы делопроизвод ства и технологии работы с документами.
Для студентов бакалавриата, обучающихся по направлениям подготовки «Управление персоналом», «Менеджмент», «Государствен ное и муниципальное управление».
ISBN 978 5 394 03124 3 |
© Кузнецова И. В., Хачатрян Г. А., 2013 |
|
© ООО «Ай Пи Эр Медиа», 2013 |
|
© ООО «ИТК «Дашков и К°», 2013 |
Оглавление
Глава 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ |
|
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ |
|
ПЕРСОНАЛОМ КОМПАНИИ ............................................................................... |
6 |
1.1. Служба персонала в структуре |
|
управления организацией................................................................ |
6 |
1.2. Основы разработки и внедрения |
|
корпоративных стандартов.............................................................. |
8 |
1.3. Нормативно-методическое обеспечение |
|
корпоративных стандартов........................................................... |
11 |
1.4. Современное регулирование системы |
|
документационного обеспечения управления ............. |
18 |
1.5. Стандартизация и унификация |
|
управленческих документов....................................................... |
31 |
1.5.1. Основные требования и этапы |
|
унификации документов ......................................................... |
32 |
1.5.2. Формы представления |
|
унифицированных текстов.................................................... |
34 |
1.5.3. Оптимизация структуры связного |
|
текста управленческого документа................................ |
39 |
1.5.4. Требования к выбору |
|
и употреблению языковых средств................................ |
40 |
1.5.5. Организационно-методические |
|
вопросы унификации текстов............................................. |
43 |
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ |
|
К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ............................................................. |
48 |
2.1. Виды документов и их функции ............................................... |
48 |
2.2. Реквизиты документа ........................................................................ |
53 |
2.3. Общие требования к оформлению |
|
документов .................................................................................................. |
66 |
2.4. Особенности официально-делового |
|
стиля документов.................................................................................. |
72 |
3
Глава 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
|
ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ................................................................................. |
75 |
3.1. Виды, назначение и состав |
|
кадровой документации .................................................................. |
75 |
3.2. Плановая кадровая документация......................................... |
78 |
3.2.1. Структура и штатная численность................................. |
81 |
3.2.2. Штатное расписание ................................................................... |
81 |
3.2.3. График отпусков сотрудников........................................... |
82 |
3.2.4. Документы-обоснования (докладные |
|
записки, заключения, справки).......................................... |
85 |
3.3. Организационно-правовая |
|
документация ........................................................................................... |
88 |
3.3.1. Правила внутреннего трудового |
|
распорядка или положение |
|
о персонале........................................................................................... |
88 |
3.3.2. Положение о службе персонала |
|
(об отделе кадров) ........................................................................... |
90 |
3.3.3. Положения о структурных |
|
подразделениях организации.............................................. |
90 |
3.3.4. Должностная инструкция ...................................................... |
92 |
3.3.5. Распорядительная документация |
|
по кадровым вопросам ............................................................... |
94 |
3.3.6. Положения........................................................................................... |
96 |
3.3.7. Инструкции ......................................................................................... |
97 |
3.3.8. Правила .................................................................................................. |
98 |
3.4. Персональная документация.................................................... |
104 |
3.5. Распорядительная документация ......................................... |
111 |
3.6. Договорная документация............................................................ |
115 |
3.7. Информационно-справочная документация................ |
116 |
3.8. Деловое письмо....................................................................................... |
119 |
Глава 4. ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ........................................ |
125 |
4.1. Организация документооборота............................................. |
125 |
4.2. Прием, обработка и распределение |
|
входящих документов .................................................................... |
127 |
4
