Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

является документом унифицированной системы орга- низационно-распорядительной документации;

составляется в одном экземпляре на бланке формата А4;

хранится в дирекции или канцелярии;

копии направляются в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров и в подразделение, разработавшее документ;

хранится на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

с вышестоящим руководителем в случае, когда подразделение является структурной единицей более крупного подразделения;

с заместителем руководителя организации, отвечающим за деятельность соответствующего подразделения;

с руководителем службы персонала;

с юристом организации.

Также он может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение в целях конкретизации их взаимоотношений, а также в целях устранения дублирования функций в положениях о разных структурных подразделениях.

Организация самостоятельно определяет перечень структурных подразделений, участвующих в процедуре согласования данного проекта.

Датой создания документа является дата утверждения Положения о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении может включать такие разделы, как:

1)общие положения;

2)структура и штатная численность подразделения;

3)цели и задачи;

4)функции;

5)права и полномочия;

91

6)руководство;

7)взаимодействие (служебные связи);

8)ответственность;

9)организация работы.

Сотрудников подразделения знакомят с Положением о структурном подразделении под расписку, что оформляется в виде специальной таблицы на последней странице Положения, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки. Действует Положение о структурном подразделении до его отмены или замены новым.

Изменения, вносимые в Положение о структурном подразделении, делаются на основании приказа руководителя организации, оформленного аналогично приказу о внесении изменений в должностную инструкцию.

3.3.4. Должностная инструкция

Должностная инструкция — локальный нормативный акт, регламентирующий права, обязанности, организационно-пра- вовое положение и ответственность работника в организации.

Должностные инструкции составляют на основе квалификационных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке предприятия (учреждения, организации) и содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия (учреждения, организации);

гриф утверждения;

название вида документа;

заголовок к тексту;

текст;

место составления;

подпись;

визы.

92

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем предприятия.

На основании должностной инструкции составляют трудовой договор с работником.

Рассмотрим основные разделы, которые должна содержать должностная инструкция.

1. Общие положения:

порядок назначения работника на должность и освобождения от нее;

наименование должности с обозначением структурного подразделения;

должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

область деятельности работника;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

перечень нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник;

требования в области специальных знаний, навыков.

2.Должностные обязанности:

зона ответственности;виды выполняемых работ;

обязанности по соблюдению сроков выполнения работы.

3.Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию его обязанностей):

право принимать решения по определенному кругу вопросов;

право принимать участие в решениях вопросов, входящих в компетенцию работника;

право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю и т. д.

4.Ответственность (указывается мера ответственности конкретного работника).

5.Взаимоотношения. В этом разделе указывается:

с кем и как взаимодействует работник для получения необходимой информации;

с кем осуществлять подготовку проектов документов;

93

как осуществлять процедуру согласования проектов подготавливаемых документов.

Подлинник должностной инструкции предоставляется для ознакомления, где работником проставляется ознакомительная виза: «С инструкцией ознакомлен» (дата, подпись). Инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки, в других организациях — 3 года.

3.3.5. Распорядительная документация по кадровым вопросам

Распорядительная документация по кадровым вопросам включает в себя различные по назначению приказы или распоряжения по личному составу и предназначается для юридического закрепления трудовых отношений, возникающих между гражданином и организацией.

Прием на работу, перемещение по службе, объявление поощрений, премирование работников и выплата единовременных денежных вознаграждений, приобретение и повышение квалификации, присвоение разрядов, классности, предоставление внеочередного отпуска, перемена фамилии и др. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти правоотношения могут регулироваться различного рода записками: приемными, увольнительными, переводными, отпускными. В организациях может быть использована смешанная форма, при которой правоотношения по приему, перемещению и увольнению персонала оформляются как приказами (руководящий и инженерно-технический состав), так и записками (рабочие массовых профессий).

Приказы по личному составу:

служат основанием для внесения соответствующих записей в трудовые книжки или другие документы;

составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями;

94

могут иметь гриф согласования с профсоюзным органом (в установленных законом случаях);

проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений; виза руководителя службы персонала обязательна;

подписываются первым руководителем (заместителем по кадрам);

оформляются на общих бланках;

имеют заголовки: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т. п.

Особенности приказов по личному составу:

1)может отсутствовать констатирующая часть;

2)распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается словами, представляющими собой глаголы, обозначающие действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п., которые печатают прописными буквами от левого поля страницы без абзацного отступа;

3)фамилию печатают прописными буквами полностью,

аимя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ;

4)в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник;

5)в приказе о предоставлении отпуска сначала указывают вид отпуска, затем количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска5;

6)в кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: «С приказом ознакомлен» (подпись сотрудника и дата).

5 Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. 2003 // Библиотека учебной и научной литературы. — URL: http://sbiblio. com/biblio/archive/kirsanova_deloproisvodstvo/04.aspx.

95

3.3.6. Положения

Положения определяют порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положения могут быть:

1)типовыми, т. е. разработанными государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений (например, Типовое положение об отделе кадров);

2)индивидуальными, т. е. разработанными для конкретного предприятия или структурных подразделений (например, положение о персонале).

Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов, аукционов, например Положение ООО «АБВ» о конкурсе «Профессионал года».

Положение составляется на общем бланке организации

идолжно иметь следующие реквизиты:

1)наименование вида документа;

2)дату;

3)номер;

4)заголовок к тексту;

5)гриф утверждения;

6)текст;

7)подписи составителей;

8)печать (при необходимости).

Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения должен отвечать на вопрос «о чем?», например «Положение об оплате труда».

Текст положения может состоять из следующих разделов:

1)общие положения;

2)задачи и функции;

3)управление и структура;

4)права и обязанности;

96

5)контроль деятельности;

6)служебные контакты;

7)ответственность.

Типовые и индивидуальные положения хранятся постоянно по месту разработки и утверждения, другие — 3 года после замены новыми.

3.3.7. Инструкции

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологические аспекты работы с документами (принципы, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними).

Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальная инструкция самостоятельно разрабатывается в организации с учетом специфики ее работы, кадрового состава, состава документов и особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции обычно включает в себя: 1) общие положения:

сфера действия;

требования по соблюдению ее положений и ответствен-

ность;

название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами;

перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность кадровой службы;

2)тематические разделы:

должны раскрывать порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков;

должны определять: виды документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению

97

кадров; правила подготовки распорядительных документов (порядок визирования, согласования, утверждения и подписания); порядок изготовления, размножения и рассылки приказов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

3) приложения, состоящие из справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки (бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи, акта, обложки дела и т. д.).

В инструкции должны найти отражение все технологические операции работы с документами в их логической последовательности.

Подготовка инструкции осуществляется при участии работников архива, юридической службы и утверждается руководителем организации. Вводится в действие приказом руководителя организации.

Инструкция является документом длительного действия, необходимость ее пересмотра определяется:

1)изменениями в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения;

2)в случаях изменений в действующем законодательстве

отруде, в нормативно-методических документах, стандартах.

3.3.8.Собеседования, тестирования, аттестация

èанкетирование при отборе персонала

В условиях жесткой конкурентной борьбы работодатели заинтересованы в приобретении не просто высококлассных, высокопрофессиональных специалистов, но специалистов, способных применить на практике свои знания, умения и опыт в целях обеспечения организации конкурентных преимуществ.

Определить, отвечает ли соискатель на вакантную должность выдвигаемым требованиям, можно в ходе собеседования.

98

В настоящее время современные крупные компании используют различные виды собеседований, среди которых наиболее популярными являются:

1)компьютерное тестирование, результаты которого затем оцениваются профессиональным психологом;

2)решение соискателем реальных практических заданий

всфере его будущей профессиональной деятельности;

3)анализ творческих способностей соискателя, т. е. умения принимать нестандартные решения;

4)оценивание способности к адаптации;

5)изучение способности адекватно действовать в стрессовых ситуациях и т. д.

Выделяют следующие типы собеседований.

1.Биографическое собеседование, построенное на основе фактов из жизни претендента и его профессионального опыта, позволяет понять, насколько эффективно соискатель сможет работать на искомой должности. Однако данный вид собеседования не дает возможности оценить мотивированность соискателя именно на момент собеседования.

2.Ситуационное собеседование, основанное на предложении соискателю решить реальные ситуации, связанные

сего будущей профессиональной деятельностью, позволяет проанализировать методы, при помощи которых претендент справляется с заданием, т. е. оценить способность кандидата решать определенные типы задач, но не его аналитические способности в целом.

3.Критериальное собеседование — основывается на использовании вопросов и методов оценки, непосредственно связанных с профессиональной деятельностью, дает возможность оценить кандидатов по ответам на стандартные вопросы, используя заранее выработанные критерии.

Чаще всего первое впечатление, полученное в результате собеседования, нужно еще раз проверить, поэтому с этой целью и применяют психологические тесты.

99

Результаты выполнения специальных тестов позволяют оценить не только психофизиологические и личностные характеристики претендента на должность, но и способности, знания, умения, навыки испытуемого с целью определения их пригодности к выполнению определенной работы, а также создания оптимальных условий для раскрытия его творческого потенциала.

Существуют обязательные требования к составлению тестов: объективность, валидность и надежность.

Условия обеспечения объективности психологического теста:

1)единообразие процедуры проведения — обеспечивает сравнимые с нормой результаты;

2)единообразный подход к анализу результатов выполнения теста;

3)научное обоснование норм выполнения теста, с которыми затем соизмеряются показатели, полученные в результате обработки данных тестирования.

Валидность — это характеристика теста, представляющая собой способность получать результаты, соответствующие поставленной цели, и обосновывающая адекватность принимаемых решений.

О надежности метода исследования свидетельствует точный замер именно того свойства, для диагностики которого он

ибыл предназначен.

Для отбора и найма специалистов подбираются и применяются различные психологические тесты, выбор которых обусловлен требованиями к каждому конкретному потенциальному работнику. Для каждой вакантной должности составляется свой набор тестов, соответствующий основному кругу полномочий сотрудника.

Все применяемые на практике психологические тесты условно можно разделить на несколько категорий:

1) интеллектуальные тесты, применяемые для выяснения уровня образования кандидата на вакантную должность;

100