Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров
.pdf10. По назначению документы подразделяются на подлинники, копии, выписки, дубликаты.
Подлинник — это первый или единичный экземпляр документа, подписанный и оформленный надлежащим образом.
Копия идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника с пометкой «Копия». В случае отправки подлинника адресатам копия остается в делах предпри- ятия-отправителя. Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, заверяются подписью руководителя и печатью.
Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. При ее оформлении необходимо указать, из какого документа она сделана.
Дубликат — второй или следующий экземпляр документа, имеющий в отличие от копии одинаковую юридическую силу
сподлинником.
11.По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения (со сроком до 10 и свыше 10 лет).
12.По степени обязательности документы делятся на информационные и директивные. В информационных документах представлены данные о различных видах деятельности предприятий (учреждений, организаций), директивные — обязательны для исполнения.
13.По характеру содержания документы бывают первичными (содержащие исходную информацию) и вторичными (суммирующие и обобщающие исходную информацию).
Всовременном обществе документы выполняют такие важные функции, как информационная, коммуникативная, кумулятивная, социальная, управленческая, познавательная, правовая, общекультурная, учетная, функция исторического источника.
Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности людей в полезных, ценных, новых знаниях и информации, которые должны быть, помимо прочего, еще полными и достоверными.
51
Коммуникативная функция документа проявляется в его способности осуществлять информационные связи общества посредством коммуникации, общения, преемственности, передачи, обмена.
Кумулятивная функция документа выражается в возможности сохранения информации для настоящего и последующего поколения путем ее сбора, накапливания, концентрирования и упорядочивания.
Социальная функция документа проявляется в том, что он целенаправленно создается человеком и для него в определенной социальной среде, которую отражает.
Управленческая функция присуща всем официальным
иделовым документам, созданным для целей управления
ив процессе его реализации. Информация в управленческих документах должна быть объективной, достоверной, полной
исвоевременной.
Познавательная функция документа проявляется в его способности получать и передавать знания для изучения явлений и процессов, связанных с окружающей средой и обществом.
Правовая функция характерна для официальных изданий (конституции, законы, уставы) и исторических источников, служащих средством свидетельствования.
Она представляет собой способность документа служить доказательством или подтверждением каких-либо событий
ифактов, а также устанавливать и заключать правовые нормы
иправоотношения в обществе.
Общекультурная функция документа проявляется в его содействии развитию общественной культуры, закреплении
ипередачи культурных ценностей, норм и традиций, характерных для окружающей действительности.
Учетная функция присуща документам, содержащим систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. Такими документами являются регистрационные журналы, а также первичные учетные формы, в том числе
ибухгалтерские.
52
Функция исторического источника связана с сохранением всевозможной информации в документах и передачей ее от поколения к поколению. Эта функция характерна для документов, обладающих исторической ценностью и особой со- циально-культурной значимостью.
Любой документ одновременно выполняет несколько функций. Изучение значений функций документа позволяет:
определить роль документа в системе управления;
классифицировать и систематизировать документы
сцелью их унификации и стандартизации;
выявить многостороннюю значимость документов путем проведения экспертизы их ценности;
разработать для документов конкретные требования, позволяющие автоматизировать и механизировать их создание, обработку и хранение.
2.2. Реквизиты документа
Любой управленческий документ содержит набор отдельных обязательных информационных элементов, которые называются реквизитами. Для каждого вида документа существует определенный набор реквизитов, идентифицирующий данный документ (например, письмо, акт, заявление, приказ, докладная записка).
Некoторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К ним относятся наименование организации, дата документа, регистрациoнный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для заявления характерны адресат, автор и место его проживания; наименование вида документа (заявление), а для приказов — наименование вида документа (приказ) и место его составления или издания.
Если обязательные реквизиты не меняются вообще (например, наименование вида документа) или в течение длитель-
53
ного промежутка времени (например, эмблема организации или товарный знак, код организации), то они называются постоянными. Такие реквизиты, как дата, регистрационный номер документа, текст, резолюция и др., не могут быть постоянными, так как они меняются частично или полностью.