4.3. Правила обработки исходящих |
|
документов ............................................................................................... |
130 |
4.4. Прохождение внутренних |
|
документов ............................................................................................... |
132 |
4.5. Регистрация и контроль исполнения |
|
документов ............................................................................................... |
134 |
Глава 5. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ |
|
С ДОКУМЕНТАМИ..................................................................................................... |
142 |
5.1. Составление номенклатуры дел .............................................. |
142 |
5.2. Формирование и оформление дел |
|
в текущем делопроизводстве.................................................... |
145 |
5.3. Организация хранения документов..................................... |
148 |
Глава 6. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ |
|
В ОБЕСПЕЧЕНИИ ЭФФЕКТИВНОГО |
|
ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ.................................................... |
151 |
6.1. Компьютерные технологии подготовки |
|
текстовых компонентов документов................................... |
151 |
6.2. Электронный документооборот............................................... |
177 |
6.3. Обеспечение защиты информации....................................... |
182 |
Приложения ...................................................................................................................... |
197 |
Литература.......................................................................................................................... |
216 |
Нормативно-правовые акты.............................................................................. |
217 |
5
Глава 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ КОМПАНИИ
1.1.Служба персонала в структуре управления организацией
Современный этап развития экономических отношений предъявляет все более высокие требования к персоналу организаций, который должен обладать такими качествами: высокий профессионализм, готовность принимать самостоятельные решения, умение взаимодействия в коллективе, ответственность за качество готовой продукции, знание техники и организации производства, творческие навыки. От наличия или отсутствия вышеперечисленных качеств у работников организаций (предприятий, фирм), а также умения руководства правильно воспользоваться ими во многом зависит конкурентоспособность организации и ее долгосрочное развитие.
Поэтому главной целью системы управления персоналом является обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие. Эти функции в современных организациях возлагаются на службы управления персоналом, структура которых формируется исходя из характера деятельности, размеров организации и особенностей выпускаемой продукции. Практика показывает, что в небольших организациях достаточное количество функций по управлению персоналом выполняется непосредственно
6
линейными руководителями, а в крупных организациях формируются самостоятельные структурные подразделения для работы с кадрами.
В целом функции, выполняемые службами управления персоналом, условно можно разделить на 2 группы:
1 группа — управление трудовыми отношениями;
2 группа — документальное оформление трудовых отношений.
Функции по управлению персоналом
Управление |
Документальное оформление |
трудовыми отношениями |
трудовых отношений |
|
|
планирование персонала; |
подготовка кадровых приказов; |
обеспечение органи- |
ведение форм обязательной |
зации персонала; |
первичной учетной документации |
оценка персонала; |
по учету труда и его оплаты; |
профессиональное обучение |
оформление и учет |
и развитие персонала; |
трудовых книжек; |
организация системы |
ведение личных дел; |
вознаграждения |
консультирование сотрудников; |
и социального развития; |
составление и корректировка |
координация работы |
графиков отпусков; |
по управлению качеством |
оформление документов, свя- |
условий труда и соблюдению |
занных с различными выплатами, |
техники безопасности |
пособиями и льготами, и др. |
|
|
Анализ состава кадровых служб как зарубежных, так и отечественных организаций позволяет выделить такие должности, занимаемые специалистами в области управления человеческими ресурсами («human recourses» — человеческие ресурсы), как:
1)руководитель службы по управлению персоналом (руководитель HR-службы), в полномочия которого входит решение всех кадровых вопросов организации;
2)менеджер по персоналу (HR-менеджер), в круг обязанностей которого наряду с прочими входит ведение кадрового делопроизводства.
7
Степень влияния службы управления персоналом на функционирование организации обусловлена уровнем ее управленческих полномочий, наличием необходимых специальных знаний у ее сотрудников, полезного воздействия на трудовой процесс.Так,например,многиеслужбыуправленияперсоналом, начиная свою деятельность как штабные звенья, выполняющие лишь учетные функции и по мере развития своего кадрового потенциала наделяемые управленческими полномочиями вследствие все более очевидного положительного влияния на производственный процесс, становятся полноправными участниками в системе руководства организацией.
