Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

Глава 6. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОБЕСПЕЧЕНИИ ЭФФЕКТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ

6.1. Компьютерные технологии подготовки текстовых

компонентов документов

Квалификация специалистов служб ДОУ наряду с прочими качествами определяется и владением специальными практическими навыками машинописи.

В условиях высоких технологий документы создают с помощью компьютерной техники, но также по определенным правилам и в определенной последовательности (рис. 12).

Сохранение документа в файл

Согласование проекта документа

Внесение изменений в проект документа при необходимости

Распечатка документа

Рис. 12. Алгоритм компьютерной подготовки документа

151

При наборе текста следует придерживаться определенных правил, выработанных и применяемых в практике отечественной полиграфии11.

1.Абзацный отступ. Для выделения абзаца его начинают

сновой строки, для чего первую строку абзаца начинают с отступа, равного 1,25 (может быть выполнен однократным нажатием клавиши Tab). В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть строго одинаковыми. На горизонтальной табуляторной линейке верхний маркер должен находиться в следующем положении (рис. 13).

Положение

верхнего

маркера

Рис. 13. Положения маркеров при наборе текста

2. Окончания текстовых строк. В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из 1–3 букв, если они начинают новое предложение.

Например:

Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные предлоги и союзы, находящиеся внутри предложения.

11 Мильчин А., Чельцова Л. Справочник издателя и автора. — 3-е изд., испр. и доп. — М.: Изд-во Студии Артемия Лебедева, 2009. — С. 1084.

152

Например:

Не допускается размещение в разных строках инициалов и фамилий; сокращений званий и фамилий, а также цифр и относящихся к ним сокращений. Например:

Последняя строка на листе формата А4 должна заканчиваться точкой или запятой.

3.Знаки №, §,%, ° в тексте. Эти знаки в тексте ставят только при числах в цифровой форме: № 5, § 12, 65%, 33°. При числах прописью их принято заменять словами: номер пять, в параграфе двенадцатом, шестьдесят пять процентов, тридцать три градуса.

Знак% заменяют словом и при числе в цифровой форме, если текст публицистический или популярный, рассчитанный на массового читателя, — 65 процентов.

Знак № не пишут, когда и так ясно, что число обозначает порядковый номер — перед номерами страниц, столбцов, таблиц, формул, примечаний, приложений, деталей схемы и т. п. Например: на с. 8; стб. 805.

4.Знаки №, §,%, ° при двух и более числах. Исходя из принципа экономии средств, эти знаки набирают только перед рядом чисел или после него, без постановки у каждого числа в числовом ряду 12.

12 Мильчин А., Чельцова Л. Указ соч.— С. 138.

153

Знаки №, §,% отбивают от цифр на полукегельную. Знаки градуса, минуты и секунды от цифр не отбивают. Знак °C отбивают, как и другие обозначения единиц физических величин, на 2 п.

5.Знаки математических действий и соотношений (+, —,

ґ, :, /, =, ~) отбиваются от смежных символов и чисел на 2 п.,

азнаки положительности или отрицательности значения величины набирают слитно с последующим числом13.

6.Количественные числительные. Однозначные числа могут быть написаны прописью или в цифровой форме. Словесная форма чисел (прописью) рекомендуется в следующих случаях:

1) однозначные числа стоят в косвенных падежах НЕ при единицах величин, денежных единицах. Например:

2) стечение нескольких чисел в цифровой форме затрудняет чтение, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно14. Например:

13Мильчин А., Чельцова Л. Указ соч.— С. 138–155.

14Там же.

154

Если вставить слово или изменить порядок слов несложно, то предпочтительнее сделать это, чем менять цифровую форму числа на словесную.

Например: …25 новых 30-местных автобусов.

3) количественное числительное начинает собой предложение. Например:

Цифровая форма рекомендуется в следующих случаях:

1)однозначные числа даже в косвенных падежах стоят

вряду с дву- и многозначными;

За сериями из трех, пяти, двенадцати упражнений следовали… За сериями из 3, 5, 12 упражнений

следовали…

За сериями из трех, пяти, 12 упражнений следовали…

2) однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п. Например:

7. Многозначные целые числа. Словесная форма чисел рекомендуется при стечении 2 чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом.