«Отметки» на служебных документах составляют группу реквизитов, имеющих информационную направленность и необходимых для оперативного ведения делопроизводства (например, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о контроле, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
В управленческом процессе каждый конкретный документ отличается индивидуальным, характерным только для него набором реквизитов.
Набор реквизитов конкретного документа, расположенный в строго определенной последовательности, образует формуляр документа.
Общепринято размещать основные реквизиты документов на лицевой стороне листа бумаги (например, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, адресат, место составления или издания документа и др.).
Некоторые реквизиты могут располагаться на оборотной стороне листа бумаги (например, визы согласования, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка об исполнителе). Не рекомендуется двустороннее расположение реквизитов на документах, имеющих длительные сроки хранения, лучше разместить их на лицевой стороне нескольких листов.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
54
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов ор- ганизационно-распорядительных документов и правила их оформления.
Всего ГОСТ Р 6.30–2003 установлено 30 реквизитов (требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер).
01 — Государственный герб Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
02 — герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04 — код организации (состоит из 8 цифр) — проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), используется при передаче документированной информации по каналам связи и является элементом идентификации документа. Значения кодов ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) 2 и внесении в него изменений, а также взаимосвязанными с ним классификаторами.
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (представляет собой 13-значный цифровой код) — проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) — проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2 Приказ Росстата от 6 апреля 2012 г. № 107 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений».
55
07 — код формы документа — проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)3.
08 — наименование организации, являющейся автором документа,— должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
09 — справочные данные об организации — реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефона, факса и другие сведения по усмотрению организации (адрес электронной почты, адрес web-сайта, банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий и др.).
10 — наименование вида документа — должно быть определено уставом (положением об организации) и обязано соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Данный реквизит дает представление о структуре и содержании
3 «ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299).
56
документа и пишется заглавными буквами на всех документах под реквизитом «Наименование организации» (например, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.). Исключение составляют только письма, на которых данный реквизит отсутствует.
11 — дата документа — дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности — день месяца, месяц, год: 07.08.2012. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2012 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2012.11.04.
Кроме даты документа датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
12 — регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующей работы с ним; состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Генеральному директору
ООО «Заря» А.Н. Кузнецову
или
ОАО «Самарский жиркомбинат»
или
Отдел кадров Инспектору Т.Т. Войцеховской
или
Государственное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
57
Регистрационный номер документа, составленного сов-местно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например: № ОК 7/989 (ОК — отдел кадров, 7 — номер дела, 989 — порядковый номер документа).
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа —
включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Например: на № 4520/144 от 17.05.2012.
14 — место составления или издания документа — указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения (например: г. Москва, г. Саратов, пос. Сосновка Тамбовской обл. и т. п.).
15 — адресат — располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Также допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению к самой длинной строке. Например:
Государственное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
58
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются фамилия и инициалы получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например:
Иванову П. И.
ул. Соколовая, д. 16, кв. 21, г. Саратов, 410031
16 — гриф утверждения документа — располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации
Подпись Н. С. Истомин 21.11.2012
или
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Кристалл»
Подпись Д. В. Юров 18.09.2012
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллегиальным органом
59
(например, постановлением, решением, приказом, протоколом),
вгрифе утверждения указывается наименование документа,
вкотором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер (все слова в грифе согласуются в роде, числе и падеже). Например:
УТВЕРЖДЕНО протоколом общего собрания акционеров от 27.10.2012 № 89
или
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 02.12.2012 № 5
17 — резолюция — включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Ее пишут от руки в заголовочной части документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». В случае необходимости на лицевой стороне документа на любом свободном от текста месте также можно проставить последующие резолюции. Например:
Большаковой К. А. Похмельновой В. В.
Прошу подготовить отчет о выполнении работ к 01.09.2012 Подпись 23.07.2012
или
Трушину Ю. Е.
Прошу подготовить списки групп к 31.11.2012 Подпись 21.11.2012
60