Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

лежащих исполнению невыполненных документов в отчетный период10.

Данный коэффициент рассчитывается как в целом по всему массиву документации, обращающейся в организации, так и по отдельным ее видам, а именно: по документации вышестоящих организаций, организационно-распорядительно- го характера, структурных подразделений, коммерческой и по заявлениям, жалобам и предложениям граждан.

Своевременность исполнения документов подвергается количественному анализу, на основе которого разрабатываются мероприятия, направленные на совершенствование в организации контроля и управления документооборотом в целом.

10 Волков К. А., Приходько А. Н., Расина Т. А., Шутова И. М. Документирование в управленческой деятельности: Учеб. пособие. — СПб.: СПбГАСУ, 2009. — С. 40–41.

141

Глава 5. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, по установленной форме

иутвержденный соответствующим образом. Она предназначена для распределения и группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

Номенклатураделявляетсяучетнымдокументомвделопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел позволяет оперативно найти нужные документы по их содержанию и видам. Наличие номенклатуры является обязательным для каждого учреждения, организации

ипредприятии. От качества ее составления зависят эффективность работы с документами и их сохранность.

Номенклатура дел бывает типовой, примерной и индивидуальной. Для единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в соответствующих учреждениях системы (ведомства) в качестве обязательного для всех нормативного акта составляется типовая номенклатура дел.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер для организаций, на которые она распространяется, и устанавливает примерный состав дел с указанием их индексов.

Типовые и примерные номенклатуры дел являются базой для составления индивидуальной номенклатуры дел. Из них

142

вноменклатуру дел организации с учетом специфики ее деятельности переносятся заголовки предполагаемых для ведения

вделопроизводстве дел.

Сроки хранения таких дел предусмотрены типовой или примерной номенклатурой дел и переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (рис. 9).

При своем создании номенклатура дел последовательно

проходит следующие стадии:

визируется руководителeм архива или лицом, ответственным за архив;

подписывается рукoводителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

одобряется экспертнoй комиссией (ЭК);

направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;

утверждается руководителем организации;

структурные подразделения организации получают выписки соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

На предстоящий календарный год номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года. Далее она утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации действует

втечение 5 лет. Заново номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается только в случаях коренного изменения функции и структуры организации. Если подобных изменений в организации не наблюдается, то на следующий год номенклатура дел после незначительных доработок вводится

вдействие автоматически.

143

Рис. 9. Форма номенклатуры дел

В основе составления номенклатуры дел лежит изучение состава и содержания документов, обращающихся в деятельности организации. При этом необходимо руководствоваться уставом или положением об организации, ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-

144

менного хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Печатается номенклатура дел в нескольких экземплярах.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел службой ДОУ составляется итоговая запись

околичестве заведенных дел (томов) по группам:

дела со сроками хранения до 10 лет;

дела со сроками хранения свыше 10 лет;

дела со сроками хранения «постоянно».

5.2. Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

Дело — это оформленная по определенным требованиям

втвердой оболочке совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку.

Всоответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование дел, т. е. отбор исполненных документов в дела

всоответствии с определенными признаками, такими как номинативный (по названиям документов), отраслевой, территориальный, предметный, проблемный, хронологический и др.

Вдело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ГСДОУ. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия:

обработка и поиск документов должны производиться оперативно;

обслуживание документации должно быть надежным;должна быть обеспечена сохранность документов. Документы постоянного и временного хранения необходимо

группировать в отдельные дела. В дело включаются по одному

145

экземпляру каждого документа. Документы в дело группируются в рамках одного календарного года и располагаются внутри него чаще всего в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), с более ранней — в конце (снизу). Входящие документы размещают по датам поступления, исходящие — по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Учредительные документы предприятия, такие как устав предприятия, свидетельство о государственной регистрации, протокол (решение или приказ) об избрании (назначении) исполнительного органа (руководителя) юридического лица и др., формируются в самостоятельное дело. В отдельные дела также формируются протоколы общих собраний акционеров и протоколы заседаний совета директоров, приказы по основной деятельности и по личному составу. Также отдельно от остальных документов формируются документы ограниченного доступа с грифом «конфиденциально». Личные дела и личные карточки сотрудников предприятия формируются в алфавитном порядке их фамилий.

При формировании дел используются специальные папки различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных (до 10 лет включительно) сроков хранения. В этом случае допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

В случае длительных (свыше 10 лет) и постоянных сроков хранения документов целесообразно использовать папки со шнурками. Такие документы и документы по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (рис. 10); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (рис. 11); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты заведения дела и др.).

146

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________ листов, (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_______________________________________________________

пропущенные номера листов___________________________________________________

+ листов внутренней описи_____________________________________________________

Итого ____________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество дел внутренней описи ____________________________________________.

Дата_________________

Рис. 11. Форма внутренней описи документов дела

147

Обложка дел постоянного и длительного хранения оформляется в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия по установленной форме.

Все листы документов, сформированных в дело, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами. Нумерация проставляется на пересечении верхнего и правого полей листа документа простым графическим карандашом или нумератором.

Нумерация отдельных листов с фотографиями, диаграммами и другими иллюстрированными документами проставляется на оборотной стороне в верхнем левом углу.

Толщина дела должна составлять не более 4 см, объем его — не более 250 листов. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том, о чем в документе делается соответствующая отметка.

Сформированные в дело документы сдаются в ведомственный архив в том виде, в котором они были сформированы в делопроизводстве.

Подробно оформление дел регламентировано Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

5.3. Организация хранения документов

Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией предприятия в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от того, где они образовались.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно с постраничным просмотром дел. В данном случае изъятию подлежат дублирующие экземпляры документов, неоформ-

148

ленные копии, черновики и документы со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения дела. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное дело, переносятся в соответствующие папки. Документы и дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения.

Согласно ст. 22 Закона установлены контрольные сроки хранения организациями документов, остающихся в государственной собственности до их передачи в государственные архивы:

для записей актов гражданского состояния — 100 лет;

для документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

для проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

для технологической и конструкторской документации — 20 лет;

для научной документации — 15 лет;

для кино- и фотодокументов — 5 лет;

для видео- и фонодокументов — 3 года.

Также приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Дела временного хранения находятся в структурных подразделениях организации, не передаются в архив и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Сформированные в дела документы до передачи в архив предприятия хранятся по месту их составления. За сохранность дел ответственность несут руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Сохранность дел с документами осуществляется в закрывающихся шкафах, находящихся в специально отведен-

149

ных для этого помещениях, с целью предохранения их от пыли и воздействия солнечного света.

Согласно постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства

вфедеральных органах исполнительной власти» дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются

вархив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях, не передаются в архив федерального органа исполнительной власти и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Вслучае выдачи дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений необходимо получить разрешение руководителя органа исполнительной власти. Кроме того, им определяется срок, на который выдается документация. По истечении данного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Дела также могут выдаваться иным государственным органам и организациям на основании их письменных запросов и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя по делопроизводству.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

150