1.2.Основы разработки и внедрения корпоративных стандартов
Корпоративные стандарты, принимаемые в организациях, направлены в первую очередь на регулирование профессиональной деятельности посредством регламентирования порядка осуществления определенных действий, принятых в организации. Корпоративные стандарты неразрывно связаны с организационной культурой, являясь, по сути, ее проявлением.
Корпоративный стандарт — это внутрифирменные правила, предписывающие сотрудникам либо определенные действия, либо выполнение ими требований в наиболее часто повторяющихся или сложных ситуациях и оформленные в виде текстового документа или комплекта документов.
Характерными примерами таких действий или ситуаций могут быть телефонный разговор, общение с клиентом, внешний вид сотрудников и пр.
Внутрифирменные правила могут регламентировать отношения с коллегами, руководством организации, деловыми партнерами, клиентами и даже вид и содержание рабочего места.
Система стандартов компании направлена на решение таких задач, как:
1) создание и воспроизведение наилучших приемов работы;
8
2)предотвращение конфликтных ситуаций как внутри организации, так и в деловой среде;
3)упрощение действий сотрудников в вариативных ситуациях;
4)сокращение сроков адаптации новых сотрудников;
5)создание благоприятного морально-психологического климата в организации;
6)выработка корпоративного стиля компании;
7)создание предпосылок для формирования корпоративной культуры организации.
Сначала необходимо собрать информацию, необходимую для разработки внутрифирменных стандартов, которая может быть получена в результате анкетирования руководителей, ведущих специалистов, менеджеров и непосредственных исполнителей.
Затем рекомендуется описать наиболее часто повторяющиеся рабочие ситуации с позиций «что нужно делать в данной ситуации» и «как именно это сделать», что позволит сделать работу проще и эффективнее.
Количество принятых и внедренных внутренних стандартов следует увеличивать постепенно, охватывая все новые направления деятельности компании.
Необходимость регламентации внутренней и внешней жизни компании с помощью внутрифирменных стандартов не зависит от численности персонала, а определяется прежде всего стратегией компании и бизнес-задачами на данном этапе развития.
Единого мнения насчет того, какие именно документы должны входить в комплект стандартов, на сегодняшний день не существует. Решение этого вопроса зависит от специфики бизнеса, его масштабов; амбиций, планов, философии владельцев.
Сложившаяся практика разработки корпоративных стандартов показывает, что типовыми процессами, подлежащими
регламентации в организации, могут являться следующие:
9
1)политика компании в области управления персоналом (определяет общие требования к системе управления персоналом, стратегические цели и задачи в области развития персонала предприятия);
2)положение о персонале;
3)инструкции (регламенты) (например, инструкции по найму, обучению, вознаграждению персонала);
4)приказы и распоряжения;
5)информационные и справочные материалы;
6)информационные потоки между работодателем и сотрудниками.
Внедрение внутренних регламентов должно проводиться системно, т. е. в рамках всей организации. Для успешного внед-
рения внутренних регламентов необходимо:
1)проводить обучающие семинары для сотрудников организации по правилам соблюдения стандартов;
2)организовывать системы контроля исполнения стандар-
тов;
3)разъяснять работникам компании планируемые изменения в системе мотивации и стимулирования вследствие введения регламентов;
4)требовать от каждого сотрудника организации четко соблюдать требования стандартов.
Необходимо отметить, что в большой степени успех внедрения корпоративных стандартов зависит и от того, насколько внутренние правила соответствуют общей культуре организации.
В заключение охарактеризуем типичные ситуации, препятствующие внедрению корпоративных стандартов: отсутствие поддержки со стороны высшего руководства; несоответствие содержания стандартов ценностям компании; внедрение стандартов в приказном порядке без объяснения целей персоналу; расплывчатые формулировки поведения персонала.
Таким образом, для успешного внедрения корпоративных стандартов нужно не просто создать качественные правила
итребования, но и обеспечить условия для их выполнения.
10