Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

связью, спецсвязью), подлежат обязательной регистрации службой ДОУ.

Алгоритм работы с исходящими документами представлен на рис. 4.

Составление проекта исходящего документа

Проверка правильности составления проекта документа

Подпись документа руководителем

Регистрация документов

Простановка номера (индекса) на документе

Проверка правильности адресования документа

Отправка документа адресату

Подшивка копии документа в дело

Рис. 4. Алгоритм работы с исходящими документами

Подготовленный составителем проект исходящего документа проверяется на правильность оформления работником службы ДОУ или секретарем-референтом.

131

Исходящие документы, за исключением факсов и телефонограмм, составляются в 2 экземплярах.

При необходимости проект документа может пройти процедуру согласования с другими специалистами организации, результат которой оформляется визой, проставляемой на экземпляре, остающемся в организации.

Далее проверенный и согласованный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации, который также имеет право внести изменения и дополнения в документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Подписанные руководителем оба экземпляра передаются для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов» в службу ДОУ или секретарю-референту.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

номер документа, включающий номер дела;

дата документа;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении;

исполнитель;

примечание6.

Регистрационный номер проставляется нумератором или рукописным способом на обоих экземплярах, и документ в тот же день отправляют адресату. Второй экземпляр и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

4.4. Прохождение внутренних документов

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются, хранятся непосредственно в самой организации и не выходят за ее пределы.

6 Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — 9-е изд., перераб. и доп. — М.: Приор, 2004. — С. 95.

132

Подготовка и оформление внутренних документов проходит в той же последовательности, что и исходящих:

1)составление проекта документа исполнителем;

2)проверка правильности оформления проекта документа;

3)согласование проекта документа;

4)подписание документа руководителем (утверждение

внеобходимых случаях);

5)регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).

Исполнение и завершение работ с внутренними документами то же, что и с входящими документами:

1)передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

2)контроль исполнения документа;

3)исполнение документа;

4)проставление отметки об исполнении;

5)подшивка исполненного документа в дело.

На завершающих этапах работы с внутренними документами возможны:

1)дальнейшее их использование в справочно-информа- ционной работе в течение времени от 1 года до 3 лет;

2)экспертиза ценности документа (могут использоваться

всправочно-информационной работе более 3 лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены).

Совершенствование делопроизводства начинается с внутренних документов и может проводиться по следующим направлениям:

1)использование локальной сети;

2)замена традиционных электронными документами. Это позволит сократить количество дублирующих друг

друга документов, уменьшить количество используемых копий документов и более активно использовать бездокументное решение производственных вопросов внутри предприятия.

133

4.5. Регистрация и контроль исполнения документов

Согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело» регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Выделяют следующие формы регистрации документов:

1)централизованная — все регистрационные операции происходят в одном месте или осуществляются одним работником, что позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации (чаще всего применяется в небольших коммерческих организациях);

2)децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях);

3)смешанная — часть документов регистрируется централизованно, а часть регистрируется в структурных подразделениях.

Документ подлежит регистрации в организации только один раз.

Каждая группа документов регистрируется отдельно, например:

1)входящие документы;

2)исходящие документы;

3)внутренние документы;

4)договоры коммерческие;

5)документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов используется порядковая нумерация, присваиваемая по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

В случае небольших объемов внутренних документов и коммерческих договоров и при условии обеспечения их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться.

134

В этом случае документу присваивается порядковый номер, взятый из дела7.

Регистрационный номер, как правило, состоит:

из порядкового номера с начала года;

условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;

номера дела, в которое будет подшит документ или его

копия.

Для регистрации как входящих, так и исходящих документов применяются регистрационные журналы, ведущиеся

раздельно (рис. 5, 6).

При небольших объемах документов допускается ведение журналов на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей8.

Журналы включают в себя следующие графы:

1)номер документа;

2)дата документа;

3)дата поступления;

4)автор документа (внешняя организация-отправитель) — для входящих документов;

5)адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;

6)количество листов документа;

7)резолюция;

8)исполнитель;

9)подпись исполнителя;

10)срок исполнения;

11)отметка об исполнении;

12)номер дела (папки);

13)имя файла;

14)примечание.

