Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

2)тесты на внимание и память, позволяющие исследовать разнообразные виды памяти, а также оценить внимательность

иумение оперировать большим объемом информации;

3)личностные тесты — направлены на исследование поведенческих специфик личности соискателя;

4)тесты на определение мотивационной структуры претендента и на выявление мотивирующих факторов;

5)проективные тесты, несмотря на трудоемкость, позволяют получить достаточно надежную информацию о претенденте на вакантную должность на основе анализа интерпретации соискателем, например картинки или фотографии;

6)тесты межличностных отношений — исследуют стиль общения, конфликтность, общие навыки общения в различных ситуациях и пр. (могут быть добавлены тесты на раскрытие стиля руководства или лидерства);

7)тесты способностей — сориентированы на выявление способностей к определенным видам деятельности и обычно используются в области профессионального отбора.

Для выявления резервов повышения производительности труда работника в организации должна проводиться аттестация персонала, представляющая собой кадровые мероприятия по оценке соответствия уровня труда, качеств и потенциала личности требованиям выполняемой деятельности.

В условиях динамично развивающейся экономики аттестация персонала призвана обеспечить:

1)формирование кадрового резерва;

2)создание системы стимулов к повышению квалификации работников;

3)создание условий для повышения ответственности и исполнительской дисциплины;

4)возможность расторжения трудового договора с теми работниками, которые не соответствуют предъявляемым требованиям.

Формы проведения аттестации:

1)квалификационный экзамен;

2)собеседование;

101

3)зачет;

4)написание реферата;

5)письменное или компьютерное тестирование;

6)творческий отчет;

7)защита научно-методической или опытно-эксперимен- тальной разработки и др.

Аттестация руководителей, инженерно-технических работников и специалистов проводится, как правило, через равные промежутки времени — раз в 3–5 лет.

Внеочередная аттестация может проводиться в следующих случаях:

1)по инициативе работника, подлежащего периодической аттестации, для присвоения более высокого разряда (класса, квалификационной категории);

2)по решению аттестационной комиссии.

Так называемая «разовая» аттестация может проводиться по инициативе работодателя в целях решения вопроса об увольнении работника.

Аттестация работников в организации проводится на основании утвержденных положений, в которых определен круг сотрудников организации, подлежащих аттестации, ее периодичность, порядок формирования аттестационной комиссии и т.п.

Аттестации могут проводиться по различным критериям (табл. 2).

Основные принципы проведения аттестации: 1) гласность;

102

2)демократизм;

3)результативность;

4)объективность.

Одним из наиболее распространенных и эффективных методов сбора первичной социологической и статистической информации о работниках или соискателях на определенную должность является анкетирование, представляющее собой опрос сотрудников с помощью специального бланка с вопросами (анкеты).

Анкетный метод позволяет:

1)с небольшими временными и материальными затратами произвести обследования достаточно больших групп сотрудников;

2)использовать для обработки полученных результатов компьютерную технику на основе максимальной формализации опроса;

3)обеспечивать сопоставимость получаемых данных;

4)обеспечить конфиденциальность информации, касающейся действительного мнения респондентов.

Недостатки анкетирования:

1)формулировка вопросов, не позволяющая дать развернутый или иной ответ на поставленный вопрос;

2)наличие в значительной части анкет ошибок и неточностей;

3)возможность выражения группового, а не личного мнения в случае организованных опросов в трудовых коллективах;

4)полученные результаты могут носить субъективный характер.

Чтобы компенсировать перечисленные недостатки, анкету рекомендуется применять вместе с интервью.

Анкетирование, проводимое в организации, может быть:сплошное — опрашиваются все сотрудники компании;выборочное — анкетирование проводится в одном под-

разделении или в определенной категории сотрудников;именное — в анкету вписываются имя и фамилия со-

трудника, участвующего в анкетировании;

103

анонимное — сотрудники отвечают на поставленные вопросы без указания персональных данных.

Как показывает практика, наиболее эффективный объем анкеты — 5–12 вопросов, наиболее эффективное время ответов на вопросы анкеты — 15–30 минут.

3.4. Персональная документация

Личное дело работника формируется из документов, характеризующих уровень образования работника, его квалификации, стажа работы и пр.

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела.

В личном деле могут содержаться следующие документы:

1)анкета или личный листок по учету кадров;

2)автобиография или резюме;

3)копии документов об образовании;

4)копии документов об утверждении в должности;

5)копии характеристик;

6)трудовой договор;

7)копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

8)дополнение к личному листку по учету кадров;

9)справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Обязательным элементом личного дела сотрудника является внутренняя опись документов, содержащихся в личном деле. Внутренняя опись содержит информацию о порядковых номерах документов в деле, регистрационных индексах, заголовках и датах. Листы описи нумеруются отдельно. Подписывается внутренняя опись составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Резюме — краткая профессиональная характеристика соискателя вакантной должности, составляемая самим работником и включающая в себя четкий перечень сведений:

1)фамилия, имя, отчество;

2)домашний адрес и контактный телефон;

104

3)уровень образования (здесь можно указать знание язы-

ков);

4)должность, на которую претендует кандидат;

5)квалификация по должности, на которую он претендует;

6)список предыдущих мест работы;

7)патенты, публикации;

8)общественная деятельность;

9)военная служба;

10)личные данные (гражданство, семейное положение, состояние здоровья и т. д.).

В резюме может отражаться информация о желаемом уровне заработной платы, желаемом распорядке дня, готовности

ккомандировкам. Следует отметить, что сведения об образовании и список прежних мест работы располагаются в обратном хронологическом порядке.

Сроки хранения резюме лиц, не принятых на работу, — 1 год. Резюме работающих сотрудников, расположенные по алфавиту, хранятся или в личных делах, или в отдельной папке.