155

Цифровая форма чисел является предпочтительной для многозначных чисел.

Многозначные числа делят пробелами на группы (по 3 цифры справа налево).

Если в документах встречаются числа, обозначающие год, номер, марки машин и механизмов и т. д., для которых не предусмотрена другая форма написания, то цифры в них на группы не разбиваются. Например: В 2012 году, № 989066, ГОСТ 20675.

Также не ставится точка в пробелах между цифровыми группами, а размер отбивки между ними составляет 2 п.

Словесно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращенными наименованиями единиц. Например: 20 млрд, 15 млн, 300 ГВт•ч.

Дробные числа принято набирать цифрами на верхнюю и нижнюю линии шрифта: 1/4. Простую дробь набирают без отбивки от целого числа. Например: 31/4.

Дробная часть десятичных дробей делится пробелами на группы по 3 знака в каждой слева направо. Например:

156

Существительное при дробном числе ставят в родительном падеже ед. ч. Например: 1/2 метра; 0,75 литра; 0,4 тысячи.

Интервалы значений в тексте документа могут обозначаться следующими способами:

многоточием (стаж работы 10…15 лет);

тире (стаж работы 10–15 лет);

знаком ÷ (стаж работы 10÷15 лет);

предлогом «от» перед первым числом и «до» — перед вторым (стаж работы от 10 до 15 лет).

Номера телефонов пишутся без знака номера с дефисом или пробелом между двумя цифрами справа налево, например: 2–99–86–30; 1–45; 2 99 86 30.

Одну цифру в первой группе цифр телефонного номера допустимо объединять в одну группу со следующими двумя цифрами. Например: 299–86–30; 299 86 30; 145.

Номера домов принято писать без знака номера. Например: Симбирская, 13. Двойные номера домов принято писать через косую черту: ул. Московская, 29/18. Литерные номера принято писать слитно с последней цифрой номера: Горького, д. 4а.

8. Сочетания чисел с обозначениями единиц физических величин. Нельзя отрывать обозначения единиц физических величин от их цифровых значений, т. е. цифры и наименования их единиц измерения должны размещаться на одной строке текста документа.

Последняя цифра числа отбивается от обозначения на 2 п. (в том числе и от обозначений °C и%). Специальные знаки, поднятые на верхнюю линию шрифта (…°, …', …"), пишутся с последней цифрой слитно. Например:

157

Если в тексте документа встречается числовое значение с допуском или с предельными отклонениями вместе с обозначением единицы физической величины, то его необходимо заключить в скобки или обозначение единицы физической величины поставить одновременно после числового значения и допуска или предельного отклонения. Например:

Если в тексте присутствуют интервалы и перечни числовых значений одной и той же физической величины, то обозначение единицы физической величины ставят только один раз после последней цифры. Например:

Интервалы между числовыми значениями могут быть записаны одним из представленных ниже способом:

от 60 до 100;

свыше 100 до 120;

свыше 120 до 150.

Рекомендации по рациональному форматированию текста в Microsoft Word. При создании текстового документа и его форматировании с помощью текстового редактора Microsoft Word возможно помимо манипулятора «мышь» использовать так называемые горячие клавиши (рис. 14).

Например, часто используемый Проводник запускается одновременным нажатием клавиш Win + E.

Запись в сочетании клавиш с помощью знака «+» означает, что сначала нажимается первая клавиша, стоящая до этого знака, а затем (при нажатой первой) вторая, стоящая после. Например: Ctrl + Alt, означает, что при нажатой клавише Ctrl нужно нажать клавишу Alt.

158

Рис. 14. Клавиатура ПЭВМ

Ниже приведены наиболее часто используемые сочетания клавиш при работе с документами.

Общие задачи в Microsoft Office Word

159

Работа с документами и веб-страницами. Создание, просмотр и сохранение документов

Поиск, замена и переходы

160