Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

171

172

Работа с полями

Панель языка. Распознавания рукописного ввода

173

Окончание

Включение или выключение японского

редактора способов ввода (IME) на клаALT+~ виатуре со 101 клавишей

Включение или выключение корейского

редактора способов ввода (IME) на клаПравая клавиша ALT виатуре со 101 клавишей

Включение или выключение китайского

редактора способов ввода (IME) на клаCTRL+ПРОБЕЛ виатуре со 101 клавишей

Справочник по функциональным клавишам

174

SHIFT+функциональная клавиша

CTRL+функциональная клавиша

175

CTRL+SHIFT+функциональная клавиша

ALT+функциональная клавиша

176

6.2.Электронный документооборот

Вусловиях динамично развивающихся экономических отношений многие хозяйствующие субъекты переводят большую часть документооборота в электронную цифровую форму.

Автоматизированная система делопроизводства предприятия (организации и пр.) должна строиться на основе уже имеющихся схем работы с документами. Обычно система автоматизации делопроизводства состоит из нескольких элементов, каждый из которых может устанавливаться отдельно, например:

177

модуль регистрации и контроля исполнения докумен-

тов;

модуль маршрутизации (движение документов внутри организации);

модуль архивного хранения дел.

Иногда в отдельные модули может быть выделена работа

сдокументами коллегиальных органов, организация работы

сдоговорами и т. п.

При создании автоматизированной системы документооборота необходимо четко сформулировать цель, задачи и общие требования к проектируемой системе. Важно учесть при этом и дальнейшее увеличение рабочих мест, а также возможность появления новых территориально удаленных подразделений. Кроме того, службам документационного обеспечения управления необходимо организовать обучение всего персонала фирмы работе с автоматизированной системой документооборота и предусмотреть возможность технического обслуживания системы. Главным требованием к автоматизированной системе документооборота является ее бесперебойное функционирование.

В модуле регистрации и контроля исполнения документов должны быть детализированы:

1)сведения о документе, вводимые в систему;

2)постоянная и переменная информация документа;

3) заполнение полей документа: автоматически (номер и дата регистрации), выбором значения из справочника (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела, автор резолюции), вручную (текст резолюции, срок исполнения, дата фактического исполнения);

4)типы полей: текстовый, числовой, дата;

5)поле «связанные документы» (позволяет устанавливать отсылки на связанные документы, т. е. при регистрации исходящего документа делается ссылка на карточку входящего, в ответ на который данный документ составлен; при регистрации ответного входящего — ссылка на исходящий документ);

178

6) периодичность осуществления контроля и способ оповещения о документах с истекающим сроком исполнения.

В модуле маршрутизации документов необходимо:

1)расписать правила движения документов;

2)учесть характер поступающих в организацию докумен-

тов;

3)учесть особенности работы с договорами, протоколами

идругими документами коллегиальных органов;

4)учесть необходимость постановки на контроль поручений руководства и т. п.

Таким образом, создаваемые в любой организации (государственной или негосударственной) системы автоматизации делопроизводства должны обеспечивать возможность:

1)ввода, подготовки и редактирования документов;

2)ввода и обработки сведений о документах;

3)контроля за исполнением документов;

4)систематизации документов, формирования дел;

5)хранения и поиска документов;

6)обмена документов между руководством и персоналом организации;

7)пересылки документов адресату;

8)экспертизы документов и их архивирование.

В настоящее время существует достаточное количество разработанных и действующих систем автоматизированного делопроизводства15.

1.Система «ДЕЛО». Разработана компанией «ЭОС». Позволяет автоматизировать процессы делопроизводства любых компаний, полностью вести электронный документооборот, возможна интеграция с любыми информационными системами

ибизнес-программами, используемыми в организации.

2.Система БОСС-Референт. Разработана группой компаний «АйТи».

15 По материалам официальных сайтов разработчиков программного обеспечения.

179

Позволяет решать управленческие задачи: организовать работу с договорами, обеспечить максимально безбумажный документооборот, автоматизировать документооборот органов власти, обеспечить контроль исполнения поручений руководителей, повысить эффективность работы с заявками, обеспечить возможность коллективной работы, обеспечить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

3.Система «Е1 Евфрат». Разработана компанией Cognititve Technologies. Система «Е1 Евфрат» — это инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для всех компаний.

Позволяет эффективно решать задачи по управлению документами как в маленькой компании, так и в рамках крупной организации со сложной схемой информационных потоков.

4.Система «ЛЕТОГРАФ». Разработана компанией «ЛЕТОГРАФ».Помогаетуправлятьдокументами,автоматизировать бизнес-процессы и интегрировать приложения. Сущест-вует решение «ЛЕТОГРАФ.» Делопроизводство» — конфигурация системы «ЛЕТОГРАФ» для автоматизации деятельности и ведения электронного документооборота в организациях, в том числе имеющих территориальнораспределенную структуру. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс.

Система позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой, обеспечить соблюдение стандартов компании в области документооборота и информационной безопасности.

5.Система «Мотив». Разработана компанией «Мотив». Представляет собой систему оперативного управления компанией. Включает в себя модуль электронного документооборота, позволяющий эффективно управлять большим потоком документов. Работать в системе может делопроизводитель, обладающий минимальными навыками работы с офисными пакетами программного обеспечения, настройка производится

внесложном редакторе.

Увеличивается эффективность работы персонала на 20–25%, затраты на хранение документов уменьшаются на 80%.

180