Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

стемы, которые соответствовали бы политике и требованиям организации и позволяли получить ожидаемые результаты.

В случае обнаружения непригодности или неэффективности документных систем и процессов управления документами они должны быть модифицированы.

Соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг необходимо документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.

Организация, пожелавшая соблюдать требования стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, должна принять долгосрочную программу обучения всех без исключения сотрудников в области управления документами.

1.5. Стандартизация и унификация управленческих документов

Эффективность деятельности любой организации зависит от оперативности принятия управленческих решений, на качество которых непосредственное влияние оказывает организация документационного обеспечения управления. Поэтому в современных условиях особое значение придается такому направлению совершенствования управленческой документации, как унификация текстов документов.

В соответствии с Методическими рекомендациями Главархива СССР «Унификация текстов управленческих документов» (1982 г.) под унификацией текстов понимается установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

При проведении унификации текстов документов необходимо:

установить точное соответствие между управленческой функцией и содержанием документа, который ее реализует;

провести учет состояния и при необходимости уточнить организационные аспекты управления;

31

уточнить права на издание тех или иных видов документов;

определить постоянный круг корреспондентов и адресатов и т. д.

При проведении унификации документов необходимо учитывать современные разработки в области создания унифицированных систем документации, например Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), классификаторы технико-экономической информации.

1.5.1.Основные требования и этапы унификации документов

Согласно Методическим рекомендациям Главархива СССР

«Унификация текстов управленческих документов» унификация документов должна проводиться в следующей последовательности:

а) унификация структуры текста, заключающаяся в выборе последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;

б) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;

в) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Таким образом, в основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной (составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату) и переменной информации (конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста).

Рассмотрим основные требования к унификации документов.

1. Управленческий документ должен состоять из 2 частей: формулярной (формуляра) и текстовой (текста), содержащей сведения о конкретных управленческих ситуациях и являю-

32

щейся основанием для дальнейших управленческих действий. На бланке документа текст располагается между наименованием документа и реквизитами удостоверяющей части формуляра документа (подпись, печать, визы).

2.При унификации текстов управленческих документов необходимо учитывать некоторые особенности, обусловленные спецификой их функционирования:

устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся операций;

зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления;

насыщенность документов специальной терминологией;

нейтральность лексики (отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений);

однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

3.Текст унифицированного управленческого документа должен быть:

ясным, т. е. логичным и точным по выражению содержания (логичность текста зависит от расположения элементов

вкаждом предложении, а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное); точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы);

убедительным, т. е. содержащим аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения (зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием);

информационно емким, т. е. без использования слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, нео-

33

правданных повторов и слов, не имеющих в условиях данного контекста конкретной смысловой нагрузки.

1.5.2. Формы представления унифицированных текстов

Различают следующие формы представления унифицированного текста:

1)связный текст;

2)трафарет;

3)анкета;

4)таблица.

Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом — изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

Связный текст представляет собой текст, повторяющийся

вуправленческих документах (например, текст письма) и исключающий возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.

Трафарет — форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. Например,

вписьме:

«Согласно разнарядке от 00.00.00 № _______________________ нашему предприятию выделен фонд на 20___

год на _________________________________________________________________________

в количестве _____________________________________ шт., в том числе по кварталам:

I кв. ______________________________ шт. III кв. _________________________________ шт.

IIкв. ______________________________ шт. IV кв. ________________________________ шт.»

Втрафаретном тексте субъект действия может быть выражен не отдельным словом, а глагольной формой в первом

34

лице единственного или множественного числа, указывающей на наличие субъекта. Например:

«Для проведения приемочных испытаний _______________________________________

___________________________________ разработанного ____________________________

_______________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ (т. е. «Я приказываю»):

1. Образовать комиссию в следующем составе:

_______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________».

При разработке трафаретов, т. е. подразделения всей организационной информации на постоянную и переменную, необходимо изучить и учесть особенности управленческих ситуаций, оформляемых документом.

Постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована таким образом, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. В трафаретном тексте каждое предложение начинается с постоянной информации, а переменная информация помещается вслед за нею, но может также чередоваться с ней. Переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. Например:

«Сообщаем, что по состоянию на 10.01.13 за Вами числится дебиторская задолженность в сумме две тысячи сто пятьдесят руб.

Просим до 01.02.13 подтвердить наше сальдо». (Переменная информация подчеркнута.)

Если главной является информация об объекте и его признаках, то выбирается форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы, в которых текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

35

Анкета — форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. Например:

При построении анкет постоянная информация должна выражаться словосочетаниями, в которых опорным словом является существительное в именительном падеже. Грамматическая форма переменной информации определяется значением и формой выражения постоянной информации.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет 2 уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов — заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик). Например:

36

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом) {КонсультантПлюс}.

В таблицах заголовки и подзаголовки граф, а также заголовки строк являются постоянными частями текста, которые вносятся в форму документа при ее изготовлении.

Графа «Заголовок строк» должна содержать обобщенное наименование объектов, описываемых в таблице, а подзаголовки строк — наименования конкретных объектов.

Наименования признаков рекомендуется располагать в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.

Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме — в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с опорным словом в именительном падеже. Например:

37

Втех случаях, когда перечень объектов, сопоставляемых

втаблице, известен, их наименования (подзаголовки строк) могут быть внесены в таблицу как постоянная информация. Например:

Клетки, образующиеся пересечением строк и граф, заполняются переменной информацией, представляющей характеристику конкретного объекта по одному из признаков. В том случае, когда наименования признаков таблицы не исчерпывают специфики объектов описания, в таблицу вводится графа «Примечания».

При унификации управленческих документов возможно сочетание в одном документе различных форм представления текста. Например, сочетание анкеты и таблицы в спецификации:

38

Управление (контора) по расчетам ___________________________

Фондодержатель ___________________

Покупатель, грузополучатель, его адрес ______________________________

Сочетание связного текста (трафарета) с таблицей в письме:

Гарантийный срок возврата материалов, полученных Вами в 20___

г. по накладной от 00.00.00 № _______________________________, истек 00.00.00.

Просим вернуть указанные материалы до 00.00.00.

1.5.3. Оптимизация структуры связного текста управленческого документа

Оптимизация структуры связного текста управленческого документа подразумевает выделение в нем смысловых компонентов и установление последовательности их расположения.

В связном тексте выделяются 3 основных компонента:

введение, содержащее информацию, отражающую тему текста;

доказательство или изложение, представляющее собой аргументированную информацию о необходимости принятия тех или иных управленческих решений;

заключение — должно содержать выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации и т. д.

39

В зависимости от конкретного содержания текста возможны различные варианты расположения смысловых компо-

нентов:

введение — доказательство — заключение (например,

вдокладной записке);

введение — изложение (например, в акте);

доказательство — заключение (например, в письме);

изложение характерно для таких видов документов, как положения, правила, рекомендации и др.;

заключение (например, в тексте письма).

1.5.4.Требования к выбору

èупотреблению языковых средств

Требования к выбору и употреблению языковых средств таковы:

1)должны соблюдаться нормы литературного языка;

2)следует исключать из текста:

слова диалектные, разговорные, устаревшие;

слова профессионального жаргона;

новообразования, не ставшие нормой делового языка; 3) термины, употребляемые в документации, должны со-

ответствовать системе терминов, нормативно закрепленной

втерминологических стандартах, классификаторах, словарях;

4)каждое слово в тексте документа должно нести определенную смысловую нагрузку, поэтому при унификации

необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков.

Например: не «настоящий акт», а «акт»; не «при этом направляем», а «направляем», не «исправить имеющиеся ошибки», а «исправить ошибки»; не «результат проведенных испытаний», а «результат испытаний».

Следует употреблять слова, однозначно выражающие смысл текста;

40