Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

3.2.1. Структура и штатная численность

Документ, в котором в письменной форме закреплены структура и штатная численность организации, служащий основанием для составления штатного расписания, составляется в произвольном порядке, утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Список должностей с указанием количества штатных единиц по каждой должности приводится для каждого структурного подразделения (службы, отдела, цеха и пр.), выделенного для решения определенных задач.

Подразделение организации на структурные единицы (наиболее распространенной является отдел) зависит в первую очередь от списочной численности работников, которую каждая организация определяет самостоятельно.

Расчет численности и должностного состава структурных подразделений организации проводится на основе отраслевых штатных нормативов и перечней.

3.2.2. Штатное расписание

Штатное расписание представляет собой документ, в котором приводится перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы в организации.

Штатное расписание (форма № Т-3), являющееся одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

составляется во всех организациях, независимо от формы собственности;

утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, право которого на утверждение данного документа закреплено в письменной форме;

81

проект штатного расписания подлежит согласованию

сруководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления предприятием (визы согласования проставляются на последнем листе);

составляется в количестве трех (иногда двух) экземпляров (по одному экземпляру направляется в отдел кадров и в главную бухгалтерию, один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации);

срок хранения по месту разработки и утверждения устанавливается руководством (постоянно или 3 года);

заполняется ручным способом (чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток) либо

спомощью машинной техники (печатной, вычислительной и т. п.) с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе;

считается окончательно оформленным и готовым к утверждению только при условии заполнения всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой; незаполненные строки должны быть обязательно прочеркнуты.

Штатное расписание играет важную роль в управлении организацией, так как на его основе устанавливают наименования должностей, специальностей, профессий, которые затем используются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

3.2.3. График отпусков сотрудников

График отпусков — документ, содержащий сведения о представляемых ежегодных оплачиваемых отпусках работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков подлежит обязательному утверждению руководителем предприятия единоначально, не позднее, чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков (отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется).

82

График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, код по ОКУД — 0301020.

График отпусков изготавливается на бланке формата А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:

1)наименования структурных подразделений, расположенных в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;

2)наименования должностей (специальностей, профессий)

всоответствии со штатным расписанием;

3)фамилия, имя, отчество работника;

4)табельный номер работника;

5)количество календарных дней отпуска;

6)дата отпуска — запланированная и фактическая. Графики отпусков:

сначала составляются в каждом структурном подразде-

лении организации, а затем на их основе оформляется сводный график отпусков предприятия;

составляют в двух экземплярах: один экземпляр находится в кадровой службе, второй — в бухгалтерии;

копии графика отпусков передаются в структурные подразделения для ознакомления с ним всех работников под расписку;

хранятся в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.

Издание приказа о предоставлении отпуска работнику производится на основании личного заявления работника, которое составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты:

1)должность и фамилия, имя, отчество должностного лица, на чье имя пишется заявление;

2)должность, наименование структурного подразделения; фамилия, имя, отчество работника, составляющего заявление на предоставление отпуска;

3)вид документа, в данном случае — заявление;

83

4)дата;

5)подпись работника.

Следует обратить внимание на то, что в тексте заявления:

обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный и др.);

продолжительность отпуска;

дата его начала и окончания;

если речь идет о дополнительном отпуске, то должна быть указана либо причина его предоставления со ссылкой на статьи нормативно-правовых актов, либо приложен официальный документ, подтверждающий право на предоставление дополнительного отпуска (например, к заявлению на пре-доставление дополнительного учебного отпуска должна прилагаться справка-вызов учебного образовательного учреждения).

Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

Заявление, составленное в одном экземпляре, визируется руководством предприятия и передается в кадровую службу,

вкоторой подготавливается приказ о предоставлении дополнительного отпуска.

В организации может быть принят следующий порядок предоставления ежегодных отпусков: отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за 2 недели до начала отпуска, при этом сотрудники заявления на очередной ежегодный отпуск не пишут.

Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированные формы № Т-6 (на одного работника) и Т-6 а (на нескольких работников), в которых виды отпусков разбиты на подпункты («а» — основной, «б» — дополнительный) с указанием продолжительности каждого вида отпуска.

Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку, после чего в личной карточке (форма № Т-2) делается отметка

84

и заполняется одна страница формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», которая передается

вбухгалтерию для расчета причитающихся работнику сумм

воплату отпуска.

Вслучае производственной необходимости отзыв из отпуска обязательно оформляется приказом, который состав-ля- ется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

Приказы о предоставлении отпусков, относящиеся к приказам по личному составу, формируются в отдельные дела, срок хранения которых — 5 лет.

3.2.4. Документы-обоснования (докладные записки, заключения, акты)

Проекты распорядительных документов готовятся на основании докладных записок, справок аналитического или информационного содержания, предложений, заключений, актов, служебных писем, обосновывающих необходимость их издания.

Справка — представляет собой документ, описывающий и подтверждающий определенные факты и события. Подробнее о справках см. раздел 3.7.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение ка- кого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя4.

Докладная записка:

носит инициативный характер, и ее главная цель — побудить руководителя принять определенное решение;

текст состоит из двух частей: в первой излагаются факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы;

4 Галахов В. В., Корнеев И. К., Ксандопуло Г. Н. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — М.: Проспект, 2011. — С. 57.