Анкета представляет собой типовой документ с фотокарточкой, содержащий постоянную и переменную информацию, которая заполняется работником при трудоустройстве собственноручно. Сведения, необходимые для того, чтобы занять определенную должность, и отраженные в анкете, должны быть подтверждены документально, проверены работником кадровой службы и заверены его подписью и печатью предприятия (учреждения, организации).

При трудоустройстве кандидатом предоставляется подлинный экземпляр анкеты. Если в анкете имеются исправления, то таковые заверяются словами «исправленному верить»

исобственноручной подписью кандидата.

Автобиография является документом, составляемым кандидатом на должность в произвольной форме. В автобиографии излагаются сведения об основных жизненных и трудовых этапах деятельности соискателя, основными из которых являются:

фамилия, имя, отчество;

год и место рождения;

105

образование (перечисляются оконченные учебные заведения: название, место нахождения, год и специальность);

трудовая деятельность;

семейное положение;

основные сведения о ближайших родственниках и др. Автобиография подписывается и датируется составите-

лем, хранится в личном деле сотрудника.

Заявление о приеме на работу оформляется соискателем на должность от руки на стандартном листе (размер А4) или на бланке с трафаретным текстом.

В заявлении обязательно указываются должность руководителя, его фамилия, имя, отчество, а также фамилия, имя, отчество кандидата на должность, поставлены дата и подпись.

Трудовой договор — соглашение между работодателем

иработником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно

ив полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ)). Исходя из требований ТК РФ, работодатель не вправе требовать от работника выполнения трудовых функций, не предусмотренных в трудовом договоре. В случае необходимости положения договора могут быть изменены, но только по соглашению сторон. Трудовой договор считается вступившим в силу со дня его подписания.

Трудовой договор должен содержать:

1)фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименование), место работы;

2)дату вступления в силу трудового договора;

106

3) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретную трудовую деятельность;

4)взаимные права и обязанности работника и работодателя;

5)характеристику условий труда, видов и условий социального страхования, режима труда и отдыха;

6)условия оплаты труда;

7)иное, предусмотренное работником и работодателем. По обоюдному желанию работника и работодателя могут

быть конкретизированы различные надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также может оговариваться.

Трудовой договор составляется в 2 подлинных экземплярах и заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Один экземпляр договора остается у руководителя, второй передается работнику.

Трудовой договор может быть:

1)срочным, т. е. заключенным на определенный срок (как правило, не более 5 лет) в связи со спецификой трудовой деятельности;

2)заключенным на неопределенный срок.

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел или формироваться в отдельное дело, где располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям работников).

Характеристика — официальный документ, содержащий анкетные данные работника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификацию, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.

Характеристика составляется руководителем подразделения, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Рекомендательное письмо содержит те же сведения, что и характеристика. Иногда работодатели просят соискателя представить рекомендации с прежнего места, в таких случаях претенденты на должность должны заранее подготовить эти документы и в резюме сообщать об их наличии.

107

Личная карточка является основным документом по учету персонала предприятия и отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Карточка состоит из 4 страниц: первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личные карточки формируются в картотеку личного состава, в которой личные карточки располагаются либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям (в зависимости от числа работников в организации).

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется работником кадровой службы на основании:

приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма

№Т-1 или № Т-1 а);

паспорта или иного документа, удостоверяющего лич-

ность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

В некоторых случаях, если это предусмотрено действующим законодательством РФ, работодателем могут быть потребованы дополнительные документы.

Заполняя п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы, выбирают одну из степеней знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (трудовой или страховой) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

108

В случае изменения сведений о работнике (например, изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) это отражается в его личной карточке путем внесения соответствующих записей на основании представленных документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.), заверенных подписью работника кадровой службы.

При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения). После внесения вышеуказанных записей личная карточка работника сдается в архив на хранение сроком на 75 лет.

Трудовая книжка продолжает оставаться одним из важнейших личных документов работника, несмотря на то что с 1 января 2002 г. (с момента вступления в силу Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173–ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации») постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа.

Начиная с 1 января 2004 г. работникам, поступающим на работу впервые, в соответствии с заключенным трудовым договором оформляются трудовые книжки нового образца. Вместе с тем остаются действительными и не подлежащими обмену трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников.

На основании записей в трудовой книжке работника устанавливаются трудовой или страховой стаж, необходимый для назначения пенсий (трудовых и государственных), пособий по социальному страхованию, дополнительных выплат, размер которых зависит от продолжительности трудового стажа и т. п.

Трудовые книжки должны храниться в организации в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц запрещен. Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе, а затем передаются в архив организации. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет.

109

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. По письменному заявлению не позднее 3 дней со дня его подачи работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. При необходимости получения сотрудником нотариально заверенной копии (например, для оформления сертификата профессионального бухгалтера) сотрудник кадровой службы должен самостоятельно заверять копии трудовых книжек работников своего предприятия у нотариуса.

Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Работодатель в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»), конкретизируя срок для работников, принятых на работу впервые, определяют, что не позднее недельного срока со дня приема на работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника (п. 8). В соответствии с требованиями п. 3 Правил трудовые книжки ведутся только на тех работников, для которых работа в данной организации является основной.

Вышеуказанные Правила регламентируют состав сведений, вносимых в трудовую книжку, а Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69) — правила внесения этих сведений, т. е. каким образом они записываются и на основании каких документов. Например, в соответствии с Инструкцией записи должны вестись перьевой или гелевой ручкой, ручкой-ролле- ром, при этом чернила должны быть световодостойкими, черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении трудовых книжек недопустимы никакие сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).

110