7 Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — 9-е изд., перераб. и доп. — М.: Приор, 2004. — С. 98.

8 Там же. — С. 99.

135

ЖУРНАЛ регистрации входящих документов

Рис. 5. Форма журнала регистрации входящих документов и пример заполнения

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство, с отметкой в журнале регистрации в специальной графе «Выдан» или в графе «Примечание».

ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов

Рис. 6. Форма журнала регистрации исходящих документов и пример заполнения

136

Часть документов, поступающих в организацию, не подлежит регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляется обычно единым списком и утверждается руководителем организации (рис. 7).

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000

ПЕРЕЧЕНЬ нерегистрируемых документов

1.Периодические издания (газеты, брошюры, книги, журналы).

2.Рекламные проспекты, каталоги, извещения, плакаты.

3.Прейскуранты (копии).

4.Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5.Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

6.Пригласительные билеты

Рис. 7. Пример оформления перечня нерегистрируемых документов

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера возможно использование тех же граф регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus) или другими программными средствами9.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрация коммерческих договоров может несколько отличаться от предыдущих двух (рис. 8).

9 Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — 9-е изд., перераб. и доп. — М.: Приор, 2004. — С. 100.

137

ЖУРНАЛ регистрации договоров

Рис. 8. Форма журнала регистрации коммерческих договоров и пример заполнения

Типичные ошибки при регистрации документов:

1)ведется один журнал для регистрации всех видов документов предприятия;

2)нумерация документов в журнале ведется с момента основания организации;

3)не проводится регистрация документов, имеющих гриф «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т. п.;

4)используется совместная регистрация входящих и исходящих документов;

5)приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются в одном журнале;

6)отсутствует индекс «л/с» в номере приказа по личному составу.

С регистрации документов фактически начинается этап контроля за их исполнением.

Различают 2 вида контрольной деятельности:

контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов — выполняют руководители всех рангов

исекретарь-референт;

контроль за своевременностью исполнения — выполняет служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

138

Контроль за исполнением документов включает:

проверку и регулирование хода исполнения;

анализ результатов исполнения контролируемых документов.

Действия по контролю заключаются:

в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным в организации перечнем

ипо указанию (резолюциям) руководства;

в систематическом наблюдении за фактическим исполнением документов;

в принятии мер, способствующих своевременному исполнению документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:

с даты подписания (утверждения) документа — для исходящих и внутренних документов;

с даты поступления — для входящих документов.

По срокам исполнения выделяют следующие виды контроля:

1)текущий, заключающийся в ежедневной подготовке сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня;

2)предупредительный — заключается в своевременном (за 2–3 дня) предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. В случае невозможности исполнить поручение за оставшееся время об этом докладывается руководителю.

Продлить срок исполнения документа имеет право только лицо (или организация), его установившее. Это должно быть сделано не менее чем за 2–3 дня до истечения срока в устной или письменной форме;

3)итоговый — включает в себя аналитическую работу пообобщениюсоблюдениясроковисполненияпорученийиоформляется в виде перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом 1 раз в месяц (квартал).

139

Все большее распространение получает автоматический контроль за исполнением документов, при котором постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения». При использовании специальных компьютерных технологий становится возможным автоматическое выведение на экран сведений, касающихся любых сроков исполнения документов, а также фамилии исполнителей, и т. д.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу ДОУ организации.

Особому контролю в организации подвергаются особо важные документы, принадлежность которых к этой категории устанавливается в соответствии с действующим законодательством, учетом специфики деятельности организации и закрепляется в специальном перечне.

Отметки о ходе исполнения документа проставляют на оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки».

Снять исполненный документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, внося при этом соответствующую отметку в контрольную карточку.

Результаты контроля за исполнением документов подвергаются анализу, на основе которого разрабатываются предложения, позволяющие ускорить процесс исполнения документов и совершенствовать организацию контроля.

Степень исполнения документов можно оценить количественно, исчисляя коэффициент, который можно рассчитать по формуле

Qи

КИСП = Qн,

где КИСП — коэффициент исполнительности;

Qи, Qн — соответственно количество фактически исполненных за определенный период документов и количество под-

140