85

текст докладной записки начинается с заголовка — предлога «о» («об»);

внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги и подписывается составителем;

внешняя докладная записка оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка — документ, составляемый работником организации, поясняющий причины каких-либо событий, фактов, происшествий, действий и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

1)документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений (оформляются на общем бланке учреждения);

2)документы, составленные по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Объяснительные записки оформляются на стандартных (формат А4) листах бумаги с указанием реквизитов, используемых в докладных записках, и подписываются составителем.

Акт — документ, создаваемый несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий:

оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом;

обязательные реквизиты: название организации, название вида документа («АКТ»), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения;

дата акта — дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. д.);

текст состоит из 2 частей: вводной (указывается основание его составления, председатель и члены комиссии) и основной (констатирующей) (излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты,

атакже выводы, предложения и заключения);

86

содержание акта может быть разделено на пункты, или содержать материал, представленный в табличной форме;

в конце текста акта указывается количество составленных экземпляров, их местонахождение и наличие приложений

какту (если они имеются).

Акт считается принятым только после того, как он подписан всеми членами комиссии (или всеми лицами, участвовавшими в его составлении).

Предложение — служебный документ, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу и составляемый, как правило, по указанию руководства. Текст состоит из 2 частей: обоснования и заключения (собственно предложений), или только из 1 части — конкретных предложений.

Обязательными реквизитами предложения являются:

наименование структурного подразделения (наименование организации);

наименование вида документа — «ПРЕДЛОЖЕНИЕ»;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

адресат (должностное лицо);

текст;

подпись.

Составленные соответствующим образом и подписанные предложения руководителей структурных подразделений или специалистов предоставляются руководству организации.

Заключение — документ, содержащий выводы или мнение специалиста, комиссии или самой организации (например, при самообследовании) по какому-либо определенному вопросу или документу.

Заключение:

составляется на проекты положений, постановлений, инструкций на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.;

в случае, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, оформляется на общем бланке

87

организации; если заключение подписывается специалистом или группой специалистов организации, то на обычных стандартных листах бумаги, и в этом случае подпись составителя заверяется печатью организации;

обязательные реквизиты: наименование вида документа («ЗАКЛЮЧЕНИЕ»), дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись;

текст заключения обычно состоит из двух частей: первая часть — краткое изложение существа вопроса, вторая часть — конкретные замечания, выводы и предложения (может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами).

3.3. Организационноправовая документация

3.3.1. Правила внутреннего трудового распорядка, или положение о персонале

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, или положение о персонале, — это локальный нормативный акт, устанавливающий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений. Порядок их утверждения регламентирован ст. 190 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются кадровой или юридической службой предприятия с учетом специфики и особенностей работы, в соответствии с требованиями к оформлению документов, установленными ГОСТ Р 6.30–2003.

Первый лист Правил оформляется на общем бланке предприятия (изготовленном типографским способом), содержа-

88

щем изображение товарного знака предприятия и его полное наименование, либо по образцу общего бланка. Оформление титульного листа к документу не предусматривается.

«ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА» — название документа оформляют прописными буквами в заголовочной части документа. Располагают после наименования предприятия, на следующей строке.

Датой составления Правил внутреннего трудового распорядка является дата их утверждения. Если данный документ ставится на учет в соответствии с действующими классификаторами документов или требованиями корпоративной информационной системы, то на нем проставляется регистрационный индекс.

Место составления документа оформляется в обычном порядке в соответствии с принятыми обозначениями и сокращениями географических и родовых названий (г. — город, п. — поселок).

Гриф утверждения Правил (например, УТВЕРЖДЕНЫ приказом руководителя) оформляется в правом верхнем углу.

Текст документа, состоящий из нескольких разделов и излагающийся в последовательности «от общего к частному», нумеруется арабскими цифрами. Примерная структура Правил внутреннего трудового распорядка приведена в приложении 11.

После разработки Правил внутреннего трудового распорядка они направляются на согласование с другими отделами (бухгалтерией, отделом режима или службой охраны, юридическим отделом, если Правила разрабатываются кадровой службой), с представительным органом работников и утверждаются руководителем организации.

Работников, вновь принимаемых на работу, знакомят с Правилами под расписку. В случае изменения данного документа необходимо ознакомить с ними сотрудников организации. Если Правила принимаются вновь, то работников знакомят с ними в процессе работы.

89

3.3.2. Положение о службе персонала (об отделе кадров)

Положение об отделе кадров — это правовой акт, в котором определяются порядок образования, права, обязанности и организация работы как учреждения, так и структурного подразделения.

Положение об отделе кадров разрабатывают начальник отдела, сотрудник юридического отдела и делопроизводитель.

Содержание Положения об отделе кадров обычно разрабатывается на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе.

Структура Положения об отделе кадров:

1)общие положения;

2)структура и штатная численность;

3)задачи;

4)функции;

5)права;

6)взаимоотношения (служебные связи);

7)ответственность.

3.3.3. Положения о структурных подразделениях организации

Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт, в котором определяются:

правила образования подразделения и его структура;

нормативно-правовое обеспечение функционирования подразделения в структуре организации;

задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения;

порядок взаимодействия подразделения с остальными структурными единицами организации.

Положение о структурном подразделении:

90